SaaS的高效開發(fā)與成本節(jié)約（下）

致遠軟件研發(fā)中心技術(shù)總監(jiān) 吳玉民

（接上期）

有效開發(fā)和利用知識資源

知識是一種財富。人類的自私首先是基于對財富的獨占。所以，知識管理系統(tǒng)是為了避免知識財富獨占而建造的工具和行為體系。

在知識經(jīng)濟時代，知識已經(jīng)成為了促進企業(yè)快速成長的關(guān)鍵性資源，未來企業(yè)的競爭優(yōu)勢將主要來自于它運用、積累和創(chuàng)造各種知識資源的能力。對于軟件和互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)來說，公司的核心資產(chǎn)其實就是人才和知識(大部分無形的知識資產(chǎn)蘊藏于員工的頭腦中)，實物資產(chǎn)很少，如果關(guān)鍵人員離開，將使公司遭受重大損失。而知識共享則為企業(yè)發(fā)展知識資源、實現(xiàn)對知識資源的有效開發(fā)和充分利用提供了途徑。

有一個很著名的小故事是這樣說的：有兩個人，每個人手上有一個蘋果，如果他們相互之間交換了蘋果，這樣每個人還是只有一個蘋果。但是如果他們擁有的不是蘋果而是一個想法，如果相互之間交換了這個想法，那結(jié)果是每個人都擁有了兩個想法。這個故事要說明的道理是：你將知識慷慨相贈與人，無論你和多少人共享，你自己的知識量是絕對不會減少的，而只會增加。因為在共享過程中，是試圖將你的知識顯性化的過程，你必然會發(fā)現(xiàn)自己的一些知識缺陷，并試圖去完善它。所以和其它任何物質(zhì)共享相比，知識共享后，對共享的任何一方來說，知識不會減少，只會增多，而且共享范圍越大，增速越快。這就是所謂的共享增長。有一句話說得好，知識管理好比是江河歸海，點滴匯聚成汪洋。

知識共享是指個體知識、組織知識通過各種交流手段，為組織中其他成員所共享，同時，通過知識創(chuàng)新，實現(xiàn)組織的知識增值。知識只有通過相互交流、學(xué)習(xí)、共享才能得到發(fā)展。知識的共享范圍越廣，其利用、增值的效果越好。知識只有被更多的人共享，才能使知識的擁有者獲得更大的收益。這就是知識所具有的兩個特點：非收益遞減性與共享增長性。

企業(yè)內(nèi)部知識有兩種類型：顯性知識和隱性知識。顯性知識相對于隱性知識來講易于管理，主要是通過編碼化、數(shù)據(jù)庫化等形式來實現(xiàn)知識共享；而隱性知識則較難管理，其共享受到員工價值觀念、文化、心理、社會和企業(yè)體制等多方面因素的影響，對隱性知識的管理則主要是通過隱性知識顯性化。然而，隱性知識中只有其中的一小部分是可以用語言表達的，大部分只可意會不可言傳。對于企業(yè)知識，可以被形象地比喻為一座漂浮在海面上的冰山，露出海面的、可見的“冰山尖端”為企業(yè)的顯性知識，而浸入海水中的大部分為企業(yè)的隱性知識。其中，透過海水還可以看到的、海平面下冰山浸入海水中的一小部分，可以看作易于轉(zhuǎn)化為顯性知識的隱性知識，而深入海底的不可見部分為不可自動轉(zhuǎn)化為顯性知識的隱性知識。因此，企業(yè)內(nèi)部知識共享，僅僅停留在顯性知識的共享是遠遠不夠的，只有推動隱性知識的流動與轉(zhuǎn)化，才是實現(xiàn)了真正意義上的知識共享。然而，高度個人化的隱性知識共享并不能自動完成，而是存在著種種障礙。

如何推動知識管理

知識管理現(xiàn)在已經(jīng)成為很多軟件企業(yè)管理者掛在嘴邊的潮流詞匯，但知識管理并不像人們想象的那樣簡單。除了缺乏系統(tǒng)的知識管理理論體系、強有力的軟件系統(tǒng)之外，還缺乏系統(tǒng)化的、可操作性強的實踐指南。因此在現(xiàn)實生活中，知識管理存在很多問題，可謂處于“叫好不賣座”的尷尬境地。

知識管理可以從以下幾個方面來理解與運作：

第一，創(chuàng)造知識管理的氛圍和環(huán)境。

和任何一項企業(yè)管理變革類似，知識管理的變革如果沒有企業(yè)高層的支持，這種變革無法進行。只有先在整個企業(yè)創(chuàng)造出知識管理的氛圍，制定出一定的激勵與懲罰措施，才可能要求企業(yè)內(nèi)的員工把知識拿出來共享，才可能使個人的知識成為組織的知識，才可能讓大家在知識的共享基礎(chǔ)上利用這些知識為企業(yè)創(chuàng)造效益。

