淺談煤炭企業檔案管理信息化

文/張小花

淺談煤炭企業檔案管理信息化

文/張小花

檔案管理信息化是指檔案部門運用現代化信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用。煤炭企業檔案管理信息化主要是檔案信息存儲的數字化、檔案信息利用的網絡化和檔案信息管理的標準化。

煤炭企業檔案管理信息化的重要性

檔案作為記錄企業發展的歷史證物，印證著企業發展的每一步。而煤炭企業的檔案管理是一個集企業安全、生產、經營、管理以及勞動者個人檔案、勞動性質、征用土地等諸多事項為一體的管理過程，其最初形成的最原始的、最真實的記錄，是煤炭企業檔案管理工作中重要的組成部分，是維護煤炭企業經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的基礎性工作，保存好檔案是企業管理的重中之重。

煤炭企業檔案資料的積累和利用，關系著企業經營管理水平。無論是人事調動，還是員工安置，檔案都在印證著個人的歷史。檔案是企業一份完整的、寶貴的無形資產。煤炭企業檔案管理工作規范化，不僅是十分重要的，而且是十分必要的。

首先，有利于檔案原件的保護。作為煤炭企業，煤炭區域所有權是非常重要的。企業在其運行過程中，首先產生的就是企業的征用地檔案。征用地檔案是企業在土地征購、租賃等行為活動中形成的最重要的文件材料。準確記載企業所征土地位置、界址、數量、權限等基本情況的原始

文件材料是企業無形資產的一部分，又是有形資產的可靠證明，對企業的產權交易、土地糾紛起憑證和依據作用，在維護企業合法權益的原始性、準確性、權威性方面是其他任何東西所無法替代的。將這些最重要的檔案資料信息化處理后，可以避免檔案原件被過多地直接使用、或過多借閱而造成原件的損壞，可以達到保護檔案原件的目的。

其次，有利于文件歸檔方式的改善。煤炭企業的生產技術、產品工藝、財務管理、員工檔案、用工性質等，也是檔案管理中特別重要的組成部分。這些檔案的收集、整理關系著一個企業運作的系統性、完整性和穩定性。以前，檔案部門要對這些資料進行手工登記，分類編目，保管。現在，利用計算機軟件將資料信息化處理后，可有效地提高工作效率，降低檔案員的勞動強度，并間接地降低了企業的人力資源管理成本和管理強度，減輕了煤炭企業負擔，達到減員增效，也保證了信息渠道的暢通。

第三，有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。電子文件比檔案文件更易于導航，可增強原始檔案的應用程度和應用范圍，更有利于煤炭企業各部門、各處（科）室按需瀏覽，并保持隨機存取，提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現了檔案信息資源的共享。

第四，有利于檔案的檢索和使用。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統，在檔案的利用上，信息化更讓用戶感受到方便快捷。首先電子檔案的保存年限是紙質檔案所難以比擬的。其次，煤炭企業各部門、處（科）室，只要有需要，就可以獲得及時、準確的系統信息。

第五，有利于檔案信息管理模式的改善。在傳統的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質化的形式存在。隨著時間的推移，檔案資料越來越多，不但占用了大量的儲存空間，還需要做好溫度、濕度控制和防蟲等工作，導致管理成本居高不下，使用效率卻比較低的問題。

當前煤炭企業檔案管理信息化存在的主要問題

第一，檔案管理意識淡薄，檔案利用率不高。雖然近年來檔案界對檔案利用產生的社會效益和經濟效益進行了廣泛的宣傳，但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少。煤炭企業以生產為根本任務，容易輕視檔案管理工作的現狀較為普遍。

第二，檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在煤炭企業檔案管理工作中，有些單位還存在多部門管理檔案的格局，沒有設置專職的檔案管理員，因此涉及檔案管理的制度、職責就較少，也沒有相關的考核目標和檢查制度。由于檔案管理制度不健全，檔案職能管理不完善，形成各科室相關檔案工作人員工作松散，出現不及時移交各自保管的檔案材料，造成檔案資料收集效率不高，檔案資料收集不齊全，給檔案管理的基礎工作帶來不便。

第三，檔案人員的現代化管理水平不高，檔案硬件投入不足。據了解，有個別單位沒有完全分層次設置專職的檔案管理人員，各基層檔案管理員多是由文秘兼于一身，在人員的配備上忽視了檔案專業管理能力。一些單位由于辦公用房緊張致使檔案用房狹小，檔案所用的庫房、閱覽室、辦公室沒有分開，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案信息化工作的開展。

實現煤炭企業檔案管理信息化的方法

進行信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向，檔案信息存儲的數字化、檔案信息利用的網絡化和檔案信息管理的標準化已勢在必行，必須加快檔案的現代化管理進程，逐步完善企業檔案的信息化建設。這三個方面的分析如下：

