論信息環境下的高職院校檔案管理

王 青

（江蘇省海事職業技術學院，江蘇 南京 211170）

檔案管理工作是高職院校中一項十分重要的基礎性工作，是支撐學校健康發展的基石，也是衡量學校管理水平高低的重要因素之一，其價值越來越被社會所認同。在科技日新月異、信息技術迅猛發展的今天，高職院校正在通過擴大辦學規模、辦學條件、強化教學管理不斷改革創新，相應地也為高職院校檔案管理事業的發展帶來了新的契機和挑戰。檔案管理工作如何順應時代發展和院校改革的潮流與時俱進，抓住機遇、開拓創新，突破傳統的、封閉的、靜態的檔案管理模式，更好地服務于學校的建設和發展，服務于經濟社會，是各高職院校亟待解決的問題，也是各個高職院校面臨的一項重要而緊迫的任務。本文擬從加強高職院校檔案管理工作的重要意義、高職院校檔案管理工作存在的問題及原因、加強高職院校檔案管理的著力點等方面，作些探討。

一、高職院校檔案管理信息化的價值與意義

1.高職院校檔案管理信息化是信息化時代發展的內在要求。信息化水平在某種程度上已成為衡量某項事物現代化程度的一項重要標志，而信息技術也以摧枯拉朽之勢滲透到社會的各個領域，其高效、便利、快捷的優勢日益凸顯。那么，為了適應時代發展，高職院校檔案管理工作也應在社會信息化這個大環境下，加快檔案管理現代化、網絡化、信息化的步伐，開拓信息環境下檔案管理工作的新局面，實現檔案管理的“快、廣、精、準”（快，即資料收集整理速度快；廣，即內容涉及范圍廣；精，即內容篩選精確；準，即管理方法準確到位）。

2.高職院校檔案管理信息化有利于推進檔案管理工作的全方位革新。首先，高職院校檔案管理信息化有利于提高檔案管理人員的工作效率。傳統的檔案管理側重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力，檔案管理如果實行信息化后，檔案管理實現自動化、實時化、網絡化，數據的錄入、查詢快而準，效率必然會迅速提高。

其次，高職院校檔案管理信息化有利于檔案管理人員專業水平的提高。檔案管理信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，節約大量的手工工作時間，管理員有充足的時間鉆研業務，開拓創新，學習各種管理知識，不斷提高管理水平。

3.高職院校檔案管理信息化是創新檔案管理模式的必然選擇。信息環境下，電子技術迅猛發展，造就了一場轟轟烈烈的電子辦公改革，于是電子檔案應運而生，檔案管理模式也必然發生本質性的改變。所謂電子檔案管理，簡而言之就是利用計算機進行檔案相關信息的處理，它具有容量大、速度快、應用廣泛、傳輸簡便等特點，能及時、準確、系統地提供檔案信息，特別是隨著計算機管理檔案軟件的開發，檔案現代化管理技術已經在各層次檔案管理系統中被廣泛應用，并發揮著至關重要的作用。在電子技術迅猛發展的今天，高職院校檔案管理信息化是電子檔案管理模式的必然選擇。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題及原因

1.檔案管理意識淡薄。當前，大部分高職院校是由原來的中等專業學校升格而來的，為了快速擴大本校的教學規模、改善教學條件、提高教學與科研水平，學校的人力、物力、財力投入基本都集中于與辦學直接相關的設施，對于檔案工作，則被認為在短時期內不會對學校的建設和發展帶來負面的影響，因此并未引起學校相關領導的重視，對檔案的基礎配套、檔案管理的方法、檔案管理人員的素質培養等方面都缺少相應的投入。

另外，高職院校為了落實國家頒布的擴招政策，不斷擴大招生規模，師資隊伍迅速膨脹，檔案管理工作的任務也隨之加重?；诖?，合并后的高職院校的檔案管理工作應該變被動為主動，這樣，才能適應高職院校發展的新形勢。然而，合并后的大部分高職院校，并未配備專用的檔案庫房，未設立單獨的編制，未配備專業的檔案管理人員，僅由各部門的有關人員兼管檔案工作，對檔案工作年初沒有部署，年中沒有檢查，年末沒有總結，出現用時想到，不用時不要，評估考核檢查時突擊整理的現象。檔案工作總是處于可管可不管的被動狀態，使其難以發揮其應有的作用。

