利用Word軟件實現編輯工作信件的批量制作

吳洋意 中國實用醫學雜志社 110001

利用Word軟件實現編輯工作信件的批量制作

吳洋意 中國實用醫學雜志社 110001

介紹一種利用Word軟件實現編輯工作信件批量制作的方法，該方法簡便、快捷，能夠使編輯準確、快速地完成大批量不同收件人的信件制作。

Word軟件； 信件； 批量打印信件是實現編輯與讀者、作者及審稿人之間溝通的重要途徑。收發信件是編輯日常工作的重要內容。編輯每天都要收發大量的工作信件，例如：組稿邀請函、收稿通知書、審稿通知書、修退稿通知書、校對稿通知書、稿件錄用通知書及相關費用通知書等等。編輯每處理一篇稿件通常都要制作上述信件，面對成百上千的稿件，信件的制作量十分巨大。因此，自動化批量處理上述信件無疑將使編輯節省大量的時間和精力。此外，編輯的上述信件有一個明顯的特征，即信件的主體內容基本相同，而收件人、稿件題目、地址等個體信息不同。利用編輯部的稿件處理系統或稿件登記信息，可以提取稿件的個體信息，利用Word軟件的郵件合并功能，實現大批量工作信件的快速制作。筆者以《中國實用外科雜志》的稿件錄用通知單為例，將批量制作信件的方法介紹如下。

1 準備信件的收件人名單、制作信件的主體內容

目前很多期刊編輯部都有自己的稿件處理系統。即使沒有稿件處理系統，也基本都有稿件登記信息。從上述信息中提取擬收件人的稿件信息整理成Excel表格，形成收件人名單（見圖1）。利用Word軟件制作信件的主體內容（見圖2）。

圖1 稿件列表

圖2

圖3

2 利用Word軟件郵件合并功能實現信件的批量制作

打開稿件錄用通知單的Word文件（圖2），在“工具”菜單上，指向“信函和郵件”，然后單擊“郵件合并”，在“選擇文檔類型”中選擇“信函”選項。然后單擊“下一步：選取開始文檔”，選擇“使用當前文檔”選項。然后單擊“下一步：選取收件人”，在“使用原有列表”中單擊“瀏覽”選項（見圖3）。

彈出“選取數據源”對話框（見圖4），選擇稿件列表（圖1）所在的文件，然后單擊“確定”（見圖5）。

圖4

圖5

此時，會彈出“郵件合并收件人”對話框，可對稿件列表（圖1）中收件人信息進行選擇和排序（見圖6）。

圖6

然后單擊“下一步：撰寫信函”，將稿件錄用通知單文檔（圖2）的光標放置在醫生姓名處，在工具欄中單擊“其他項目”，彈出“插入合并域”對話框，選擇“第一作者”，然后單擊“插入”（見圖7），隨后在姓名處出現“第一作者”字樣。然后用同樣的方法完成文題和編號的設置（見圖8）。

圖7

然后單擊“預覽信函”，就會出現自動添加像姓名、文題、編號這樣個體信息的完整信件（見圖9），單擊“收件人1”兩側的進退鍵，就會按照稿件列表的順序預覽所有收件人的稿件錄用通知單，當預覽某個收件人信件時，還可單擊“刪除此收件人”對該封稿件錄用通知單進行刪除。如果認為所有信件均沒問題，即可單擊“下一步：完成合并”，然后單擊“打印”（見圖10），即可打印出所有收件人的稿件錄用通知單。

圖8

圖9

圖10

值得注意的是，當設置完郵件合并功能后，在稿件錄用通知單的Word文件和稿件列表的Excel文件之間就建立起了相互關聯，當移動稿件錄用通知單的Word文件時必須同時移動稿件列表Excel文件，但是不必全部重復上述步驟，只需在“選取收件人”中的“選取數據源”步驟中重新建立兩個文件的關聯關系，即可保證移動后的稿件錄用通知單Word文件能夠按照之前的稿件列表的名單設置進行批量打印。

利用Word軟件的郵件合并功能不僅能夠批量制作信件，還可以在第一步“選擇文檔類型”中選擇“電子郵件”、“信封”、“標簽”和“目錄”，用同樣的方法對其或其相似信件進行批量制作。Word軟件是編輯工作的最常用的辦公軟件之一，利用其進行編輯工作信件的批量快速制作能夠節省大量的時間和精力，提高編輯的工作效率。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.05.066