企業(yè)備件管理中的備件計劃系統(tǒng)模式探究

李華

在當(dāng)今我國企業(yè)日益成熟和發(fā)展的重要時期，備件管理已成為企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)管理者所面臨的重大課題。傳統(tǒng)的備件管理模式存在有備件積壓嚴(yán)重、統(tǒng)計精確性不足、備件信息混淆不清等缺陷，嚴(yán)重影響了企業(yè)的生產(chǎn)效率，制約著企業(yè)的發(fā)展。因此，在企業(yè)備件管理中引入新一代的管理理論與系統(tǒng)，即ERP系統(tǒng)模式，能夠有效地解決傳統(tǒng)備件管理方式遇到的難題，克服弊端，提高效率，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力。

一、ERP系統(tǒng)模式的含義及其在備件管理中的引入

ERP（EnterpriseResourcePlanning，企業(yè)資源計劃）是在西方市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下通過多年實踐產(chǎn)生的科學(xué)管理概念、管理思想和管理方法的綜合１。它是科技和信息高速發(fā)展的當(dāng)今時代，企業(yè)面向全球化發(fā)展的一種高層管理模式。

ERP系統(tǒng)是從MRP（MaterialRequirementPlanning）中衍生而來的新一代集成化資料管理系統(tǒng)，并將MRP的作用進(jìn)一步擴(kuò)大，其中心理念是供應(yīng)鏈的管理２。EPR系統(tǒng)和以往的公司管理方式不一樣，是從供應(yīng)鏈的角度去優(yōu)化管理財產(chǎn)的。為當(dāng)代企業(yè)提供運(yùn)營模式，符合合理、恰當(dāng)?shù)姆峙滟Y源與最大限度增進(jìn)企業(yè)財富與福祉的要求，是企業(yè)在科技創(chuàng)新中實現(xiàn)超越的發(fā)動機(jī)。它對于優(yōu)化公司的產(chǎn)業(yè)鏈、增強(qiáng)核心競爭力，發(fā)揮著不可替代的作用。

在企業(yè)備件管理中引入ERP系統(tǒng)模式，使得備件管理工作進(jìn)一步實現(xiàn)現(xiàn)代化。ERP備件管理系統(tǒng)以資料管理為基礎(chǔ)，以計劃管理為先鋒，質(zhì)量管理、采購管理、儲備管理相結(jié)合，能夠最大程度地共同分享信息資源，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)的一體化要求。

二、當(dāng)前企業(yè)備件管理中ERP系統(tǒng)模式的優(yōu)劣分析

（一）ERP系統(tǒng)模式的優(yōu)勢及其帶來的企業(yè)效益

與以往的企業(yè)備件管理模式不同，ERP系統(tǒng)模式整合資源、優(yōu)化配置，將企業(yè)的備件管理工作推進(jìn)到一個新的層面上。它的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下四個方面：

第一，運(yùn)行部門主要集中在設(shè)備管理部門，系統(tǒng)運(yùn)行更加具有針對性、專業(yè)性和可操作性，能夠進(jìn)一步提高備件管理部門的工作效率。第二，ERP系統(tǒng)模式靈活性強(qiáng)，能更有效地適應(yīng)企業(yè)對備件管理工作的需要，而不必非要擁有和配備特殊的場地。第三，在EPR系統(tǒng)模式下，企業(yè)備件管理工作的流程更加清晰和科學(xué)，對于以往冗繁的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行了一定程度的簡化，合并、刪減了一些不必要的環(huán)節(jié)，使得整個配件管理流程更加流暢，這就實現(xiàn)了科學(xué)、有序的備件管理模式（見圖1）。第四，企業(yè)采用ERP系統(tǒng)模式，進(jìn)行更加規(guī)范的系統(tǒng)化管理，各用戶在登錄后，系統(tǒng)即獲得用戶信息，這樣操作者就能夠通過這些系統(tǒng)和信息對不同的用戶進(jìn)行系統(tǒng)操作，而各個不同用戶之間又能夠相對獨(dú)立、互不干涉，并各自承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任３。此外，通過ERP系統(tǒng)查詢功能，企業(yè)經(jīng)營者和管理者就能夠隨時了解備件采購及管理情況。

企業(yè)在采取ERP系統(tǒng)后，能夠有效地解決傳統(tǒng)備件管理模式中出現(xiàn)的問題，這些明顯的效果主要體現(xiàn)在幾個方面：

第一，有利于企業(yè)降低備件庫存，有效地解決備件積壓嚴(yán)重的問題。通過對國內(nèi)大中型企業(yè)的調(diào)查研究表明，企業(yè)庫存量能夠平均降到原先的60%左右４。更重要的是備件庫存和企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)率大大提高，更大程度上實現(xiàn)了資金的良性循環(huán)和企業(yè)生產(chǎn)的更好運(yùn)營。

