淺析文書檔案管理信息化

　　摘要：信息化文書檔案管理具有傳統管理方式中缺乏的優點，本文主要針對現代文書檔案管理的功能及結構進行論述與剖析。
　　關鍵詞：檔案管理；優缺點；應對方法；信息化
　　現今社會，計算機技術高速發展，應用廣范，高速大容量的檔案音像管理系統逐漸普及應用。綜合文書檔案的建立和管理急需專業化、科學化。為了實現檔案高效管理、長期保存和快速查詢，節省檔案資料存放空間，必需實現檔案資源信息化管理和科學利用。
　　一、管理信息化優點
　　（一）資源可共享
　　某些單位大量信息閑置，不僅造成資源浪費，也造成文件和信息難于查找。如果運用計算機技術后，就可以由案卷級深入到文件級，由單途徑管理升級為體系管理，由檔案外部特征管理到內、外部特征合并管理。隨著計算機IP技術的不斷進步和發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率。
　　（二）提高了安全性和業務辦理速度
　　傳統的文件傳遞手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制，而日常公務文書辦理過程中，管理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況不時發生。而應用網絡進行傳遞，通過計算機網絡先進技術，大大提高了信息資源的傳遞速度和安全性。
　　（三）大大提高辦公效率
　　一直以來的檔案管理工作中，管理人員都是依賴于人手操作，要求完整收集資料，避免漏抄、漏寫；用筆必需規范，字跡要工整；分類、統汁準確無誤，所以費時、費力。計算機具有強大的信息處理能力，在應用計算機軟件之后，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行，還有文件資料收集、分類、統計、儲存和查閱等環節變得十分方便。
　　二、存在問題
　　（一）保密性低易變性高
　　信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。 電子信息的內容極易發生變化，使得文件信息的保密性偏弱。電子文檔被非法修改后，也難于找尋修改痕跡，縱然現在已有科學的方法可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪或改動，但文檔內容依然存在容易發生變化的可能性。電子文件沒有特定的字跡，可以根據需要用不同的字號、字體將電子文件輸出或改動，無法從字跡上分辨原始性，且不能為每一份電子文件親自簽名蓋章，也就無法借助印章或筆跡來判斷一份電子文件是否為原稿。現今的網上竊密技術日新月異，進入網絡中的任何文件、信息都再不可能做到絕對保密。
　　（二）對管理人員要求較高
　　隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業務素質上提出了更高的要求，管理人員要加強專業知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，對于電子信息與電子文件歸檔或其歸檔后形成電子文件檔案管理，不是單單懂得紙質檔案管理方法、、技術理論和原則的管理人員所能勝任的，也不是單單懂得電子技術的人員所能勝任的。這就對檔案管理人員提出了相對高的要求。當前，許多檔案部門缺乏當代高技術人才，特別是檔案信息處理綜合型人才奇缺，就算單位引進了現代科技化檔案管理設施，但沒能綜合全面發揮作用，也講不上檔案管理信息化現代化了。
　　二、解決方法
　　（一）提高人員素質
　　盡管技術進步對信息環境的構建起著至關重要的作用，但是人仍然是決定的因素，檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在，這就需要培養一支專業化干部隊伍。并利用“培訓+自學”的形式，使檔案人員在社會發展同時檔案綜合管理水平不斷進步和提高，更好地為單位服務。另外是從硬件上下功夫，不斷提高檔案管理人員專業業務水平。加強現代化檔案管理硬件設施投入，檔案管理人員才能運用現代科學設備和方法，更好地做好管理工作，使檔案材料充分發揮相存在價值，為單位服務。
　　（二）信息化管理系統內、外網分離
　　文檔信息化網絡內外網最好進行物理隔離，這是保護文檔信息化網絡最安全、經濟、有效的方法。一是用物理隔離卡，將內網和外網分離，使用十分方便；二是用防火墻作為隔離防護措施。任何一種防火墻類型，總的來看，都具有幾項基本功能：堵截一些禁止進行的業務；記錄進入防火墻的信息內容；過濾進、出網絡系統的相關數據；對有攻擊性的網絡數據進行檢測和告警。三是利用路由器作為隔離防護措施，過濾被屏蔽的服務和網絡地址；選擇性地放行一些正常合法的地址進入信息化網絡。
　　總之，加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的信息功能。檔案作為人類社會活動歷史的衍生物，應以記錄信息的原始性和真實性，更全面地發揮檔案的作用。
　　參考文獻：
　　[1]奧多.文書檔案管理與辦公自動化[J].中國冶金教育， 2002（3）．
　　[2]湯勇. 淺談辦公自動化與文書檔案管理應用[Ｊ].科技之風， 2009（24）．
　　（作者單位：肇慶市鼎湖區城市管理監察大