水利工程管理檔案應實現(xiàn)網(wǎng)絡共享

谷興華

(黑龍江省引嫩工程管理處，黑龍江大慶163316)

1 工程建設檔案的性質(zhì)與特點

隨著近些年來水利工程建設項目不斷增多，我省對水利工程建設檔案的建設工作已十分重視，工程建設檔案已成為檔案門類中與人事、會計等檔案并列的專門檔案之一。一般來說，在較大型工程建設中，都能夠做到內(nèi)業(yè)與外業(yè)同步進行，內(nèi)業(yè)資料齊全，工程驗收后，能夠做到內(nèi)業(yè)資料及時交付管理單位存檔。工程建設檔案的性質(zhì)不同于人事、會計檔案:①保密性的要求不高;②信息量較大;③查閱的次數(shù)頻繁。基于以上特點，工程建設檔案可以面向一定范圍進行公開，在數(shù)字化的基礎上，在網(wǎng)絡上實現(xiàn)檔案資源共享，以此提高工程建設檔案的利用效率。

2 引嫩工程管理處檔案管理的主要內(nèi)容

黑龍江省引嫩工程管理處是省水利廳直屬的處級事業(yè)單位，管轄北部引嫩工程，為大慶油田提供工業(yè)與城市用水并兼顧工程沿線農(nóng)業(yè)用水，是我省比較典型的水利工程管理單位。我處于2000年成立綜合檔案室，建立了工程管理、公文、會計、人事等檔案，2006年被評為國家科技事業(yè)類二級檔案室。

北部引嫩工程是在嫩江中游拉哈鎮(zhèn)無壩引水，經(jīng)243 km渠道進入紅旗泡水庫。由于建設標準低，在運行中不斷進行維修改造，經(jīng)歷的較大型改造工程有:烏裕爾河、雙陽河立體交叉水質(zhì)改善工程，紅旗泡水庫消險擴建工程，渠首3次較大型整治工程，渠首11 km嫩干堤防加高培厚等。在運用中不斷對渠道進行護坡整治，對構造物進行整修加固。對沿線管理所和管理站進行站房改造和維修。近幾年，隨著尼爾基水利樞紐的建設運行，我省積極建設配套供水工程，北部引嫩擴建工程作為全省千億斤糧食產(chǎn)能的重點工程和全省水利建設重點工程，已開工建設兩年，正處于緊張施工中。這些工程建設完畢后，工程專業(yè)技術部門能夠做到內(nèi)業(yè)資料及時歸檔。檔案資料包括工程前期會議報告、可研報告、初步設計和施工圖設計圖紙、預算、招投標文件、合同、設計交底記錄、開工報告、施工質(zhì)量記錄、設計變更記錄、監(jiān)理記錄、竣工圖紙、驗收簽證、決算，等等，可以說，這些檔案資料比較齊全，分析、編研和專業(yè)技術人員利用的價值較高，為今后工程管理工作提供了權威的必要的參考資料。

3 存在的一些問題

工程建設檔案是水利工程管理單位最重要的檔案部門。但是，在檔案工作的實踐中發(fā)現(xiàn)了一些問題，影響了工程建設檔案的使用效率。

1)工程建設檔案信息量龐大，不便于利用。水利工程建設檔案的信息量較大，僅一個單項工程，如北引擴建工程，建設檔案就占據(jù)一個密集架。目前工程建設檔案還停留在紙質(zhì)階段，檔案的文書、圖紙、表格等載體形式較多，規(guī)格不一。內(nèi)容有工程設計、招投標文件、合同、施工記錄、簽證、竣工驗收報告等等，內(nèi)容十分繁雜。查閱水利工程建設檔案要比查閱人事、會計等其它檔案要費很多時間。而且利用不便。檔案管理的要求規(guī)定，不允許借閱人員拿走原始檔案，因此只能采用復印的方式來利用檔案。但是工程建設檔案十分不便于復印，比如，設計圖紙都是超大規(guī)格，根本無法復印，又不允許帶走原件，有時領導要求必須帶走，可能造成檔案的遺失，給檔案室的管理帶來很大麻煩。

2)檔案利用頻繁。引嫩工程管理處的任務是管轄北部引嫩工程，做好運行調(diào)度確保供水，對病險部位經(jīng)常進行維修，維持工程處于良好的運行狀態(tài)。所以，在工程的運行中，工程建設檔案的利用率很高。從查檔記錄可以看出，工程建設檔案的查檔次數(shù)要明顯高于人事、會計等專門檔案的查當次數(shù)。2011年，該處計劃對紅旗泡水庫開展水源地保護與綜合開發(fā)的規(guī)劃工作，工作組開展規(guī)劃的基礎工作之一就是調(diào)閱水庫的全部檔案，比如，要查找水庫泄水渠原設計圖紙，以設計圖紙為依據(jù)，將已年久失修的渠道恢復到設計狀態(tài)。規(guī)劃期間，工作人員經(jīng)常泡在檔案室。所以工程管理單位對工程建設檔案的依賴程度很高，利用十分頻繁。

3)在查檔工作中交通不便。水利工程一般地處偏遠。引嫩工程管理處機關位于大慶市，下轄6個管理所、28個管理站，分別位于訥河市、富裕縣、依安縣、林甸縣、安達市境內(nèi)，基層管理所工程技術人員到處機關查閱工程檔案往往要旅行數(shù)百公里。管理處上級是省水利廳，省水利廳和水利設計院位于哈爾濱市，經(jīng)常需要調(diào)閱北引工程建設檔案，管理處技術人員經(jīng)常往返哈市、大慶呈送檔案資料。所以，水利工程管理單位的偏僻性決定了檔案利用工作十分不便。

基于以上原因，水利工程檔案應盡快實現(xiàn)信息化，建立數(shù)字檔案室，在單位局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上開辟網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案室工程建設檔案資源共享，隨時查閱，快捷方便，提高檔案的利用效率。