Word/Excel 輔助快速提取方正書版.fbd文件中文摘數(shù)據(jù)的方法研究

黃 鸝

(長江大學(xué)期刊社，湖北 荊州 434023)

Word/Excel 輔助快速提取方正書版.fbd文件中文摘數(shù)據(jù)的方法研究

黃 鸝

(長江大學(xué)期刊社，湖北 荊州 434023)

針對《中國石油文摘》稿件提交系統(tǒng)需要逐條輸入分類號、篇名、作者、作者單位、摘要、關(guān)鍵詞、起止頁碼等信息，操作起來比較機械、煩瑣的問題，提出了一種利用Word中的宏和Excel中的宏、自動篩選、分列、自動計算等功能來快速提取上述信息的方法。以《石油天然氣學(xué)報(江漢石油學(xué)院學(xué)報)》數(shù)據(jù)為例，通過宏按鈕可以直接提取出“分類號、摘要、關(guān)鍵詞”，其他數(shù)據(jù)通過分列、自動計算再經(jīng)過一定的加工均可快速提取出來。這種方法使文摘數(shù)據(jù)的提取效率大大提高。

文摘；數(shù)據(jù)提取；Word；Excel

石油類期刊很多都向《中國石油文摘》提供文摘數(shù)據(jù)，采用《中國石油文摘》稿件提交系統(tǒng)(以下簡稱“提交系統(tǒng)”)需要逐個從正文中將篇名、作者、作者單位、摘要、關(guān)鍵詞、中圖分類號等復(fù)制并粘貼到提交系統(tǒng)中。操作雖然簡單，但比較機械、煩瑣。為了改變這種方式，筆者提出利用Word中的宏[1]和Excel中的宏、自動篩選、分列、自動計算等功能[2]來快速提取期刊論文中的這些數(shù)據(jù)項。下面以《石油天然氣學(xué)報(江漢石油學(xué)院學(xué)報)》為例，說明如何提取方正書版系統(tǒng)的.fbd文件中的文摘數(shù)據(jù)。

1 數(shù)據(jù)提取過程

1.1目次頁文件中的數(shù)據(jù)——Word宏

在Word中打開欲提取文摘數(shù)據(jù)的《石油天然氣學(xué)報》目次頁文件(文件名為：石油天然氣學(xué)報目次.fbd)(見圖1)，選擇“工具-宏-錄制新宏”，在打開的“錄制宏”的對話框中輸入宏的名稱，如輸入“目次頁分列”，將其指定到工具欄上并保存在所有文檔中，關(guān)閉對話框(見圖2)。以下的操作將被記錄在這個宏中：選擇“編輯-替換”，打開“查找和替換”對話框，選擇目次頁文件中的方正排版命令“漢體五號楷體居右排”將其換為“|”(見圖3)；按同樣的方法，將“(”換成“|”，將“漢體五號書宋”刪除，然后全選數(shù)據(jù)，點擊“表格-轉(zhuǎn)換-文本轉(zhuǎn)換成表格”，在打開的對話框中選擇“其他字符”，在其后的輸入框中輸入 “|”(見圖4)， 按提示要求完成后，停止錄制宏。此時目次頁文件已被轉(zhuǎn)換為一個具有篇名、作者及頁碼這3列的一個表格了(見圖5)。

圖1 目次頁節(jié)選

圖2 Word中錄制宏對話框 圖3 查換和替換對話框 圖4 文本轉(zhuǎn)換成表格對話框

1.2正文文件中的數(shù)據(jù)——Excel宏

圖5 文本轉(zhuǎn)換結(jié)果

在Word中打開欲提取文摘數(shù)據(jù)的《石油天然氣學(xué)報》正文文件(文件名為：石油天然氣學(xué)報正文.fbd)，全部選中后復(fù)制、粘貼到新建的Excel工作簿中的Sheet1中，先錄制一個提取數(shù)據(jù)的宏，以后只需執(zhí)行這個宏，就可以完成數(shù)據(jù)提取。Excel中宏的錄制過程如下：“工具-宏-錄制新宏”，在對話框中給新宏取名為“篩選文摘數(shù)據(jù)”，將其保存在“新工作簿”中，關(guān)閉對話框(見圖6)，接下來的按鍵操作和快捷鍵操作的過程都將被記錄下來：

