COSO報告在高校固定資產管理中的應用

　　摘要：使用內部控制的相關知識探討高校資產管理問題，通過介紹COSO報告在高校固定資產管理中的應用，旨在為解決目前高校資產管理中存在的問題提供理論支持和實踐指導，力求實現教育資源的優化管理，達到高校資產的保值增值的目標，對今后高校資產管理的理論研究和管理水平的提高起到促進作用。
　　關鍵詞：coso報告；高校；固定資產管理
　　隨著我國高校規模迅速發展，高校資產不斷增長，其資產管理問題也日益引起各界的重視。高校國有資產中，以固定資產占絕對多數，但管理環節卻存在諸如缺乏統一的管理機構、部門多頭管理、責任不明確、管理隊伍松散、資產重復購置、管理效率低下等問題。本文使用內部控制的相關原理，應用COSO報告為高校固定資產管理提供理論支持和實踐指導，以力求實現教育資源的優化管理，確保國有資產的保值增值，為高校的建設發展乃至高等教育事業起到推動作用。
　　美國COSO委員會（Committee ofSponsoring Organizations of the Tread-way Commission）提出的內部控制整體框架報告被公認為是內部控制發展史上的里程碑，體現了當今內部控制研究的較高水平；COSO報告指出：“內部控制是由企業董事會、管理層以及其他成員為達到財務報告的可靠性、經營活動的效率和效果、相關法律法規的遵循這三個目標而提供合理保證的過程”；可見，內部控制的本質是合理保證實現特定目標的過程，它本身不是目的，而是實現目標的手段；為實現這三個目標，內部控制由相互關聯的五項要素構成，即：控制環境、風險評估、控制活動、信息和溝通、監督［1］。
　　COSO報告可以適用于任何公司或其他性質的組織，無論其規模、利潤大小，公共或私人性質，都可以從該報告所提出的五個方面加強內部控制，提高管理的有效性。我國建立社會主義市場經濟體制后，高校成為市場經濟組成體的一個部分，完全可以學習、借鑒相關概念，以COSO為理論基礎，探討如何提高資產管理水平。
　　一、完善高校的控制環境
　　（一）組織結構建設
　　組織結構建設的好壞直接影響到高校資產管理控制的效果。高校固定資產管理基本的管理結構必須包含至少二級管理體系，即學校與各院系共同對資產進行管理，其中代表學校的可以是幾個部門組成的委員會或單獨成立的統籌管理部門，如資產處。第一級負責擬定資產管理的規章制度并組織實施，負責資產保值增值的監督和管理，建立資產賬面及歸口管理指導，第二級負責對本單位、實驗室的儀器設備利用率、資產分布情況、每年應維修、報廢的資產及時統計掌握，有的放矢地做好資源的配置和共享。
　　（二）發展戰略
　　高校應設置由學校領導和相關單位負責人組成的資產管理委員會，根據學校的發展目標制定資產管理的戰略規劃，以力求在戰略規劃期內保持各類資產最優配置，防范財務風險，確保具有長期優勢。該委員會須區別于資產的日常統籌管理部門，應是決策部門，而不應糾纏于日常的具體管理實務，也須區別于校辦公會等議事程序，該資產委員會須由具備一定專業知識的人員組成，組成成員除校領導外，還須有財務、資產、審計、基建等相關負責人，其目的在于能在資產的決策及發展水平上做到集體決策。
　　（三）人力資源政策和務實
　　人的因素在各項管理工作中都是重要的因素之一，加強國有資產管理中也不例外。應選擇具有強烈責任心、業務素質強的人員來擔任資產管理工作，并注重崗位培訓和繼續教育，制定適合的考核辦法和獎懲條例，定期進行考核、開展評比活動。同時，因固定資產使用年限長久的因素，專職資產管理員需對全校資產的來龍去脈有較詳細的了解，所以管理隊伍力求相對穩定，并設立崗位責任制。形成了領導重視，統籌管理，專人負責，全員參與的管理體系，為高校資產管理提供人力保障。目前，大部分國有資產管理人員來自財務管理、后勤管理、教學儀器管理等部門，他們往往在管理上保持原來固有的思想模式，后勤管理和教學儀器管理人員偏重固定資產的管理，而財務部門人員對國有資產的管理傾向于流動資產的管理，這同樣不能滿足國有資產管理的要求［2］。在這種情況下，高校需要加建立專業的管理團隊，使得管理管理人員在實物形態和價值形態兩個方面都做到同等重視。管理人員素質控制包括在高校在國有資產管理處和歸口管理部門應配備具有專業知識的固定資產管理人員，各院部處和實驗室應設置固定資產管理員，近年來，一些高校發生了一些內部控制失敗的案例，究其原因，既有內部控制制度不健全的原因，也有高校內部管理人員素質不高、把關不嚴造成的后果。
