信息化成就高校科研項目無邊界管理

王迎霞，沈富可

（華東師范大學 信息化辦公室，上海 200062）

信息化成就高校科研項目無邊界管理

王迎霞，沈富可

（華東師范大學 信息化辦公室，上海 200062）

高校內部帶有濃厚行政色彩的組織機構為高校日常運營提供了有效保障，但新形勢下，科研項目管理對速度和效率都有了新的要求。如何通過信息化途徑模糊傳統組織之間的垂直邊界和水平邊界，促進信息在各組織之間快速穿透，是本文要解決的問題。

無邊界組織；扁平化管理；垂直邊界；水平邊界；信息化；科研項目管理

一、引言

衡量一所高校的綜合辦學水平，不僅要考慮其教育教學質量，科研成果及科研能力也逐步成為高校綜合實力的重要參考指標。大部分高校科研項目的計劃、經費、實施、質量分別屬于科研部門、財務部門、審計部門等不同的組織管理，組織之間存在明顯邊界。在具體執行過程中，組織之間的信息沒有實現及時共享，科研管理部門無法實時了解科研項目的進展狀況，財務部門無法結合項目進度對資金進行有效監管，教師無法了解自己科研項目的最新進展。以上這些現象嚴重阻礙了科研項目的高效管理與實施。隨著國家對科研重視程度的不斷提高，高校承擔科研項目數量的大幅度增加，如何模糊組織之間的邊界，降低組織之間的信息交流成本，優化科技資源配置，提高資金使用效率，促進高校科研的持續、協調、快速發展，是許多高校關心的問題。

二、無邊界組織理論

無邊界組織理論由通用電氣前CEO杰克·韋爾奇提出。從1981年入主通用電氣以來，在短短20年的時間里，韋爾奇使通用電氣的市值從250億美元增加到4500億美元。 1988年，在密歇根大學羅斯商學院教授戴維·尤里奇的協助下，韋爾奇重組經營管理模式，增強組織的適應力，通用電氣的組織邊界變得越來越容易穿透，無邊界組織的概念逐漸形成。無邊界組織理論認為，組織存在四種常見的邊界：垂直邊界、水平邊界、外部邊界和地理邊界。垂直邊界是指組織內部傳統金字塔型的層次和等級制度，每個機構都有自己的職責權限。水平邊界是各個職能部門之間的圍墻，每個部門各司其職；外部邊界是機構與外部個人或者機構的邊界；地理邊界指外在地理條件的界限。無邊界管理的涵義包含以下幾方面：

第一，無邊界組織以邊界為基礎。無邊界組織并不意味著原有界限的完全消失，而是以原有管理良好的邊界為基礎，將傳統的邊界模糊化。

第二，無邊界組織的優點在于邊界模糊化更易于信息、資源的滲透擴散。作為一個整體的組織，它的功能與效率遠遠超過各個組成部分之和。

第三，無邊界組織注重效率、整合和創新。無邊界組織管理更強調流程，而不是組織的層次性。不同部門的員工可以根據實際需要，實現更快速高效的交流，同時鼓勵創新和變革。

第四，扁平化管理。當組織規模擴大時，傳統的管理模式是增加管理層次，指令從金字塔的最頂層層層傳遞，最終才到達執行者，而執行者的信息也要通過層層審核，才能最終到達決策者。中間的環節并不透明。扁平化管理將組織的垂直邊界進行模糊化，使得每個組織的邊界都具有一定的滲透性和靈活性，從空間上和時間上壓縮了決策環節，避免了信息傳送鏈過長、反映緩慢的問題。

三、科研項目無邊界管理

在傳統的科研項目管理體系里，教師、院系、科研管理部門的組織定位，體現了組織內部的層級和等級體系，決定了三者處在垂直邊界不同級別的層次上。教師個人的項目申報或者預算修改，需要經過層層組織才能到達科研管理部門，而科研管理部門的最新審批消息也需要在組織中層層傳遞，最終才能到達教師。可見，傳統的科研管理模式傳輸渠道繁雜、信息傳遞速度滯后。在水平邊界上，財務處負責項目立項的前置條件，只有經費到位，教師才可以開始立項。同時財務處還負責項目進展過程中經費的審核與執行。科研管理部門負責項目的整體進度、立項工作的審批、預算報表的編制、項目過程中各項變更的審核等。審計處負責項目質量的整體檢查。傳統模式組織之間的高墻導致科研項目管理流程出現嚴峻問題。

1．科研經費預算缺乏合理性

項目負責人不熟悉預算編制的規則，經常會對預算提出變更請求；科研管理部門無法實時了解項目的經費使用狀況，不能及時對變更申請作批復；財務部門不了解項目的進展，無法對項目經費實行有效監督。

2．科研項目全程實時進展的整體管理不夠

由于垂直邊界與水平邊界的存在，科研項目的管理可能會處于失控狀態。項目實施過程中，科研經費信息渠道堵塞，教師、院系為科研經費疲于在財務部門、科技管理部門奔走。科研管理部門及財務部門有時溝通協調不暢，信息滯后，使得部分項目雖然已經項目結題，但仍未財務結題。

3．內部審計不及時

內部審計一般屬于項目的后期管理。由于組織之間水平邊界的高墻，審計部門通常不能及時獲得相關項目結題的信息。無邊界組織理念重在加強審計部門、財務部門與科研部門之間的聯系與溝通，當項目結題之后，科研管理部門應及時地將項目結題、財務結題等相關信息通知到審計部門。

