施工企業項目部電算化系統管理效能淺析

摘 要：建筑施工企業項目部與公司職能部門所在地分離是施工企業內部構架的特點，內部構架的特點決定了職能部門與項目部之間溝通與監管關系的特殊性，另外職能部門的管理偏重于規范性；而項目管理因為情況復雜，通常以工程推進的程度為主導，管理的及時性相對重要。職能部門與項目部之間管理導向的不同表明需要在職能部門和項目部之間建立可實行跨地域溝通與監管的溝通平臺，以減少信息不對稱現象，提升溝通效率，達到監管效果。基于會計電算化的信息系統是溝通平臺建設的最佳選項，本文從施工企業財務管理的角度出發，闡述實施會計電算化對財務人員工作內容調整，工作質量提升、財務制度執行力度、財務監管方面的重要促進作用，以證明信息系統的管理效能。

關鍵詞：建筑施工 項目部 電算化 財務工作

中圖分類號：F407.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）11（a）-0144-02

建筑施工企業施工工地與公司所在地分離的情況非常普遍，因而大部分是以項目部形式具體負責項目管理工作，由于工程完工驗收后，合同即履行完畢，合同關系隨即消失，若無繼續施工必要，項目管理人員及機械設備會隨即撤離，因而一般不會為所負責的項目專門建立分公司，但為使項目規范運作，項目部一般應有基本的組織構架，財務人員必不可少，但項目部并不是獨立的法人主體，項目部財務人員無法自主對外開展工作，但項目部財務人員在施工現場，可隨時跟蹤項目進程管理，對項目的熟悉程度明顯強于處于外地的公司財務部門，公司財務部門具備對外開展工作的權利，但缺乏跟蹤項目管理的條件；項目部財務人員與公司財務部門之間的地理距離也為財務工作的規范管理帶來了難度，公司財務部不可能隨時隨地對項目部財務工作實行監控，項目部財務工作也時常處于財務部門要求與項目部負責人要求的“雙重管理”格局下。項目部財務人員如何與施工企業財務部分協調運行，促成信息了解的對等，化解項目部與公司之間的矛盾成為一大難點，本文著眼于項目財務人員與公司財務部門溝通平臺的建立，認為加強公司與項目部之間整體框架內信息化的建設、實施可進行財務數據資源共享的財務電算化系統是解決溝通協調問題的關鍵所在，通過信息化平臺的建立，可促進財務人員之間、財務與其他業務之間工作關系的調整，強化財務制度的執行力度、提升工作效率，以及其它一系列財務管理目標的實現。

1 減輕公司財務部門工作強度，為成本分析創造條件。

在項目部實行電算化系統后，可改變目前施工企業財務部們有關項目部賬務的處理方式，目前的賬務處理模式是項目部財務人員不進行賬務處理和費用明細賬的分類匯總，即使每次報賬時將報送的費用進行了簡單的分類，但每月并不連續，而且對于發票與付款相分離的業務無法進行相應的分類統計，項目部財務人員專注于付款支出，所有的賬務處理由公司會計進行，相當于公司財務部門項目部主管會計兼任了所有項目部的記賬會計，工作量非常大；電算化系統開通后，大部分會計業務將由項目部財務自己解決；另外公司財務部門可隨時查看項目部賬套，可隨時進行賬務處理，可解決單據處理的積壓問題；待系統運作成熟后，公司財務部門可把主要精力投入項目財務監督及項目審計；費用分類分析時，費用分類的統計分析將結合公司財務帳套和項目部帳套，以實際業務為準進行分析。

2 強化備用金付款申請審批制度。

項目部資金通常以項目部名義向公司借備用金的形式存在，對項目部業務臺賬的審核是付款業務的重點，但在目前無電算化的情況下，臺賬審核處于最弱的環節，開通系統后將有效改變這一狀況，對臺賬監管成為可能；項目部報送的單據和臺賬并不能及時到達財務部們，即使及時到達財務部門，財務部門也要花費大量時間對相關財務資料進行整理以及臺賬復核，方可將項目部臺賬作為付款審核的依據；電算化系統開通后，公司財務部門將逐筆審核項目部付款業務，項目部帳套所生成資料將成為日后備用金付款申請審核的主要依據，具體審核時可通過項目部、公司帳套存儲數據及報送的臺賬為主要依據進行審核，三者一致方可付款。

