基于生命周期的電子資源管理系統的分析與設計

●李 洪（深圳大學 圖書館，廣東 深圳 518060）

1 引言

隨著電子資源在圖書館文獻購置經費和館藏數量所占比例的持續增長，圖書館的館藏結構發生了明顯的變化。與紙質資源相比，各個圖書館對電子資源的采購和管理流程更加復雜，需要處理的可變因素更多，但圖書館卻一直缺乏能滿足電子資源管理要求的系統。大多數圖書館目前都只能利用手工記錄、電子文檔等傳統方式進行電子資源的管理，大量信息分散在圖書館各個部門（采訪部、電子資源部、參考部、電腦部） 和各個獨立的運行系統 （OPAC、Metalib/SFX、文獻港、門戶等）中，信息的溝通缺乏有效的渠道，使用數據的收集非常困難。這種方式已經變得越來越難以滿足現代圖書館的需要，圖書館迫切需要一個對電子資源的整個生命周期進行自動化、規范化管理的系統，即電子資源管理系統（Electronic Resource Management System，簡稱 ERMS）。

關于 ERMS，Digital Library Federation（簡稱 DLF）的定義是：一個提供電子資源的選擇、評估、訂購和維護等相關信息和工作流的管理，并提供對電子資源及其商務和許可條款的訪問的系統。［1］清華大學圖書館的張喜來等認為，從應用功能角度來看，ERMS是管理有關電子資源的選購、使用及維護等方面信息的系統。［2］

由于國內目前還沒有一套成熟的ERMS，一些圖書館開始考慮引進國外商業性的ERMS。然而，目前國外商業性的ERMS不能完全滿足國內圖書館的實際需求（如缺少中文知識庫，缺乏文檔的保存和檢索功能，較難包容國內采購流程和管理辦法的特殊性等），因此有必要開發一個適合本國圖書館需要的ERMS。在調研了 ExLibris公司的 Verde、［3］ProQuest公司的Serials Solutions和EBSCO公司的Discovery Solutions等大量相關產品的基礎上，深圳大學圖書館正開發一個適合我國實際情況，同時能滿足區域合作需求的開放源代碼的電子資源管理系統（Open Source ERMS，簡稱 Open_ERMS）。

2 電子資源的生命周期

雖然圖書館基于電子資源生命周期的電子資源管理工作流程究竟具體包括哪些環節尚存在不同看法和表述，但圖書館界和產業界已基本達成這樣的共識，即ERMS應基于電子資源生命周期，體現圖書館的電子資源管理工作流程。［4］

為了指導ERMS的開發,DLF提供了有關ERMS的詳細報告——Electronic Resource Management Initiatives（簡稱ERMI），可作為ERMS系統開發的權威指南。

DLF的ERMI報告將電子資源生命周期劃分為四個階段（見圖1）：產品試用與考慮（包括數據庫試用、試用評估），采購（包括許可談判、技術評估、商務談判），安裝與使用，維護與評估（包括續訂/停訂、收藏范圍的變更、使用統計、成本統計、技術問題的解決）。［1］

圖1 ERMI電子資源生命周期

3 Open_ERMS的需求分析

Open_ERMS以ERMI報告為指導，參考ERMI報告附錄A中的功能需求，同時結合深圳大學圖書館電子資源管理的實際流程中各生命周期的業務內容和遇到的具體問題，作為系統需求分析的依據。

3.1 產品試用與考慮階段

包括收集電子資源的信息、決定是否試用、申請試用、根據需要安裝本地鏡像、開通測試、發布試用通知、試用期宣傳與培訓、解答讀者咨詢與搜集讀者反饋意見、試用統計、試用評估。在此階段，用戶對ERMS的功能需求有以下幾個方面。

（1）保存、記錄信息。按照資源提供商或者其他類別分類保存電子資源的信息及有關電子資源的往來郵件，分類保存試用回執、試用申請表、試用評估文檔、試用協議的電子版，應能支持 Word、Excel、PDF、電子郵件等格式的文件上傳并提供瀏覽和檢索功能。記錄在試用開通測試及試用過程中所遇到的問題、發生的情況及處理結果，希望ERMS能以備注形式記錄這些信息。

（2）進行資源評估。試用時需考慮該電子資源與本館已有資源的重復情況。因此，希望ERMS能實現資源比對功能，能對兩種或多種電子資源進行比較，分析重復情況，找出某一電子資源所獨有的內容，這意味著ERMS應該具有完善的知識庫。

（3）發送試用通知。根據固定的試用通知模板填寫試用通知，ERMS據此創建試用記錄。在將資源標記為試用狀態后，希望ERMS以郵件形式通知圖書館相關人員及相關院系試用生效，并提供訪問說明。在試用到期之前的指定時間，提醒有關各方試用即將到期。

