如何做好社會組織登記檔案的整理與管理

社會組織檔案是社會團體和民辦非企業單位籌備、成立、變更登記及活動的歷史記錄，是社會組織工作的重要查考依據，同時也是民政部門檔案的一個重要組成部分。近年來，隨著我國經濟的不斷發展，各類社會團體大批涌現，在各行各業發揮著重要的作用。社會組織的繁榮發展，使得社會組織檔案登記管理工作量不斷增大，工作難度隨之加大，同時重要性也得到了一定提高。為此，2010年，民政部和國家檔案局聯合出臺了《社會組織登記檔案管理辦法》，用以指導各地民政部門搞好社會組織登記檔案的整理和管理工作。筆者現結合長期的社會組織登記檔案管理工作實踐，談談如何搞好社會組織檔案的整理和管理工作。

一、社會組織登記檔案的涵義

社會組織檔案是指縣級以上人民政府民政部門在依法為社會團體及其分支（代表）機構，基金會及其分支（代表）機構，境外基金會代表機構以及民辦非企業單位辦理申請籌備成立、成（設）立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有查考、利用價值的各種文件材料。社會組織登記檔案管理工作由縣級以上人民政府民政部門分級負責。

二、社會組織登記檔案的分類和整理

（一）社會組織登記檔案的分類

社會組織登記檔案按其來源可分三類：社會團體類、民辦非企業單位類和基金會類。其中基金會類又可分為基金會類和境外基金會代表機構類兩種。根據其性質的不同，各類社會組織有不同的文件材料歸檔范圍。

（二）各類社會組織登記檔案的歸檔范圍

1.社會團體登記文件材料歸檔范圍：籌備成立文件材料；成立登記文件資料；設立分支（代表）機構登記文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業務主管單位登記文件材料；變更住所登記文件材料；變更活動資金文件材料；變更業務范圍文件材料；分支（代表）機構變更文件材料；社會團體及其分支（代表）機構備案文件材料；章程修訂及其核準文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；分支（代表）機構注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。

2.民辦非企業單位登記文件材料歸檔范圍：成立登記文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業務主管單位登記文件材料；變更住所登記文件材料；變更開辦資金登記文件材料；變更業務范圍登記文件材料；備案材料；章程或合伙協議修訂及其核準文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。

3.基金會登記文件材料歸檔范圍：設立登記文件材料；設立分支（代表）機構文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業務主管單位登記文件材料；變更類型登記文件材料；變更住所文件材料；變更原始基金數額文件材料；變更公益活動的業務范圍文件材料；分支（代表）機構變更文件材料；備案文件材料；章程修訂及其核準文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；分支（代表）機構注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。

4.境外基金會代表機構登記文件材料歸檔范圍：設立登記文件材料；變更名稱文件材料；變更負責人文件材料；變更業務主管單位文件材料；變更住所文件材料；變更業務范圍文件材料；備案文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。

（三）社會組織登記檔案的整理

一是社會組織登記檔案按照一個組織一檔的原則進行整理。歸檔材料以“件”為單位，一般以一份文件為一件，正文與附件為一件，請示與批復為一件，一次上報的多份表格，每份表格可為一件。二是一個社會組織的所有文件按照時間順序在檔案盒內排列。三是不同社會組織的登記檔案按照社會組織登記號的順序排列。

三、社會組織登記檔案的管理

（一）領導重視，提高硬件設施標準

領導重視是搞好社會組織登記檔案管理的前提，必要的保管硬件設施是搞好社會組織登記檔案管理的保證。對于檔案管理者爭取領導的重視很有必要，只有領導重視了，才有可能爭取更多的資金投入，配備必要的檔案保管裝備，設置防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設施，以確保檔案的安全。

（二）加快社會組織登記檔案管理信息化進程

由于社會信息化的快速發展，電子計算機已全面進入政府辦公的全過程，無紙化辦公也已成為新的潮流。在此過程中形成的電子文檔，更有利于查詢和保管，將逐步成為與紙質文檔同樣重要的檔案內容。因此，必須加快社會登記檔案管理的信息化進程，才能適應這種發展和進步，從而保證社會組織登記檔案的管理不落后于社會的發展。

（三）搞好社會組織登記檔案的利用工作

搞好社會組織登記檔案的利用也是社會組織登記檔案管理的一項重要工作。由于社會組織登記檔案的特殊性，對其利用需嚴格按照有關規定進行。對于需要利用的單位和個人，需提供規定要求的單位介紹信或者個人身份證明。對于涉密檔案，需按保密程序審批。

（作者單位：河南省民政廳檔案室）