　　隨著高等教育的普及，高校的規模也在不斷擴大，許多學校大批量購買儀器設備，完善基礎設施及科研硬件能力。由于缺乏足夠的融資渠道，在國家教育經費撥款增速與學校規劃建設速度相差甚遠情況下，我國絕大多數高校的首選均為銀行貸款。貸款規模達到一定規模后，如果沒有其他足夠的增收渠道，靠借新債還舊債，將使高校面臨著巨大的金融風險，影響到日常的教育教學活動。因此，高校應建立可持續發展的科學發展觀，注重對學校規模的控制，編制中期和長期預算，對所面臨的財務風險進行全面評估，采取積極措施，使高校固定資產增加與學校的發展相協調，降低潛在風險。此外，對流失或變相流失、損毀的固定資產，高校應進行一個合理的評估，并采取適當的預防措施。
　　二、采取有效的控制活動
　　（一）預算控制
　　由于高校目前普遍采用的是基數加增長的預算編制方法，資金預算沒有落實項目，容易使預算目標脫離實際，導致一些大型設備購置缺乏嚴格的論證程序，購置的設備功能閑置或使用率較低，而且高校預算管理主要由財務部門負責，缺乏使用部門在預算管理中的基礎作用，同時也缺乏專門的針對固定資產購置、使用、管理及報廢等具體環節的預算管理，各業務部門忙于追加、爭奪資金，財務部門忙于搞資金平衡，出現都門之間資金矛盾加劇、資金利用效率低下等問題［3］。
　　因此，預算控制是高校內部控制的一個重要組成部分。高校應基于量入為出、收支平衡的原則，在符合上級資金指標和財政資源，統籌安排預算內外資金的使用，編制部門預算。預算控制不僅要根據學校經濟活動和資源的情況做到事先安排，還要注重執行過程中的控制，對預算的增加和微調都要經過嚴格的審批，確保預算的嚴肅性。在操作中，要明確預算項目，規范預算的編制、審定、下達和執行程序，要及時分析在預算執行過程中與往年存在的差異，找出原因，采取改正措施。
　　（二）采購過程控制
　　1.崗位分工控制
　　在固定資產管理過程中涉及采購、驗收、付款、入賬后的賬務管理及報廢審核。其中，采購、驗收、付款需由不同崗位職責的管理部門負責，采購一般由集中采購中心負責，驗收由資產管理部門聯合使用部門負責，付款由財務部門負責，該三個部門分工明確，不可代替行使職責；賬務管理和報廢審核在一般高校往往由同一個部門或科室負責，這兩個崗位也是嚴格意義上的不相容職務，容易出現不規范操作導致國有資產流失的問題，因此一般方法是報廢集體決策或引入第三方監督，如審計部門。
　　2.采購過程控制
　　采購部門應該審核采購申請計劃是否在本年的預算內，審核授權批準的有效性、審核采購經費來源的可靠性和充足性；然后根據采購內容的特點、價值和要求選擇不同形式的采購方式，包括公開招標采購、單一來源采購、競爭性談判等；購買之前，審計部門應利用資產管理部門所掌握的全校固定資產購置情況，針對采購申請和招標文件進行事前審計，審計采購申請的可行性、經濟性，審計招標文件的規范性，對于不符合規范采購申請應予以拒簽，讓學校可以從源頭上杜絕浪費［4］。
　　3.固定資產的領用和使用控制
　　固定資產的領用應確定相對穩定的領用人，對于行政管理部門（包括學院的辦公室、教學部）由設立的資產管理員負責領用，對本單位資產的數量、價值及保管情況負責；科研場所、實驗室的儀器設備，多為批量購置或為大型貴重儀器設備，由單位負責人負責領用。使用部門領用設備后，要明確使用人，定期進行固定資產清查，保持與資產管理部門及財務部門一致。
　　4.固定資產處置控制