這個氛圍十分必要，這個氛圍的創(chuàng)造要靠最高層企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的支持。如果沒有這個氛圍與環(huán)境，那么再好的知識管理信息系統(tǒng)也無法得到實際的應(yīng)用。很多企業(yè)為了表示對知識管理的重視，往往會設(shè)立首席知識官(CKO)或“知識主管”，并領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部知識管理推進小組來帶動整個企業(yè)的知識管理工作。

第二，養(yǎng)成員工知識共享的習(xí)慣。

知識管理就是使員工愿意將自己的知識拿出來共享，而且這種知識共享能為企業(yè)帶來效益。讓員工養(yǎng)成知識共享的習(xí)慣，是知識管理中最重要的一環(huán)，也是知識管理的難點所在。

知識不同于一般的資料，企業(yè)內(nèi)的大部分知識是私有的。從人們自身特性來看，是不愿意將自己的知識、尤其是壓箱底的絕活無償給予他人的，人們不愿意共享的一個重要障礙是，我的知識告訴你了，我怎么辦？我的競爭力不是降低了嗎？

另外，企業(yè)員工為什么不參與知識管理？或者說，不使用知識管理系統(tǒng)？而為什么企業(yè)的ERP卻能夠得到應(yīng)用？其最大的不同是，ERP系統(tǒng)是企業(yè)管理核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)，與業(yè)務(wù)結(jié)合緊密，具有強制性的特點。對于知識管理系統(tǒng)，要想實現(xiàn)和支撐業(yè)務(wù)應(yīng)用，增強系統(tǒng)的強制性，應(yīng)該說是其中的一個方面，另一方面就是改變以往的手動文檔管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)應(yīng)用中自動的知識沉淀。重要的是，要在管理手段和流程規(guī)則上，塑造知識管理的氛圍，探究業(yè)務(wù)和知識如何融合。

針對這些問題，我們可以采取以下方式推動知識管理：

1）加強員工教育。讓員工認識到知識是死的、人是活的，這個年代已經(jīng)不是“一招鮮，吃遍天”的年代了，別人可以學(xué)到你的某些知識，但別人永遠學(xué)不了你掌握知識的能力和經(jīng)驗。一個知識給大家共享了，你還會掌握更多的知識，而且這種共享對個人的知識也是一種提升。

2）建立好的激勵機制。一名掌握很多知識的員工將自己的知識共享，卻沒有在企業(yè)內(nèi)得到任何正面的反饋，這對員工是一種打擊。因此，整個企業(yè)需要建立一種針對知識共享的激勵機制，將自己的知識共享的人會有相應(yīng)的回報，而且知識的價值越高，這種回報也應(yīng)越高。

3）讓知識共享更簡單方便。如果一名員工想將自己的知識拿出來共享，但卻需要一個復(fù)雜的過程，那么這個員工也許就不會去做這件事情。因此，在這里我們就需要IT技術(shù)的幫助，在企業(yè)內(nèi)部建立操作簡便的知識共享系統(tǒng)。

第三，讓員工有知識可以共享。

可以肯定的是，任何員工都有一些自己獨有的知識，但如果這種知識很少，或者這種知識對整個組織沒有價值，那么知識管理就沒有價值。如果我們已經(jīng)在企業(yè)內(nèi)創(chuàng)造出了知識管理的氛圍，而且員工也有了知識共享的習(xí)慣，但員工卻缺乏有價值的知識，那該怎么辦呢？

答案就是建立學(xué)習(xí)型組織。在知識管理中，建立學(xué)習(xí)型組織要求的目的在于：企業(yè)的每個員工在不同的崗位上都有自己獨到的、有價值的知識。

第四，知識的利用。

單純的知識是沒有價值的，只有被合理的利用后，才能為企業(yè)創(chuàng)造價值。因此，知識在被聚集、分享后，最關(guān)鍵的問題是利用。利用這些知識為企業(yè)創(chuàng)造價值，其實這也是知識管理的終極目的。

現(xiàn)在很多的企業(yè)都意識到知識對于企業(yè)的重要性，有不少企業(yè)為此搭建了知識管理系統(tǒng)。通常，企業(yè)的管理者希望通過知識管理系統(tǒng)，讓員工們自覺、自愿地在上面發(fā)表最佳實踐、分享心得，積累企業(yè)的知識。但卻發(fā)現(xiàn)很少有人使用，或者系統(tǒng)中沒什么有價值的東西。結(jié)果，知識管理系統(tǒng)變成了文檔管理系統(tǒng)，它的應(yīng)用與平常的工作毫無關(guān)系，員工也就不會去使用。最終，知識管理系統(tǒng)就會逐漸變成一套雞肋系統(tǒng)，成為大家工作的負擔(dān)。在業(yè)績的壓力下，想讓大家自發(fā)自愿地貢獻知識是非常困難的。一句話，根本問題是沒有做到真正與業(yè)務(wù)結(jié)合起來。

