淺析檔案管理在工作中的重要性

唐冉卓

中國體育彩票，是取之于民，用之于民的新興行業。購買體彩，奉獻愛心，造福民眾，支持奧運，這反映了體彩對社會帶來的巨大益處。隨著體育彩票以及相關產品的熱銷 ，彩票經濟作為一種新的經濟形式出現并發展已不容忽視。檔案管理是日常工作中的一個重要組成部分。檔案工作管理水平的提高必將促進各項業務工作的加速發展。

一、加強檔案工作建設的途徑

檔案資料的收集、整理和保存工作，是一項具有重要現實主義和深遠歷史意義的工作，切不可等閑視之。搞好檔案管理工作是一件有利于科學育人。有利于科學管理，有利于后人且造福后代的大事，應從以下幾方面加強檔案管理工作，建立和完善科學的檔案管理機制。在實踐過程中，對照省一級標準，重新修訂了歸檔范圍、保管期限表、分類方案，經過專業人員的指導和培訓，我們不斷更新工作方法，自本單位成立以來形成的各種門類、各種載體的檔案進行了全面的整理、分類和編號，做到類目清楚、組卷合理、擺放整理、管理有序。

二、提高全體職工對檔案工作重要性的認識

檔案管理是工作中有機組成部分，每個部門、每個職工都會或多或少的與之發生聯系，因此好的群眾基礎對檔案的管理有事半功倍的效果。要多加強檔案宣傳工作的力度，使職工明白檔案積聚的是自己勞動創造的成果與貢獻，是自己的成長史；要組織學習《檔案法》，明確檔案工作的地位，克服偏見；鼓勵他們從反饋的檔案信息中加以對比分析，利用檔案資料總結經驗教訓。

三、加強檔案的收集和整理

檔案資料的收集要全，不分巨細，悉數保存，原始的東西往往是最寶貴的東西，只有在廣博的收集留存的基礎上，才能所謂“取精用宏”。體育彩票管理資料的收集工作主要有以下幾種類型：

一是人員資料。每年投注站業主及銷售員變動較大，中心要抽出專人搞好人員資料的收集整理工作，幫助專管員建立個人檔案，并幫助他們整理保存，這樣專管員，尤其是銷量顯著的縣區專管員一定很重視這項工作，這必將對職工產生不小的凝聚和促進作用。業主及銷售員的資料一定要由本人認真填寫，確保真實性。

二是圖片資料。本單位每年要舉行各類活動，諸如各地市交流、銷售員培訓、來訪接待、活動宣傳、各種會議等等，這些活動都要留下珍貴的圖片資料，并按年度登記保存。

三是新聞報道和論文刊發資料。這主要是指在國內外各類報紙、刊物及電視、電臺上發表的圖片和文字報道資料，平時要注意收集、存檔。

四是建立榮譽檔案。這是指在本單位和投注站每年獲得的各類榮譽獎勵，要認真建冊登記，并將獎品的照片、證書的復印件及原件作為資料存檔。

四、建立建全檔案管理機制，加強硬件配置。

做好檔案管理工作，除了思想上要重視，更重要的是要建立建全完善的管理機制。制度不健全，管理工作就一塌糊涂，如上級部門調查工作中經常暴露的資料收集不全問題，為了應付檢查，匆忙補充，不但造成人力物力的極大浪費，影響了檔案材料的真實性。所以，做好管理工作就是要有一系列規章制度作保證，這些制度應該包括檔案工作計劃、管理辦法；檔案預立卷、收集、整理、保管、利用、安全保密等制度；要明確各部門、各業務人員的職責范圍，制定有效的業務考核制度。

計算機的投入可提高工作效率和精確度，網絡、光盤、移動硬盤的逐漸運用在資料儲存的查閱，具有占地少、查找方便等優點。利用網絡，可以加強部門之間的資源共享，溝通檔案信息，滿足多方面的要求。

（作者單位：吉林省白山市體育彩票管理中心）