企業(yè)信息化建設(shè)誤區(qū)淺談

現(xiàn)代企業(yè)要進(jìn)行信息化建設(shè)、利用信息化輔助管理并引領(lǐng)管理的提升是毋庸置疑的，并且一部分企業(yè)已經(jīng)先行一步進(jìn)行了綜合的信息化建設(shè)，然而真正將信息化系統(tǒng)正常有序用起來(lái)的卻很少。究其原因，大多是信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)出了問(wèn)題，以至于在應(yīng)用的過(guò)程中信息化和實(shí)際管理出現(xiàn)兩層皮的情況，難以落地，不能為企業(yè)的管理及發(fā)展起到應(yīng)有的作用。

企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的動(dòng)機(jī)一般有三種：一種是行業(yè)政策要求；一種是跟風(fēng)；一種是實(shí)際管理需要。企業(yè)在進(jìn)行滿足企業(yè)實(shí)際管理需要的信息化建設(shè)中應(yīng)盡量避免以下誤區(qū)，以便信息化的建設(shè)中每個(gè)環(huán)節(jié)都是有效的、實(shí)用的，否則，信息化的建設(shè)極有可能以失敗而告終。

出發(fā)點(diǎn)過(guò)于“理想化”

企業(yè)往往會(huì)認(rèn)為信息化能帶給企業(yè)管理水平的飛躍，能將一些混亂的管理局面變得井然有序，于是在信息化建設(shè)的過(guò)程中企業(yè)總是將“理想”融入系統(tǒng)，如在信息化建設(shè)中實(shí)行“拿來(lái)主義”，套用管理水平較高的企業(yè)管理模式，或在信息化建設(shè)過(guò)程中僅在系統(tǒng)中對(duì)管理流程大手筆進(jìn)行改造，最終出現(xiàn)信息化和管理兩層皮的局面。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)意識(shí)到信息化系統(tǒng)只是工具，是服務(wù)于管理的輔助工具，而不能代替管理。這就像一個(gè)母親出門找孩子回家吃飯，孩子不聽(tīng)話繼續(xù)玩耍，這時(shí)候讓母親用最先進(jìn)的手機(jī)打電話給孩子讓回家吃飯，孩子照樣不會(huì)聽(tīng)話乖乖回家吃飯。但是如果孩子很聽(tīng)話，那么母親用電話通知孩子回家吃飯則可以節(jié)省大量時(shí)間和精力，至少不用出門去找。

信息化建設(shè)必須管理先行，即企業(yè)的大部分管理模式改造應(yīng)先于信息化，成熟并落地后方可融入信息化進(jìn)行管理。如某企業(yè)在未進(jìn)行信息化建設(shè)之前發(fā)布了完整的考勤制度，但員工的意識(shí)和素質(zhì)并未同步提升，執(zhí)行非常困難，時(shí)常有扯皮的現(xiàn)象發(fā)生，于是該企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)便希望能通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)提取打卡機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行工資核算，但這樣做的結(jié)果就如同母親喊孩子回家吃飯的例子一樣，扯皮現(xiàn)象可能會(huì)更加嚴(yán)重，靈活處理起來(lái)反而會(huì)更加麻煩，考勤制度并不能因此而順利執(zhí)行，以至于人資部門疲于扯皮和想方設(shè)法在系統(tǒng)中調(diào)整考勤數(shù)據(jù)，逐漸對(duì)系統(tǒng)失去信心甚至開(kāi)始排斥。所以考勤管理信息化的前提是企業(yè)的考勤制度已經(jīng)深入人心，所有員工都在認(rèn)可并執(zhí)行，在此前提下考勤信息化后人資部門才能節(jié)省大量用于每月考勤和薪酬計(jì)算的精力和時(shí)間。

信息化定位不合理

主要表現(xiàn)為“建設(shè)目標(biāo)不明確、建設(shè)內(nèi)容貪大求全”。企業(yè)有信息化訴求，卻無(wú)明確定位，希望“能信息化的都信息化”，各子公司、部門、項(xiàng)目部想做什么盡管提。這是一種非常危險(xiǎn)的做法，往往會(huì)造成各個(gè)不同層面管理者、業(yè)務(wù)工作者對(duì)需求來(lái)回扯皮，造成需求混亂，以至于信息化建設(shè)周期漫長(zhǎng)、企業(yè)的資源投入越來(lái)越大，卻總看不到回報(bào)、需求不通用、企業(yè)信息化建設(shè)信心逐漸降低，甚至出現(xiàn)員工對(duì)信息化越來(lái)越排斥的局面。

