建筑裝飾行業(yè)信息建設需求制定原則思考

◎ 深圳廣田裝飾股份集團股份有限公司信息部 呂 成

如果財務、業(yè)務信息化項目失敗，那么失敗的不僅僅是一個信息化項目，損失也不僅僅局限于信息化項目本身，這個失敗將給企業(yè)帶來嚴重的傷害。正確梳理出需求，是信息化項目成功的開始。由于每家企業(yè)的管理與業(yè)務模式都不盡相同，本文只對需求的原則展開討論。

一、財務業(yè)務一體化與穿透式查詢

企業(yè)的業(yè)務活動，最終都將以財務數(shù)據(jù)的形式表現(xiàn)出來，財務活動和業(yè)務活動是同一事件的不同表現(xiàn)形式。

信息化對財務和業(yè)務關系的考慮，經(jīng)歷了多個階段。最初由于技術難度和成本原因，財務和業(yè)務是割裂開考慮的。隨著企業(yè)信息化水平的提高，企業(yè)對財務業(yè)務一體化的要求越來越迫切，同時供應商經(jīng)過多年的發(fā)展，在技術上取得了進步，財務業(yè)務一體化得以實現(xiàn)。財務業(yè)務一體化是信息化規(guī)劃的重要原則之一。

如果財務業(yè)務一體化沒有在信息化工作中得到實現(xiàn)，企業(yè)的管理與商業(yè)模式將會受到信息化的制約，信息化將成為企業(yè)發(fā)展的阻礙。

在當前的信息化技術背景下，新系統(tǒng)選型時應提出更高的要求，實現(xiàn)“財務－>業(yè)務”、“業(yè)務－>財務”的穿透式查詢能力。

二、信息化對戰(zhàn)略型財務的支持

隨著改革開放的深入，國內(nèi)企業(yè)擁有了更大的能力，例如集團化架構、多元化發(fā)展、整合行業(yè)內(nèi)上下游產(chǎn)業(yè)鏈資源、資本運作等，原來的業(yè)務型財務已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，財務工作必須由業(yè)務型財務向戰(zhàn)略性財務升級。

財務需求不可以被邊緣化，信息化工作必須對戰(zhàn)略型財務提供支持。

企業(yè)信息化發(fā)展的早期，容易對未來信息化支持戰(zhàn)略型財務的需求估計不足，在沒有考慮財務業(yè)務一體化原則的情況下，產(chǎn)生以下的規(guī)劃結構：

以上結構，無法實現(xiàn)財務業(yè)務一體化、穿透式查詢，當財務需要上升成為戰(zhàn)略型財務時，信息化系統(tǒng)無法升級，阻礙企業(yè)發(fā)展。

戰(zhàn)略型財務需要考慮統(tǒng)一集團核算體系、集團協(xié)同業(yè)務的內(nèi)部往來、全面預算管理、集團資金管控、多角度集團穿透查詢、報表與合并報表等內(nèi)容。

三、用友與金蝶的發(fā)展對信息化規(guī)劃的影響

用友與金蝶是國內(nèi)的財務軟件供應商，很多公司選擇這兩家公司的財務軟件。

需要注意的是，用友與金蝶公司的產(chǎn)品發(fā)展，會對信息化規(guī)劃產(chǎn)生很大的影響。在早期，用友的U8和金蝶的K3是業(yè)務型財務軟件，希望更多的ERP、CRM產(chǎn)品與其對接，因此各種業(yè)務系統(tǒng)與U8、K3的對接是非常成熟可靠的。但到了用友NC和金蝶EAS時代，用友與金蝶可以為企業(yè)提供全方位的信息化解決方案，同時提供戰(zhàn)略型財務軟件，從市場競爭的角度而言，第三方ERP、CRM產(chǎn)品對接NC或者EAS就比較困難。

隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，要不要戰(zhàn)略型財務是顯而易見的，這將對業(yè)務系統(tǒng)的選型造成不可忽略的影響。

四、內(nèi)部控制

中國企業(yè)即將進入“風險管理年”，信息化不僅是企業(yè)控制風險的有效手段，也是企業(yè)對管理“集中設計、分散使用、快速部署與調(diào)整”的要求。

在信息化選型時，如果企業(yè)已經(jīng)有完善的內(nèi)控矩陣，要對照內(nèi)控矩陣進行流程功能的評價，如果沒有內(nèi)控矩陣，流程功能至少要能夠?qū)崿F(xiàn)基本的控制原則。

