淺論工商管理辦公自動化系統的設計

陳蕾

（雅安職業技術學院，四川 雅安 625000）

工商管理辦公自動化系統主要是針對工商管理系統內部以及部門之間，對重要的公文、人事檔案與重要資料等具有保存于安全存檔價值的規范文件進行統一收發存儲，對工商管理部門和企事業單位相關的通知、公告等公文發送給指定人員的特定流程亦稱公文流轉。

1 工商管理辦公自動化系統概述

工商管理辦公自動化系統又可以簡稱為工商管理的OA系統，它能夠全面提供工商管理文檔文件的管理與歸檔文件材料的各種查詢功能，能夠規范而靈活地處理并流轉公文文件，能夠更加便捷地直接處理與接洽各式公文，能夠幫助工商部門管理大量事務工作并幫助工作人員擺脫大量繁雜的文件處理明細工作。工商管理OA 系統不論是任務下達或者是公文的流轉，一般全部都由前一個中心環節進行確定后，另一個中心環節相應的公文流向于及時處理資源進行限定時間；同時前一個中心環節隨時隨地可確定跟蹤后一個中心環節處理資源任務的大概工作情況，并且能夠根據具體工作情況會發出提醒信息，以便最終確保公文得以順利流轉，最終實現公文流轉靈活及暢通最大化。

工商管理辦公自動化系統的設計要能夠使公文處理過程變得更加貼近實際工作情況。工商管理OA 系統模塊的劃分以及相應的各個接口模塊劃分最為關鍵的是它們之間運行的接口問題，同時它也是對整個辦公自動化系統控制最復雜性的最要技術設計手段。要言之，首先面對的是如何將功能模塊成功進行劃分成為一個樹形層次類型的結構；緊接著是對模塊對應的接口進行定義，而且每個接口模塊只應該提供通信接口被其它接口模塊進行訪問，以便能夠實現整體內部系統由公文發起與公文委派以及代辦公文等系統流程的科學制定。工商管理OA 系統不論是功能模塊定制的組成部分也好，還是流程監控的部分也好，它們應該是OA 系統最關鍵而且是最重要的組成部分。

2 工商管理辦公自動化系統設計的特點

工商管理OA 系統可以實現重名查詢與企業登記等功能，在真正意義上實現了無紙化辦公。工商管理OA 系統幫助工商管理部門解決實際工作需求與實際業務工作流程，并且順應網絡辦公系統的技術應用要求，還具有相當大的實用性與易用性。工商管理OA 系統的開發設計主要是從基于瀏覽器相對應的辦公自動化來考慮，如何能夠方便地讓系統各組件靈活進行搭配成了設計重點考慮的技術問題，系統接口模塊對接與內部流程根據實際工商管理工作的變動而變動成為技術設計的最大挑戰，工商管理數據的冗余同時也成了困擾系統整體設計的重點難題。一般考慮系統功能不僅可以成為對外的網站，而且還重點在于工商管理部門內部可以實現是網上辦公，相應的數據安全可以開展實時監控與授權訪問、對數據采用雙機備份等方法力求達到相對安全，系統還能夠在遠程辦公方面獨具特色，即使工商管理領導出差在外，同樣可以通過互聯網等方式方便地實現公文的審批與流程的指派等公文處理工作。

工商管理OA 系統的大眾化與安全性。工商管理OA 系統設立大眾化的操作接口，對大多數工商企業與用戶而言，系統的界面簡單并且易操作和易學與易用是非常重要的，而相應的web 技術支持的系統設計可以集成多數辦公軟件，同是也是一個最簡單而且能夠直接獲取文檔數據的重要技術途徑。工商管理OA 系統設計要求安全保障，通常采用的方式是各模塊之間進行相互監督進行設計，同時在模塊假死時可以很快促使正在操作的重要文件能夠即時恢復，同時采用雙機進行備份，系統在數據加密方面通常采取最為有效的安全策略進行設計。系統模塊之間的權限往往是通過相互之間的通訊協調來完成，針對不同的用戶可分配數據的控制權利，而且控制權利有多大都是集中在一個模塊進行控制，再另外設計一個附加模塊開展協調監控。系統使用的用戶名密碼或者是流轉文件的行為管理，系統相關的所有數據操作均可以進行反向加密，相關的用戶名與密碼全部都采用密文加密等形式進行安全管理。

3 工商管理辦公自動化系統的總體設計

工商行政管理部門主要從事所在轄區內的企業與個體戶工商執照注冊辦理并且對相應工商行為進行管理等事宜。工商管理OA 系統對所在管轄區的個體工商戶及企業相關的注冊名稱核準以及同名企業查詢和企業經營范圍等規模開展管理，系統可以在原有的網絡辦公系統基礎上繼續開發出工商管理部門自有的網絡辦公系統，力求能夠提高我們開展信息查詢與核準的效率，盡快幫助辦理工商營業執照的企業與個人用戶能夠早日拿到自己所需要的各種證件。而且在資料審核的子系統能夠實現審核模塊與流程相應的自動判別，力求達到企業無重名以及證件號無重復這種雙重技術保證。系統的模塊可以加入常用的功能模塊，還能夠同時加入信息資料的快速存儲流轉，目的是幫助系統在部分模塊出現故障的同時工商管理部門同樣能夠正常啟用備用庫來進行信息存放與信息查詢等相應工作。

工商管理OA 系統公文流轉方面的設計總體上一般包含七大功能模塊，即公文發起、下達公文、已發公文、已辦公文、公文委派、流程監控模塊以及部門管理等，同時系統還具備郵件的內外網接口管理的信息。工商管理OA 系統在模塊通信運行時，首先能夠判斷用戶是否真正登錄成功，倘如用戶已經成功登錄，系統則進入相應的規范操作界面，系統具備的七個子模塊立即在公文流子系統中相互平行并且通過數據庫與程序來進行控制，系統管理人員可以根據工商管理的實際情況隨意來定義公文流轉運行的路徑，從而最大程度上確保系統的實用性與安全性，真正實現設計的初衷并產生巨大的經濟效益與社會效益。

總之，針對工商管理辦公自動化的現實需求情況，充分利用既定計算機語言，科學設計工商管理辦公自動化系統，不僅可以實現服務企業的各項功能，還同時實現真正無紙化辦公提升工商管理的品質與效率。

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