科研項目無邊界管理有利于弱化科研管理部門、財務部門、審計部門之間的組織邊界，使得信息變得更容易穿透，資源得到有效整合，信息得以快速傳遞。

四、信息系統為科研項目無邊界管理有效助力

科研項目管理系統是科研項目無邊界管理的有效助力。信息管理系統并非是要消除組織的垂直邊界或者水平邊界，而是通過將科研項目管理流程的信息化，將重心放在加強信息在組織之間的穿透力上，使得處在不同層次組織的人員能夠獲得充分的信息。科研項目管理系統從信息化的角度，弱化了組織之間的垂直邊界與水平邊界信息，使得院系、科研管理部門、財務處、審計處、教師個體成為一個整體，傳統的組織邊界圍墻被打破，信息在這些組織之間快速順暢傳遞。

1．科研項目管理系統的設計

科研項目管理系統涉及部門多，需求調研及系統開發期間，充分聽取財務部門、管理部門、審計部門、院系等的想法與意見。充分考慮財務預算指標體系、審計要求等。使得系統能為教師、各部門提供有效服務。同時，為了模糊科研管理部門與人事部門的水平界限，系統需要從人事部門取得教職工人員信息，

科研項目管理系統的總體框架如圖1所示。

科研項目管理系統主要涉及的組織有科研管理部門、財務部門、院系及教職工。科研管理部門：負責審批教師申請的項目信息和預算，修改教師申請的項目信息和預算，審批項目負責人申請的子項目信息，審批教師申請的項目結題信息，查詢全校科研數據相關報表。財務部門負責審批教師申請的項目結題信息并為專項項目填入項目編號。審計部門可以在系統里對項目進行審計。院系可以查詢本院系科研數據相關報表。教師可以在科研項目管理系統里申請立項、申請結題、申請變更預算等。

科研項目管理系統實施之后，雖然并沒有改變各組織的物理形態，各部門依然各司其職，帶有濃厚的行政色彩，但在信息化層面上，組織間已打通了各自的信息通道，科研管理部門、財務部門、審計部門等都可以在系統里實時了解到項目的最新進展。

2．科研項目立項

教職工確認科研項目經費到位后，財務部門提供詳細的科研項目經費信息，教職工根據往來號將經費信息取出用于立項。通過本系統，教職工可填寫立項信息、科研收入明細信息、項目成員信息等。科研管理部門對教師提交的申請進行審核。對于未通過審核的申請，科研部門管理員可以直接修改教師填寫的立項、科研收入或項目成員信息，在審核意見中組合成一段文字描述反饋給教職工確認。科研管理部門審批通過之后，財務部門對申請進行審核。對于未通過審核的申請，財務部門可以直接修改教師填寫的立項、科研收入和項目成員信息，在審核意見中組合成一段文字描述反饋給教職工確認。整個立項過程透明、實時。教師可以隨時了解自己的立項申請進展的哪個環節、申請過程是否存在問題等。原來架在教師面前的科研管理部門、財務部門兩大組織邊界高墻，對于此時的教師來說，已經不復存在。

科研項目立項的詳細流程如圖2所示。

3．科研項目的實施過程

科研項目的實施過程涉及經費的使用、劃分子課題、經費追加等，這些事項的申請可由教師在系統內提交，科研管理部門及財務部門根據實際情況進行審批。教師、各組織均可通過科研項目管理系統這個平臺實時了解項目的進展及審批情況。

4．科研項目結題與財務結題

教師個人可在系統里提交項目結題申請或者財務結題申請，科研管理部門、財務部門、審計部門可以查看、導出、打印項目經費的結算表，根據項目的實際情況進行審批，審批通過之后可以正式結題。

五、科研項目管理系統的實施效果

科研項目管理系統的建設有利于從學校管理層高度統一管理縱向、橫向項目，管理校內子課題分課題：從開設子課題、分課題到追加經費進行完整的管理。方便管理部門進行統計查詢。方便教師隨時查看科研經費到帳情況，統籌安排經費。加強了財務監督，避免了結題不結帳等問題，有助于財務部門進行成本核算。加強了科研管理機構的制度建設，提高了科研管理水平，形成二級學院、科研管理部門、財務處、審計處等機構的無邊界管理體制，信息可以實時共享，提高了工作效率。

六、總結

高校內部設置的行政機構，具有一定的行政色彩，它保障了高校日常工作的正常開展。但新形勢下對速度和效率的高要求，使得高校想方設法打破傳統行政機構之間的邊界，讓信息得以暢通傳遞。信息化正是一條行之有效的途徑，它的優勢在于：

首先，規范業務流程，加強項目流程管理。使我校擁有一套跨越多層組織的信息平臺。科研項目從立項、實施、財務結題、項目結題、審計整個過程實現信息化并實現共享；院系、科研管理部門、財務部門、審計部門各組織之間的無邊界管理，在此平臺上得以實現。

其次，提升項目管理力度，實現資金動態及時管理。避免項目執行過程中因資金信息通道不暢而引起的執行速度緩慢等問題，加強了項目的日常管理，便于信息查詢。

第三，積累項目信息，為將來的項目管理決策提供數據支持。

通過科研項目系統的建設與實施，進一步推動了科研工作的發展，規范和提高了科研管理水平；無邊界管理理念在科研項目管理系統中的滲透，拓寬了科研項目管理的思路，建立了院系、科研管理部門、財務部門、審計部門等單位的合一體制，形成團隊合作的工作體系，營造積極優良的科研環境，調動了教職工從事科研活動的積極性，從而推進了學校的科研建設能力，提升了學校的辦學水平。

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（編輯：金冉）

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1673-8454(2012)07-0004-03