第二，有利于企業(yè)實現(xiàn)優(yōu)化采購，優(yōu)化企業(yè)資源和配置。企業(yè)采取ERP的系統(tǒng)模式，使得信息更加準(zhǔn)確和及時，企業(yè)資源能夠進(jìn)行更加合理的配置，實現(xiàn)了更大程度的資源共享。不僅大大縮短采購的時間，提高了管理工作的效率，而且還能夠壓縮采購費(fèi)用，降低采購的成本。

第三，有利于提高備件計劃和統(tǒng)計工作的精確性，保障企業(yè)設(shè)備的正常運(yùn)行。在傳統(tǒng)的備件管理模式中，備件計劃和統(tǒng)計工作的精準(zhǔn)度不高，無法準(zhǔn)確地估算出企業(yè)備件的現(xiàn)實狀況，而且不利于企業(yè)進(jìn)行更加科學(xué)、有效的管理。在備件管理工作中，采用ERP系統(tǒng)模式，可以使備件計劃和統(tǒng)計的準(zhǔn)確性大大提高，這樣能夠更加便利地開展設(shè)備檢修及維護(hù)工作。

第四，有利于提高企業(yè)的管理水平和企業(yè)管理者的工作效率。通過ERP系統(tǒng)管理模式的選擇，企業(yè)管理者能夠全局性地及時掌握相關(guān)信息，第一時間做出決策，大大提高了工作效率，也為企業(yè)贏得了更多的發(fā)展機(jī)會。

（二）ERP系統(tǒng)模式存在的問題

采用ERP系統(tǒng)模式進(jìn)行企業(yè)備件管理，在很大程度上解決了傳統(tǒng)管理模式所帶來的困難，使企業(yè)備件管理工作能夠更加順利的開展。然而，事物總是在不斷發(fā)展中逐漸取得完善，就我國目前的ERP系統(tǒng)模式在企業(yè)備件管理中的應(yīng)用而言，仍然處于發(fā)展初期，因此不可避免地還面臨著一些問題。

首先，如果企業(yè)從傳統(tǒng)型備件管理模式過渡到ERP系統(tǒng)模式，沒有及時調(diào)整管理策略，在過渡時期發(fā)生脫節(jié)現(xiàn)象，使得管理不到位，沒有及時跟上新興技術(shù)的更新步伐，那么就會出現(xiàn)許多負(fù)面效應(yīng)，這樣一來，該系統(tǒng)模式不僅無法提高企業(yè)效益，還會阻礙企業(yè)的發(fā)展，造成企業(yè)效益的下滑。

其次，一些專用、高端的企業(yè)備件或進(jìn)口備件往往十分昂貴，少則幾十萬，多則上百萬，因此這些備件采購周期一定也會比較漫長。對于這些備件，專業(yè)性較強(qiáng)，但同時對于企業(yè)運(yùn)營又十分重要，不可或缺。那么，如何能夠有效地保障這些備件的供應(yīng)時效，同時又盡可能少地占用公司流動資金，也是企業(yè)在新的管理系統(tǒng)模式下亟待解決的一個問題。

再次，在ERP系統(tǒng)模式引入初級階段，往往存在備件錯報、漏報等現(xiàn)象，一方面嚴(yán)重地影響了企業(yè)管理的日常工作，對企業(yè)設(shè)備不能及時有效地進(jìn)行維護(hù)、檢修，另一方面，錯報、漏報情況的屢屢發(fā)生，會造成庫存積壓嚴(yán)重、備件信息混淆等傳統(tǒng)管理模式下的舊弊病。

最后，企業(yè)設(shè)備檢修過程中，時常會出現(xiàn)“以新代舊”、“以換代修”的現(xiàn)象。在企業(yè)更換系統(tǒng)管理模式的情況下，對于舊有設(shè)備不能及時更新，使其緊緊跟上新型管理理念的變化，就會造成軟件管理與硬件管理的脫節(jié)，新型的管理模式無法落實到生產(chǎn)經(jīng)營中，無法高效地發(fā)揮其應(yīng)有作用，這就大大地影響了企業(yè)的生產(chǎn)效率，對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來了更大的隱患。