從成本角度來(lái)講，企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)投入的不僅僅是資金，信息化建設(shè)過(guò)程中企業(yè)投入的人、材、物等資源成本可能比企業(yè)支付給軟件供應(yīng)商的價(jià)格要高很多。再者信息化的建設(shè)最直接的影響是企業(yè)員工工作方式的改變，首次信息化建設(shè)必須成功，否則對(duì)企業(yè)的管理者及員工的信心打擊會(huì)直接影響到企業(yè)管理的嚴(yán)肅性，所以信息化建設(shè)的定位很關(guān)鍵，企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)之前，首先要做好合理的規(guī)劃，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的管理水平、人員素質(zhì)、企業(yè)管理環(huán)境等進(jìn)行綜合分析，確定信息化管理的重點(diǎn)、范圍、深度等等。

信息化建設(shè)規(guī)劃中，應(yīng)當(dāng)遵照“總體規(guī)劃、分布實(shí)施、穩(wěn)步推進(jìn)、注重效果”的原則。即：先建設(shè)簡(jiǎn)單易用、見(jiàn)效快的部分，使員工可以快速適應(yīng)系統(tǒng)應(yīng)用模式、減少傳統(tǒng)手工作業(yè)與信息化作業(yè)的沖突、減少磨合過(guò)程、增加管理者及員工對(duì)于信息化建設(shè)的信心，快速消除員工的抵觸心理，并且在此基礎(chǔ)上可以積累建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，從而對(duì)信息化的全面建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。可以先將企業(yè)固化的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)信息化，如日常辦公、材料管理等，這部分業(yè)務(wù)各企業(yè)管理模式差距較小，相對(duì)較固化，很少出現(xiàn)需求不清晰、扯皮的現(xiàn)象，實(shí)施順利、見(jiàn)效快。

過(guò)于依賴軟件供應(yīng)商

企業(yè)往往會(huì)以工程項(xiàng)目建設(shè)的思想和方式與軟件供應(yīng)商進(jìn)行合作，認(rèn)為企業(yè)要的只是軟件，至于如何規(guī)劃、如何建設(shè)、后期服務(wù)都應(yīng)該是軟件供應(yīng)商應(yīng)該做的事情，不應(yīng)過(guò)多投入資源進(jìn)行配合。如此一來(lái)在建設(shè)過(guò)程中企業(yè)總是在宏觀層面提出要求，對(duì)細(xì)節(jié)不做過(guò)多把控，不注重對(duì)系統(tǒng)的全面掌控。審批流程發(fā)生變化，需要找軟件供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整；新員工入職，需要找軟件公司進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)；甚至用戶權(quán)限的變化、忘記了登錄密碼也要找軟件供應(yīng)商進(jìn)行處理。過(guò)多地依賴軟件供應(yīng)商，可能造成信息化系統(tǒng)不能很好地融合企業(yè)自身的管理、增大企業(yè)內(nèi)部信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)受軟件供應(yīng)商的牽制而時(shí)常處于被動(dòng)局面，更像是租來(lái)的系統(tǒng)。

管理是一門不確定的科學(xué)，沒(méi)有固定的公式，每個(gè)企業(yè)的管理模式都有差別。成熟的軟件供應(yīng)商會(huì)具有相當(dāng)豐富的客戶知識(shí)積累，也沉淀了許多先進(jìn)的管理方法，但這些管理方法不一定符合自己企業(yè)的管理思想，絕不能“拿來(lái)”，而應(yīng)該作為參考，直接“拿來(lái)”可能會(huì)導(dǎo)致細(xì)節(jié)上偏離企業(yè)自身管理思想，從而對(duì)管理造成困難甚至障礙。在需求形成過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)盡量詳盡，避免細(xì)節(jié)上的誤差。企業(yè)的業(yè)務(wù)骨干不僅要掌握系統(tǒng)的應(yīng)用，更要清楚掌握系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，以便在業(yè)務(wù)管理發(fā)生變化時(shí)及時(shí)提出進(jìn)一步的改進(jìn)需求，在新員工入職或崗位調(diào)整時(shí)能對(duì)新的應(yīng)用人員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)。有條件的企業(yè)一定要設(shè)置專門的信息中心，甚至設(shè)立專門的CIO崗位，在企業(yè)管理模式進(jìn)行變革或局部調(diào)整時(shí)企業(yè)的CIO及信息中心應(yīng)同步組織及規(guī)劃信息化系統(tǒng)的升級(jí)事項(xiàng)，使得信息化系統(tǒng)實(shí)時(shí)跟進(jìn)企業(yè)的管理思路，并起到適當(dāng)引領(lǐng)管理的作用。信息中心應(yīng)當(dāng)盡可能地掌握更多更深層次的系統(tǒng)后臺(tái)功能，在業(yè)務(wù)流程或細(xì)節(jié)調(diào)整時(shí)能夠及時(shí)自行進(jìn)行調(diào)整，做好系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，而不受制于軟件供應(yīng)商。

