淺析實行會計電算化環(huán)境下的財務檔案管理

　　摘要：隨著社會的進步和計算機技術的飛速發(fā)展，會計實現(xiàn)電算化管理給會計檔案管理工作帶來諸多的挑戰(zhàn)，針對會計檔案所呈現(xiàn)新的特點，在實際的會計檔案管理工作中應注意的問題，提出如何做好電算化財務檔案的管理。
　　關鍵詞：財務檔案；電算化；檔案管理
　　一、掌握電算化會計檔案工作的特點
　　1、電算化條件下，會計檔案的載體發(fā)生的變化。《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用計算機核算的會計核算單位，除了要保存所有電子會計的數(shù)據(jù)，還必須打印出的相關的紙質(zhì)形式的會計檔案作為保存，這就意味著電算化會計檔案載體的雙重性質(zhì)，也就是說會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)或光盤存儲的形式在內(nèi)的會計數(shù)據(jù)電子會計檔案。
　　2、由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，載體本身性質(zhì)帶來的新的特點：電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機系統(tǒng)環(huán)境中硬件或者軟件中保存，才可視；電子檔案在沒加密的情況下易被修改；由于受到載體本身的質(zhì)量、存放的環(huán)境、存儲信息的有效期等多種因素也直接影響到電子檔案的保存。
　　3、計算機的作業(yè)程序和計算機信息系統(tǒng)，以保持會計檔案要求范圍的新功能，所有的會計業(yè)務是由計算機完成，計算機是一個特殊的作業(yè)程序文件，計算機的數(shù)據(jù)結(jié)構以及各種代碼既是電算化會計信息系統(tǒng)的前提，也是電算化會計信息系統(tǒng)能夠運行的條件，而且要確保會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行以及故障維護查詢數(shù)據(jù)。因此，這些計算機信息系統(tǒng)雖然不占活動，又沒有具體的數(shù)據(jù)和表，但沒有他們的支持，整個會計過程無法運行，它必須作為一個特殊的會計電算化檔案保存。
　　4、從事工作人員的素質(zhì)和系統(tǒng)的質(zhì)量安全操作性是會計電算化必須具備的條件，會計電算化要求除了管理人員不僅有專門的經(jīng)驗，對會計核算工作的熟悉，還必須掌握計算機操作和保養(yǎng)知識，系統(tǒng)的安全性，改善由于網(wǎng)絡和計算機本身的原因，對工作中的安全操作與使用作出新的要求。
　　二、適應新時期計算機發(fā)展變革的需要，如何做好科學的電算化檔案管理
　　會計檔案的作用是客觀存在的，無論會計檔案作用的發(fā)揮與否，取決于是否在一定條件下會計檔案的科學管理。會計電算化條件下，管理會計檔案信息，必須配備兼職管理人員，會計檔案信息源質(zhì)量的有效控制。此外，會計信息是要嚴格的程序辦理利用。時間越長，會計電算化檔案和財務軟件的版本號更落后，因為版本會越來越多，需要科學的科學分類，不同版本的軟件和文件存儲，調(diào)用。檔案應該有指定的檔案室管理，會計電算化檔案管理系統(tǒng)應制定嚴格的管理制度，如硬盤數(shù)據(jù)保留，軟盤備份，保管，帳單表格打印，輸出，裝訂，入冊，保管，存儲等方面的管理制度。故此，為了更有效地做一個好會計電算化檔案工作，必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好文件的收集，管理和保護，存取，轉(zhuǎn)移，銷毀和其他方面的工作。從會計電算化收集過程中，會計檔案收集在一定時間內(nèi)，把所有的計算機財務軟件系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)文件的集合備份到磁介質(zhì)或CD-ROM，從而形成的脫離原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門這些財務數(shù)據(jù)的備份文件應該儲存好，以防計算機硬件系統(tǒng)崩潰或損壞后能在最短的時間內(nèi)，恢復原有的會計電算化系統(tǒng)以減少帶來的損失。除了備份手段外，還應收集支持的計算機操作系統(tǒng)，計算機硬件系統(tǒng)型號，硬盤的大小，外部設備的類型，網(wǎng)絡操作系統(tǒng)，財務軟件編程語言，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，財務系統(tǒng)名稱，版本號，銷售和維護財務軟件公司的名稱，地址，售后電話及聯(lián)系人通訊錄，會計軟件配套的各種手冊和說明書。
　　從會計電算化檔案業(yè)務方面的管理和保護各個環(huán)節(jié)來看，應設置會計電算化檔案管理崗位，專業(yè)的會計電算化的檔案管理，其負責系統(tǒng)歸檔的各種文件資料，妥善保管和保密工作。會計電算化文件被存儲在一個專門的特殊的檔案室。所有的會計憑證，記錄應定期打印，會計帳簿，財務報表等（包含月度報表，季度報表，年度報表和不定期的會計報表，附表等）。打印輸出的各種會計資料必須按規(guī)定整理保存。需要注意的是，現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬須每日打印。會計電算化的文件存儲在磁介質(zhì)或CD-ROM，按信息載體的物理特性，在這些檔案文件的形成應實行AB數(shù)據(jù)備份，也就是說所有的會計數(shù)據(jù)雙備份的備份方法。應該標明形成文件的時間和操作員的姓名，并貼上寫保護密封，存放在兩個不同的位置，以防止會計電算化系統(tǒng)無法恢復的破壞所造成的事故發(fā)生。檔案文件應盡量遠離磁場的位置，要注意防磁，防潮，防火，防塵等。磁介質(zhì)上保存的文件，也應定期檢查，定期復制，防止磁性介質(zhì)的損壞，防范于未燃，免除造成不可挽回的損失。
　　此外，應該指出的是，電算化會計檔案保存每個版本的備份財務數(shù)據(jù)，還應保存對應的會計電算化軟件系統(tǒng)版本，必須保持兩者之間的一致性。因為不同的會計檔案其會計數(shù)據(jù)在不同版本軟件結(jié)構中，它有可能產(chǎn)生會計檔案不能訪問被調(diào)閱或產(chǎn)生一些意想不到的錯誤。會計文件存儲在磁介質(zhì)調(diào)閱后返回時應進行檢查，查毒殺毒，以確保會計電算化檔案的完整和有效使用及安全性。
　　參考文獻：
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　　（作者單位： 肇慶市鼎湖區(qū)城區(qū)土地開發(fā)中