建設(shè)工程電子檔案接收與管理的實踐

◎ 蕪湖市城建檔案館館長 黃 飛

從2006年開始，蕪湖市城建檔案館歷經(jīng)6年努力，經(jīng)歷了償試階段、理論提升階段，最終實現(xiàn)了通過互聯(lián)網(wǎng)在線（以下簡稱：網(wǎng)絡(luò)方式）收集與管理建設(shè)工程電子文件。現(xiàn)將蕪湖市城建檔案館在項目中的建設(shè)經(jīng)驗與大家進行探討。

一、蕪湖市開展網(wǎng)絡(luò)方式收集建設(shè)工程電子文件的情況

1、城建檔案目錄網(wǎng)絡(luò)方式管理初期的償試階段。

2006年，在貫徹落實《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實施綱要》目標“信息（目錄）中心”建設(shè)時，蕪湖市城建檔案館以遠程管理方式建設(shè)全市的城建檔案目錄中心。初期主要是對市區(qū)相關(guān)部門城建檔案室所藏資料進行遠程目錄歸結(jié)。

2007年后為方便市重點工程管理，解決城建檔案館派人駐點問題，逐步將網(wǎng)絡(luò)方式管理檔案目錄應(yīng)用于現(xiàn)場管理，完成建設(shè)現(xiàn)場資料收集與管理。

2008年開始直接通過網(wǎng)絡(luò)方式開展指導(dǎo)建設(shè)單位實現(xiàn)建設(shè)工程檔案收集與整理，做到卷內(nèi)目錄錄入后直接歸檔，但每個工程到館后相對系統(tǒng)是孤立的。

2、建設(shè)工程文件網(wǎng)絡(luò)方式管理的理論網(wǎng)絡(luò)方式提升階段。

2009年，蕪湖城建檔案館在參與起草《安徽省城建檔案信息化建設(shè)標準（DB34/T1014-2009）》時，提出了建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)同步跟蹤管理子系統(tǒng)，為城建檔案管理信息系統(tǒng)的一個重要子系統(tǒng)，以解決城建檔案的來源問題，在理論層面上確認了城建檔案的網(wǎng)絡(luò)方式管理方向。

3、建設(shè)工程電子文件網(wǎng)絡(luò)方式收集與管理的實踐。

2009年11月，蕪湖市城建檔案館以《安徽省城建檔案信息化建設(shè)標準（DB34/T1014-2009）》為依據(jù)與深圳世紀偉圖公司聯(lián)合研發(fā)了《蕪湖市建設(shè)工程資料在線同步跟蹤管理系統(tǒng)》，建立了建設(shè)工程文件資料在線編制與電子文件在線跟蹤管理、歸檔移交一體化管理。

2010年底，此項目通過《安徽省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳2011年科學(xué)技術(shù)項目計劃》的審查，并推報《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部2011年科學(xué)技術(shù)計劃項目》，于2011年12月5日順利通過部、省組織的驗收。

《蕪湖市建設(shè)工程資料在線同步跟蹤管理系統(tǒng)》已經(jīng)分階段全面投入使用。使用情況如下：

第一階段：2011年4月開始，凡需向城建檔案館報送建設(shè)工程竣工檔案的，均要通過《蕪湖市建設(shè)工程資料在線同步跟蹤管理系統(tǒng)》完成在線工程項目信息登記、文件登記、檔案目錄級在線預(yù)驗收；并通過網(wǎng)絡(luò)方式接受檔案組卷指導(dǎo)后，按要求將紙質(zhì)實體檔案整理成卷后報送。

第二階段：2011年要求全市范圍內(nèi)新報建工程，全部進入《蕪湖市建設(shè)工程資料在線同步跟蹤管理系統(tǒng)》接受在線對建設(shè)工程資料收集與建設(shè)工程竣工檔案業(yè)務(wù)管理指導(dǎo)，完成建設(shè)工程電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步，實現(xiàn)工程檔案的“雙套”接收。

目前，有2600個在建工程項目正在通過互聯(lián)網(wǎng)在“蕪湖市建設(shè)工程資料在線同步跟蹤管理系統(tǒng)”上運行，有400多個建設(shè)、監(jiān)理和施工單位使用此系統(tǒng)。全市有800多個建設(shè)工程通過系統(tǒng)完成報建、文件登記、預(yù)驗收、接收整理、窗口移交給城建檔案館。通過網(wǎng)絡(luò)方式已接收電子檔案13911卷，計電子文件312158份。

二、建設(shè)工程電子文檔網(wǎng)絡(luò)化收集與管理的工作體會

1、建設(shè)工程電子文件網(wǎng)絡(luò)化收集與管理中的感想

雖然經(jīng)過6年不斷的工作實踐，使得我們獲得一個令人欣慰成果《蕪湖市建設(shè)工程資料在線跟蹤管理系統(tǒng)》誕生，無論是實踐使用中的好評，還是得到有關(guān)專家的的肯定，只能僅表明我們在建設(shè)工程電子文件網(wǎng)絡(luò)化管理實踐上向前邁出堅實的一步。從小的方面講，是集蕪湖市城建檔案館近30年工作實踐經(jīng)驗與深圳市紀世偉圖科技開發(fā)有限公司多年從事城建檔案管理應(yīng)用技術(shù)經(jīng)驗的高度結(jié)合與融合的結(jié)果；從大處講，是全國城建檔案事業(yè)發(fā)展與現(xiàn)代技術(shù)融合的必然成果。我們深切體會到，除了近年來國家各類標準和規(guī)范大批出臺是堅強保障外，還需要我們解放思想，勇于創(chuàng)新思維和實踐，克服諸多對建設(shè)工程電子文件管理認識障礙才行。

