淺談會計電算化的內(nèi)控問題及對策

辛黎明

一、會計電算化模式下內(nèi)部控制存在的問題

1.涉及面廣而工作分工不易協(xié)調(diào)

計算機技術(shù)的引入，給會計工作增加了新的工作內(nèi)容，如計算機硬件及軟件分析、編程、維護人員與計算機操作人員內(nèi)部控制，以及計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責(zé)任制度等等，工作面廣就容易顧此失彼，難以兼顧每一個細節(jié)，從而引發(fā)風(fēng)險。

2.授權(quán)操作無痕跡而導(dǎo)致操作隨意

授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的內(nèi)部控制方式，在手工會計系統(tǒng)中，每一筆業(yè)務(wù)的授權(quán)處理都留有簽章，有據(jù)可查，執(zhí)行人員不敢隨意操作。但在實施會計電算化后，業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運行特定程序進行業(yè)務(wù)處理。在業(yè)務(wù)的處理中往往是錄入、審核、記賬全由一人完成。由于缺乏監(jiān)督而隨意操作。

3.人員職業(yè)水平問題而導(dǎo)致非法操作

在電算化操作方式下，更要考驗會計人員的職業(yè)道德。在會計電算化內(nèi)部控制中，其系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等很容易被仿造、復(fù)制和修改，而不會留任何痕跡，所以某些職業(yè)道德情操不高尚的人員為了達到個人目的，利用職務(wù)之便或不按操作規(guī)程進行非法操作。同時，部分人員還存在業(yè)務(wù)水平不高、操作制度不規(guī)范的問題，這也會造成很大風(fēng)險，會計電算化的核算是高效自動的，只要一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，就會引發(fā)其他環(huán)節(jié)一系列的錯誤。

4.過分依賴軟件而造成麻痹大意

內(nèi)部會計控制的程序化使人們對程序化的內(nèi)部會計控制具有一定的依賴性，增加了差錯反復(fù)發(fā)生的可能性。電算化軟件程序中包含了內(nèi)部會計控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制，其有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生差錯或不起作用，由于人們的依賴性以及程序運行的重復(fù)性，長期不被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性較大。由于實施會計電算化后，內(nèi)部會計控制在很大程度上依賴于計算機的處理，其同類交易處理流程的一致性在一定程度上加大了內(nèi)部會計控制的風(fēng)險。

二、解決問題的對策分析

1.提高認(rèn)識，從思想上重視

必須要充分認(rèn)識會計電算化模式下內(nèi)部控制的重要意義，關(guān)注電算化帶來的新情況，從思想上提高認(rèn)識，防止錯誤的發(fā)生。實踐表明，計算機本身出錯概率很低，而絕大部分的錯誤是人為因素造成的，一旦出錯，數(shù)據(jù)的還原又比較困難，這給會計核算工作造成的損失是無法彌補的。再有，由于會計電算化工作的特有環(huán)境容易受到非法操作的干擾，這就更要求內(nèi)部控制人員包括財務(wù)人員在內(nèi)必須時刻保持警惕，防止內(nèi)部控制受到干擾和破壞。

2.權(quán)責(zé)明確，從崗位上協(xié)調(diào)

細化電算化工作崗位設(shè)置，明確各崗位的權(quán)利與責(zé)任，明確各崗位之間的牽制與勾稽關(guān)系。電算化程序管理員授予最高管理權(quán)限，負(fù)責(zé)計算機操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫的維護、設(shè)備硬件的管理、工作日志的記錄；系統(tǒng)操作員只負(fù)責(zé)在數(shù)據(jù)錄入人員完成數(shù)據(jù)錄入后，實施記賬、基礎(chǔ)匯總表和會計報表的生成、憑證賬薄報表的打印、數(shù)據(jù)的備份保存等具體操作；數(shù)據(jù)錄入員只負(fù)責(zé)與經(jīng)營業(yè)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)的錄入與核對、紙質(zhì)會計資料的整理和裝訂。系統(tǒng)操作員不能進行數(shù)據(jù)庫的維護，數(shù)據(jù)錄入員不能進行記賬等。通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制，來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤的可能性。這樣，新設(shè)工作崗位與原基本會計崗位實現(xiàn)了良好的銜接，提高了工作效率。

3.完善程序，從流程上相互監(jiān)督

在工作中每一項會計業(yè)務(wù)的發(fā)生，轉(zhuǎn)到會計部門都要經(jīng)過初審、復(fù)核，然后是憑證的錄入和審核，記賬等工作。在這一系列的工作中要由不同的人來完成。不能又當(dāng)運動員又當(dāng)裁判員。在業(yè)務(wù)上相互完善又相互監(jiān)督。

4.優(yōu)化系統(tǒng)，從軟件上避免

當(dāng)前通用的財務(wù)軟件多在功能上做文章，安全性還存在漏洞，從長遠來看，財務(wù)軟件系統(tǒng)必須優(yōu)化安全性能，避免因系統(tǒng)漏洞造成內(nèi)控的失敗。系統(tǒng)的安全設(shè)防主要從防計算機病毒及硬件的破損，一定要做到有備份，防止數(shù)據(jù)的損壞和流失。

5.妥善保管，從檔案上控制

加強會計檔案管理。會計檔案主要是指打印輸出的各種憑證、賬簿、報表等，會計電算化應(yīng)用系統(tǒng)程序、編程語言程序、系統(tǒng)開發(fā)時設(shè)計的工作網(wǎng)絡(luò)圖、數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)等也要作為會計檔案的一部分。對會計電算化數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)要雙份保存。對會計電算化應(yīng)用系統(tǒng)程序、數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的存檔必須有程序管理員的簽章才能存檔保管，備份碟盤應(yīng)貼上保護標(biāo)簽并存放在安全、潔凈、防潮的地方。采用磁性介質(zhì)保存會計檔案要定期進行檢查和定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。