內(nèi)控視角：如果有了風險事件，一定存在流程缺陷。信息化一旦承載了有缺陷的流程，必將導致風險事件的產(chǎn)生。信息化發(fā)起的流程討論，一定是管理性質(zhì)的討論，而非技術性質(zhì)的討論。

五、與信息化供應商建立跨行業(yè)的戰(zhàn)略合作關系

隨著企業(yè)的發(fā)展，不僅要建立產(chǎn)業(yè)鏈內(nèi)的企業(yè)間戰(zhàn)略合作，還要建立跨行業(yè)的企業(yè)間戰(zhàn)略合作。盡量減少信息化供應商的數(shù)量，并與之建立戰(zhàn)略合作關系，獲得優(yōu)質(zhì)的服務，是信息化體現(xiàn)價值的重要保證。

出于項目實施和后期服務的考慮，一般會要求供應商本地化，對于距離很遠或者本地規(guī)模較小的供應商，企業(yè)選型時要慎重對待。

六、數(shù)據(jù)

企業(yè)管理的困難：跨地多元管控難、集團戰(zhàn)略執(zhí)行難、財務信息反饋難、決策信息獲取難、資金監(jiān)管調(diào)度難、集團風險管控難、人力資源統(tǒng)管難。

數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營管理情況的數(shù)字化表現(xiàn)，是企業(yè)制定戰(zhàn)略、管理的重要依據(jù)，以數(shù)據(jù)為基礎的數(shù)據(jù)經(jīng)營會議，是企業(yè)經(jīng)營管理過程中重要的組織形式。通過這種形式，使企業(yè)從不知不覺進步到后知后覺，再進步到先知先覺。

董事長或者CEO是信息化最大的用戶，他們對問題的關注與中層領導、普通員工是不同的，他們關注：

● 目前集團資金有多少？在哪里？

● 收入多少？由哪些收入構成？

● 支出多少？由哪些支出構成？

● 錢不夠，從哪里來？

● 現(xiàn)金流周轉速度怎樣？

信息化選型要注意高層管理與基層工作對數(shù)據(jù)的需求是不同，信息化要能夠?qū)Σ煌墓ぷ鲗用嫣峁?shù)據(jù)支持。

數(shù)據(jù)一般以報表形式表現(xiàn)。不同系統(tǒng)報表設置的難易程度是不同的。傳統(tǒng)企業(yè)選型要考慮報表制作對人員的技術要求，應定位在熟悉數(shù)據(jù)庫結構和SQL語句的“普通技術人員”比較合適。

數(shù)據(jù)表現(xiàn)的另外一種形式是商業(yè)智能BI（Business Intelligence），通過圖形化的方式（儀表盤、紅綠燈等），將專業(yè)的業(yè)務、財務、人力資源等數(shù)據(jù)直觀地表現(xiàn)出來，為企業(yè)最高領導提供管理幫助。

信息化選型對數(shù)據(jù)提取的要求主要有：

● 對操作人員的技術要求低

● 是否能夠進行多角度穿透式查詢

● 計算速度是否可以接受

● 能否進行報表合并

基于數(shù)學模型的高級數(shù)據(jù)分析，在此不進行詳細說明。

七、數(shù)據(jù)以項目為線索進行關聯(lián)

裝飾業(yè)務信息化由3條主線構成：

1、以時間為線索的裝飾業(yè)務項目管理

2、以物料為線索的供應商、采購、倉庫管理

3、以資金為線索的財務管理

需要特別注意的是，以上的因素都要在項目的包裹下形成一個相互關聯(lián)的基礎數(shù)據(jù)單元。很多產(chǎn)品可以很好地解決合同、物料、采購管理中的某個問題，但是當把所有問題打包到項目中，數(shù)據(jù)彼此關聯(lián)，這些產(chǎn)品就無能為力了。忽略各業(yè)務需求的項目關聯(lián)性，將產(chǎn)生多個信息孤島，企業(yè)在未來要承擔巨大的風險和成本進行整合。

八、統(tǒng)一賬號、入口和工作提示，方便使用

1、統(tǒng)一賬號：員工使用同一個賬號密碼，根據(jù)權限訪問不同的系統(tǒng)。

2、統(tǒng)一入口：OA作為統(tǒng)一的入口。

3、統(tǒng)一工作提示：各個系統(tǒng)的提示信息在OA中集中，體現(xiàn)“讓事情找人，而不是人找事情”的原則。

九、流程引擎的能力

不同信息系統(tǒng)的流程能力差異是很大的，主要考慮以下因素：

1、流程表單設計、流程節(jié)點設置與調(diào)整，不需要程序員介入，普通的技術人員在短時間內(nèi)可以完成。

2、數(shù)據(jù)在流程中途生效。

3、人員解析為空自動跳過、人員重復只簽一次。

4、流程的分支與合并。分支分為條件分支和非條件分支，大多數(shù)系統(tǒng)都支持條件分支，對非條件分支的支持差異很大。非條件分支有特殊的用途，例如某節(jié)點通過后，下一節(jié)點由多人審批，可能是并行、串行、混合三種模式。單純的并行或串行模式，系統(tǒng)容易實現(xiàn)，需要重點考察的混合模式的分支（如圖示）。