2、網(wǎng)絡(luò)化收集與管理電子文件需要創(chuàng)新

首先，要充分認識建設(shè)工程電子文件的特殊性和本質(zhì)特征，從把握城建檔案管理的專業(yè)性著手，理性地面對電子文件檔案管理的復(fù)雜性，切實保障建設(shè)工程電子文件的真實性，有效做好電子文件安全防護。我們敢于大膽地選擇網(wǎng)絡(luò)化收集與管理，也是多年實踐工作的積累和認識的提高，解決問題的技術(shù)手段的增強。如：通過網(wǎng)絡(luò)方式指導(dǎo)建設(shè)單位收集和整理建設(shè)工程資料，并即時將相應(yīng)的電子文件上傳至“在線系統(tǒng)” 進行技術(shù)封裝管理，從而實現(xiàn)了建設(shè)工程資料條目信息與電子文件點對點的無縫交接。

3、建設(shè)工程電子文件網(wǎng)絡(luò)方式收集與管理作用

（1）使用在線系統(tǒng)能改進我們城建檔案館公共服務(wù)的質(zhì)量。

建設(shè)工程電子文件網(wǎng)絡(luò)方式收集與管理，可減少城建檔案館向社會傳遞信息過程中的扭曲和失真，使建設(shè)等單位可通過城建檔案館網(wǎng)站或網(wǎng)絡(luò)服務(wù)端口獲取所需求的信息滿足各種需要。另外，城建檔案館通過網(wǎng)絡(luò)方式獲取建設(shè)單位所需信息，更能有針對性地提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)審批服務(wù)，減少城建檔案館的機會主義行為，提高了城建檔案館服務(wù)質(zhì)量與公共服務(wù)效率。

（2）使用在線系統(tǒng)有助于增強公共服務(wù)的透明。

建設(shè)工程電子文件網(wǎng)絡(luò)方式收集與管理，更能實現(xiàn)建設(shè)工程檔案信息的多項流動，通過信息的反饋和整理可自發(fā)地提高城建檔案館公共服務(wù)的透明程度，消除建設(shè)單位與城建檔案館之間存在的信息結(jié)構(gòu)壁壘和嚴重的信息不對稱，促使公共服務(wù)的陽光透明。

（3）使用在線系統(tǒng)有助于建設(shè)服務(wù)型城建檔案館。

（4）使用在線系統(tǒng)可以提高城建檔案館的社會事務(wù)管理能力。

（5）使用在線系統(tǒng)可以完善城建檔案館內(nèi)部的績效考評制度。

三、建設(shè)工程電子文檔網(wǎng)絡(luò)方式收集與管理發(fā)展方面的認識

1、應(yīng)加強對建設(shè)電子文件管理理論的認識與研究。

城建檔案是專門檔案，要從其特殊性質(zhì)著手深度地研究建設(shè)工程電子文件的特點與管理理論，不能完全搬照綜合檔案的電子文件管理理論。

2、要做到對建設(shè)工程電子文件的有效管理，必須全力做好電子文件管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)研究工作。

我國城市化建設(shè)的發(fā)展速度很快，社會各方面對城建檔案信息需求越來越大。做好建設(shè)工程電子文件管理工作，是能及時提供豐富的城建檔案信息的基本前提。實際工作中需要建立有效的電子文件管理系統(tǒng)與硬件環(huán)境。為此在今后的城建檔案管理系統(tǒng)開發(fā)和建設(shè)時：

（1）應(yīng)明確數(shù)字化城建檔案館建設(shè)是我們的發(fā)展目標，數(shù)字城建檔案館的特征就是網(wǎng)絡(luò)方式的管理。將我們過去各類獨立專項分散的檔案管理采取網(wǎng)絡(luò)方式的手段統(tǒng)一為一體是必要的。

（2）充分將城建檔案業(yè)務(wù)管理經(jīng)驗與信息技術(shù)高度結(jié)合。

（3）建設(shè)工程電子文件管理受到硬件環(huán)境條件限制，系統(tǒng)開發(fā)時考慮相對區(qū)域集中管理模式很重要，即使不能統(tǒng)一建設(shè)省級城建檔案管理系統(tǒng)，以市級城建檔案館為基礎(chǔ)，解決縣（區(qū)）城建電子檔案管理上的難處。無疑會對中小城市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的管理提供很好的支持。

（4）采取網(wǎng)絡(luò)化管理建設(shè)工程電子文件應(yīng)是今后規(guī)范建設(shè)工程電子文件收集與管理主要方式。