三、完善ERP系統(tǒng)模式在企業(yè)備件管理中的應(yīng)用

（一）結(jié)合ABC分類法實現(xiàn)備件集中管理

通過ABC分類法，將備件以現(xiàn)有庫存資金占用量為標(biāo)準(zhǔn)分成三類５。對于那些高消耗、高價格的備件被分到A類，并對它們進(jìn)行重點(diǎn)考查，定期進(jìn)行物料檢查和檢驗，發(fā)現(xiàn)有短缺就立即進(jìn)貨，使其能夠始終保持在一個相對安全、穩(wěn)定的數(shù)量上；B類備件就只用進(jìn)行普通的檢查和檢驗，也是定期盤點(diǎn)，但周期比A類備件要長些；C類備件在購買時則需按照經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，批量采購，該類備件由于庫存數(shù)量最少，因此大宗進(jìn)貨對總庫存值的影響也不大，能夠有效地控制庫存總量６。

（二）供應(yīng)商管理庫存和實體聯(lián)合儲備

對于那些專用、高端的和價值較高的企業(yè)備件或進(jìn)口備件而言，想要有效地保障其供應(yīng)時效又盡量少地占用公司流動資金，就要積極推行供應(yīng)商管理庫存和實體聯(lián)合儲備方法。供應(yīng)商管理庫存和實體聯(lián)合儲備，可以更大限度地壓縮庫存，同時又不至于讓該類備件在企業(yè)需要時短缺，跟不上生產(chǎn)，也不會受到其采購周期長這一特點(diǎn)的影響。

（三）加強(qiáng)備件計劃的ERP程序管理，推行5W工作方法

5W，即Who（誰用的）、When（何時用的）、Where（用在何處）、Why（為什么用）、What（干什么用）。采取5W的工作方法，就是更科學(xué)地進(jìn)行企業(yè)備件的EPR運(yùn)行程序管理，可以有效地提高備件計劃和統(tǒng)計的準(zhǔn)確性，降低錯報、漏報的發(fā)生率，盡量減少庫存積壓、備件信息混淆的現(xiàn)象。同時，對價值較大的備件、重要設(shè)備檢修項目中的備件實行會審制度，并鼓勵員工積極對設(shè)備及備件進(jìn)行經(jīng)常性、有效性的維護(hù)，對相關(guān)人員給予一定的獎勵，提高員工工作的積極性。

（四）科學(xué)處理積壓庫存，積極開展備件修舊利廢工作

對于可不避免存在積壓的備件庫存，可以采取代用、降級使用等措施，盡量在企業(yè)內(nèi)部消化；因企業(yè)設(shè)備系統(tǒng)升級產(chǎn)生的積壓，內(nèi)部無法消化的，則通過設(shè)備管理部門對外進(jìn)行銷售，通過售出這批備件回收流動資金，以緩解庫存壓力；對沒有使用價值的備件，要果斷地進(jìn)行報廢處理，避免這類備件占用企業(yè)場地，耗費(fèi)企業(yè)財力和人力。對于積壓庫存?zhèn)浼墓芾恚獓?yán)格落實、加大考核力度。嚴(yán)禁“以換代修”，把修舊利廢金額的適度比例獎勵給相關(guān)人員，更好地調(diào)動企業(yè)員工的主動性和積極性。

四、結(jié)語

在市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，備件管理工作在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。采用ERP系統(tǒng)模式對企業(yè)備件進(jìn)行管理，就是運(yùn)用科學(xué)的備件管理理念，根據(jù)企業(yè)實際情況制定相應(yīng)的管理制度，并在實踐中逐步探索出一條適合企業(yè)自身發(fā)展的生產(chǎn)運(yùn)營模式，最終實現(xiàn)降低企業(yè)運(yùn)行成本，提高資源利用效率，優(yōu)化資源配置，從而提高企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)的市場競爭力的目標(biāo)。

注釋：

①王峻青：《ERP系統(tǒng)下的備品備件管理解決方案》，載《工業(yè)控制計算機(jī)》2004年第17卷第4期。

②王汝勝：《ERP系統(tǒng)管理在國有大型企業(yè)的實施與應(yīng)用》，載《中國制造業(yè)信息化》2012年第7期。

③郭七星，秦小嶼，張波：《基于ERP系統(tǒng)備品備件管理的探討》，載《煤礦機(jī)械》2012年第7期。

④賈發(fā)奮，殷莉：《ERP在備件管理中的應(yīng)用》，載《信息化研究》2011年第12期。

⑤胡從旭：《ABC分類法在庫存管理中的實施和改進(jìn)》，載《物流工程與管理》2010年第9期。

⑥李葆文：《設(shè)備備件庫存結(jié)構(gòu)及備件管理構(gòu)想》，載《設(shè)備管理與維修》2011年第9期。

⑦黎智強(qiáng)：《淺論企業(yè)設(shè)備的備品備件管理策略》，載《裝備制造技術(shù)》2009年第6期。