（4）搜集反饋意見。在每個試用資源網頁上設有收集用戶反饋意見的入口，希望ERMS自動把這些反饋意見匯總并關聯到資源評估工作。希望在試用記錄的備注字段中記錄參與資源引進的各方建議及最后的購買決定及經費等信息。

3.2 采購階段

在對電子資源進行試用、評估、論證、決定購買后，即進入采購階段。圖書館與電子資源供應商進行談判，包括技術評估、資源內容、價格、使用期限、使用許可等，然后確定購買方案、合同條款、付款方式，簽訂購買協議、許可協議，選定付款代理商，簽訂代理付款協議，辦理付款手續。在此階段，用戶對ERMS的功能需求有以下幾個方面。

（1）對電子資源進行著錄，建立知識庫。

知識庫（KnowledgeBase，簡稱KB） 是包含各個層級電子資源記錄的信息庫。知識庫分為中央知識庫（Global Knowledge Base，CKB） 和本地知識庫（LKB）。CKB數據主要由聯盟維護，同時接受從不同機構上載的數據，但只允許擁有“上載數據”權限的機構，通過支持合作的模塊上載數據；從CKB下載到本地ERMS的數據稱為GKB數據；在本地ERMS建立的數據稱為LKB數據。①見深圳大學電腦部ERM小組2010年編《ERM需求分析說明書》。

希望能使用標準的軟件或開發工具從外部導入訂購資源的數據。希望支持站點定義（Site-Defined）及輔助性描述數據，以對MARC中未覆蓋的字段進行描述。希望實現數據統一維護功能，以實現OPAC、門戶、聯邦檢索工具、本地各種解決方案及目錄系統間的交換與共享。使得同一記錄在某一系統中有更新，其他系統的該記錄也相應地自動更新，或通過動態數據的交換，或從一個系統拷貝到另一系統。

希望能提供知識庫的檢索和瀏覽功能，尤其需要提供各層級電子資源的列表功能。

（2）記錄、管理采購過程。記錄決定采購的日期。對于決定采購的資源，通知許可方創建及協商許可協議。如果許可協議未在設定的日期內完成，根據設定的截止期，提醒相關聯系人。在指定的日期前向圖書館有關部門或館員發送各類通知，例如，在需要各負責人審核、簽署論證報告或驗收報告之前，應自動提前發送相關材料給他們，以使其事先了解相關報告內容。記錄采購的狀態，如談判期、簽訂協議期等。由于采購過程比較復雜，歷時較長，最好能記錄詳細的采購過程，并在需要時向相關人員發送通知，如辦理付款或寄送合同后，自動給資源供應商發送通知。

（3）記錄、管理許可權限。包括但不限于資源是否提供數字拷貝、打印、并發用戶、館際互借、教學參考、電子鏈接、遠程教育、課程網站及課件、永久訪問及存檔等權限及在何種條件下提供。能夠添加新的服務，允許館員自定義服務的名稱及相關操作，如公共顯示列表、報告、提醒等。基于合同管理及監督的目的，希望記錄額外的許可條款及元數據，如許可開始日期、結束日期、保密條款及其他重要條款。

（4）保存文檔。需要保存訂購論證報告、訂購回執、談判文件、許可協議、訂購協議、付款協議、驗收報告等的電子版或有簽字、蓋章的掃描件。由于協議在簽訂之前往往會有個雙方協商修改的過程，電子版往往并不是最終版，所以需要保存最終有雙方簽字、蓋章的協議的掃描件。

3.3 安裝與使用階段

進行數據安裝或網絡開通后，經測試成功并驗收，即完成安裝過程，進入使用階段。首先對電子資源進行著錄，然后制作資源使用指南網頁，發布購買信息，解答讀者咨詢，對使用過程中遇到的故障進行處理，對讀者進行培訓與宣傳，還要提供其他深層次服務。在此階段，用戶對ERMS的功能需求有以下幾個方面。

（1）提醒開通，發送通知。有些資源購買后較長時間才開通，需要ERMS能在應開通的日期前進行提醒。在館員發布了購買開通或資源變更通知后，希望該通知能以郵件或其他方式發送給相關機構負責人。若圖書館有個性化服務系統（如My Library），新發布的電子資源信息應推送到相關學科的讀者信箱。若圖書館在校外SNS社區或微博中設有賬戶，新發布的信息應能及時轉發出去。

