項目控制在大項目執行中的主要工作及重要作用

中國化學總承包項目部控制部 樊紹峰 徐遠源

項目控制在大項目執行中的主要工作及重要作用

中國化學總承包項目部控制部 樊紹峰 徐遠源

1 緒言

項目控制，是在項目按照既定計劃實施、朝既定目標挺進的過程中，由于前期工作面臨的不確定性和實施過程中多種內外部因素的干擾，項目計劃的實施過程必將出現偏離預期目標的情況；為此，項目管理者時時跟蹤分析項目各類信息，對照原計劃（或既定目標），尋找偏差，分析成因，研究制定糾偏對策，并最終實施糾偏措施，使項目實施重返既定軌道或調整既定計劃并貫徹實施的全過程。因此，項目控制工作在大項目執行過程中發揮關鍵作用，項目控制體系的建立和項目控制，將直接關系到項目能否順利實施并朝著預定目標邁進。項目控制的過程也是一種特定的、有選擇的、能動的動態作用過程。

在中國化學伊犁新天年產20億m3煤制天然氣總承包項目中，項目控制工作包括前期項目控制策劃、計劃管理與控制、費用分析及控制、合同管理等內容，在前期項目策劃工作和近兩年的項目實施過程中，有效發揮了項目控制的龍頭作用，既引領項目實施，又為項目實施保駕護航。

2 項目策劃過程中的主要工作及作用

2.1 項目前期策劃

項目前期策劃是項目實施的先導，凡事預則立。項目前期策劃是項目按照計劃和預定目標順利實施的重要前提，是履行合同和降低風險的重要保證，因此做好項目前期策劃對項目實施至關重要。

項目前期策劃是根據項目特點，依據合同約定和確定的各項目標進行的。本項目前期策劃成果，最終體現在《項目總體統籌控制計劃》中，作為指導項目執行和項目各項工作開展的綱領性文件。在本項目前期策劃、并編制《項目總體統籌控制計劃》過程中，項目控制方面主要完成了以下方面的工作：

(1)制定項目進度和費用目標；

(2)確定WBS工作分解結構；

(3)編制項目進度計劃及資源計劃；

(4)統計分析項目主要工程量；

(5)建立項目計劃管理與控制體系；

(6)建立項目費用數據統計體系；

(7)制定項目風險管理及應對措施；

(8)發布項目文件控制程序。

以上項目前期策劃中的項目控制工作，初步構成了項目控制體系；項目實施過程中，如受到各種因素影響，都將直接體現在項目進度和費用方面。因此，項目控制體系在項目前期策劃階段能否順利建立、建立的好壞，直接影響項目各項工作的順利開展。

2.2 項目實施過程策劃

在項目實施過程中，項目應始終堅持時時有策劃、事事有策劃。在項目實施過程中往往會出現項目執行偏差或外部環境發生重大變化，而這些偏差或變化又直接給項目帶來工期拖后和相應費用成本增加等問題。因此，為保證項目后續各項工作的順利開展，在項目實施過程中仍然需要對如何應對重大偏差或外部環境的重大變化進行策劃，及時分析了解項目進展狀態，預判項目形勢，為項目控制活動提供必要的信息和決策支持。

在本項目實施過程策劃過程中，項目控制人員開展的主要工作包括如下內容：

(1)項目進度偏差及原因分析；

(2)分析項目關鍵路徑是否發生改變；

(3)制定項目進度糾偏措施；

(4)項目費用收入與成本支出數據分析；

(5)編制現有資金使用及分配計劃；

(6)項目風險分析及應對措施制定。

項目實施過程中，通過開展以上項目控制工作，項目管理者可以分析提出項目進度偏差和關鍵路徑延誤情況、項目費用狀態情況、項目所面臨的風險等，同時提出針對性的糾偏及應對措施，為領導層決策提供重要依據和數據支持。

3 項目實施過程中的主要工作與作用

3.1 計劃管理與控制

項目執行的一個重要風險，就是項目未能按計劃或合同約定的工期完成，從而造成項目拖期，不但增加各方面的管理成本，還可能面臨合同違約的巨額罰款。因此，做好項目計劃的管理與控制工作，尤其是在項目實施過程中做好管理與控制工作，避免最終積重難返，對于降低項目拖期風險，發揮著巨大的作用。而計劃管理與控制應從計劃編制、調整與執行三方面進行嚴格控制。

3.1.1 計劃編制控制

項目進度計劃應分級、分層進行管理，明確每級進度計劃應包含的內容和編制深度、明確各級進度計劃的編制、審核及批準權限，從而實現項目各級進度計劃的層層落實、各負其責。在本項目中，項目進度計劃采用四級計劃管理體系，各級進度計劃的內容、深度如下：

(1)一級計劃即項目總體進度計劃，按照總承包合同中的工期要求，統籌安排、制定項目各項工作的總體進度的計劃，用于控制項目總體工作進度、工期目標及重要里程碑，是編制第二級進度計劃的依據。

