會計電算化系統下的行政單位財務管理存在的問題及建議

劉彩霞

摘要：近年來，中國行政單位預算管理經過多次改革，同時不斷加大審計監督工作的力度，除按規定進行國家審計和內部審計外，很多行政單位也開始引入以會計師事務所為主體的社會審計，加之各單位積極使用會計電算化等現代化手段，加快信息化管理，使自身財務管理水平有較大提高，但仍然存在一些不太規范甚至違規問題。以一會計師事務所2009—2011年連續對某行政系統的電算化會計進行財務管理專項檢查中發現的實際問題出發，指出目前行政單位財務管理中存在的問題，并進一步提出了改進的措施。

關鍵詞：財務管理；會計電算化；監督；行政單位

中圖分類號：F810.6文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）25-0076-02

近年來，中國行政單位預算管理經過多次改革，同時不斷加大了審計監督工作的力度，除按規定進行國家審計和內部審計外，很多行政單位也開始引入以會計師事務所為主體的社會審計，加之各單位積極使用會計電算化的現代化手段，加快信息化管理，使自身財務管理水平有較大提高。但因某些單位領導對財務管理工作力度不大、財會人員業務素質不高以及監督管理機制不夠健全等原因，仍然存在一些不規范問題。

一、當前會計電算化系統下行政單位財務管理存在的主要問題

2009—2011年某會計師事務所連續三年對湖北省某行政系統的全省財務管理工作進行專項檢查，該行政系統全省統一使用浪潮會計軟件進行賬務處理。在會計電算化系統中，由于各地方在會計機構設置上的不同、財務管理要求上的不同等主客觀因素，檢查中陸續發現的主要問題有以下幾個方面：

1.會計賬目設置較隨意，核算不夠規范。檢查中發現，有些單位會計人員在涉及相關財務管理、會計核算的工作時按照“領導講、師傅教、自己想”的思路去處理，從而形成財務管理不規范、會計處理不一致的結果。一些單位“庫存材料”、“固定資產”、“暫付款”、“暫存款”等只設總賬科目，明細賬科目不設或隨意設置，使得資產不明細，債權債務關系不清晰；有的縣市僅憑發票就可報銷費用，沒有對原始清單、經濟業務對應的合同、協議等做出明確的要求。部分報賬員未建立現金日記賬，有的建立了現金日記賬年末未按規定存檔。房屋第一次裝修、新汽車配置等不管金額大小直接計入費用列支不計入“固定資產”等。

2.資金管理分散，資金安全存在隱患。檢查中發現，有些單位在內部預算單位設置報賬員崗位不隸屬信息管理科，每月局按預算將資金撥入各報賬員銀行卡上支付費用；有的單位內部機構設置時將會計設在信息管理科，出納設在辦公室，且沒有制定或沒有嚴格執行相應牽制的管理制度；有的單位的會計、出納不相容職位沒有嚴格分離，某報賬員負責機關后勤、基建出納會計工作、票證的現金的管理、其他科室的周轉金管理，一人身兼四職，財務印章由一人保管，崗位設置毫無牽制；有的單位對出納工作監督不夠，很少或不對庫存現金進行經常性盤點或不定期的突擊檢查；有的單位現金為主要支付方式，現金流量、現金余額長期居高不下；有的單位借條抵庫、公款私存。

3.資產管理弱化，信息不對稱。檢查中發現，當資產變賣、報廢時很多單位沒有按國家規定程序進行處理，對凈殘值、報廢收入不入賬，造成國有資產流失，同時形成的“小金庫”游離于監管之外。少數單位的物資和工程項目沒有按有關規定去通過政府集中采購和進行招投標，單位自行采購物資時的公開透明度也不夠。財務管理部門和資產的具體管理部門信息不對稱，財務部門信息往往滯后，表現在：財產管理人員變更，財務管理系統未變更；購入的資產財務上不知管理人，無法輸入系統，造成財務系統卡片內容與實物卡片內容不符，實際存在的資產未進入資產管理系統；管理粗放，責任人不落實，長期不清查，久之則賬有物亡；此外，還有部分資產產權不全，尤其是房產沒有配套房產證、土地使用權證等。

4.票據管理不規范，缺乏制度約束。檢查中發現，一方面是取得票據不合規。購貨單位、購貨內容、購貨數量、單價、開票時間不填列或填列不完整，財務發票章模糊不清等；另外支付代征手續費，沒有獲取對方單位財務收據，容易造成對方資金體外循環。另一方面有些單位仍然在使用不規范票據收款，如過期作廢收據等，且對票據領購繳銷管理失控，未建立嚴格有效的票據領購繳銷制度。此外，費用單據不及時上報，部分報賬員期末未將費用單據等及時上交信息管理科，信息管理科仍作為現金余額反映，長期賬實不符，容易造成責任不清。

5.資金使用預算管理不嚴，費用開支不透明。檢查中發現，有的單位虛報多領預算資金；有的單位擠占挪用財政資金；少數單位白條抵庫時間長、筆數多，歷史遺留問題多，長期未進行清理；有的單位資金使用隨意，不注重資金使用績效，長期不制訂計劃、消耗定額等就使用資金；有的單位資金有多少就用多少，年底突擊花錢，費用甚至超支，導致一方面經費緊缺，另一方面卻是資金使用效率低下。

