基于VSM的軍械器材倉庫業務管理模式研究

黃照協， 高 崎， 高鐵路， 葛 陽

（軍械工程學院 裝備指揮與管理系，河北 石家莊050003）

軍械器材倉庫（簡稱倉庫）作為軍械裝備維修器材（簡稱軍械器材）保障的后方基地，是實現軍械器材儲存、供應、周轉的重要場所，其管理質量的好壞，對軍械器材的保障具有至關重要的影響，也影響著軍械裝備維修保障系統的最終效果。

構建高效的倉庫業務管理模式是做好倉庫管理工作的基礎，在傳統的倉庫業務管理模式中，通常采用“直線型”的管理策略，極大地限制了業務分隊的自主性，同時也使倉庫各級疲于應付繁瑣的業務工作，造成倉庫的業務工作效率低下，抵抗風險能力不足。

運用組織控制論中的可生存系統模型（viable systems model，VSM）及其優越性設計構建倉庫業務管理模式，旨在優化其系統結構，提高其環境適應能力、自組織能力和生存能力［1］。

1 VSM簡介

1.1 VSM概述

英國學者Stafford Beer利用控制論的思想以及神經生理學理論，對控制論作為一門“有效組織的科學”進行重新定義，提出可生存系統并建立了VSM［2］。Stafford Beer認為，所有可生存系統的功能結構都相同，每一個可生存系統都是由一系列更小的可生存系統構成，這些子系統又可包括其他更小的可生存系統［3］。VSM理論從屬于系統論，其核心是運用控制論思想研究組織運作的方法，研究組織如何在具有高度多樣性和復雜性的環境中保持穩定發展。

1.2 VSM結構和功能

VSM從結構上分為實施、管理和環境3部分［4］，實施部分即系統1，用來執行組織全部的基本工作；管理部分由系統2至系統5組成，為實施部分運作提供服務，以確保整個組織以某種方法協同工作；環境部分是組織物質、能量和信息的輸入、輸出場所，是組織生存和發展的必要外部條件。

系統1包括各種操作單元，具備實施功能，而管理系統則分別承擔著協調（系統2）、控制（系統3）、情報（系統4）、政策（系統5）的功能，以確保操作系統的正常運作［5］，這些子系統之間相互作用，相互影響，它們之間的關系如圖1所示。

圖1 VSM結構

1.3 VSM的運行機制

VSM指出：應當根據所有系統均希望保持其生存能力的宗旨，采用一定的機制來適當地執行由這5個系統所要處理的功能［6］。為了更好地表述VSM的運行機制，下面依次對5個系統以及與模型相關的信息流進行描述。

如圖1所示，在系統1中，組織被分解成若干個（文中為4個）操作單元。其中，A、B、C、D是局部操作單元；1A、1B、1C、1D是局部管理機構［7］；2A、2B、2C、2D是對應的局部環境，操作單元之間通過各種方式彼此進行相互作用。如，當系統1中操作單元B的局部環境2B發生變化時，局部管理機構1B獲得此信息后，及時調整策略并將其傳遞給B執行，從而保持其局部穩定，其信息流為：2B→B→1B→B→2B。然而，1B制定的調整策略若僅針對B，往往會與其他局部管理機構制定的調整策略發生沖突，為了解決這一沖突，必須引入系統2。

在正常情況下，系統1中的各操作單元都是協調運作的，但由于各操作單元在資源、時間、費用等方面有時會發生沖突，系統2就提供了解決這些沖突的機制，其在組織中往往被物化為具體的規則和制度，協調局部管理機構1A、1B、1C、1D的輸出策略。在保證整個組織全部行為協調一致的前提下，對每個子生存系統的自主權設定了一定限制，其信息流為1A（1B、1C、1D）→系統2→1A（1B、1C、1D）。

系統3＊是系統3的輔助工具，履行審核責任，負責監視和控制系統1的行為，確保由系統3所規定的目標以及由系統2頒布的規章制度得到遵守。同時，系統3＊也可使系統3直接了解各個操作單元的現狀，當發現異常情況時，及時提出調整措施進行修正和改進，其信息流為系統1→系統3＊→系統3→系統1。

