水利工程檔案數字化建設探討

崔 蕾，劉亞瓊，賈 鵬

（濟南市歷城區水務局，山東 濟南 250100）

水利工程檔案是水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是工程審計、質量評定、竣工驗收的依據。傳統的檔案一般采用紙質文檔存儲在檔案室中，檢索與維護十分不便，隨著計算機和網絡技術的廣泛應用，檔案的數字化開始普及，與紙質檔案相比，數字化檔案具有科學計算、數據處理、實時控制、輔助設計、智能模擬并能實現快速信息交換、資源共享等優點，檔案的數字化建設不但是檔案管理的客觀需要，而且是實現檔案管理規范化、系統化的重要途經。

1 數字化檔案的特點

1.1 數字化

數字化是數字檔案的基本特征。檔案的數字化是指將傳統檔案中重要的檔案信息轉換為數字化信息，并與收集的電子文件一起進行統一存儲與管理，即通過數據庫技術、數據壓縮技術、數字掃描技術，將需歸檔的文件，組織成數據庫資源，從而為壓縮存儲空間、改進信息的組織方式、提高檢索速度、方便工程監督管理等奠定基礎。

1.2 標準化

在數字檔案中，檔案信息的組織形式從原先紙張的順序方式轉變為直接的、網狀的組織方式。計算機的應用為檔案信息的直接存取提供了可能性，利用數據庫技術，檔案信息可以按本身的邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構，從而可實現高效檢索。

1.3 傳輸網絡化

網絡和通訊系統是數字檔案的重要基礎。如果網絡系統不完善，數字檔案將失去大部分功能。信息的網絡傳輸使數字檔案超越了時空限制，使工程的各參與方由查閱紙質檔案轉變為可以在任何時間、任何地點通過聯網的終端查閱、更新水利工程數字檔案，從而大大縮短了檔案的檢索時間。

2 存在問題

2.1 建設的局限性

水利工程檔案的數字化建設，必須以完善的數據庫管理系統為基礎，數據庫是“按照數據結構來組織、存儲和管理數據的倉庫”，而目前，水利工程數字化沒有統一的標準，按照不同數據結構所建立的數據庫管理系統往往千差萬別，按照相同數據結構建立的數據庫管理系統也由于各種原因不能實現數據的兼容，造成數據庫管理系統只能在某一項目或某一區域使用，不能實現數據的全面共享。

2.2 建設的滯后性

水利工程檔案在工程建設的各個階段生成，是一個動態的過程，而大多數的檔案數字化建設將工程竣工做為時間節點，利用竣工前資料驗收將檔案一次性整理齊全并全部數字化，數字化的進程滯后于工程建設，不利于工程質量、進度、安全的實時控制，使檔案數字化管理的意義大打折扣。

2.3 建設中的安全性問題

數字化檔案的產生、歸檔、管理和利用都是基于互聯網、專用網和局域網環境下進行。而在數字檔案的歸檔、管理和服務利用等過程中，需要在網上對檔案信息進行轉換、存貯和訪問，檔案數據的安全已成為檔案數字化建設不可忽視的一個重要方面。

3 水利工程檔案數字化管理建議

3.1 完善數字化建設中的組織建設

1）組織機構建設。組織機構反映一個組織系統中各子系統之間或各元素之間的指令關系，一個水利工程項目的參與方包括業主方、設計單位、施工單位、監理單位以及有關的政府行政管理部門等等，要實現數字化管理，就需要明確各部門在數字化建設中的指令關系，并根據水利工程特點，選擇使用職能組織機構、線性組織機構或矩陣組織機構，繪制項目結構圖、組織結構圖及合同結構圖等。

2）工作任務及職能分工的數字化建設。業主方和項目的設計單位、施工單位、監理單位等在檔案的數字化建設中有各自不同的管理任務。為此，各方應明確在投資控制、進度控制、質量控制、合同管理、組織與協調等方面的職能與分工。檔案數字化管理的職能由提出問題、籌劃、決策、執行及檢查五個環節組成。不同部門應根據各自的職能分工參與到以上五個環節中去。如監理單位通過對施工單位上報的數據與合同計劃數據對比，提出施工進度拖后的問題，業主方召開調度會議，召集各方對該問題進行籌劃并進行決策，施工單位執行決策方案，監理單位對執行結果進行檢查，工程按時完工，通過履行各方職能，項目的進度得到合理控制。

3）工作流程的數字化建設。水利工程的工作流程包括投資控制、進度控制、合同管理、付款和設計變更等流程。工作流程的數字化可以將水利工程建設過程中的多種信息納入計算機進行管理，用數字化的控制信息將水利工程建設過程整合為一個系統，實現工程建設與檔案管理的有機結合。然而數字化工作流程只是一種工具，需要配備高素質的工作人員才能最大程度地發揮其作用。

3.2 建立并完善檔案數據庫管理系統

1）檔案數據庫管理系統要具有開放性。檔案數據庫管理系統的開放性體現在兩個方面：一是水利工程檔案數據信息收集過程要開放。收集工作是檔案工作的起點和基礎，收集工作的完整、準確、及時是工程檔案價值的保證。水利工程的各參與方不僅要按照檔案數據庫管理系統的預置要求完成收集工作，還要根據工程的實際需要擴大收集廣度，豐富檔案數據庫內容。二是水利工程檔案數據應用要開放。隨著信息化社會的到來，水利工程檔案數據庫管理系統工作重心應從注重檔案實體的管理轉向檔案內容的開發利用。數據庫管理系統不但可以服務于項目各參與方的項目管理，實現相關部門對水利工程的監督與審計，而且能夠通過檔案信息的傳播和共享，增加檔案的價值。

2）建立檔案數據庫管理系統的標準體系。首先，在檔案數據庫標準體系構建過程中應優先考慮采用已被廣泛接受和應用的標準，如《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）。其次，構成標準體系的各標準之間要相互聯系、約束與補充，從而構成統一的系統。再次，標準體系的建設是一個長期的過程。標準在一定時期內存在先進性，但隨著各方面情況的發展，原有標準逐漸不適用于新的要求，這就需要對原有標準進行可持續的維護。

3）檔案數字化建設應實現可持續管理。水利工程檔案的數字化管理不應作為一個靜態的成果體現，而是一種動態的過程控制，通過組織建設及數據庫管理系統的完善，實現水利工程建設過程中形成的數據通過人的處理又反作用于工程，以數據的循環帶動工程的發展，從而將整個工程的安全、進度、質量等管理過程在數字化的作用下，模擬成為一個多元并存的和諧系統。

水利工程建設具有周期性，而檔案管理工作是沒有終點的，檔案的數據庫管理系統不僅要為水利工程建設的全過程服務，還要具備工程完工后的數據處理、信息交換、資源共享等功能。要實現檔案管理工作的可持續管理就要實現數據庫管理系統的穩定性管理，做到各個時期檔案數字化標準相統一和新舊數據的連續和繼承。

4）數據庫的安全建設。檔案信息對安全保密有嚴格的要求，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計劃、有步驟、分階段地進行檔案的數字化共享。首先應對已有的檔案信息進行分類，除了最大可能地保證網絡安全外，將機密性的檔案盡可能不存放在網絡服務器上。其次建立檔案信息共享和檔案信息保密等級制度，根據檔案數據的保密等級進行數據的訪問控制。

4 結語

水利工程檔案的數字化建設是順應社會發展、適應新時期水利工程建設的新舉措、新要求，通過加強檔案數字化組織建設及完善檔案數據庫管理系統建設，數字化檔案將更好的服務于水利工程建設。