有一個比較典型的SaaS軟件公司的案例如下：該公司的每條SaaS軟件產(chǎn)品線都必須在每年將研發(fā)效率提高5%。“這是一個很重要并且必須完成的任務(wù)”，一個研發(fā)部門的經(jīng)理說，“如果你不能完成你的任務(wù)，你的接任者將會來完成。”一年又一年，保持完成這5%的任務(wù)確實是非常困難的。產(chǎn)品項目經(jīng)理、質(zhì)量管理人員和研發(fā)工程師被迫去尋找一些新的研發(fā)流程、技術(shù)和工具來減少產(chǎn)品研發(fā)所投入的成本，縮短產(chǎn)品面世的周期。現(xiàn)在，最佳實踐共享系統(tǒng)每周向每條產(chǎn)品線的研發(fā)人員發(fā)送5-8條最佳經(jīng)驗。每一條都是描述其他姊妹產(chǎn)品線是如何減少成本和提高研發(fā)效率的；每一條都清楚地說明減少了多少工時的資源投入。研發(fā)人員逐漸依賴該系統(tǒng)作為完成任務(wù)的途徑。事實上，平均40%的任務(wù)是依賴于這套系統(tǒng)發(fā)送的經(jīng)驗來完成的，并且在某些產(chǎn)品線，100%的任務(wù)是依賴于這套系統(tǒng)完成的。很明顯，這個系統(tǒng)在一個廣為人知、競爭非常激烈的產(chǎn)業(yè)中得到了很好的應(yīng)用。人們愿意使用，是因為這個系統(tǒng)能為非常關(guān)鍵的業(yè)務(wù)需要提供幫助。但是作為這一持續(xù)交流的結(jié)果，在該公司發(fā)生的就是公司文化的改變。基于對共享知識重要性的親身體驗和理解，公司的學(xué)習(xí)型文化得到了發(fā)展。

以上僅是一個簡單的例子，但知識共享后怎樣利用知識去創(chuàng)造價值，也是企業(yè)在實施知識管理中必須考慮的一個重要問題，需要引起高度重視。上述幾個方面的問題是企業(yè)在實施知識管理時必須面對的問題，解決的好壞決定知識管理實施的效果。

快速搭建知識共享平臺

先進的研發(fā)管理模式不再局限于傳統(tǒng)的、職能式的組織結(jié)構(gòu)，很多工作是以跨部門團隊為單位完成的。這種虛擬團隊的運作模式，對知識共享提出了更高的要求。在這種模式下，要求每個團隊成員能更快、更全地將本部門的知識運用到團隊工作中，并與來自其他部門的成員充分共享。但是，一名員工不可能完全掌握一個部門的所有知識，這就產(chǎn)生了對知識共享平臺的需求。建立知識共享平臺，不但能幫助團隊成員快速全面地將各部門所擁有的知識進行共享，而且能為虛擬團隊內(nèi)部搭建一個共享的平臺。

知識共享平臺是知識積累的需要，知識共享的需要，知識復(fù)用的需要，知識創(chuàng)新的需要。同時，知識共享也是節(jié)約研發(fā)成本的很好方法。在這里介紹一種快速搭建知識共享平臺的方法：通過SharePoint Portal Server快速搭建智能的公司知識管理門戶網(wǎng)站(也可以采用WiKi搭建知識共享平臺)。

SharePoint Portal Server因易搭建、易使用，非常符合初創(chuàng)的IT企業(yè)節(jié)省人力及知識共享的需要。IT部門僅用兩人天工作量，即可快速搭建智能的公司知識管理門戶網(wǎng)站，并普及使用，為研發(fā)過程文檔的保存及傳播奠定了基礎(chǔ)。

SharePoint Portal Server搭建的智能門戶站點能夠無縫連接到用戶、團隊和知識，因此員工能夠更好地利用業(yè)務(wù)流程中的相關(guān)信息，更有效地開展工作。另外，它利用了單點登錄和企業(yè)應(yīng)用程序集成功能，以及靈活的部署選項和管理工具，將來自不同系統(tǒng)的信息集成到一個解決方案中。這個門戶站點使得端到端的合作更為容易，實現(xiàn)了個人、團隊和信息的整合、組織和搜索。用戶可以通過門戶內(nèi)容與布局的定制和個性化需求，以及目標(biāo)受眾，更快地找到相關(guān)信息。公司可以根據(jù)受眾的公司職位、團隊身份、興趣或其它可以設(shè)置的成員規(guī)則來設(shè)定信息、程序和更新。

它能與熟悉的客戶端應(yīng)用程序、電子郵件和Web瀏覽器緊密集成，為企業(yè)提供簡單、熟悉、一致的用戶體驗，通過簡化日常的業(yè)務(wù)活動來提高員工生產(chǎn)率；并且，能夠有效地管理和重用內(nèi)容，提高業(yè)務(wù)價值；簡化在組織內(nèi)訪問不同系統(tǒng)間的結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息的過程；用戶通過業(yè)務(wù)授權(quán)可與ERP、CRM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過瀏覽器進行交互，加快跨越組織邊界的業(yè)務(wù)流程共享，共享業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)而不泄漏敏感信息。