1)選擇“數(shù)據(jù)-篩選-自動篩選”，此時在單元格(如A1單元格)右下角出現(xiàn)一個向下的三角形篩選按鈕，點擊該按鈕，選擇“自定義…”，打開“自定義自動篩選方式”對話框，點擊左框的下拉箭頭，選擇“始于”，在右框中輸入“[摘要]”，按“確定”后(見圖7)，即把始于“[摘要]”的數(shù)據(jù)篩選出來，選中該數(shù)據(jù)列，用快捷鍵Ctrl+C，將選中數(shù)據(jù)列復(fù)制到剪貼板中，再點擊“Sheet2”工作表標(biāo)簽，光標(biāo)定位在A1單元格，按“Ctrl+V”，將篩選出的“[摘要]”粘貼到A列。

圖6 Excel中的錄制新宏 圖7 定義自動篩選對話框

圖8 篩選結(jié)果

2)點擊“Sheet1”，點擊篩選按鈕，選擇“全部”之后，全部數(shù)據(jù)顯示出來，此時再點擊篩選按鈕，選擇“自定義”，打開“自定義自動篩選方式”對話框，點擊左框的下拉箭頭，選擇“始于”，在右邊的輸入框中輸入“[關(guān)鍵詞]”，按“確定”后，把始于“[關(guān)鍵詞]”的數(shù)據(jù)篩選出來，選中該數(shù)據(jù)列，用快捷鍵Ctrl+C，將選中數(shù)據(jù)列復(fù)制到剪貼板中，再點擊“Sheet2”工作表標(biāo)簽，光標(biāo)定位在B1單元格，按“Ctrl+V”，將篩選出的“[關(guān)鍵詞]”粘貼到B列。

3)重復(fù)步驟2)，此時可將篩選內(nèi)容換為“[中圖分類號]”“漢體小五號細圓”，就會分別將“中圖分類號”和“作者單位”篩選出來，將其分別粘貼到Sheet2中C列和D列(見圖8)。此時停止宏的錄制，“篩選文摘數(shù)據(jù)”的宏就錄制完成了。下次進行文摘數(shù)據(jù)提取時，只需執(zhí)行“篩選文摘數(shù)據(jù)”這個宏即可。

1.3提取數(shù)據(jù)的加工

提取出來的數(shù)據(jù)還帶有許多不需要的內(nèi)容，仍然可以通過錄制宏的方式將這些詞刪除。圖8中D列數(shù)據(jù)為“作者單位”，其中還有單位所在城市及郵編，這2項內(nèi)容是文摘數(shù)據(jù)庫中不需要的信息，需要刪除。因為《石油天然氣學(xué)報》作者單位與城市名稱和郵編是用“逗號”分開的，可以利用這一點，選擇Excel中的“數(shù)據(jù)-分列”，根據(jù)對話框的提示，選擇分隔符為“逗號”，按提示信息即可將作者單位與城市、郵編分為2列，此時直接選取作者單位數(shù)據(jù)即可。

圖9 加工完成的文摘數(shù)據(jù)

“文章起始頁碼”可手工輸入，之后的“止頁碼”是下一篇文章的“‘起始頁碼’-1”,可通過Excel中的公式快速生成。

2 數(shù)據(jù)提交

按照《中國石油文摘》提交系統(tǒng)的要求，將前文經(jīng)過加工的提取數(shù)據(jù)逐一復(fù)制、粘貼到包含所有字段的Excel文件中相應(yīng)的字段下，對其中的“圖、表、參”的具體數(shù)據(jù)，需要逐個錄入，之后的“圖、表、參”可以利用Excel中的字符連接運算自動生成。加工好以后，將Excel文件導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫中(見圖9)，將數(shù)據(jù)庫文件壓縮后即可發(fā)送給《中國石油文摘》編輯部，完成數(shù)據(jù)的提交。

3 結(jié) 語

通過Word和Excel中的“目次頁分列”“篩選文摘數(shù)據(jù)”這2個宏按鈕，可輕松提取“篇名、作者、起始頁碼、摘要、關(guān)鍵詞、中圖分類號”，再配合使用Excel數(shù)據(jù)分行、自動計算等功能就可將“作者單位、起止頁碼”提取或計算出來。這種方法將機械、枯燥的數(shù)據(jù)提取過程變?yōu)榱溯p松、有趣的過程，同時還提高了數(shù)據(jù)提取的效率。

[1]人力資源和社會保障部人事考試中心.Word2003中文字處理[M].北京：中國人事出版社，中國勞動社會保障出版社，2010.

[2]人力資源和社會保障部人事考試中心.Excel2003中文電子表格[M].北京：中國人事出版社，中國勞動社會保障出版社，2010.

[編輯] 洪云飛

10.3969/j.issn.1673-1409(N).2012.12.032

TP391.13

A

1673-1409(2012)12-N099-03