從語用學角度研究商務寫作

　　摘 要： 本文從語用學的角度探討商務寫作的語篇特點和模式，著重分析禮貌原則在商務寫作中的應用。通過分析，更準確把握商務信函的內容和措辭，以及預期的效果，等等，以協助商務交際的順利進行，為商務寫作的教學提供參考和理論依據。
　　關鍵詞： 語用學角度 禮貌原則 商務寫作 語篇分析
　　
　　1.引言
　　Halliday指出不但要用很明確的形式來規范文本，而且要把這些文本放到社會文化環境中，這樣的環境是非語言的（Halliday，1985）。研究者在探討語言使用時，是把語言放入到說話人或寫作者的語境當中的。他們更多地關注說話人和話語之間的關系，而不是話語的使用。也就是說，通過使用所指、預設、暗示及推論等用語的時候，語篇分析者就在描述說話人和聽話人在做什么，而不是在分析句子與句子之間，命題與命題之間的關系是什么（Brown.G & Yule.G，2000：27）。所以，在討論語篇時，學者就會提出許多有影響的理論、如合作理論、禮貌原則，會話含義等（丁言仁，2000：263—273）。本文從禮貌原則的角度對商務寫作進行語篇分析，希望能幫助學習者更準確地把握不同的商務交際活動中信函的內容、措辭及其所要達到的目的等，為商務寫作教學提供理論基礎和參考。
　　2.商務寫作的分類及特點
　　商務寫作包含了實用寫作的不同類別，比如文秘書信、商業通信、私人信件等，其中商業通信又分為訊盤、報盤、回盤、合同等。這些信函共有四個目的：第一是傳達信息；第二是提出要求或是告知交際中的某些變動；第三是回復對方的來信；第四是提出可供選擇的方式方法。寫信是商務交際中最主要的方式。就詞匯而言，商務信函使用的詞匯大致可分為五類：（1）普通詞匯；（2）慣用詞匯；（3）專業詞匯；（4）縮略詞匯；（5）廣告詞匯。商務信函的句子簡短，多用主動語態、現在時態和肯定句式等。同樣，受其目的影響，商務信函的語篇結構形式固定，段落特征明顯，銜接和連貫自然清楚。在格式上，商務信函包括基本部分和特別部分。基本部分又包括開頭、日期、收信人的稱呼或姓名、問候語、正文、結束語及簽名等。這七個小部分是一封商務信函最重要的部分。除此之外，特殊部分是指寫信人認為必須加上去的其他重要信息，比如附言、復印件、參考信息、要特別注意的事項等（王素清，1996：17－23）。
　　3.禮貌原則的內容
　　Leech提出的禮貌原則包括六個準則，每條準則包含兩條次則（Leech，1983：132）。
　　（1）策略準則（tact maxim）：盡量少讓他人受損，盡量多讓他人受益；
　　（2）寬宏準則（generosity maxim）：盡量少讓自己受益，盡量多讓自己受損；
　　（3）贊揚準則（approbation maxim）：盡量少貶低他人，盡量多貶低自己；
　　（4）謙虛準則（modesty maxim）：盡量少贊揚自己，盡量多貶低自己；
　　（5）贊同準則（agreement maxim）：盡量少反對他人，盡量多贊同他人；
　　（6）同情準則（sympathy maxim）：盡量少反感他人，盡量多同情他人。
　　4.禮貌原則在商務寫作中的運用
　　商務寫作中使用各種禮貌原則是為了緩解威脅到面子的行為。比如，在信函的開頭，恭維語作為一種禮貌言語行為，起著問候、鼓勵、致謝、打開話題及緩解矛盾等作用。例如：
　　Dear Mr. Smith：
　　Thank you for your letter of September 11. It is always a pleasure to hear from our long-term customers.
　　（1）策略準則在商務寫作中的運用。
　　策略原則在商務交際及寫作中多體現為寫信人發出的邀請、介紹、推薦等言語行為的得體程度。例如：
　　I am greatly honored to recommend Mr Li to work in your company.He is excellent in architecture design with 10 years of working experience.Knowing how badly you are in need of this kind of talents，I’m sure you’ll find him the very person you are looking for.
