企業銷售內部控制策略研究

（衡陽師范學院財務處 湖南衡陽421002）

一、企業銷售內部控制一般流程

目前，一些企業的銷售內部控制仍然存在問題，本文以一具有代表性的企業為例進行說明。該企業是生產化工染料中間體的化工企業，為了規范銷售行為，防范銷售過程中的差錯和舞弊，保證銷售業務的有序進行，保證銷售業務會計記錄的真實、合法和完整性，企業分設了銷售、發貨、收款三個部門。銷售部門負責處理訂單，簽訂合同，執行銷售政策、信用政策以及催收貨款等；發貨主要由倉庫部門負責，主要審核發貨單是否齊全，辦理發貨的具體事項；收款由財務部門完成，財務人員負責銷售事項的結算，記錄和登記銷售總賬及明細賬，并監督應收款項的回收。該企業具體的銷售業務流程如下：

第一，一般客戶需要本企業的某種規格產品會打電話或現場詢價，然后口頭或書面確定訂單，銷售人員在接到訂單后，就某種產品的型號、規格、數量、單價、銷售方式、付款條件及發貨時間、地點簽訂書面合同，對于賒銷客戶銷售人員要對客戶的信用狀況進行評估，對于符合賒銷業務條件的，銷售部經理可以批準賒銷；對于不符合賒銷業務條件的由總經理審批，總經理不批準的，由銷售人員將不批準的情況通知客戶，如果總經理批準賒銷，則由銷售人員與客戶商談賒銷的具體事項，如：產品的數量、規格型號、賒銷價格、付款期限及方式、交貨期等。然后雙方簽訂書面合同，合同一式兩份，一份給客戶，另一份企業存底。

第二，銷售人員根據簽訂的合同，填制生產通知單，并經銷售部經理審核簽字后送至生產部經理，生產部經理接到生產通知單后，按照通知單所列的型號規格、質量要求安排生產。如果遇到機器故障或不可抗力因素不能按期交貨的，應立即通知銷售部門。產品生產完工后送至檢驗部門，經檢驗合格后再通知銷售部門組織發貨。銷售部門接到生產部門的指令后，由負責該筆銷售的業務人員填制銷售通知單，并通知客戶。銷售通知單一式兩聯，一聯交財務部門作為記賬的原始依據，另一聯銷售部門自存。銷售人員根據銷售通知單編制發貨通知單，發貨通知單一式兩聯，一聯交客戶，由財務部門結算貨款后蓋章交給客戶作為提貨憑證，另一聯銷售部門自存，并登記銷售臺賬。

第三，由于企業精減人員，財務崗位設置3人，即現金銀行出納一名，既負責簽發支票、記錄支票登記簿、編制銀行存款余額調節表，又負責開具銷售發票及差旅費報銷業務。會計一名，負責原始憑證的編制，根據生產日報表進行成本核算，登記賬簿及檔案管理。會計主管一名，負責企業財務全面工作并保管所有財務印章以及記賬憑證的審核。出納人員根據審核無誤的銷售通知單及合同，開具銷售發票，會計主管審核銷售發票和合同，簽字并加蓋發票專用章。會計人員根據發票記賬聯、銷售單編制記賬憑證，通知出納辦理收款手續。對于錢貨兩清的銷售業務，出納人員辦理現金或銀行收款業務后，在發貨單和發票上加蓋現金收訖或銀行收訖章；對于經批準的賒銷業務，收到客戶償付的支票時，出納人員及時送至銀行辦理轉賬業務，如收到銀行承兌匯票時，出納人員根據審核無誤的銀行承兌匯票開具收款收據，同時在發貨單和發票上加蓋銀行轉訖章或商業匯票收訖章，并將銀行進賬單及商業匯票復印件及收款收據送至會計人員處。會計人員根據銀行進賬單編制記賬憑證，并登記應收賬款明細賬和銀行存款明細賬。根據商業匯票復印件及收款收據編制記賬憑證，并登記應收賬款明細賬和應收票據備查簿。應收票據備查簿登記到期時間、金額、承兌人名稱、背書人名稱等。月底會計人員將記賬憑證匯總，登記總賬，并與明細賬進行核對。經核對無誤后，再將應收賬款明細賬和銷售明細賬打印出來，送至銷售部門進行核對后，填制對賬單寄與客戶對賬。

第四，倉庫人員根據財務已蓋章的發貨通知單所列信息進行發貨，并依據發貨單登記產品銷售臺賬和存貨明細賬，定期與銷售部門逐筆業務進行核對，月底匯總編制產品進銷存報表交銷售部門和財務部門核對。

