Excel在微小企業人力資源管理中的應用

石河子大學 MBA中心廣東女子職業技術學院 行政辦公室 謝 耘

Excel在微小企業人力資源管理中的應用

石河子大學 MBA中心
廣東女子職業技術學院 行政辦公室 謝 耘

Excel是微軟辦公套裝軟件的一個重要組件，具有數據處理、統計分析和輔助決策等多種功能，被廣泛運用于管理、檔案、統計、財經、金融等眾多領域。基于Excel在數據方面的強大功能，開發新的人力資源管理工作小軟件，可以有效提高工作效率，有利于日人力資源管理工作的順利進行。

一、人員信息管理

許多小型企業的人員信息管理工作通常都由企業的文員或會計兼任。在實際工作中，大多數文員或會計通常采取筆記形式或流水賬的做法，工作效率低下，信息備存不便，而且資料容易丟失，人力資源管理工作無法滿足企業的正常需要。利用Excel表格，錄入所有人員的信息，包括員工的基本信息、簡歷、能力、員工的狀態等，可以有效提人員信息管理工作的效率。在人員信息錄入中各類信息的格式、分類要統一，否則直接影響信息的提取、計算和分析。如，日期應選擇單元格格式中的日期分類，并做好相關的備案工作。需要注意的是，在下次或他人錄入時，人員信息的數據格式應保持一致。

Excel最大的作用就是避免重復無意義的工作，使用鼠標拖動，可加入人員編號。編號應將員工所在的部門、到企業的時間等信息用編碼的形式做統一標記。Excel可以任意插入多個表，人員信息表錄入完成后，人力資源管理者根據工作需要，在其他表中還可錄入人員工資、考核成績、社保等年度浮動數據組成新的Excel表。這些新表可以通過姓名，利用Vlookup函數相互查找，方便了員工的工資、社保等數據的記錄、備份、查詢和分析。

二、人員勞資管理

勞資管理中最重要的是工資的計算和發放。用Excel列出小時、金額，加上簡單的公式很容易算出各項勞務的費用。將每項的勞務費用均以分表的形式表達出來。再通過Vlookup函數將最后的合計數調用到主表（工資發放表）中即可得到人員的具體工資。值班、加班、各類補助、績效工資等各個分表記錄了詳細的計算過程，便于查詢和備份。基本工資、社保扣款、扣稅可根據文件設計相應的函數即可計算得到。

Excel中函數的設計應簡單、明了，常用的函數應備案。在具體的函數設計過程中，通常采用分步描寫的方法設計，以便清晰地表達函數的整個運算過程，還能保證特殊數據處理結果的正確性。筆者以計算年終獎為例，應考慮當月工資數的扣款數及免扣款的項目，以免誤算年終獎。最穩妥的辦法是先將各類數值分類，再考慮加上工資的數額及免扣稅項目，再進行最后的計算，以確保計算結果的準確性。

三、人員考勤等日常事務管理

人員考勤管理等日常事務管理是人力資源管理工作的一塊重要組成部分。該項工作的好壞直接關系到企業的效益和發展。考勤表的制作相對而言要簡單些。首先定義到崗、早退、遲到、曠工、補休、請假等各類出勤情況的代碼。如，A＝到崗，B=早退……最后統計時只需運行COUNTIF（ ）函數即可。

需要注意的是，為便于調用考勤年、月信息，年月必須分別單獨存放，如年份存放在I1單元格、月份存放在T1單元格，然后單擊數據→有效性菜單命令，在彈出的數據有效性對話框中，單擊設置選項卡，在其中選擇允許后面的序列選項，并且在下面的來源文本框中輸入公式“＝年份”，關閉此對話框即可。同樣以此類推定義月份。從而確保考勤天數與客觀日期保持一致，考勤數據準確無誤。定義年份、月份的Excel窗口如圖1所示。

圖 1 Excel中年份、月份定義界面

其他日常事務管理，如人員的安排、物資的領取、會務的處理均可通過人員信息表、考勤表，再配合相應的函數在Excel中方便、快捷地進行處理。

四、人事事務工作

人事管理工作包括員工招聘入職、報表編制以及年審工作等工作，小型企業所涉及的人事事務工作較于大型國企等單位而言相對簡單一些，但仍然要處理各類繁瑣、多變的人事事務工作，只是過程略顯簡單。報表更是需要Excel進行運算、保存，并且月月備份的重要資料。需要注意的是，報表的格式應根據國家統一的月度、季度、年度報表格式來填報，所涉及的范圍應包含人員，勞資、社保等信息。報表的正確填報直接關系到企業年度審核、社保審核等一系列年審工作。Excel還可以在勞動合同文本設定、人事通知、人員培訓等方面發揮獨特的作用。各類人力資源的Excel模版可通過網絡下載，企業要根據自身的實際情況，合理、有效地運用Excel的相關功能對人力資源進行管理，將會對企業辦公業務效率的提高產生的重要作用。

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