　　在上面的推薦信中，寫信人沒有強行給收信人推薦誰，而是周到地從對方的角度考慮，為其推薦公司急缺的人才，從而盡量讓收信人受益。
　　（2）寬宏準則在商務寫作中的運用。
　　在商務交際和寫作中，為達到交際的成功而主動承擔責任，體諒對方而道歉就是很好的例子。比如：
　　The purpose of this is to convey to you my sincere apologies for any inconvenience you may have experience last month with respect to the installation of your Internet high speed service.
　　（3）贊揚準則在商務寫作中的運用。
　　贊揚是正面的，言辭越直接，贊美之意就越濃烈，話語行為越禮貌。表揚信是贊揚準則在商務寫作中的最佳范例。因此，贊揚準則也需使用得當，贊揚信才能達到預期的效果。如果一味吹噓，就會適得其反。例如：
　　I am writing this letter to thank you for your warm hospitality accorded to me and my delegation during our recent visit to your beautiful country. I would also like to thank you for your interesting discussion with me which I have found very informative and useful.
　　從例句中的措辭，如interesting discussion，informative and useful，可看出寫信人充分肯定了收信人所付出的努力及其取得的成果。
　　（4）謙虛準則在商務寫作中的運用。
　　在人際交往中，人們習慣貶低自己，頌揚他人。在商務交際和寫作中，邀請信函中可用禮貌的語言邀請客人參加宴席、晚會等。比如：
　　You will receive a package in about a week.It is a humble gift I hope you will accept is as a small token of my gratitude for your timely help.
　　不要以為humble，trifling等詞表示禮物真的有多么的微不足道，這只是寫信人為了表達感激之情采用的謙虛態度。
　　（5）贊同準則在商務交際及寫作中的運用。
　　贊同準則要求人們設身處地為他人著想，是解決矛盾沖突的好途徑。在商務寫作中，對于投訴信的回函，需要利用贊同準則平息投訴人的怒火。比如，投訴人在網上購書后，不滿書中內容與介紹的不相符及貨品發送時間太長。在接到此類信函時，首先要采取贊同準則，接受對方的投訴，以緩解其不滿情緒：
　　
　　As the manager for the on-line book service，I can understand your complaints owing to our work which is not satisfactory.Therefore，I am writing this letter for the purpose of expressing my apology.
　　（6）同情準則在商務交際和寫作中的運用。
　　慰問信或者吊念信是同情準則在商務交際中的具體體現，其語言委婉適中，給收信人帶去溫暖和希望。比如：
　　①It broke my heart to see all those pictures of those whose homes have been destroyed in the tragic hurricane.I am really worried about you and your family，and all your friends there.
　　②I can only imagine how difficult this time must be for you，and I want to extend to you my unwavering support.
　　第一句話表達了對收信人的關心和同情，第二句給收信人安慰和支持，鼓舞其克服自然災害。
　　禮貌原則能幫助人們在不同的商務交際活動中采取恰當的話語策略，達到交際目的。在商務寫作中，寫信人可以根據不同的商務場景，使用合適的表達方式及得體的措辭，達成預期的商務目標。
　　5.結語
　　用語用學原則對商務寫作的語篇分析，可以得出以下結論：（1）在商務寫作和教學中，語用學原則確實可以為學習者提供理論依據和參考；（2）禮貌原則讓學習者了解在各種商務交際場景中使用得體的表達方式和措辭，能更好地完成商務活動。隨著對商務寫作研究的發展，越來越多的理論能有效幫助商務交際及寫作，這對商務寫作教學來說非常有意義。
　　
　　參考文獻：
　　［1］Brown，G and Yule，G. Discourse Analysis［M］.New York：Cambridge University Press，1987.
　　［2］Halliday，M. A. K. An introduction to functional grammar［M］.London：Edward Arnold & Co，1985.
　　［3］Leech，G.Principle of Pragmatics［M］.New York：Longman. 1983.
　　［4］丁言仁.語篇分析［M］.南京：南京師范大學出版社，2000.
　　［5］王素清編著.國際商務寫作教程教師用書.北京：對外經濟貿易大學出版社，1996.