具體業務流程圖如圖1。

圖1 業務流程圖

二、企業銷售內部控制存在的一些問題

從業務流程圖可以看出，該企業銷售內部控制在合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整方面發揮了很大作用，但在提高經營效率和效果、促進企業實現發展戰略方面存在不足。主要體現在以下幾個方面：

（一）企業的風險防范意識薄弱。既沒有明確規定應收賬款管理的責任部門，也沒有制定應收賬款結算監督的管理辦法，更沒有定期與客戶進行對賬簽字確認。組織架構設計也不合理，沒有建立獨立的內部審計機構，對客戶的信用審批和合同的簽訂缺乏嚴格的授權審批制度，銷售人員的審批權限過大，對于銷售退回根本不分析其原因，也未涉及如何處理。

（二）企業沒有建立健全的崗位責任制。企業沒有貫徹不相容職務相互分離的原則，如客戶信用管理與銷售合同的審批、簽訂；合同的定價與合同的簽訂；銷售合同的簽訂與銷售發貨；出納人員編制銀行存款余額調節表兼任差旅費報銷業務；會計主管保管支付款項所需的全部印章等都是一人經辦，容易發生舞弊行為。

（三）票據管理存在漏洞。倉庫發貨后沒有對發貨單進行連續編號，也沒有向客戶收取經過簽收的貨物清單，可能會導致合同的執行與否難以確定，也很難分清責任。

（四）企業的決策與計劃控制較為欠缺，內部控制對提高經營效率和效果不明顯。企業為了擴大銷量，完成利潤考核指標，以獎勵的方式促進銷售人員銷售產品，并放寬了賒銷的審批，導致應收賬款一路攀升，個別銷售人員為了提升自己的銷售業績，獲取更多的獎金，只銷售而不考慮風險。企業也只側重于售前服務，沒有建立和形成系統的市場信息搜集、分析機能。而市場信息的獲得既是企業制定新產品規劃的前提，也是制定銷售競爭策略的基礎，市場信息的缺失，將影響到企業的長期盈利能力。

（五）企業的發展戰略目標比較保守。在銷售預算方面，企業目前的做法是將年度預算進行分解，并以此為依據編制生產計劃。這種模式往往來源于領導意識，而且對年度內的市場反應不靈敏，不易進行調整。當市場與預算相一致時，企業的生產、銷售運轉正常，但當市場出現需求大幅波動，尤其是遇到全球性金融危機時，訂單就會大大減少，企業就會暴露出應變能力差的弱點，加大了企業的財務風險。

三、企業銷售內部控制改進方法研究

基于上述不足之處，本文提出了如下幾點改進方法：

（一）企業應當合理采用科學的信用管理技術。應不斷收集、健全客戶信用資料，建立客戶信用檔案或者數據庫，制定賒銷額度，建立健全銷售合同審批制度，明確說明具體的審批程序及所涉及的部門人員，并根據企業的實際情況明確界定不同合同金額審批的具體權限分配。審批人員應當對銷售合同中的銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等進行嚴格審查。重要的銷售合同應當吸收財會、法律等專業人員參加，并形成完整的書面記錄。加強銷售退回管理，分析銷售退回原因，及時妥善處理。設置銷售臺賬，銷售單與發貨單應連續編號，銷售臺賬應當附有客戶訂單、銷售合同、客戶簽收回執等相關單據。

（二）企業應當完善應收賬款管理制度，嚴格考核。銷售部門負責應收款項的催收，催收記錄應妥善保存，銷售業績的考核應將銷售量與貨款的回籠、市場占有率、客戶滿意度等指標掛鉤。對于壞賬，應當查明原因，明確責任，并嚴格履行審批程序，按照國家統一的會計準則制度進行處理。

（三）企業應當加強商業票據管理。嚴格審查商業票據的真實性和合法性，防止票據欺詐。客戶以商業匯票形式支付貨款的，應要求客戶寫明本單位名稱，以防止業務人員背書給其他單位。

（四）貫徹內部控制中的賬、錢、物分管原則。建立健全會計系統控制，明確各個會計崗位的職責和權限，做到不相容崗位相互分離，使之相互監督和制約。

（五）制定切合實際的企業發展目標。企業應當在充分調查研究、科學分析預測和廣泛征求意見的基礎上，綜合考慮宏觀經濟政策、國內外市場需求變化、技術發展趨勢、行業及競爭對手狀況、可利用資源水平和自身優勢與劣勢等影響因素，制定發展目標。根據發展目標制定發展戰略規劃，明確企業發展的階段性和發展程度，確定每個發展階段的具體目標、工作任務和實施路徑。