進行檔案信息存儲的數字化。檔案信息存儲的數字化，是指檔案信息的存儲載體與方式由傳統的紙質形態轉向以計算機管理為前提的數字形式，它包括檔案數字化的輸入和數字化檔案的接收兩個方面。檔案數字化輸入是將傳統檔案信息輸入計算機，由計算機提供查詢并進而直接提供檔案信息為社會服務。數字化檔案的接收與管理包括電子文件的形成和積累，研究其運作規律，提出質量要求；做好電子文件歸檔工作，制定歸檔細則和管理規范，研制歸檔軟件，使產生于不同平臺和數據庫的電子文件，按照歸檔要求及時歸檔；檔案館接收各單位檔案時，要同時接收電子檔案，電子檔案接收工作要按照檔案館統一的格式進行數據轉換，并與館藏檔案的數字化工作融為一體。

實現煤炭企業檔案數字化，做好各項工作。建立保障檔案數字化的制度。在煤炭企業檔案進行數字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現的不歸檔現象，要制定完善的歸檔制度，其基本內容應該包括：由單位統一制定的歸檔日期，各部門領導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極的推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。

建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全。建立煤炭企業檔案數據庫系統是檔案數字化管理的核心。將檔案全部轉化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業機密，檔案的數字化應抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數據庫。二是建立基層報表數據庫。

進行檔案信息利用的網絡化。企業檔案信息網絡化建設大致有如下三種類型。一是局域網：即一個廠（礦）內部使用，共享檔案數據庫檔案信息的企業內部網絡；二是城域網：是指市內各個廠（礦）之間鋪設專線連接計算機，實現資源交流和共享的網絡；三是廣域網：即國際互聯網，指各個廠（礦）檔案部門在因特網上建立網站和網頁，彼此溝聯為一個完整的檔案信息網絡，為社會提供檔案信息服務。

建立一個完整的檔案信息利用系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。可分為兩個層次：一是單向傳輸，就是終端管理機構對檔案實現以數字化為平臺的計算機管理，并根據各網絡終端用戶需求，進行數字信息的單項定向傳輸。二是雙向或多向傳輸，就是各立檔單位均實現信息化管理，上下級單位及各立檔單位之間，均可根據需求進行數字信息的多項雙向和多向傳輸。使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報，從而提高了館(室)藏資源的利用率，避免不必要的重復和浪費，同時也有效地緩解了存儲空間擁擠，人員、資金緊張等矛盾，更好地滿足企業的需要，實現資源共享。

目前，我們煤炭企業有些單位的檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者可以以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化。

進行檔案管理信息系統在選擇開發平臺和開發工具上，應采用支持多種操作系統平臺的網絡開發工具，為今后進一步完善檔案管理信息系統打下好的基礎。TomcatWeb服務器軟件和MySQL數據庫服務器軟件是非常理想的開發工具，Tomcat是Apache件基金會支持的Jakarta計劃的旗艦級產品，用這些軟件開發出來的系統可直接在各操作系統平臺使用，即跨平臺軟件產品。

檔案信息管理的標準化。檔案信息管理的標準化指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的相關業務規范和技術標準，由檔案行政管理部門會同有關部門予以研究、制定并頒布實施的過程。這是檔案信息化的前提和基礎。檔案信息化程度越高，范圍越廣，對檔案信息管理標準化的要求也就越高。其主要內容有五個方面。

一是檔案信息采集標準化：檔案信息在著錄與標引時要嚴格按照國家檔案局等制定的（檔案著錄規則）一系列標準進行。

二是檔案信息存儲的標準化：指檔案信息全文數字化存貯形式與方式的標準，目前多以硬盤為存貯方式。

三是檔案信息管理的標準化：檔案信息管理與檔案實體管理的明顯區別，在于信息載體的特殊性。

四是檔案信息網絡的標準化：由于檔案信息的特殊性，決定了大量信息局限于內部局域網范圍，檔案信息網絡必須分出層次，以決定檔案信息利用的范圍。

五是檔案信息管理軟件標準化：檔案信息管理軟件標準化主要體現在應用軟件的通用性和統一性兩個方面。

綜上所述，檔案信息是企業發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案中蘊藏的豐富信息將在企業各項工作中發揮不可替代的作用。煤炭企業的檔案是具有科學性、邏輯性、真實性的信息資源，是煤炭企業各項管理工作中取之不盡的信息資源。在信息時代，實現煤炭企業檔案管理信息化，對于加強煤炭企業檔案的管理和充分發揮煤炭企業檔案信息的價值，對加快煤炭企業的建設與發展具有十分重要的意義。

（作者單位：大莊礦）