二、加強電算化系統下行政單位財務管理的主要措施

針對以上問題，為使行政單位財務管理工作朝著科學化、規范化、專業化的方向發展，防止國有資產流失，提高資金使用效益，充分發揮社會審計在財政監督中的作用，促進行政單位進一步規范財務管理，特提出以下建議：

1.進一步健全電算化下財務管理機制，完善財務管理制度。一是強化問責機制。要使單位主要領導意識到單位財務管理出現重大問題主要領導應承擔責任，充分認識到財務管理的重要性，從而加強財經法規學習的自覺性，依法理財，杜絕“小金庫”；二是會計核算要以財政部頒發的《行政單位會計制度》為依據，在會計電算化系統中，結合各地市州的具體情況，以地市州為單位，對所轄縣（市）會計的核算內容及方式制定一個統一模式；三是縣市一級的基層核算單位，應做到四個一，即“一個機構、一個出納、一套賬、一套報表”，內部預算采取輔導賬進行核算；四是費用的支付盡量統一到信息管理科等類似機構實行統一管理，支付方式嚴格按照《中國人民銀行現金管理暫行條例》的要求執行，不屬于現金支付范圍的事項，全部采用銀行轉賬方式；五是落實行政事業單位國有資產管理辦法，做好資產清查和資產動態監管，研究建立資產和預算管理有機結合的機制。

2.強化電算化系統的預算管理功能，從嚴控制支出。一是要進一步深化“收支兩條線”改革。科學合理地編制部門預算，盡量減少預算內外收支兩張皮的現象，取消預算內外區別，實行預算內外綜合統籌；要側重發映明細化的部門的全部收支情況，向微觀管理層次延伸，在電算化系統中設置定額模塊，將細化后的收支項目全部納入定額管理；二是電算化系統中全程跟蹤部門預算，按項目、按時間、按進度支出安排預算額度，使得隨意變更預算項目、超預算安排支出無法在系統中錄入來達到控制目的。要在電算化系統中設置報警功能，支出達到收入臨界點時系統自動提示，確保年度收支平衡或略有結余，電算化系統設置時禁止賬面出現紅字，以嚴格控制支出。遇特殊情況確需調整預算或追加支出的，應當按照規定的程序報批；三是各單位編制資金使用計劃時，預算編制方法要從傳統的“基數+增長”逐步過渡到“因素法”，不斷探索并制定動態的符合單位實際情況的費用消耗限額及定額。按 “科學論證、合理排序”的原則嚴格控制開支范圍和開支標準，優先保證正常運轉需要，要重點管理和控制節約潛力大、管理薄弱的支出項目。

3.加強與電算化下生成賬表對應的票據管理，合法使用票據。在電算化系統下可自動生成賬表，因此加強與之對應的票據管理成為財務管理的重點內容。單位收入嚴禁使用不合規票據收費，并且要實行“單位開票—銀行代收—財政統管”的收繳分離管理模式。要加強票據繳銷管理工作，實行繳銷收費票據與稽核財政資金同步，做到票面收入與征收入庫額度相等。使用財政收費票據等應由各單位財會部門統一領購和管理，其他內設機構和個人不得擅自購買。需要使用稅務發票的，要先報財政部門備案后方可購買使用。單位經費支出的有關票據應取得合法、合規、真實、內容附件齊全的原始票據，否則財會部門應拒絕報銷。對外支付的代征手續費等支出項目，要及時獲取對方單位財務收據。

4.加強會計隊伍建設，提高會計人員素質。一是單位應配備合格的財會人員，財會人員必須有會計從業資格證書，對重要崗位的財會人員應實行“雙重管理，財政為主”的管理體制，調換財務人員應報主管部門批準；二是著力打造會計人員繼續教育平臺，將會計職業道德和財務會計、財務管理基礎知識作為繼續教育的必備內容，一方面組織財務人員認真學習《會計基礎工作規范》、《行政單位會計制度》等各項制度及有關文件精神加強會計人員職業道德教育，提高法律素質，同時要加強預算績效管理專業知識的培訓；三是加強財務人員能力建設。既要提高學習理解能力，及時掌握財務會計、財政稅務、金融證券和國有資產管理等新政策、新辦法；又要提高溝通協調能力，妥善處理與上級、同級和下級之間的各種關系；提高實務操作能力，熟悉會計實務、計算機操作及各種財務軟件的運用；要提高綜合分析能力，把握單位財務管理現狀，剖析問題，研究對策；還要提高文字表達能力，能撰寫高質量的調研報告和學術論文；四是建立健全會計人員考核評價制度。分層次制定會計人員考核評價辦法，完善“德、能、勤、績、廉”各方面考核評價機制，形成有目標、有措施、有檢查、有反饋、有結果的綜合考核評價體系，建立業務量、風險度與待遇相對稱的激勵機制，適度提高會計人員經濟和政治待遇，確保考核工作的實效。

5.強化會計監督手段，落實管理責任。一是要加強行政單位內部審計。對財務管理中的薄弱環節和重要崗位要加強控制、監督、指導，細化責任，對不相容職務一定要分開，保證資金安全。落實財產清查，所有資產都要定期核對，切實做到賬賬、賬實相符，做到制度管人，責任到人。二是引進社會審計部門如會計師事務所等進行專項檢查，發揮社會監督作用，形成國家審計、內部審計、社會審計共同作用的完整有效的監督體系，以提高行政單位對財經法規的遵從度，進一步規范財務管理，提高資金使用效益。

參考文獻：

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