合作原則在商務英語信函寫作中的運用

　　摘 要： 商務英語信函作為國際商務活動的重要組成部分發揮著越來越重要的作用。本文在合作原則的框架內，概述合作原則，通過例證分析，論證了合作原則對商務英語信函寫作的指導意義，為商務英語信函寫作教學和研究提供了一定的理論支持。
　　關鍵詞： 商務英語信函 合作原則 案例分析
　　
　　一﹑前言
　　隨著我國對外開放的不斷深化及加入世界貿易組織（WTO），我國與世界其他國家的商務活動日益頻繁。因此，作為世界通用語言的英語扮演著越來越重要的角色，人們開始努力學習英語，努力和世界接軌，這已經是大勢所趨。
　　商務英語信函是以英語為語言工具，以書面為表達形式，以商務活動為寫作內容，以達成商務活動為目的的從事國際商務活動過程中的重要環節之一。當代世界，國際競爭日益激烈，通訊手段日新月異，利用商務英語信函傳遞商務信息越來越引起人們的重視和興趣。因此，學會商務英語信函的寫作就顯得非常重要。要學好商務英語信函，不僅要有良好的英語功底，而且要注意合作原則在信函寫作中的作用。
　　二﹑合作原則概述
　　美國語言哲學家Grice提出，言語交際雙方都有相互合作，取得交際成功的愿望，為了確保交際順利進行，交際雙方必須共同遵守一些基本原則，諸如真實、充分、關聯、清楚等。他在會話含義的理論基礎上提出了言語交際的合作原則。合作原則是指使你所說的話，在其所發生的階段，符合你參與的交談的公認目標和方向。合作原則包括四個準則，即質的準則﹑量的準則﹑關系準則和方式準則。根據合作原則，質的準則要求所說的話力求真實；量的準則要求說話人所說的話應包含交談所需要的信息，不應包括超出需要的信息；關系準則要求說話人所說的話之間有關聯；方式準則要求說話人的話清晰。
　　三﹑在商務信函寫作中運用合作原則的案例分析
　　合作原則是關于指導使用語言的最基本原則，因此具有普遍性。也就是說，只要使用語言進行表達（口頭和書面），就可以使用合作原則為指導原則。作為書面交際手段之一的商務英語信函寫作也是語言使用的重要組成部分，所以，合作原則也可以用來有效地指導商務英語信函寫作，有助于交際雙方有效地進行國際商務活動溝通，建立和維持良好的貿易關系，順利完成貿易活動。
　　（一）質的準則
　　根據合作原則質的準則的定義，進行商務英語信函寫作時，主要是指商務信函的內容要正確，符合實際情況，確定品名、價格、數量、型號和交貨期等信息方面的正確性。以上內容涉及交易雙方的權利和義務，如果出現不正確的地方，就會導致不必要的麻煩，使交易雙方產生摩擦，甚至導致合作關系的破裂和交易失敗。請看下面賣方給賣方的報盤：
　　1.We offer you 1000 cups at US5 per cup CFR Vienna September shipment，payment by sight L/C subject to you acceptance by June 20.
　　在例1中，目的地術語錯誤，維也納市不是港口城市，但CFR只能適用于海運，因此該術語后面只能跟港口名。該信息不準確，違背了質的原則，術語使用錯誤，不符合商務報盤的要求，應該為：
　　2.We offer you 1000 cups at US5 per cup CTT Vienna September shipment，payment by sight L/C subject to you acceptance by June 20.
　　（二）量的準則
　　根據量的準則的定義，在進行商務英語信函寫作時，應該用盡可能少的文字表達交易活動所需的全部信息。不能用過多的文字表達同一個意思，否則既浪費對方的時間，又容易使對方抓不住信函的主要內容，反而降低工作效率。請看下面一個例子：
　　3.A worker made a mistake，and he mistook the box and replaced it.Therefore，he missed the ship.We offer our sincere apologies for the delay.
　　例3中，賣方首先說明一個員工拿錯盒子，繼而更換盒子，導致錯過發船時間，最后表示道歉。事實上，對于買方來說，他并不關心貨物推遲到港的原因，而只會關注貨物能否按照事先約定時間準時發貨和準時到港，因為這關系到自身的根本利益和立場。閱讀這些解釋貨物晚到的文字會浪費信函接受者的時間，降低工作效率，不利于雙方貿易關系的維護。因此，賣方應該在信函中增加一段，著重強調彌補買方的損失，挽救貿易關系，使貿易活動不受影響。例3可以直接改成:
　　4.We offer our sincere apologies for the delay.
　　（三）關系準則
　　關系準則在商務英語信函寫作中表現為信函的各段落，以及涉及同一商務活動的信函必須有內容上的聯系，也就是說，同一信函的各個段落包含的信息必須有關聯，而且為實現某一交易活動而撰寫的信函之間必須也存在內容上的一致性。信函之間的關系可以通過寫在正文開頭的一些文字或者涉及的合同號、信用證或信函日期聯系起來，例如:
　　5.Thank you for your enquiry dated April 4th，asking us to offer 5，000 metric tons of rice.
　　6.Your offer of June 4th and the samples of the cotton shirts have been received with thanks.
　　例4和例5日期都寫在信函的開頭，發揮著信函和信函之間信息橋梁的作用，也很好地避免使信函閱讀者回憶或尋找上次信函內容要付出的努力，從而有利于貿易活動雙方的信息溝通順暢.
　　（四）方式準則
　　方式準則體現在商務英語寫作時，主要指關系整個交易活動的信函內容要表達清晰，避免語義的晦澀難懂和歧義，也就是要盡量使用符合行規的常用的術語，這樣便于交際雙方理解，有利于貿易活動的進行。一封含義不清晰、內容難懂的商務英語信函往往會使對方產生曲解，給交易雙方帶來不必要的麻煩甚至是經濟上的損失。例如：
　　7.We now offer you 100 tons of rice for shipment at ＄300 per ton CIF Tokyo.
　　例7中，有兩處語義模糊，第一是報盤中的重量單位是“噸”。因為世界各國對“噸”這一重量單位有不同的概念，如果不具體說明，就會引起誤會，導致貿易糾紛。第二是貨幣符號概念的歧義。＄雖然被普遍被理解為美元，但是它也可以被理解為加元或澳元等。因為各國匯率的不同，商品實際價格的不同，所以，報價時應該確定貨