（2） 管理檢索與訪問。希望ERMS存儲與管理URIs，并能為終端用戶所用。實現代理訪問/訪問管理與其他功能融合，為所有用戶或選擇的用戶提供代理訪問服務的無縫鏈接。實行訪問控制，記錄授權的用戶分類及授權的站點，并基于這些信息為終端用戶及館員生成資源顯示列表。在館員界面，應能進行以下操作：瀏覽、檢索電子資源；查看館員的完整安全文檔資料及功能角色；與圖書館其他系統、門戶及相關系統中存儲的有關信息鏈接；查看對外隱藏的資源；查看工作分配、提醒。應能提供一個數據庫列表或瀏覽式的檢索模式，能生成動態的或個性化的數據庫網頁。能生成A-Z期刊導航。能提供與目錄系統中的紙本的鏈接、與其他可獲得的電子版本的鏈接。能實時標識不能訪問的資源，并記錄資源訪問故障的時間、情況、解決故障的方法和過程、解除故障的時間等。能清楚地表達電子資源的層次結構。能在一個窗口中顯示電子資源的生命周期內所有的相關信息（如合同、發票、使用統計、聯系人等）。能實現各種報告的輸出功能，以便查看，如輸出本館采購的期刊列表、數據庫列表、提供商列表等。

（3）顯示與控制使用權限。不論用戶以何種方式訪問，希望系統以情境敏感方式向用戶顯示相關的許可信息，包括向用戶顯示其是否有權訪問，提供相關的許可使用、使用限制及特定要求等信息。希望提供安全訪問控制及權限維護。

（4）支持用戶教育活動。能存儲培訓賬號相關的信息及其他用戶教育安排，并能為培訓的館員及部分終端用戶所訪問，記錄提供給館員及終端用戶的文檔信息或鏈接，記錄與培訓課程相關的鏈接，統計問卷調查的結果。

（5）提供其他深層次服務。希望利用ERMS實現如下圖書館深層次服務：定期發布學校師生論文被權威數據庫收錄情況并加以分析，列出各學科高影響因子的期刊，對咨詢服務和推薦導讀進行管理等。

3.4 產品維護與評估階段

包括續訂、停訂、合同執行情況管理、收藏范圍變更、使用統計、成本統計、技術問題的解決、收集用戶反饋信息等。在此階段，用戶對ERMS的功能需求有以下幾個方面。

（1）管理合同執行情況。鏡像數據是否按照合同約定的期限定期更新、備份光盤是否收到、贈送內容是否收到等等，這些目前都是靠人工管理，希望ERMS能進行管理。

（2）管理續訂/停訂。對于有明確的續訂或后續付款的截止日期的資源，應在設定的時間段之前進行通知，記錄續訂操作或續訂決定及續訂日期。在續訂時，向館員提供有關電子資源的訂購模式、相關聯的紙本資源、商業條款等商業信息。

對于合同到期且不再續訂的資源，希望能對合同終止行為及相關決定進行管理：根據合同條款，是否允許圖書館終止合同，如果允許，記錄提前通知日期及適用的條款；根據合同條款，是否允許授權方終止合同，如果允許，記錄提前通知日期及適用的條款；記錄合同終止日期及終止原因；記錄終止合同所需滿足的協議條款，并根據這些信息進行提醒；隨著現有合同的終止，管理、記錄永久使用的訪問權限。

（3）維護知識庫及管理電子資源。當電子資源的題名、收錄范圍、包含的圖書或期刊的題名等信息發生變更時，需要對知識庫進行維護更新，并將有關變化通知給相關工作人員和讀者。

當校園網IP地址變化時，ERMS應自動通知資源供應商修改IP范圍。在接到資源供應商關于電子資源的內容、訪問方式、訪問網址等變化的通知后，通過對ERMS的維護，應能對電子資源的多處相關網頁進行同步更新。

（4）資源使用統計及數量統計與分析。使用統計報告的獲取方式有圖書館從管理員界面自行下載、系統定期自動發送、資源商主動發送郵件或圖書館向資源商索取等，希望ERMS可以保存使用統計報告并進行匯總、分析。ERMS應支持COUNTER統計標準，并能鏈接支持COUNTER標準的電子資源供應商的使用統計平臺，進行使用跟蹤，以便圖書館對不同出版商的電子資源，在標準化的使用率數據中進行比較，從而更好地監控資源的使用情況。

The Standardized Usage Statistics Harvesting Initiative，SUSHI，是在COUNTER標準的基礎上，采用統一的協議，來收集不同數據庫商提供的數據并進行處理,使用戶在很大程度上能更系統、高效地收集和分析數據庫商提供的使用數據。［5］對于加入了SUSHI協議的資源，ERMS應能實現自動收割統計報告的功能。

ERMS應能自動生成滿足各種需求的統計報表，協助圖書館員的采訪決策。如生成按時間、資源類型、學科、引進方式等的電子資源數量統計，生成按全文下載量、檢索次數、平均單篇全文下載成本、平均單次檢索成本等電子資源使用統計等。這些報表應能被存儲、下載、訪問、檢索，還能靈活地配置各種查詢過濾條件，且可按不同的方式排序與顯示字段。