極少數(shù)系統(tǒng)不支持流程的合并，特別是在設置大型流程并且在流程初期開始分支的，對于管理員來說是很難接受的。

5、流程的退回。每個信息系統(tǒng)都支持流程退回功能，但是效果差異非常大。有些系統(tǒng)只能逐級退回去，特別對于大型流程，這種方式效率非常低，無法接受。有些系統(tǒng)支持跨越式退回，但是不支持直接返回到退回點，流程效率也不高。最好的方式是支持跨越式退回，同時根據(jù)情況可以選擇直接返回退回點。

6、流程的銜接。任何系統(tǒng)都無法提供盡善盡美的流程功能，從而在技術實現(xiàn)上造成流程割裂，流程銜接是為了對這個問題進行補償?shù)囊环N措施。企業(yè)在信息化選型時應該選擇流程銜接能力較好的系統(tǒng)。

十、二次開發(fā)

任何系統(tǒng)都有不完善的地方，任何供應商都不會公開自己的核心技術，但是企業(yè)需要對系統(tǒng)的功能進行一些調(diào)整。

利用開發(fā)人員或者第三方軟件強行將功能嵌入系統(tǒng)，除了難度極高之外，還面臨破壞系統(tǒng)整體安全性的問題，一般情況下不建議。

企業(yè)應該選擇SOA架構的信息系統(tǒng)。面向服務架構SOA（Service-Oriented Architecture）是一種架構模型，目的是重復使用服務以提高IT適應性和效率，服務層是SOA的基礎，可以直接被應用調(diào)用。簡言之，在SOA架構的系統(tǒng)上，企業(yè)可以利用普通技術人員而非程序員，構架自己的業(yè)務邏輯和功能。企業(yè)應該關注業(yè)務邏輯和功能，而非開發(fā)技術本身。

十一、數(shù)據(jù)安全

信息化帶來方便的同時，也帶來了數(shù)據(jù)安全隱患，數(shù)據(jù)泄露對于企業(yè)而言是災難性的，因此在選型時必須考慮數(shù)據(jù)安全問題。

數(shù)據(jù)安全的管理問題，例如權限規(guī)劃不在本文討論范圍內(nèi)，本文闡述選型時需要考慮的安全原則。

除了通過防火墻、數(shù)據(jù)備份等技術手段可以提升數(shù)據(jù)安全外，系統(tǒng)本身的架構對安全影響也比較大。

一般而言，Unix、Linux平臺產(chǎn)品的安全性和穩(wěn)定性大于Windows平臺產(chǎn)品，代碼加密或者編譯產(chǎn)品的安全性大于代碼不加密不編譯產(chǎn)品的安全性。

系統(tǒng)的密碼功能需滿足如下原則：不允許簡單密碼和規(guī)律密碼；強制修改初始密碼；初始密碼在一定時間后失效；可以強制定期修改密碼；使用Ukey或者密碼鎖；系統(tǒng)應該避免超級管理員對數(shù)據(jù)的直接操作，超級管理員只用來授權，授權要有記錄，并且不可刪除。

提供“人—權限”和“權限—人”的查詢方式，快速對權限進行檢查的能力。系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫的“寫”、“刪除”、“修改”操作采用回滾技術，避免意外發(fā)生時，數(shù)據(jù)不能回滾。

十二、陣列與計算能力擴容

當企業(yè)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)計算能力不能滿足需求時，一般采用升級硬件的方法來解決問題，但是單獨的設備總有能力上限，企業(yè)可能要為此花費巨大的成本。

在選型時考慮系統(tǒng)是否支持陣列式部署方式，如果將來需要提升性能，只要增加中低端設備的數(shù)量即可。如圖示。

十三、結束語

本文拋磚引玉，希望通過對財務、業(yè)務系統(tǒng)選型原則的論述，幫助企業(yè)在信息化選型時，全面考慮各種因素，梳理出符合企業(yè)長遠發(fā)展的需求，通過信息化增強企業(yè)市場競爭力。