　　高校國有資產最終退出使用環節，不是類似企業的折舊期滿，而是采取直接報廢的方式。對于報廢年限或能否繼續使用的界定，各高校沒有統一的原則，在實際操作中如果制度不嚴，存在較大的疏漏可能性，因此必須加強該環節的控制，防止國有資產流失。有必要建立嚴格的申請和審批制度，由使用部門、資產管理部門、分管校領導、資產管理委員會等共同完成資產的報廢程序。在使用部門提出報廢申請后，由資產管理部門組織專業人員進行鑒定，達到報廢年限或確實無法維修的，提交校領導審批，對仍然可以使用的儀器設備及家具不予報廢或調劑給有需要的部門繼續使用，發揮效益。報廢數量或金額達到一定金額后，要統一提交資產管理委員會集體決策通過，該委員會一般應由分管校領導、紀檢監察、審計、資產管理處、財務處組成，尤其是對固定資產中的房屋建筑物、車輛的報廢，要尤其慎重，報廢過程中經過外部專業檢測部門的檢測，還要提交上級主管部門審批，學校不得擅自處理。
　　三、建立暢通的信息傳遞和溝通機制
　　內部控制是與管理過程融合在一起的，不斷發現和解決問題的循環往復的動態過程。一個好的信息系統有助于提高內部控制的效率和效果［5］。
　　溝通的渠道包括傳統模式和網絡模式。傳統模式既包括部門之間口頭或書面的即時溝通，又包括由管理委員會定期召集各部門的專題會議，討論、協調、解決存在的問題，相關信息能夠通過會議的渠道得到溝通。網絡模式是指各部門將固定資產有關信息按照統一規定的格式或形式發布在校園網上并及時更新，利用網絡實現信息的快速流動和溝通，便捷且公開，有利于監督部門和個人職責的履行情況［6］。利用網絡技術建立資產管理信息化平臺，是高校正在普遍采用的一種方式，大大提高了固定資產的管理效率。高校應該充分利用現有的計算機、網絡平臺，服務器和其他設備，開展網絡化管理。高校實現管理信息化的途徑包括兩種，一種是對于技術力量強的高校，可根據自己的需求及機構設置，組織計算機專家和資產管理人員一道，開發管理軟件，這種自行開發的方式，有其明顯的優勢，軟件的適應性更強，資產管理人員的開發過程中全程參與，對軟件比較熟悉，后期的人員培訓會相對容易，高校掌握自行開發軟件的源代碼，在的維護及升級上都能隨時根據需要開展，是一個前期投入大后期維護成本低的方法；另一種方式就是購置現有的固定資產軟件，其購置成本相對自行開發要低，但是在搭建網絡平臺中，往往會與學校現有的組織結構不符，后期維護成本也較高。無論采取何種方式建立資產管理信息化平臺，其目的都是要準確、完整、及時地反映固定資產各項信息，通過網絡清晰記載每筆資產的每個環節，如價值、使用單位、如使用狀況、存放地點、領用人、管理人、審批人等，一旦出了錯就能查出癥結所在；通過網絡，可以實現便捷的資產調撥，使用人可以在網上查詢到所需設備的地點和使用情況，然后由資產管理部門根據需要調撥使用，有效打破院系間的資產所有權，提高資產的利用率，緩解學校緊張的辦學經費。
　　四、加強高校內部監督
　　內部控制是一個過程，其整個過程需要進行合理監督，以確保良好的執行。一方面通過內部審計，檢查和監督固定資產購置、使用、報廢的整個生命周期，另一方面，在固定資產管理過程中發現的問題要及時反饋和總結，完善內部控制。高校的審計機構承擔國有資產監管的主要責任，不僅包括財務收支審計，也要以經濟責任審計為中心，以專項審計清查和審計調查為主要方式，以抽查審計為補充；同時通過建立順暢的信息渠道，讓廣大教職員工也參與到監督管理中，防止國有資產流失。
　　美國COSO報告為高校固定資產管理內部控制的開展提供了理論依據，給高校資產管理實踐活動以極大啟示。通過完善高校的控制環境，進行風險評估，采取有效的控制活動，建立暢通的信息傳遞和溝通機制，加強監督，我國高校資產管理整體水平會不斷提高。
　　參考文獻：
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　　Coso Report in the Fixed Asset of University Management Application
　　LIU Hong
　　Abstract:This paper focuses on discussion of asset management using internal control theory. With detailed introduction of COSO report applying to University fixed assets managem