2.檔案信息管理手段落后。當下，大多數高職院校對檔案管理主要依賴的仍舊是傳統的手工管理手段和技術，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象卻不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。具體表現在：從文件材料的形成和積累，到文件材料的立卷分類，再到整理組卷，最后擬寫案卷標題裝訂成冊、填寫卷內備考表，都已經形成了一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法。殊不知，隨著電子文件的不斷增加，如果再繼續按照傳統的管理模式，檔案管理工作將需要準備大量的打印紙、文件檔案柜，還要增加工作人員，所耗成本之大，給教學管理、教學組織都帶來一定的壓力?？傊瑐鹘y的檔案管理手段和技術已經不適應現代社會的需求，檔案實現信息化、數字化勢在必行。

3.高素質的檔案管理專業人員匱乏。信息化是目前高職檔案管理的必然趨勢，信息化使檔案管理的技術和手段有所提高，同時，也對管理人員的水平和素質提出了更高的要求。檔案管理除了具有很強的政治性、機密性外，還是一項專業性很強的工作，然而傳統的檔案管理對工作人員的學識水平、綜合素質相對要求較低，甚至對計算機操作上也沒有明確的要求，造成即使有管理人員但缺乏專業管理人員的局面。如大部分高職院校并沒有為檔案部門聘請專門的管理人員，而是讓其他部門人員兼管檔案管理，這些人員幾乎都未接受過管理專業的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化的基本理論、基本知識和基本技能。由于沒有配備專職的檔案管理人員同時也疏于對兼職管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，造成眾多高職院校高素質檔案管理專業人員匱乏。

三、高職院校檔案管理信息化的著力點

1.更新觀念，增大投入。首先，檔案管理人員要認識到自身工作的重要性，既不能把檔案管理簡單看做一般的、可有可無的工作，也不能僅僅以藏為主，重藏輕用，被動服務，而是要確立現代化管理意識，把知識和創新作為檔案工作的管理目標，逐步實現檔案管理的知識化、網絡化、社會化，也即信息化。

其次，高職院校的領導必須充分認識高職院校檔案管理在院校建設中的價值、地位、作用和意義，把檔案管理工作與院校的全面建設結合起來，找準檔案管理工作的定位點，切實推進檔案信息化建設。應當看到，信息時代高職院校檔案管理的功效較之原來相比發生了質的變化。與此相應，檔案管理硬件與軟件也要提升，比如在庫房的結構、面積、功能上，以及計算機設備方面都提出了新的要求，如果沒有必要的財力支持，是很難達標和發揮檔案工作效能的。因此，高職院校要想方設法籌措資金，投入專項資金進行檔案信息化建設。

2.變革傳統檔案管理模式，提高檔案管理信息化水平。隨著信息化程度的不斷加深，高職院校傳統的檔案管理模式已不再適應高職院?？焖侔l展的形勢與任務。因此，高職院校必須盡快用現代化管理手段替代傳統的手工管理，以提高工作效率和服務質量。檔案管理人員也要認真研究與解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題；院校相關領導也應當努力采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高職院校檔案管理工作不斷上臺階、上層次、上水平，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高效化。

3.把好人才關，建設一支高素質的檔案管理隊伍。首先，高職院校必須重視高素質檔案管理人才的選拔。有計劃地引進檔案專業的畢業生特別是具有計算機等專業知識和技能的應用型、復合型人才，盡可能地把一些政治素質好、工作責任心強、業務能力過硬的人配備在檔案工作崗位上。

其次，要不斷加強現有檔案管理人員的學習與培訓。根據工作需要，每年抽出一定時間舉辦一至兩次檔案人員現代信息化知識培訓班，建立強化學習激勵機制，以提高檔案從業人員的現代信息素質和管理意識。

再次，重視提高檔案管理人員的福利待遇，使其愛崗敬業、安心本職，以促進檔案工作不斷升級上檔。通過這些措施的有效實施，造就一支具備現代化信息素質，能夠掌握計算機現代化管理知識的一專多能的復合型檔案管理隊伍。

總之，在信息化時代，高職院校檔案管理工作的創新勢在必行，必須提高檔案管理工作人員的管理意識；優化管理手段，提高管理層次；提高工作人員對先進設備的整體應用能力，建設一支高素質人才的管理隊伍，這樣才能適應新世紀、新階段、新形勢的發展，才能使高職院校檔案工作建設向更深、更廣、更有效的方向發展，使高職院校檔案的管理水平邁上一個新臺階。

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