系統3負責監控和協調系統1中的活動，保證組織政策得到全面的貫徹，并且負責組織的日常運作。由于系統3對組織信息掌握較全，因此，系統3亦可跳過系統4將重要信息直接傳遞給系統5，為系統5制定政策提供支持，其信息流為：系統3→（系統4）→系統5→（系統4）→系統3。

系統1至系統3構成了組織的“自主管理”，它們可在一個框架內維持組織內部穩定，而不需更多上級管理干預［8］。但自主管理不具備對組織環境的全景掌控，因此，需引入系統4和系統5。

系統4監視并預測整個外部環境的變化，負責整合和過濾系統3傳遞上來的影響組織內部穩定的信息與來自外部環境的信息，并把需要及時處理的信息傳遞給系統3，由系統3控制操作單元做出相應的變化。同時，把影響組織長遠發展的信息傳遞給系統5審批，使組織迅速適應外部環境變化而保持可生存性，其信息流為：系統3（外部環境）→系統4→系統3（系統5）。

系統5只有在系統3和系統4的政策失靈時才干預組織運作，它以系統4獲得的信息為基礎負責制定組織的整體政策，調整組織的整體行為和目標，保證整個組織的生存性和穩定性，并且平衡系統3與系統4之間的交互作用，其信息流為：外部環境→系統4→系統5→系統4→系統3。

從VSM的運行機制分析中可看出，VSM與傳統的直線型組織管理思想有較大區別，運用VSM構建的組織結構具有較強的自主管理能力，既能及時適應外部環境變化，又能滿足組織的多樣性需求，已廣泛運用于各類型組織設計中［9］。

2 基于VSM倉庫業務管理模式

基于VSM的倉庫業務管理模式研究的目的是依據生存系統的控制論規律和原則來設計規劃倉庫業務管理的組織結構。其建模步驟分為3步：①分析倉庫業務管理的現狀，查找問題的原因；②確定倉庫業務管理系統的循環層次結構；③在各個循環層次上分別建立生存系統模型，并對其系統1至系統5各個功能模塊進行分析和說明，形成倉庫業務管理系統的整體模型。

2.1 倉庫業務管理現狀分析

倉庫業務管理主要是以軍械器材的接收、保管、保養、發出為核心而構成的一系列作業階段：軍械器材的入庫階段、軍械器材的保管保養階段和軍械器材的出庫階段。在調研中發現，目前倉庫在業務管理工作中，主要存在以下3個方面的問題：①軍械器材出、入庫程序復雜、周期較長。整個流程大約需要16d，其流程如圖2所示。②倉庫作業錯情嚴重。目前，倉庫執行“三查、四點、六清”的收發制度，但是由于涉及人員較多，缺乏有效的管理手段，經常發生誤點現象。③庫存管理制度落實不到位。存在軍械器材保管保養不到位，不按操作規程作業，軍械器材收發登、統計不準等現象。

造成上述現象的主要原因有：①倉庫業務管理工作涉及組織內部的人員和單位較多，中間只要有一個環節出現偏差，即造成整個組織出現問題；②業務分隊自主性差，受控于上級的行政性指令中；③倉庫組織內部對環境變化的感知滯后，無法實現對環境變化的快速反應；④組織信息單向流動，業務分隊對上級指令的獲取失真或滯后。

當前，軍械器材業務管理模式嚴重制約著軍械器材管理目標的高效發揮，應對其業務管理模式進行重新設計，優化其系統結構，提高其環境適應能力、自組織能力和生存能力，使倉庫業務管理真正符合質量清楚、配套齊全、統計準確、收發及時和確保安全的要求。

2.2 倉庫的循環層次結構

目前，倉庫業務管理機構一般由倉庫主任、副主任及下設的業務處和有關的業務分隊組成，其中業務處是倉庫業務工作的主要機構，業務處、保管隊、檢修所和汽車連在倉庫主任的領導下，共同完成軍械器材的供應保障任務。