(2)二級計劃即項目主進度計劃，在項目總體進度計劃的基礎上，對各主項/單元的相關工作進度進行統籌安排的計劃，用于控制各主項的設計、采購、施工工作的總體進度及重要里程碑，是編制第三級進度計劃的依據。

(3)三級計劃包括裝置各專業進度計劃，即在二級計劃的基礎上，對設計、采購、施工的各專業、主要工作包及里程碑的進度進行統籌安排的計劃，用于控制設計、采購、施工的各專業、主要工作包及里程碑的工作進度，是編制第四級進度計劃的依據。

表1 項目各級進度計劃調整條件及申請、審批程序

(4)四級計劃包括各專業作業進度計劃、施工三月和施工三周滾動進度計劃、各類專項進度計劃，在三級計劃的基礎上，對設計、采購及施工的各工作包、工作項等具體工作的進度進行統籌安排的計劃，用于控制各項具體工作任務的進度。

只有明確項目進度計劃層級劃分，并確定各級計劃的編制深度，才能避免各級計劃內容深度雜亂無章，上級計劃無法指導下級計劃實施、下級計劃不能滿足上級計劃、計劃管理不系統、不能成為體系等計劃管理混亂的情況發生；同時，也將為項目進度計劃的管理、執行、控制和考核奠定良好的基礎。

3.1.2 計劃調整控制

項目各級進度計劃，均是計劃編制人員依據項目特點、項目經驗和編制當期掌握的項目前提條件、項目假設條件等進行編制的，力求做到對項目實際情況和實施設想的最優“擬合”。項目各級進度計劃審批發布后，盡管在項目執行過程中，由于外部或內部形勢、條件發生變化，項目進度出現偏差是必然的，但是為保證其計劃權威性和對項目實施的指導性，應在進度計劃執行過程中加強計劃調整控制，調整不宜頻繁進行。只有偏差累計達到一定程度、且落實糾偏措施效果不盡人意，項目進度計劃才能進行調整。

項目各級進度計劃的調整應經過申請、審核、批準等過程后才能進行。各級進度計劃調整條件及申請、審批程序詳見表1：

3.1.3 計劃執行控制

項目各級進度計劃對項目各項工作的開始和結束時間都做出了約束和規定。為保證項目各級計劃的有效執行，就必須在項目執行過程中對進度計劃的完成情況進行定期檢查與考核。本項目制定了“項目計劃管理與進度控制考核辦法”，并通過該辦法定期對計劃執行情況進行考核并通報考核結果，并將考核結果作為項目年終總結、評優表彰的重要指標，從而調動了各參建單位的積極性，也能更好地發揮總承包項目部集中統一指揮、管理、監督和協調的作用，確保項目計劃目標的實現。

項目制定的具體考核辦法，應以定量考核為主、定性考核為輔，考核標準盡量量化，以減小人為主觀判斷可能出現的偏差。本項目定量考核，是通過對項目控制點的完成情況來確定的，即每月初總承包項目部將向下級單位發布設計、采購和施工等各專業的當月完成工作控制點，并在月末對各單位不同專業的完成情況進行檢測評分，從而完成計劃的考核工作。定性考核，則是通過對下級單位的人員配備、工作響應程度等方面進行考核。

完成每月項目計劃執行情況考核后，總承包項目部根據各項內容所占權重計算出各參建單位當月進度考核結果，并向全項目進行通報，根據各單位具體表現情況給予相應的獎勵和懲罰措施。通過對進度計劃的執行情況進行考核、獎懲，可真正達到維護項目進度計劃權威性的作用，同時最大限度地促使進度計劃控制目標的如期實現。

3.2 費用統計與控制

隨著項目日益大型化，項目建設資金投入量也呈現數量級增大，而且相對比較集中。因此，大型項目對市場形勢、經濟氣候的敏感性顯著增強，更易于受到國家宏觀經濟運行情況及國家產業政策調整等多方面因素的影響，從而有可能出現資金緊張或短缺情況。在這種情況下，大型項目更應全面加強項目的費用控制工作，定期或隨時掌握項目整體資金狀況，從而為項目重大問題決策和項目后續工作安排提供依據。

本項目建立了項目費用控制長效監控機制，定期或不定期組織開展項目費用狀況統計和分析工作；同時，根據分析期項目剩余資金狀況，妥善安排好相應的重點工作，從而盡量減少其他損失，將項目風險降到最低水平。

3.2.1 費用數據統計分析

掌握項目資金狀況，不僅要實時掌握項目總承包合同額的完成情況，還要全面掌握項目實際支出成本情況，因此項目費用數據統計應分為“完成總承包合同額統計”和“項目實際成本統計”兩部分內容。