系統(tǒng)選型誤區(qū)

部分企業(yè)在召集軟件供應(yīng)商進(jìn)行信息化系統(tǒng)考察的過(guò)程中，有相當(dāng)一部分企業(yè)的信息化意識(shí)還停留在軟件產(chǎn)品的階段。考察過(guò)程中把重點(diǎn)放在系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理功能上，哪款產(chǎn)品在業(yè)務(wù)處理上最接近自己企業(yè)的管理模式便選用哪款產(chǎn)品，更有甚者把重點(diǎn)放在了產(chǎn)品的美觀、操作是否簡(jiǎn)單上，忽略了產(chǎn)品的架構(gòu)對(duì)企業(yè)未來(lái)的應(yīng)用帶來(lái)的影響，對(duì)企業(yè)的信息化應(yīng)用帶來(lái)了巨大的風(fēng)險(xiǎn)。可能會(huì)在日后企業(yè)管理思路改變時(shí)不得不廢掉現(xiàn)有的系統(tǒng)重新進(jìn)行選型和開(kāi)發(fā)，造成重復(fù)投資，應(yīng)用過(guò)程中積累的大量經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)也可能會(huì)因此化為烏有，造成不可彌補(bǔ)的損失。

前面已經(jīng)提到，企業(yè)的管理模式均存在不同程度的差異，綜合管理系統(tǒng)不能“拿來(lái)”，只能借鑒和參考。現(xiàn)階段具規(guī)模、成熟的軟件供應(yīng)商的產(chǎn)品定制及其靈活和高效，可以快速針對(duì)企業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行個(gè)性化的量身定制。所以企業(yè)在進(jìn)行系統(tǒng)考察時(shí)大可不必將重點(diǎn)放在業(yè)務(wù)處理功能上，這就像現(xiàn)階段人們選擇智能手機(jī)，內(nèi)行絕不會(huì)關(guān)注該手機(jī)都有哪些功能，而是關(guān)注該手機(jī)采用了何種操作系統(tǒng)，性能如何等等。因?yàn)閼?yīng)用功能是可以自行安裝的，而是否能支持大型應(yīng)用是由手機(jī)的操作系統(tǒng)和性能決定的。所以在進(jìn)行信息化系統(tǒng)考察時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注其整體架構(gòu)設(shè)計(jì)，這點(diǎn)非常關(guān)鍵，好的架構(gòu)設(shè)計(jì)能在企業(yè)應(yīng)用過(guò)程中管理水平提升或業(yè)務(wù)邏輯發(fā)生改變時(shí)快速、低成本地進(jìn)行調(diào)整和升級(jí)。

好的信息化系統(tǒng)就像一臺(tái)服務(wù)器，劣質(zhì)的信息化系統(tǒng)就像一臺(tái)筆記本電腦，如果關(guān)注重點(diǎn)不正確，可能會(huì)認(rèn)為筆記本電腦更好用，因?yàn)樗w積小、功能應(yīng)有盡有，但稍有硬件知識(shí)的人則很清楚筆記本電腦的性能遠(yuǎn)不及服務(wù)器，并且在日后筆記本電腦的配置不能滿足持續(xù)增長(zhǎng)的應(yīng)用需要時(shí)只能重新購(gòu)買最新型號(hào)的機(jī)器，服務(wù)器則不然，僅需要對(duì)局部硬件進(jìn)行更新?lián)Q代即可，且不需要整臺(tái)更換。

界面的美觀與操作的難易程度對(duì)應(yīng)用者來(lái)講僅僅是個(gè)適應(yīng)的過(guò)程，成熟的軟件供應(yīng)商會(huì)不斷根據(jù)用戶的體驗(yàn)反饋，順應(yīng)科技的發(fā)展，采取最先進(jìn)并合適的技術(shù)對(duì)系統(tǒng)的界面及操作易用性進(jìn)行不斷地改進(jìn)，應(yīng)用者大可不必將重點(diǎn)放在這方面。