3 為正確賬務處理創造條件

由于項目部工程合同及結算單并不嚴謹標準，或者根本不存在結算單或合同，與之相應的其他資料如工程量結算明細單等并不齊全，并且大量業務無法確認是否有合法發票，大部分項目部的管理水平無法對結算單進行標準的賬務處理，直到收到發票或付款時才進行相應的賬務處理。

正確的賬務處理應為：

收到結算單時，借：工程施工；

貸：應付賬款—暫估，或貸：預提費用。

系電算化開通后，可根據項目部帳套了解欠款業務，并據此進行相關的賬務處理，公司有關負債統計將更加真實可靠，公司財務部門也可根據帳套進行付款審核，并監督資金支付；項目部電算化系統開通并與公司財務部對接后，會極大提高公司內部管理水平，財務報表更加真實可靠，為以后的內部審計創造條件。

4 促進項目部財務工作質量提升和職能轉變

電算化系統開通后，將以規范化的賬務處理約束財務人員的行為，逐步形成完善的業務模式；項目部財務不僅要對資金支出、財務票據按照會計原則進行記錄，還要對項目部財務資料進行歸納整理和分類，財務資料的整理必須符合賬務處理要求，能夠為賬務處理和資金支付提供充足合法合理的支持，賬務處理還要適合檢索需要，將賬務處理與項目部管理實際相結合；通過電算化系統對項目部財務進行約束，必然加強對項目部相關業務的約束，擴大項目部財務業務范圍，由單純的資金支出管理向上擴展至資金的計劃申請、付款資料憑據的整理、工程進程統計管理、付款審核，向下擴展至費用的統計分析，資料存檔管理；項目部財務人員可將主要精力投放于合同、結算單及單據審核等業務監督上。

5 適應企業業務發展，為配合項目審計及設立分公司的需要

施工企業常會承接大量總包業務和BT業務，為滿足這些業務付款方式要求，項目費用將經過甲方委托的獨立審計通過后方可取得工程款，公司加強對項目部財務及其相關業務的管理成為十分迫切的要求，為項目審計提供切實可行的財務資料和依據成為非常重要的工作，公司財務部可通過電算化系統隨時跟蹤項目資金的動向及業務整理，及時發現問題及時處理，為項目審計做好準備，另外施工企業可能在項目部基礎上成立分公司，項目部財務資料的賬務處理質量獎將直接影響分公司財務工作，電算化系統將成為財務工作及整個工程項目業務工作整理的最重要的工具。

6 可促進項目部與公司各職能部門之前的業務聯系

由于項目部遠離公司各職能管理部門單獨辦公的原因，職能部門對項目部監管或服務可能缺失，致使職能部門與項目部之間由于工作關系、權限分配等因素產生溝通不暢或管理不協調等問題，很大原因在于職能部門與項目部之間有關工程信息掌握不一致，職能部門對項目部工程合同、采購合同（業務）的審批缺乏或者審批無實際意義，公司工程部無法對項目部有關工程施工進程全面掌握，項目部有關小型施工業務的管理無法與工程部對接，船機部對項目部采購業務的審批缺乏計劃性，項目部采購業務的隨意性很大；電算化系統開通后，項目部財務人員將借助用友系統對工程進程、付款依據、結算單等進行有效整理，為工程部項目管理提供充實的依據，逐步規范事前審批。

7 促進項目部財務工作的規范性、連續性和及時性。

項目部財務人員素質和能力直接關系到項目部資金的安全和管理水平，施工企業項目部沒有開通電算化系統的，有關業務的記錄仍然停留在通過辦公軟件Excel進行統計的階段，統計信息并不全面，而且該統計僅局限于項目部重要業務的統計，無法覆蓋財務管理的其他內容，管理風險較大。

項目部資金管理中容易出現漏洞的情況有：項目負責人兼任財務工作、財務人員中途離3c0b4a0801522532727b8f27f931a1d4職或調動、項目前期籌備時人員配備不齊全或項目完工時人員的逐步撤離、項目部財務人員長時間不與公司財務部聯系、項目部財務人員對工程付款業務不做臺賬統計等因素均會產生項目部資金管理的混亂；針對資金管理產生混亂的原因，施工企業財務部門往往會做大量有針對性的工作，在人員上進行調整，在項目部財務的業務處理上進行規范，專門進行業務培訓，專門制定管理制度等，但由于項目部管理的復雜性，財務工作的執行力度往往不盡人意，必須在財務工作的規范性、連續性、及時性上加大力度，但在缺乏電算化系統的情況下加強以上工作非常困難。