ERMS還應根據全文滿足率、每種目標資源點擊率、某種電子期刊的點擊率等量化指標統計分析出使用頻率最高的期刊、數據庫以及不同群體對特定資源的使用率，以此作為評估電子資源的重要依據，使圖書館能掌握所擁有的電子資源與讀者滿意度之間的關系，從而動態研究資源的使用效率。

3.5 其他需求

（1）圖書館管理。包括聯盟管理、合作圖書館管理和圖書館管理。圖書館常常以參加聯盟的集團方式引進電子資源，因此，ERMS應支持各種聯盟模式，記錄聯盟名稱、聯系方式、參加聯盟的成員館名稱、數量、分享的資源，并具備聯盟整合檢索和多分支機構檢索的功能，以便查找聯盟內其他成員的收藏等。此外，系統還要記錄本機構的圖書館信息，如名稱、聯系方式、位置等。

（2）聯系信息管理。在電子資源整個生命周期過程中，圖書館員須經常與圖書館其他相關工作人員、電子資源供應商、付款代理商、聯盟聯系人、院系相關聯絡人等聯系。為了工作的便利，ERMS應對這些聯系單位和人員的基本信息進行記載與管理，包括：聯系人信息和聯系方職責信息。輸入聯系方單位名稱應能查詢其下的多個聯系人的基本信息。由于聯系信息隨時可能變化，應允許對其進行新增、批量新增、維護、刪除等操作。

（3）個性化設置與任務分配。ERMS通常是按照通用性原則設定了電子資源的工作流程，不同的圖書館對電子資源的采購管理的細節可能有所不同，因此，系統應允許管理員根據本地需求自定義字段和工作流程，根據業務重點設置各模塊參數，根據用戶的不同角色為其分配相應的權限。工作流上級的館員應能對下級的館員進行任務分配并能隨時查看任務完成情況。

此外，還需要系統實現管理信息（如訪問地址、管理員維護地址、賬號密碼、使用統計鏈接地址等）的管理與電子資源相關的紙質資源管理等等。

4 Open_ERMS的系統設計

本系統的開發原則是立足于開源技術，遵循計算機行業和圖書館行業的相關標準進行開發，把ERMI模型與中國的實際情況相結合，并具有較好的可擴展性。

基于上述原則，Open_ERMS基于MVC三層架構的總體思想采用輕量級的J2EE技術框架進行開發。在此技術框架指導下，本系統使用Struts2、Spring2和Ibatis這三個開源框架作為技術骨架。如圖2所示，Ibatis主要負責系統對數據庫的數據訪問；Struts2主要負責頁面邏輯跳轉、頁面數據展示等功能；Spring2主要負責類裝載以及數據庫事務管理。

在數據庫方面，系統采用的是加州大學伯克利分校計算機系開發的開源關系型數據庫管理系統PostgreSQL。該數據庫的開源協議是BSD，支持幾乎所有主流的操作系統平臺，而且功能非常豐富，其中包括存儲過程、事務、觸發器、視圖、表分區、多過程語言支持和多種數據類型及索引的支持。本系統使用的是8.4.3版。

本系統的開發語言是 Java（JDK6.0），使用E-clipse開發工具，采用Tomcat6.0作為Web服務器。

圖2 系統架構

5 Open_ERMS的技術難點

系統依據需求報告進行開發的過程中需要注意以下技術難點：

（1）Open_ERMS應該具有完善的知識庫用于支撐其各種服務，因此知識庫的建設成為系統的重中之重。系統不僅需要能導入不同數據格式的各種數據來源的電子資源數據，同時還需要建立良好的更新機制，并能適應以后的云發展戰略目標。

（2）Open_ERMS具有文檔管理的功能，因此需要考慮如何對上傳的文檔進行有效地管理，尤其是檢索方面。目前本系統采用開源的全文索引工具包Lucene進行文檔檢索。

（3）系統應具有良好的擴展性，方便進行二次開發，提高程序的復用性、可維護性，因此需要盡量降低系統的耦合度。

（4） 為了支持Open_ERMS與其他異構系統間的互操作，系統本身應能支持諸如Web Service、OpenAPI等技術的開發。同時系統應能支持Counter、Sushi等標準和協議，遵循國際標準，提升系統的共享能力。

6 結語

經過兩年的研制，Open_ERMS已于今年4月投入試運行。在具體使用中遇到的最大困難在于數據的規范，無論是電子資源本身的信息還是管理流程中的相關信息，都需要制定相應的著錄規則。目前已制定了知識庫的簡編規則，詳編規則尚待制定。其他信息各字段的著錄規則也正在實踐中逐步制定。Open_ERMS將在使用中不斷地進行完善，以便更好地滿足電子資源管理工作的需要。