當代文秘工作探究

當前，隨著改革開放的不斷深入和社會經濟的快速發展，文秘工作也面臨許多新情況、新特點、新問題，文秘工作者自身必須不斷改革創新，與時俱進，開拓進取，才能適應新形勢的需要。現代文秘崗位是一項綜合性工作崗位，對從事文秘工作的人員素質要求愈來愈高。要做一名合格的當代文秘，除必須具備扎實的文字功底、敏銳的政治頭腦、刻苦的學習態度、良好的職業道德、較強的協調能力、務實的工作作風外，還必須注重增強六種現代意識，克服四大心理障礙，遵循三項工作原則。

一、當代文秘工作應增強的六種意識

文秘是黨政機關和各企事業單位的特殊崗位，在管理中起著參與政務、管理事務的作用。只有加強職業素養建設，文秘人員才能更好地充當領導的助手和參謀，除強化傳統的服務意識、調研意識外，還要通過增強自我意識、信息意識、超前意識、創新意識、競爭意識、責任意識等六種現代意識，不斷提升自身綜合素質。

(一)自我意識

文秘的自我意識是指文秘人員對自身和所處環境關系的認識和感受。雖然文秘工作具有很強的服從性、服務性特點，但文秘人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體，特別是在改革開放的今天，文秘人員一方面受開放環境的影響，應該具有較強的主動性和能動性；另一方面，今天的文秘人員多半受過較高層次的教育，他們更應有思考的獨立性。如果沒有自我意識，何言“參與政務”?又何言“管理事務”?因此，作為一個文秘人員，應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力，以便在領導決策前為之提供有效的依據，在領導決策后正確領會并執行其意圖。

(二)信息意識

當今時代已進入信息社會，信息在領導的工作中占有越來越重要的地位，文秘人員作為領導的參謀、助手和“耳目”，工作離不開對信息的收集、加工、傳遞、反饋和調節。增強信息意識是文秘人員提高工作效率的重要保證。文秘人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息，文秘人員應在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴格的取舍，把全面、準確、對路的信息提供給領導，輔助領導正確決策。

(三)超前意識

超前意識是文秘人員在領導決策之前的思維活動和心理感受，它受文秘人員自身素質、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。文秘人員科學、準確的超前意識，可以對領導決策發揮積極的推動作用；反之，則有可能影響領導決策的正確性。而參與意識和效率觀念則是文秘人員樹立超前意識的前提。一是文秘人員必須具備強烈的責任感和使命感，積極主動地參與領導的工作，不僅僅滿足于為領導服務、對領導負責，而且要時時意識到自己的工作是全局性活動的一部分，從而克服“不在其位，不謀其政”的消極觀念；二是文秘人員要有強烈的時間觀念和效率觀念，事事走在領導面前，成為領導的馬前卒，這樣才能掌握最新信息，并據此對事物的發展做出正確的判斷、推理和科學的預測、合理的評估，為領導決策提供參考。正確的超前意識一旦為領導者所接受并轉化為領導意識，將在領導決策中發揮重要作用。

(四)創新意識

過去對文秘人員的創新意識明顯重視不夠，只承擔大量的收文、發文任務，對報告、請示不提處理的初步意見。一方面，文秘人員無形中變成了領導的通訊員、傳真機和翻譯員，自然起不到“參與政務”作用，影響了工作的積極性；另一方面，領導者事必躬親，陷入煩瑣的事務性工作中，影響了對全局工作的準確把握。在新形勢下，要發揮文秘人員的創造性，就要發揮他們的主觀能動性，大膽地讓他們出點子、想辦法，分擔領導的一些具體工作，做領導名副其實的參謀和助手。

(五)競爭意識

目前，文秘人員的文化層次呈上升趨勢，高學歷者越來越多，這固然是一個優勢，但高學歷并不一定就有高水平，高學歷者還必須埋下頭、扎下根在實際工作中不斷學習，加強鍛煉，使理論和實際相結合，以便增強競爭力。有的文秘雖然工作時間較長、實踐經驗豐富，但知識老化，必須繼續學習新的知識，以適應形勢的發展和競爭的需要。所以，文秘人員無論文化層次高低、經驗豐富與否，都要具備競爭意識，只有在競爭中，才能加快工作節奏，提高工作效率。

(六)責任意識

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文秘人員工作態度和工作質量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識，文秘人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽，才能做到工作認真、態度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現出良好的思想文化和職業道德素養，才能真正提高文秘工作的質量和水平。

二、當代文秘工作必須遵循的幾大原則

(一)尊重而不迎合

尊重領導是文秘人員應有的品德。怎樣尊重，要有個“度”。尊重領導的根本，一是維護領導的威信，從內心里敬重領導；二是給領導補臺，盡力協助領導做好工作。在為若干領導服務中，要從維護領導的團結和威信出發，一視同仁，不能看人行事，厚此薄彼。不能在這個領導面前說那個領導的短處，更不能把某些領導的缺點散布到群眾中去。也不能把為領導服務庸俗到溜須拍馬、巴結討好的程度。

