芻議外貿函電的特點和寫作技巧

張婷

摘要：外貿函電是一種十分重要的國際貿易的溝通手段，在國際貿易過程中發揮著愈來愈關鍵的作用。作為廠商之間、廠商與客戶之間開展業務往來、溝通商情的一個重要工具和有效途徑，外貿函電其主要特點是語言比較規范、用詞十分準確而嚴謹、專業術語比較多、用語較為禮貌委婉、正式的書面語體的語言結構等等。文章結合外貿函電的基本特點，闡述了寫作外貿函電的主要技巧。

一、外貿函電的基本特點

在對外商務活動過程中，外貿函電是廠商之間、廠商與客戶之間發展業務關系、實現交易的一個重要手段。良好的外貿函電必須具有如下幾個特點：

1、行文規范，用詞準確而嚴謹。外貿函電這種信函屬于公文性質的，主要的內容就是商務公事，發展業務關系并且實現交易是其主要目標。所以，外貿函電所使用的語言必須十分規范，盡量運用正式用語。比如盡可能不用 about，而是用with regards to ，盡可能不用send而是用deliver，盡可能不用answer而是 in reply to 等等，以避免用語的不正規。

2、大量使用書面語體。外貿函電是通過書面的方式來傳遞各種相關的信息，語言結構必須使用書面語體，不僅要求使用正式用語，同時還要求句子的結構嚴謹，盡量使用完整句。多用動詞非謂語形式的短語以及后置定語等那些正式語體的語言結構，以確保信函的嚴謹、嚴肅、精簡、精確。

3、保證措辭嚴謹 。措辭嚴謹而準確是外貿函電的一個重要特點。從法律的角度而言，外貿函電是對交易各方的權力與義務的明確規定，簽署之后就獲得了相應的法律效力。外貿函電的措辭必須準確而嚴謹，對裝運時間、地點以及商品的品質、顏色、尺寸等必須明確規定，對信用證、提貨單、產品合格證書、裝運單的編號、單價以及總價的數額的表達必須精確。

二、寫作外貿函電的基本技巧

結合外貿函電的基本特點，外貿函電的寫作應當按照簡潔明了，準確嚴謹，用詞得體，委婉禮貌等原則。具體體現在如下幾個方面：

1、簡潔明了的原則。當前國際貿易的競爭日益劇烈，在寫作外貿函電時用詞必須簡潔明了，用盡可能少的詞來傳遞完整的信息，并且必須確保內容的準確性、完整性。

2、直切主題。外貿函電要求內容簡潔，也就是必須直切主題。在外貿函電中應直截了當的切入主題，而不是拐彎抹角的客套，讓人覺得虛情假意。比如，在信函的開頭羅列很多優美的詞句或許容易引起對方的關注。假如沒有盡快切入主題，對方不清楚他能獲得哪些利益，客人也非常容易喪失興趣，甚至根本就不往下看。

3、使用簡短易懂的詞。在寫作外貿函電的時候，必須確保對方能看懂這些詞，假如看不懂，會不會去查閱字典？會不會跳過這些詞，假如跳的話，會不會誤解寫作的意圖？而如果寫作的函電重出現了錯誤的詞的話，后果會更嚴重。但是，并非越簡短的詞就越好。此外，使用適量的縮略語。比如外貿行業長期發展過程中逐漸產生的一些約定俗成的專業縮略語，靈活運用這些縮略語能夠適當減少外貿函電的篇幅，節約對方的閱讀時間。

4、對無關緊要的修飾詞進行刪減。英語中的很多單詞具備十分完整的意思，無需增加修飾詞。

5、檢查外貿函電以免出現用詞混亂問題。必須仔細對外貿函電進行檢查以免出現用詞混亂的問題，因為寫作外貿函電的目的不但要求簡潔明了，更加關鍵的是能讓讀者能夠很好的理解。

6、短句和短段落的合理使用。在外貿函電中合理使用短句和短段落可以發揮意想不到的效果。通過刪減那些無關緊要的修飾詞，以免由于段落過長導致讀者不明白作者想要傳遞的觀點，最好在段落與段落之間空出一行，凸顯各段所提出的問題，不僅美觀還可以引起讀者的關注。

7、確保措辭準確。在國際經濟貿易過程中，交易各方存在語言文化、歷史背景等各方面的差異，很容易出現誤解，而按照國際貿易慣例以及有關法規，外貿函電是交易的一個組成部分，在法律上具有一定的效力，所以行文必須十分嚴謹，用詞必須準確。外貿函電的寫作過程中選擇詞匯的時候，應當盡可能選擇詞義單一的詞，盡量避免選擇詞義豐富的詞。

8、確保表述恰當、得體。外貿函電是國際商務當中是使用的利用書面語言進行交際一種重要的工具，不僅要求用詞、語法的準確嚴謹，還要求表達恰當而得體。外貿信函寫作過程不僅要充分考慮到對方的文化背景，還應當注意對方是老客戶、新客戶還是潛在的客戶，根據不同的對象、環境選擇最適宜的用詞，從而營造一種良好的氛圍，獲得最為理想的交際效果。

三、注重委婉語和禮貌用語

1、委婉語的使用。多站在對方的角度考慮問題，充分尊重對方的思想與觀點，在工作盡可能不帶著情緒。適當地放低自己的位置，使用禮貌用語回答對方的問題，然后委婉地指出對方的錯誤，將會獲得讓人驚喜的效果。

2、祈使句、疑問句的合理使用。在外貿函電中傳遞自己的觀點或者提出建議的時候，往往是擁三種句式：陳述句、祈使句以及疑問句。一般而言，陳述句太過生硬、直白最好不要使用，而帶please 的祈使句往往顯得語氣較為禮貌，如果使用疑問句的話，其語氣顯得最為委婉而客氣，并且給對方留有很大的余地。

綜上所述，一封優秀的外貿函電必須格式整齊、用詞簡短，行文嚴謹、語氣委婉而禮貌。因此，在學習寫作外貿函電及其實踐過程中，必須按照上述要求有針對性地進行訓練。從而提高寫作外貿函電的水平，更好的實現對外交流的目的，完成國際商務目標。

參考文獻：

[1]陳浩然.外貿英語翻譯[M].知識產權出版社，2005.

[2]鄭敏.商務英語函電與合同[M].清華大學出版社，北京交通大學出版社，2005.

[3]王星遠.外貿困電的翻譯原則與技巧[J].浙江工貿職業技術學院學報，2006.

（作者單位：九江職業大學）