根據倉庫的業務組織結構的特點，可得出倉庫的循環層次結構為：零層次循環是指整個倉庫；第一層次循環是根據倉庫的工作分工設置為業務處、政治處和管理處，本文重點研究業務處的管理工作；第二層次循環是業務處下屬的各業務分隊，是循環的基本層次，在這個層次上，具體的業務活動將得到落實和執行。

在各個循環層次上使用生存系統模型，其目的是明確倉庫各個循環層次上的組織和結構安排，包括系統1至系統5各個功能模塊以及相互運行關系和信息流的設置與設計。其出發點是要保證系統1具有自組織能力，系統2至系統5為系統1的運行提供各種服務和支持，如決策謀劃、目標制定、管理協調和能力培養等服務以及必要的物質、能量、信息、經費和人力等資源支持［10］。

2.3 基于VSM倉庫業務管理模式設計

為了使業務分隊擁有更多的自主權利，充分發揮其潛能，使倉庫和業務處的領導從繁瑣的日常工作中解放出來，在各個循環層次上分別建立生存系統模型，依據VSM理論對各個系統的功能做出新的定義，形成倉庫業務管理系統的整體模型，整合后的倉庫業務管理模式如圖3所示。

系統1——實施功能，由保管隊、檢修所和汽車連組成，負責倉庫業務管理活動的實施與執行，包括軍械器材的出庫、入庫和維護保養等具體的業務工作。

圖3 基于VSM的倉庫業務管理模型結構

系統2——協調功能，由各種方案、預案、工作計劃、條令、條例、綱要和法規組成，規定業務分隊的行動方式，保證他們協調一致地運行，此時必須杜絕運用人際關系等不理性方式協調業務分隊之間的關系，防止造成惡性循環，該階段的工作由業務處負責實施。

系統3——控制功能，負責解析系統5所制定的關于倉庫業務工作任務和目標，并對系統1中各業務分隊的運行進行服務管理和協調控制，保證業務工作任務和目標得以完成和實現，該階段的工作由業務處負責實施。

系統3＊——審核功能，負責對系統1中各業務分隊的運行情況進行監督和考評，并將有關情況及時上報系統3供其了解掌握系統1的形勢，該階段的工作由業務處負責實施。

系統4——情報功能，是倉庫業務工作的信息中心，負責收集、整理、加工倉庫內部信息并對外界環境狀態進行預測，為系統5提供強有力的決策建議，該階段的工作由業務處負責實施。

系統5——政策功能，以系統4獲得的信息為基礎判定可能的需求，規劃資源，確定目標，負責把握倉庫發展的整體方向，該階段的工作由倉庫主任負責實施。

3 基于VSM倉庫業務管理模式評價

運用VSM對倉庫業務管理模式進行設計，同傳統的“直線型”管理模式相比，具有以下優勢：①VSM把倉庫的業務管理活動簡化抽象為“環境－操作者－管理”3部分，突出操作者的核心功能，能夠有效處理系統各部分的縱向、橫向聯系，并保持這三者動態平衡，有利于幫助倉庫在復雜多變的環境中生存和發展；②VSM將倉庫業務分隊看作若干個可生存子系統，每個生存子系統都有自己的操作和管理功能，使倉庫業務分隊具有較強的自組織能力，能較好地提高組織的運作效率；③經過重新設計的倉庫業務管理模式對環境變化具有較高的敏感性，通過對內外部環境信息進行整合，能夠制定出更具適應性的政策。

但基于VSM的倉庫業務管理模式過多強調倉庫業務功能結構設計問題，而對人的影響因素并沒有過多考慮，這是下一步研究改進的方向。

4 結 束 語

傳統“直線型”倉庫業務管理模式已無法適應敏捷高效的軍械器材保障要求，本文將組織控制論思想引入倉庫業務管理領域，利用VSM研究倉庫業務管理模式，對理順倉庫的業務流程、保證整個系統協調一致的運行具有一定的指導作用。但本文僅初步設計了倉庫各業務管理機構的功能結構，沒有對具體的業務活動進行流程設計，這在一定程度上制約了研究成果的應用。

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