在規范性方面，由于項目部財務無需進行賬務處理，在判別所做財務工作尤其是資料整理是否符合財務管理要求方面顯得隨意，各項目部情況千差萬別，管理水平和風格均不一樣，項目經理的要求也不一樣，項目部業務復雜，為不影響項目工程的推進，屈于交易方或項目經理的壓力，項目部財務人員很可能不同業務不同標準處理，公司財務制度在項目部的執行力度相當有限并且持續性不強，項目部相關人員對財務工作的抵觸以及項目部與財務部之間因為業務管理會產生不少矛盾，在有些財務要求執行方面甚至出現反復、倒退的現象。

在連續性方面，如果項目部在項目施工的整個過程中始終有專門的不更換的財務人員全程跟蹤管理，在業務管理方面始終堅持相同的財務處理標準，可在一定程度上確保財務工作的連續性，但處于資金監管相互牽制的需要，項目部財務人員不可能與項目經理長時間相處，因而財務人員調動將成為常態，在項目接近完工準備清理賬務時，遺留問題解釋不清的原因大部分由于對相關業務的記錄不連續所致。

在及時性方面，受交流方式所限，公司財務部門不可能參與到項目部財務的日常財務管理中去，公司財務的大部分工作停留在將其票據進項賬務處理的層面，公司財務部需要多方面了解跟蹤項目部財務和其他業務的管理，缺乏電算化系統的情況下，了解溝通的渠道欠缺；大部分的交流通過電話或每月的資金余額核對時，通過對票據的清理來發現問題，公司財務部不可能實時了解項目部財務的日常財務處理狀況，不能事先或事情發生時當即予以解決，在項目部財務向公司財務部反映相關問題時，實際款項已支出或事情已經復雜化，或者補救措施非常有限，經辦人員不予配合的情況很多。

電算化系統建立起來后，將對項目部財務工作的規范性、連續性和及時性起到極大的促進作用，項目部財務信息將通過財務系統與公司財務部實現共享，公司財務部會計將真正意義的參與項目部財務的日常管理業務，公司財務部會計將與項目部會計協同處理會計業務，可促進公司財務與項目部財務權限的合理分配。

通過實施并運用財務管理系統對項目部業務進行梳理規范，并將從中總結出的較好的業務模式進行固化，可在很大程度上加強財務規范的執行力度，公司財務部的有關規范性要求將通過財務軟件的設置連同財務制度一起下達，公司財務部可隨時監督財務要求的執行情況，及時判斷是否符合財務規范，對不規范的業務操作及時予以制止，對特殊事項及時了解情況，財務規范的要求將從以前的公司財務部制定、項目部財務執行的模式變更為項目部財務建議、公司財務部制定、項目部財務與公司財務協同操作、公司財務對項目部財務實時監督的模式，新的模式可在很大程度上確保財務規范的執行力度。具體操作中，沒有達到資料要求標準的、手續不健全的不得錄入系統進行賬務處理、付款審批不能通過等方式約束項目部財務人員規范業務，通過財務制度的強力實施對項目部業務的梳理形成倒逼機制，理順項目部財務人員與其他管理人員的工作關系，準確定位財務人員的工作角色，充分發揮項目部財務人員的能動性。另外公司層面大量的管理要求將延伸至項目部，如資金日報、資金預算等。

利用財務軟件系統的存儲功能，大量財務和工程方面的信息將保存于財務系統并得到梳理，隨著財務記錄的延續，財務和工程進程的活動軌跡將完整的保存于財務系統并延續至最新狀態，另外還可以財務系統為索引對系統外的資料進行歸集整理，公司財務部與項目部財務共同跟蹤項目施工的整個存續期間，財務系統信息資料因為人員變更而丟失的情況將大為減少，不會出現付款申請缺乏依據的現象；系統開通使得公司財務部與項目部之間溝通渠道大大拓寬。

保證財務信息的及時性是財務工作非常重要的內容之一，公司財務部將通過財務系統隨時了解項目部業務進展并督促項目部財務及時記錄并更新財務信息，將加大項目部賬務處理頻率，可做到資金的日清月結，今日事今日畢；通過財務系統公司財務部已能隨時參與項目部財務工作，項目部財務工作中出現的問題將能隨時反映至公司財務部并得到及時解決，遺留問題將杜絕，尤其是對于項目部資金管理，公司領導及財務部將能隨時掌握并監控項目部資金狀況，對保證項目部資金安全將有很大好處。