(二)服從而不盲從

文秘工作和領導工作在目標上是一致的。所以，文秘對領導的指揮必須服從。文秘的每一個行動必須與領導合拍，為領導決策的每一個環節進行有效地服務。要做到服從而不盲從，一是要認真領會、忠實體現領導意圖；二是要恰如其分地為領導拾遺補缺。但要注意，服從不是人身的依附，不是唯唯諾諾地趨附。

(三)參與而不干預

文秘參與決策，必須在自己的職權范圍內、在領導授予的權限內決定和辦理事項，提出建議或方案。即使所提的建議或方案被采納，文秘也不能認為這是在決策，更不能產生這是與領導共同決策的錯覺。這種錯誤思維會使自己錯位，甚至干預、干擾領導的決策。也不能以文秘工作的主動性和超前性為借口，把超前的服務當成超前的決策，而只能看作是領導決策前的服務。

三、文秘工作的幾種心理障礙與調適

文秘人員由于工作的繁雜性、地位的附屬性，很容易產生厭煩或消極情緒。為了有效地工作和正常地生活，文秘人員要善于調適自己的心理，保持穩定、樂觀、健康的心態。

(一)嫉妒

嫉妒是一種意欲破壞他人名譽而心懷怨恨的不良心理。嫉妒的對象多是與自己年齡、文化、能力和地位等條件相似，而在某些方面卻優于自己的人。人總是有一種要求得到成功的愿意，有一種超過別人的沖動。當一個人被消極情緒所左右，便可能產生嫉妒心。作為文秘，就要有寬闊的胸懷，參加多種活動，豐富自己生活，勇于自我反省，不斷找出差距，不斷增強自我認識，隨時回顧自己的言行，才能在不斷反思中增長智慧和才干。

(二)孤僻

孤僻可能是由于性格使然，也可能是自身人為造成的。孤僻的性格不僅嚴重影響了人際交往活動的開展，而且作為一名文秘是與自身工作的要求大相徑庭的。這種心理障礙，會給文秘工作造成很大的負面影響，如交流不便、信息不暢、工作局面難以打開等。作為文秘，就必須消除自命清高的心理，要學會寬容，不斤斤計較個人得失，對待那些比自己有才能的人應該取人之長，補己之短，絕不能心胸狹窄、故意刁難。

(三)壓抑

文秘工作繁重、瑣碎、辛苦，長時間的工作勢必給文秘造成了一定的壓力，形成壓抑心理，導致情緒低落、行動遲緩、態度冷淡。作為文秘，要有無私奉獻的精神，要充分認識文秘活動的屬性和特征。在工作中只求奉獻，不計名利地位，甘為無名英雄，要有一個平和的心態和常有的滿足感，才能消除壓抑的心理。

(四)依賴

依賴心理是一種完全依靠他人而不能自主和自立的不良心理，即“要我做”，而不是“我要做”。這種不良心理往往使人不思進取，更談不上創造，因而工作無生機，也無成績。作為文秘，就要正確認識文秘工作的性質，認清自己的角色位置，擺正領導者、文秘和文秘工作的關系；要正確認識文秘工作的被動性，擺正被動與主動的關系，充分發揮它的主動性與創造性；要有強烈的工作熱情，只有以飽滿的熱情投入工作，才能給人以成就感，才能給精神帶來極大的愉快。

四、如何做好文秘工作

(一)要具有大局意識

文秘是領導的助手和參謀，所以往往考慮問題不能從自身出發，而要有縱覽全局的大局意識。只有學會從集體的角度出發看問題，才會避免帶著個人主觀情緒去看問題和處理事情，才能做到客觀、冷靜，正確貫徹執行領導的指示精神。

(二)要有縝密的邏輯思維

文秘工作事多而繁雜，如何在繁雜的工作任務和接踵而至的事情中從容應對，這就需要平時養成的良好習慣。如列出每日工作日志，根據事情的輕重緩急逐一解決；對各類文件資料和存放在電腦內的資料進行分類存放，便于及時查找和借鑒等等。

(三)要有敏銳的先覺意識

文秘工作如涉及外聯、組織活動等情況，必須考慮到各種情況的發生，及時做好各項準備l丁作，避免工作中出現差錯，導致工作被動。如外出會見客戶，需要為領導備齊相關介紹資料；組織活動要考慮好天氣、場地、布置等一系列的問題。

(四)要注重細節

文秘工作雖說干的都是些瑣碎小事，但是每一項工作都可能涉及許多人的切身利益．一旦出錯，勢必給單位造成損失和不利影響。有道是：一人疏忽百人忙。說的就是沒有注重細節帶來的嚴重后果。一般事先多想，做時多看，就能減少或避免錯誤的發生。

總之，作為一名文秘工作者，除了要具備良好的職業道德外，更要不斷提高自己的觀察力和實踐能力，不斷提升自己的綜合素質，在工作中與同事建立融洽的協作關系，增強同事對自己的信任感和認同感，埋頭苦干，任勞任怨，耐住寂寞，把精力用在想事干事上，通過默默無聞的工作，實現自身的價值，就一定能成為一名合格的文秘工作者，贏得社會的尊重。

責任編輯：李華