文書檔案管理的辦公自動(dòng)化

　　摘要：文書檔案辦公自動(dòng)化并不是一項(xiàng)孤立單獨(dú)的工作，它的最終目的是為了使檔案工作更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、科研、基本建設(shè)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)服務(wù)。本文探討了文書檔案管理辦公自動(dòng)化的管理和利用，應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)和存在的問(wèn)題及解決方法。
　　關(guān)鍵詞：文書檔案 辦公自動(dòng)化
　　中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791（2012）09（b）-0245-01
　　文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反應(yīng)著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程。檔案信息作為一種特定的資源，有相當(dāng)一部分信息是社會(huì)公眾信息，檔案信息的屬性決定了它是一種歷史記錄，只有當(dāng)決策時(shí)需要回溯性利用時(shí)，它才能發(fā)揮其管理功能。檔案信息資源開(kāi)發(fā)就是從館藏檔案中，挖掘和揭示出人們?cè)诠芾怼⒀芯俊⑸a(chǎn)、生活及其他方面所需要的信息。一個(gè)單位或企業(yè)要想有效地開(kāi)發(fā)并利用檔案資源，必須熟悉和掌握檔案本身的特點(diǎn)、檔案信息開(kāi)發(fā)的主體、客體及實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的途經(jīng)和手段。針對(duì)實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
　　1 文書檔案的管理與利用
　　檔案信息資源能否被充分開(kāi)發(fā)利用，在很大程度上取決于檔案用戶和檔案開(kāi)發(fā)人員的情報(bào)素質(zhì)。如果設(shè)計(jì)或管理人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種信息資源，他就不會(huì)成為檔案用戶。文檔管理現(xiàn)代化，是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路，管理方法、手段的落后，直接影響文件和檔案質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。要把握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)，傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人來(lái)完成，在信息社會(huì)中，人對(duì)檔案的管理主要是依靠信息技術(shù)，但人文管理在其中也起著極其重要的核心作用，信息技術(shù)終歸只是工具及方法，究其原因有：一是人是信息的生產(chǎn)者、組織者、利用者及信息資源的管理者和決策者，人在檔案信息的管理中起決定性的作用；二是信息技術(shù)只是信息資源管理的工具。有許多問(wèn)題，如檔案信息資源的完整性、信息資源的供給。所以，檔案管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，更要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。
　　2 應(yīng)用辦公自動(dòng)化后文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
　　2.1 辦公效率大幅提高，文件和文字信息得到充分交流與共享
　　在以往傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理，將文件與檔案管理分成兩步：第一步即由文秘部門完成文件的生成、收文的處理、文檔的預(yù)立卷及移交檔案部門；第二步即由檔案部門完成檔案的保管、查閱及提供利用。手工勞動(dòng)不僅勞動(dòng)強(qiáng)度大，而且由于重復(fù)性勞動(dòng)多，使人易疲勞、疏忽等，容易造成文件整理缺漏而導(dǎo)致檔案的不完整，還造成文件和信息查找困難。最突出的弱點(diǎn)就是辦公效率低下，這與當(dāng)今飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)時(shí)代的快節(jié)奏是格格不入的。在使用計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。在紙質(zhì)文件管理環(huán)境中，除了普發(fā)文件外，大量的文件（檔案）都是“孤本”，即使存在副本或文件匯編，其數(shù)量也很有限。這不僅加大了保存上的風(fēng)險(xiǎn)，而且也給利用帶來(lái)了諸多不便，利用者的人數(shù)、利用的時(shí)間與地點(diǎn)都受到了限制。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可以說(shuō)是一種聚集在固定場(chǎng)所、固定時(shí)間內(nèi)為有限的利用者所用的“有形的資源”。而在電子環(huán)境下，這種“有形”的觀念被打破，同一份文件，可以為眾多需要它的利用者所“共享”。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
　　2.2 文件保存的穩(wěn)定性，傳遞的速度和安全性
　　與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)的多。電子文件的復(fù)用性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)越于其他載體形式的文件，這是由數(shù)字信息利用的無(wú)損性決定的，重復(fù)利用不會(huì)導(dǎo)致文件本身的老化。將其與記錄在紙載體上的信息作比較，隨著利用次數(shù)的增多，載體的損傷程度和字跡老化的程度也會(huì)不斷增加；而一份電子文件無(wú)論多少次顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上或是打印到紙張上，其信息都不會(huì)受到任何損失和破壞，正當(dāng)?shù)睦没顒?dòng)不會(huì)對(duì)電子文件的信息壽命產(chǎn)生絲毫損傷，而其“原件”仍保存在磁帶、磁盤或光盤中，也不受損失和破壞，對(duì)于利用頻繁和用量較大的檔案（如圖紙），特別有益于原件的保護(hù)。在日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
　　3 改革措施和解決辦法探討
　　針對(duì)在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，提出以下舉措：（1）針對(duì)安全性問(wèn)題，在文書檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過(guò)這個(gè)隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。設(shè)備的配備，各單位可根據(jù)自己業(yè)務(wù)范圍的大小和工作量的多少來(lái)配備，可多可少，條件充許的可一次到位，配好配足。條件不充許的可先滿足正常工作的基本要求。（2）針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。培訓(xùn)過(guò)程中，同時(shí)也是宣傳和統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一作法的過(guò)程。對(duì)檔案管理人員不但要培訓(xùn)，提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)能力。對(duì)形成人員也要培訓(xùn)，使他們明確管理要求，以做好本職工作，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，還要進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)和應(yīng)用軟件的培訓(xùn)，進(jìn)行相關(guān)知識(shí)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。否則，形成人員應(yīng)用軟件形成的電子文件我們不懂，就無(wú)法參與管理。要更新現(xiàn)有人員的知識(shí)庫(kù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，以適應(yīng)新工作。
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