(1)完成總承包合同額統計及分析

以“完成總承包合同額”為對象進行的費用數據統計工作，主要用于對業主采取必要措施而進行的分析，此統計數據與業主實際付款額進行對比，根據對比結果告知業主承包人目前的資金狀況、剩余資金狀況甚至是“墊資”狀況。利用此項分析結果，可以很方便地告知業主承包人當前面臨的困境，以及由于資金問題將會引發的一系列問題。此數據將作為向業主提供投資完成情況和催要工程款項的重要數據之一。

因此，我們應對項目設計、采購、施工、項目管理及其他各項費用完成情況進行全面統計。由于項目進度計量系統的更新統計需要一定的計量周期（按月份），而在進行費用數據統計時有可能并未在一個完整的計量周期內，因此為全面統計總承包合同額，不出現漏項，應對已完成且經業主確認的費用、已完成但未經業主確認的費用、已完成但未上報的費用等三部分進行全面統計。

(2)項目實際成本統計及分析

通過項目實際成本統計與分析，可真正掌握項目成本支出情況，根據項目實際成本支出情況與業主實際付款情況進行對比，便于控制整個項目的進展節奏，并為項目下一步工作安排提供重要依據。為全面統計項目實際成本數據，應做好項目設計、采購、施工、管理及其他各方面的實際成本支出數據進行統計。

3.3 現有資金使用計劃

當業主不能及時、足額支付工程款，或業主持續不能付款時，為切實控制整個項目進展節奏，應根據項目自身資金狀況和費用控制情況編制現有資金使用計劃，用于對整個項目進度實施控制。由于項目資金問題將可能引起一系列損失或索賠等問題，因此在編制項目現有資金使用計劃時，需要考慮以下幾方面因素：

(1)保證關鍵線路上的設計、采購、施工等工作；

(2)已訂貨設備影響設計條件返回、需繼續進行付款的；

(3)影響設計工作開展，尚須開展設備訂貨的；

(4)對已采購設備，為避免出現合同糾紛及索賠問題須繼續付款的；

(5)對已運抵現場、不便于保護設備或需支付高額保護費用而迫切需要開展安裝施工的；

(6)為減少窩工及其他損失應保證施工部分的工作安排；

(7)其他應保證進行的因素。

根據項目實際情況，項目控制人員對上述因素進行統籌分析，按照各因素所造成損失的大小來編制項目現有資金使用計劃，在現有資金狀況下實現資金使用投向的最優組合配置，做到“好鋼用在刀刃”上，將項目執行的風險降到最低。

3.4 合同管理與控制

項目合同管理與控制的一項重要內容就是合同索賠管理。在項目的實施過程中，由于業主方條件或責任義務不能如期履行或落實等情況，必將導致承包人工期延長和費用成本增加，因此在項目執行過程中，索賠是一項合同風險救濟措施，做好合同索賠工作非常重要。

在項目執行過程中，項目管理人員不僅應時刻追蹤索賠事件發生情況，還應依照合同約定在索賠時限內向業主發出索賠通知（意向）、編制詳細索賠報告，從而避免因索賠失效造成相應的損失無法挽回。索賠報告是重要的索賠文件，應遵循實事求是、誠實信用等原則，客觀地表述索賠事由經過，實事求是地說明損失情況，合理地計算賠償金額。本項目索賠報告內容主要包括以下8項內容。

(1)說明索賠事由事實和經過；

(2)索賠事由原因和分析；

(3)索賠方采取的相應補救措施；

(4)索賠事所造成的實際損失，以及索賠事由與實際損失之間的因果關系；

(5)工期及費用索賠要求；

(6)造成的其他后果；

(7)工期和費用索賠的計算書；

(8)索賠依據和證明資料。

由于索賠方在索賠過程中負有舉證責任，所以索賠方遞交的索賠報告及其附件是否充分、真實、合理有效，將直接影響到索賠能否成功。因此，在索賠報告中所提到的各種索賠事項均應有相應的依據和證明資料作為支撐，這就要求我們在項目的執行過程中，高度重視索賠證據資料的收集工作。

4 結束語

中國化學伊犁新天年產20億m3煤制天然氣總承包項目，作為當前國內在建大型煤化工項目，在項目執行的不同階段和不同過程中，項目控制大有可為，業已開展的相關工作發揮了至關重要的作用。通過開展上述行之有效的項目控制工作，不僅實現了對項目進展情況和項目偏差及潛在風險有效的把握和管控，而且為提前預測項目風險，及時采取對內、對外措施，靈活應對各種潛在不利因素等，提供了豐富的控制信息資料，從而將項目實施各種風險和損失降至最低、可接受水平。

本項目在后續執行過程中，還將面臨各種新的課題和挑戰；尤其是作為大型項目，建立有效的項目控制體系并有效運作，可謂任重道遠。我們還將繼續加強項目控制工作研究，堅持策劃先行，并制定相應的程序、規定和措施，使項目控制各項工作體系化、標準化、規范化、常態化，從而不斷提高項目管理與控制水平，更好地為實現項目各項目標服務。

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1672-9323（2012）05-0030-03