事業單位人事檔案糾紛及檔案管理的新策略分析

楊 麗

事業單位人事檔案糾紛及檔案管理的新策略分析

楊 麗

個人的生活學習經歷以及日常的工作表現都會真實反映在人事檔案中，而人事檔案又是各個企事業單位在人才選拔過程中的重要依據。就事業單位來講，其對于人事檔案管理的重視程度越來越高，各項管理規章制度也逐漸開始完善，然而由于人事制度在不斷對進行改革和深化，因而其中還有一些問題存在著，時常引起人事檔案糾紛，而文章就將針對這一部分內容進行研究，闡述新的一些管理策略。

事業單位 人事檔案糾紛 檔案管理新策略

一、關于人事檔案糾紛分析

主要的人事檔案價值有兩個，一個是原始性，一個是唯一性。然而從現階段的實際情況出發，存在一部分的人為了將更大的、更多的經濟利益和社會利益獲取到，不惜利用人事檔案管理中的漏洞，重新建檔，地域這樣一種私自建檔的行為是違背了檔案唯一性、真實性原則的，極有可能發生一人多檔的情況，緊接著便會擾亂原有的檔案管理秩序。

（二）關于死檔、棄檔和遺檔

所謂死檔是指勞動者將自己的戶口和檔案一并放在人才市場上，由于長時間沒有打理，誤了繳費的時間而形成的；所謂棄檔是指勞動者自己將檔案拋棄的行為；還有一部分的勞動者在工作變動后沒有及時的到檔案辦理處去完成變更手續，一旦檔案管理的時間過了便成為了遺檔。

（三）關于失檔

一般而言，失檔是因為檔案管理工作者在正常工作中發生失誤，出現疏漏造成的，諸如：在檔案轉移時并沒有在相關法律法規的遵循下，按照正常的轉移渠道或方式進行檔案的轉移，使得有一部分工作者的檔案被遺失。一旦檔案遺失便意味著個人信息丟失，緊接著當事人的求職以及社會事務都會受到嚴重影響。

（四）關于假檔

所謂假檔是指當事人為了獲取更多的經濟效益或社會效益而采用非法手段對個人信息進行篡改或捏造的行為，以致最終反映在人事檔案中的信息與實際情況是不相符的。眾所周知，事業單位都是在人事檔案的參考下選拔人才的，因為保證檔案信息的原始性、真實性是非常重要的，這是因為失真的檔案信息不僅會影響到事業單位的利益，還會影響到當事人的利益。

二、檔案管理新策略

（一）推行信息化建設手段

科技的發展，經濟水平的提升，信息化技術已經應用到我們生活、工作和學習中的各個方面，在信息化背景下，若依然使用著傳統的手段進行人事檔案的管理顯然不合時宜，此時我們需要與時俱進，不斷進行管理方式和管理理念的更新，結合自身經驗，引進先進的管理技術，諸如：信息化管理技術。在事業單位中有逐步強化信息化管理系統的建設力度，才能夠在計算機技術的充分利用下，提升人事檔案管理的效率和質量。基于此，我們首先要做的是將人事檔案管理者召集起來，宣傳信息化管理的必要性，并聽取他們的一些建立，從單位的實際情況出發，選擇最適宜的管理軟件，以此來逐步提升事業單位中信息化管理人事檔案的水平；隨后還需要針對具體的人事檔案管理情況，將一個完備的信息化查詢系統構建出來，單位中的任何一個人和部門都必須設置訪問權限，只有相應的管理人員才有權在網絡平臺的應用下了解和查詢相關人員的人事檔案記載信息；最后為了確保人事檔案查詢的準確性和便捷性，應當在允許的范圍內公開個人信息檔案。

所有數據采用SPSS19.0軟件進行單因素ANOVA分析，每個處理3個重復，結果以“平均值±標準誤”來表示。當P＜0.05時，認為有顯著性差異，并進行Tukey's多重比較。

