探討企業檔案管理的社會化問題

王麗華

(哈爾濱市群力投資有限公司)

1 前言

隨著市場經濟的快速發展，企業之間的競爭也越來越激烈，企業之間為了贏得利潤，不斷進行著各種“沒有硝煙的戰爭”，例如價格大戰、營銷大戰等等，近年來出現了一種新的策略，不僅可以降低企業的成本，而且能夠提高企業的管理水平，這種策略就是企業檔案管理的社會化。企業檔案的社會化管理達到短期內降低企業成本、提高企業效益的目的。企業將內部的檔案管理工作交付給外界的社會機構管理，節省了時間成本，提高了企業的管理水平。

2 企業檔案管理社會化的相關概念

社會化這個詞被人們廣泛的談起，如人的再社會化問題、社會化分工，社會化引起了人們的大力關注。社會化成為當下社會的一個標志性詞語。社會化的被提出在檔案界已形成共識，即檔案的社會化，例如人事檔案的社會化問題，檔案館的社會化服務問題，這些都是圍繞著檔案管理的社會化問題展開的?，F在企業檔案管理也提出了社會化問題，企業檔案管理的社會化趨勢更加明顯不得不引起我們的高度重視。

3 企業檔案管理的社會化的可行性分析

3.1 當代科學技術的發展為企業檔案社會化管理提供了一定的條件

現在世界是信息化時代，信息技術滲透到世界的每個角落。在企業的檔案管理中，也充分體現了信息技術的作用。企業把檔案交付給社會機構管理，企業與社會機構之間的溝通和交流主要依靠信息的傳播，信息的發展為雙方的交流提供了技術保證。企業內部人員掌握的技術知識和技能無法滿足企業檔案管理的需要，依靠外界的檔案管理工作團隊，他們利用先進的科學技術，利用信息化管理手段，為企業檔案管理提供服務，社會管理就夠和企業通過網絡的渠道將雙方所需的信息彼此反饋，使得企業能夠及時掌握檔案管理的內容和最新動態，通過信息化方式的不斷交流，社會機構為企業檔案的社會化管理作出很大貢獻，從而提高了企業效益，降低企業成本。

3.2 企業檔案管理的社會化的實現手段是業務的外包

伴隨著我國企業規模的擴大，企業需求的增多，企業的工作量和業務運行也增多，企業的人力、物力等各方面資源無法滿足企業的發展，特別是企業檔案管理工作的復雜和繁重更需要大量的人力物力投入在其上面，如何解決這一難題，在資源有限的條件下實現企業檔案的妥善管理，減輕企業的負擔，這成是眼前急需解決的問題。當下眾多的檔案管理機構的涌現，為企業的檔案管理提供了便利，促進了企業檔案管理的社會化發展。在檔案管理過程中，最主要的管理形式是檔案的業務外包。業務外包不僅增強了企業對檔案資料的需求，提高了效率，而且增強了企業的競爭力。

3.3 檔案組織機構的規范和中介服務市場的健全，為企業檔案管理的社會化提供了保障

對于檔案管理機構，法律有明確的規章制度，規范了中介機構的權利和義務，規定了機構的具體職責，為企業檔案管理提供了法律依據。隨著市場的不斷規范化，中介服務市場不斷健全，中介服務的內容和服務的方式更加科學規范，從而為企業的檔案管理提供更高質量的服務，增強了企業的發展后勁。

4 企業檔案管理社會化之必然性

4.1 企業的檔案管理，有效地降低了企業的管理成本，增加了檔案資源利用效率

企業把檔案管理委托給中介機構，中介機構憑借自身的實力和服務的專業化、規范化為企業提供高質量管理，由于中介機構提供管理的成本比企業自身檔案管理所花的成本低，企業愿意讓中介機構為其服務。另一方面，中介機構在提供管理服務的同時，也能利用檔案的的信息，實現檔案信息的雙重利用。中介機構不僅維護了企業機密，也為自身的發展創造了良好的機會，實現了資源的共享，推動了企業和中介機構的共同發展。

4.2 統籌社會資源，實現資源的優化配置

企業通過中介組織對檔案進行管理，有效地利用了外界人員和技術等資源，一方面為一部分人創造了就業機會，而且借助外界的力量滿足企業的發展要求，增強了資源的利用率。減少了企業的技術和資金投入，也推進了檔案中介市場的發展，實現共贏的目的。

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