淺談秘書協調工作的藝術性

　　摘要：秘書工作直接服務于領導工作，處于從屬地位，不能自行其是，只能按照領導的授權和旨意去辦文、辦會、辦事，故此，秘書當好參謀和助手不僅要求秘書善于從領導的角度去觀察問題、考慮問題，爭當領導的“高參”，而且要為領導提供智力服務，成為領導的“外腦”。
　　關鍵詞：秘書工作；協調藝術；原則和靈活
　　秘書做好“三服務”工作尤為不易，能夠保證各項工作整體運轉，解決工作中出現的各種矛盾和問題，需要進行必要的溝通協調， 秘書在溝通協調工作中要堅持一定的原則，堅持調查研究、局部服從全部、注重思想教育、注重職責分工等原則，采取適宜的協調方式，比如：傳達命令式、協商式、說服式、建議式、漸變式、突變式協調等，來溝通化解矛盾、變通淡化矛盾、融合緩解矛盾，無論采取何種協調方式都需要相互結合，注意工作方法，掌握一定的技巧，講究藝術性。
　　領導之間的矛盾是由于在工作方法分歧引發的是非原則，可用“和稀泥”、“善意的諾言”處理，體現出在協調方面的藝術。當然，若要“和和稀泥”，需要掌握好分寸，做到靈活變通， 在對一些非原則問題而又不妨礙大局的情況下，想點子，講策略，收到良好的效果，為領導的和睦相處進行了必要的協調。其實，做協調工作是有一個底線的，那就是不能拿原則做交易，要堅持原則性和靈活性結合，協調過程必須堅持政策、維護整體利益、顧全決策大局，離開這些原則就失去了協調的依據。但堅持原則并不排斥協調的靈活性，在協調過程中，可從實際情況出發，根據時間、地點、協調對象和協調內容，在不違背黨的方針政策和領導意圖的前提下，掌握好分寸，適當讓步。一般來說，當問題解決難度較大，協調暫時收不到明顯效果，或者利益關系難以兼顧，只要一方做出某些讓步和犧牲就可以再行計議時，適當變通，靈活周旋。有時對一些非原則問題或無關大局的分歧也可“和和稀泥”。總之，方法可以靈活多變，目的一定要達到，既講政策，又講感情，以期收到較好的協調效果。那么，在協調工作中除了講求原則性和靈活性相結合，還需要哪些藝術性呢？
　　（一）冷處理與熱處理并用
　　在協調中，要懂得冷熱之道。由于矛盾的特殊性，在具體的協調過程中有時需要冷處理，有時需要熱處理，應視不同情況而定。遇到協調雙方分歧比較大，情緒比較激動，一時難以協調好的情況，不要操之過急，應暫時把問題放一放，待一段時間，等雙方冷靜下來之后再繼續做工作，并盡可能與協調對象心平氣和地進行溝通，逐步改變他們原有的看法和態度，這樣，問題就容易得到解決，采取冷處理的方法尤為關鍵。所謂的熱處理就是遇到矛盾沖突時，要趁熱打鐵，一鼓作氣把問題解決掉。有些不協調現象從產生到暴露有個量變到質變的過程，協調工作必須緊緊跟上去，捕捉有利時機，及時解決問題。防止矛盾繼續激化，不要等翻了車、卡了殼才去解決。有些事情不宜降溫和冷加工，必須雷厲風行，及時處理，把矛盾消滅在萌芽狀態。
　　（二）硬措施和軟措施配合
　　在協調中，注意軟硬兼施，“硬”和“軟”只是運用手段的不同，但目的是一致的，硬措施是通過各種行政手段規范和約各方行為，運用行政權力，統一部署、統一行動，所謂的硬，不是指協調人員對協調對象態度生硬，以勢壓人，不是意氣用事、舉止粗魯、表情冷漠、語言放肆，也不是利用權力惡語中傷、諷刺挖苦甚至進行人身攻擊，而是指政策法規和行政指令的嚴肅性、權威性；軟措施是指運用輿論批評、運用思想教育來幫助被協調者解決思想認識問題，有時可能運用一些無塊語言比如：坐姿、手勢、眼神、表情等來表達思想或態度，對被協調者謙和、有禮，同時，還需要在實際中將兩種措施配合使用，以求取得良好的協調效果。
　　（三）增強四種意識和語言并用
　　在協調時秘書人員要增強四種意識，提升協調力。一是大局意識，由于秘書處于樞紐位置，對于上下級之間的矛盾要縱觀全局；二是長遠意識，秘書針對矛盾要以未來關照現在，盡量將矛盾由大化小，由小化無；三是認同意識，秘書在處理矛盾做好協調工作時，要先有認同意識，尊重被協調者的人格尊嚴，然后再對其進行疏導；四是責任意識，秘書在處理矛盾和出現問題時，要從自身做起，不斷審視自己，主動承擔責任，積極尋找解決問題的途徑，以高度的責任感、強烈的事業心為做好協調工作獻計獻策。秘書在具備各種意識的同時，還要善于運用語言表達，俗話說：“良言一句三冬暖”、“惡語傷人六月寒”，同樣處理一個問題，秘書在語言運用上是否得體，是否深入人心、有說服力，需要秘書講究語言的藝術性，講究語言禮節，注意語言的謙虛謹慎、溫和委婉、寬慰親切、真切自然，使被協調者樂意接受，心悅誠服。
　　總之，秘書處理上下級關系，就需要發揮個人的主觀能動性，在理順與領導關系切實要尊重而不奉承吹捧，主動而不越位脫軌，服從而不盲從附和，補臺而不挖角拆臺，溝通而不封閉堵塞，擋駕而不阻攔干涉，分工而不分家自立；在與平級或下級人員打交道時，做到實事求是分析研究，放下架子耐心細致，尊重對方互相體諒，靈活方法及時應對，真正在工作中拓寬思路，創新方法，把協調工作做扎實、做圓滿。
　　參考文獻：
　　[1]吳歡章.秘書[M].（秘書）編輯部出版，2011.
　　[2]楊樹森.秘書實務[M].安徽大學出版，2008.
　　（作者簡介：范新景（1979-），河南省新鄉人，河南科技學院，研究方向：漢語言文學