（二）構建專業的人事檔案管理團隊

眾所周知，人事檔案工作本身具有明顯的保密性、業務性、服務性以及政策性等特征，因而具備一支專業的、高效的人事檔案管理團隊是非常有必要的，而這需要從提升人事單位內部人事檔案管理工作者的綜合素質開始。首先在人事檔案管理工作者選拔環節，對于應聘人員的專業素質、職業技能以及管理知識儲備等提出要求，還需要對他們是否具備較高的管理意識、管理責任心、作風以及政治可靠性等進行考察；隨后選拔人才介紹后，合格的人員應當進行上崗前的培訓，此時需要定期對他們進行業務和思想意識的培訓工作，要求他們必須掌握最先進的管理技術和管理理念，此外還需要足夠重視管理工作者日常的工作和生活狀態，給與足夠的關心和幫助，以確保他們能夠將更多的積極性和創造性投入到管理工作中；最后最為人事檔案管理者，自身也必須具備主動學習的意識，不斷去認識和掌握先進的一些管理知識和管理理念，以使自身的管理技術水平得到提升，因為只有良好的管理技術，才能夠有效的進行人事檔案的管理工作，才能夠有效避免人事檔案糾紛的出現。

（三）合理利用各種管理資源

在事業單位中所實施的人事檔案管理工作，其實質上屬于一種封閉式的長期性的管理內容，其所反映的是我們國家黨組織以及各級政府職能部門工作的具體情況以及所開展一些重要活動等，由于其中所記載的一些活動是需要保密的，因而人事檔案資料應當交由黨組織統一進行管理，，以防有消息走漏或擴散的問題出現。加之現階段人事管理制度在事業單位中不斷進行著深化和改革，相應的增加了各種檔案信息資料記載的內容，以致在不斷提升檔案服務要求以及作用要求的同時，還對傳統形式上的封閉式檔案管理提出了新的挑戰，具體而言就是其必須在新形勢下進行改革和創新，以適應時代與社會的發展。因而在具體的人事檔案管理中，合理地對各種管理資源進行利用是非常有必要的，首先需要保障的是人事制度和人事檔案管理接軌的有效性，因為只有更好的向人事管理工作提供服務，才能夠實現人事檔案資源的最大化利用。

對于當前國內整體的人事檔案管理有所了解的人都知道，如今的人事檔案管理的各種功能正在慢慢被弱化，這便要求我們在管理中需要不斷對對檔案管理的作用進行強化，諸如：對于一些涉及到國家或單位組織機密性文件的檔案應當采取封閉式管理手段，以防泄露信息；若是對于一些與機密無關的個人檔案，則在保密的基礎上應當適當放寬信息公開的條件，有助于開放式管理信息檔案，有助于當事人更清楚自己的檔案信息記載內容，在一定程度上還能夠起到對不良行為的約束作用。

（四）逐漸完善人事檔案內容

隨著事業單位的不斷改革和深化，基本落實了全員聘用制度，而這這樣一種符合現代社會發展的改革背景之下，我們需要不斷的對人事檔案中的內容進行補充，如：事業單位對于員工的崗位合同、聘用合同、員工考核以及工作協議等內容都應當如實的反映到人事檔案中，并且在改革深化中需要不斷對這些材料進行補充與歸檔，盡快實施動態人事檔案管理制度。除此以外，那些能夠對員工的個人素質進行反映的信息，諸如：專業技術資格、文化程度、進修情況以及繼續教育狀況等都必須如實的記錄到人事檔案中。

（五）建立和完善現代化的規章管理制度

對于事業單位而言要想保證人事檔案管理工作的有效性、完整性，避免有人事檔案糾紛出現，就應當將各項規章管理制度建立出來并逐步完善。我們認為各項規章管理制度的建立都應當從實際情況出發，科學編制出管理制度來，并且管理工作者也必須嚴格遵循相關管理制度進行人事檔案的轉移、接收、查閱以及保管等工作，只有滿足管理科學性、規范性的要求，才能夠從根本上防止出現人事檔案糾紛。

三、結語

綜上所述，人事檔案管理工作是在不斷發展和經驗總結中慢慢開始完善的，由于在管理中存在著一些問題，使得在具體的人事檔案管理中時常有人事檔案糾紛出現，面對這樣的情況，我們需要分析糾紛產生的原因，并結合發展現狀，采用新的一些管理策略，以確保管理工作朝著更加規范、科學的方向發展。

[1]李麗艷．事業單位人事檔案管理現狀及策略[J]．赤子(上中旬),2015(11)：194．

[2]張哲冰．事業單位人事檔案糾紛與檔案管理新途徑探究[J]．中國管理信息化,2015(18)：196～197．

（作者單位：青島市市北區人力資源和社會保障服務中心）

楊麗（1967-），女，漢族，安徽壽縣人，本科，青島市市北區人力資源和社會保障服務中心。