論強化人事檔案管理

李錦峰

摘要：一般認為，要做到人才使用安全，減少用人風險，就應當強化人事檔案管理。在這方面，中共中央組織部、國家人事部早在1988年12月1日就聯(lián)合發(fā)出了《關(guān)于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》，之后又在1989年11月3日聯(lián)合發(fā)出了《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理的補充通知》，1996年12月2日聯(lián)合發(fā)布了《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》。文件強調(diào)：流動人員檔案的管理應執(zhí)照人事管理權(quán)限，統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及其所屬的人才流動服務(wù)中心等機構(gòu)負責，其他機構(gòu)不得承擔流動人員的人員檔案管理工作；任何人不得私自保管他人或本人檔案；流動人員的人事檔案管理，必須堅決執(zhí)行國家的保密制度，遵循分級管理的原則。檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應遵守有關(guān)規(guī)定；檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作必須按規(guī)定做好；任何部門、單位不得隨意涂改、撤換、銷毀檔案材料。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理

人事檔案管理是黨和國家人事工作的一個重要組成部分。人事檔案既為組織人事部門全面考察任用干部、落實政策、解決待遇、核實年齡、工齡和學歷，套改工資、辦理離退休手續(xù)等提供可靠的依據(jù)，同時也是一個人成長、工作和學習的歷史縮影。因此，人事檔案的材料收集是否齊全，管理是否規(guī)范，不僅會影響人事的決策，而且也關(guān)系到個人的切身利益，必須慎重。但有些單位人事檔案的管理卻不盡人意，存在諸多問題。現(xiàn)在，我結(jié)合自己的工作體會，談?wù)勗谌耸聶n案管理中要注意的幾個問題。

一、強化人事檔案管理的重要性

人事檔案重要性體現(xiàn)在：1.人事檔案是干部選拔任用的重要依據(jù)，是知人善任的基礎(chǔ)和依據(jù)。近年來，國家機關(guān)和事業(yè)單位對人事檔案日趨重視，在接收、培養(yǎng)、選拔和使用人員前，總要先查閱其檔案，既重視了解擬接收人員的現(xiàn)在，也重視考察其過去，以增加對擬接收人員的信任度。2.人事檔案是有力的憑證。人事檔案材料形成于不同時期，它為落實黨的政策、確定或澄清個人有關(guān)問題以及進行政治審查提供了有力的憑證。3.人事檔案是準確的干部信息庫。能為領(lǐng)導對干部人事工作的決策提供有價值的信息，成為決策的重要依據(jù)。4.人事檔案是重要史料來源。人事檔案以獨特的方式記載著個人的成長軌跡，具有很強的時代特征和很高的史料價值。人事檔案在現(xiàn)階段和今后一個相當長的時期，無論對國家、單位和個人都有不可替代的作用，因此應強化人事檔案管理。一般認為，要做到人才使用安全，減少用人風險，就應當強化人事檔案管理。在這方面，中共中央組織部、國家人事部早在1988年12月1日就聯(lián)合發(fā)出了《關(guān)于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》，之后又在1989年11月3日聯(lián)合發(fā)出了《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理的補充通知》，1996年12月2日聯(lián)合發(fā)布了《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》。文件強調(diào)：流動人員檔案的管理應執(zhí)照人事管理權(quán)限，統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及其所屬的人才流動服務(wù)中心等機構(gòu)負責，其他機構(gòu)不得承擔流動人員的人員檔案管理工作；任何人不得私自保管他人或本人檔案；流動人員的人事檔案管理，必須堅決執(zhí)行國家的保密制度，遵循分級管理的原則。檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應遵守有關(guān)規(guī)定；檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作必須按規(guī)定做好；任何部門、單位不得隨意涂改、撤換、銷毀檔案材料。

二、人事檔案的分類

關(guān)于材料的分類在人事檔案中，材料的分類包括兩方面的含義，即檔案種類和卷內(nèi)類別的判斷。

1、檔案種類的判斷。在歸檔之前，檔案人員首先要對收集的材料進行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書檔案（如干部任免通知、請示報告、來往函件等）、紀檢檔案（如案件審理過程中的請示報告、調(diào)查報告、旁證、檢舉材料等）、業(yè)務(wù)檔案（如個人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等）及其他類型檔案的材料歸入人事檔案。

2、卷內(nèi)類別的判斷。人事檔案卷內(nèi)材料的分類，一般情況下按材料的名稱“對號入座”，歸入相應類別即可。但也有例外。有些材料的名稱與內(nèi)容并不相符，若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來不便。因此，在分類時必須做到既要看名稱，也要看內(nèi)容；對包括多方面內(nèi)容的，還要看以哪一方面的內(nèi)容為主，力求分類準確。

三、如何加強人事檔案管理方式和手段的改變

1.人事檔案管理應該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化經(jīng)濟效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為科研工作服務(wù)。

2.加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

3.加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

4.實行人事代理，促進人事檔案的社會化開放式管理人事代理是在我國市場經(jīng)濟體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會主義市場經(jīng)濟條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事代理有利于促進單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數(shù)量和質(zhì)量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。

自1999年起，逐步實行大中專畢業(yè)生人事代理，將人事檔案托管給人才服務(wù)中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規(guī)范化、社會化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。

5.加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金投人，引進現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為我院可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標的設(shè)定，使我們認識到自身工作的價值及業(yè)績。總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設(shè)立，讓員工都了解我院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認識到自身工作對我院戰(zhàn)略及整體業(yè)績的作用，從而提升整體管理水平，增加經(jīng)濟效益和社會效益。

四、如何強化人事檔案管理

關(guān)于材料的收集與歸檔就人事檔案而言，材料的收集是關(guān)鍵，也是做好人事檔案利用工作的前提。材料的收集齊全與否，其內(nèi)容能否反映干部職工全面情況，將直接影響檔案的提供利用。因此，檔案管理人員要在材料的收集上下功夫，尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績方面的材料。主要應做好以下工作：

一是及時收集歸檔。檔案人員對所收集的材料（如人事任免、調(diào)資升級、考核、獎懲等材料）或有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞來的材料（如學籍、學歷、技術(shù)職稱等材料），要及時登記，歸入人事檔案卷內(nèi)相應類別。

二是加強與有關(guān)部門的聯(lián)系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度，檔案人員應根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關(guān)部門（各級組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門）收集或催收新形成的人事檔案材料。

三是要嚴把材料“入口關(guān)”，做好鑒定工作。檔案工作要求收集材料齊全，但并非所收集的材料都歸檔。因此，對收集的材料要進行認真鑒定，嚴格審查。對那些不符合歸檔要求的材料，應及時通知形成材料的部門補送或補辦手續(xù)；對不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。

綜上所述，人事檔案是機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。