關于企業檔案管理工作中的幾點認識

王麗華

(哈爾濱市群力投資有限公司)

關于企業檔案管理工作中的幾點認識

王麗華

(哈爾濱市群力投資有限公司)

結合企業檔案管理工作的實際情況，從企業檔案管理工作存在的問題入手，著重分析加強企業檔案管理的若干措施，對企業檔案管理工作有著一定的參考借鑒價值。

企業;檔案管理;問題;措施

1 企業檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案沒有正確劃分信息的范圍

在企業檔案管理工作中，出現很多范圍模糊的檔案管理情況。部分檔案按照企業工作內容來進行劃分，部分按照時間段來進行劃分，或者按照作者來劃分，由于劃分的要求不同，導致一些檔案出現了重復錄入的情況。企業檔案存放的時間越久，檔案的劃分范圍就越混亂，在需要的時候，無法及時調出相關檔案，嚴重影響企業工作的進展。

1.2 部分檔案缺失序號、目錄或頁碼

由于長時間不規范的管理，企業檔案中出現了很多檔案序號缺失的情況。部分檔案由于年代久遠，檔案序號已經模糊，無法辨識，甚至序號發生丟失現象。管理人員沒有及時對殘缺的檔案進行整理和恢復，導致現象愈來愈嚴重。一些案卷沒有卷內目錄，引發無法檢索現象;一些案卷沒有標全或未標記頁碼，在使用中丟失部分頁碼也很難發現，這嚴重影響和制約企業檔案管理水平的提高。

1.3 檔案的存放、標題、裝訂方式不規范

存放現象混亂是目前企業檔案管理工作中非常普遍的一個問題，檔案存放的劃分方式有以下幾種：時間、職能部門、管轄權限、文種等。但是管理人員在存放檔案的時候，沒有將其放置在正確的范圍之內，多次隨意放置導致了嚴重的混亂現象;管理人員在撰寫案卷標題時候的隨意性較大，沒有按照規范的方式進行撰寫，撰寫出來的標題沒有貼合主體內容，或者標題缺失基本要素;采用的裝訂方式不適用，部分頁碼出現脫落、丟失。

2 提高企業檔案管理水平的措施

2.1 樹立檔案規范化管理的正確理念

正確的管理理念在實際工作中起著引導的作用，能夠有效推動企業檔案管理工作走上可持續化的發展道路，提高企業檔案管理的整體水平。管理理念是企業檔案管理工作的核心，其理念正確與否將直接決定檔案管理工作的水平及質量高低。企業檔案主要管理者應該設置適當的管理崗位，正確劃分各個崗位的工作內容及范圍，實施崗位責任制，讓每一個檔案管理者在實際工作中都能做到有法可循，讓企業檔案管理工作逐漸呈現井井有條的局面。在檔案管理工作中，主要管理者應該廣泛采納意見，制定各項最佳的規章制度，以規范實際的管理工作。

2.2 加強檔案的基礎管理

檔案管理對企業各項工作有著非常重要的作用，科學的檔案管理可以促進企業各項工作的順利進展，為企業提供一定的參考借鑒價值，但由于各種原因，企業對檔案管理工作的重視不夠，企業檔案庫房通常比較簡陋，經常出現檔案丟失或者檔案損壞的現象，嚴重影響企業檔案管理工作的順利進展。對此，企業應加強檔案的基礎管理，改善檔案的庫房環境。在檔案日常管理工作中，應注意檔案庫房內的衛生，保持檔案庫房的整潔干凈，同時注意防蟲、防潮以及防火等事項，當出現地震或者洪水等災害時，應將檔案資料送往安全的地帶，確保檔案資料不受損壞。在檔案基礎管理工作中，還應加強檔案的儲存工作，確保檔案儲存的安全，避免出現破壞或者盜竊事件。

2.3 提高檔案管理工作者的素質及能力

檔案工作人員的管理意識對整體管理工作水平及質量產生著非常深遠的影響，因此在實際操作中，要求工作人員具備較高的能力及素質，以飽滿的熱情投入到工作中。如果管理人員沒有具備強烈的檔案意識，在實際工作中很難全面掌握檔案資料，或者不能正確進行管理工作。管理人員所掌握的檔案法制知識、留存檔案手段都是非常關鍵的，只有具備這些必要的管理知識及手段，才能在順利開展檔案管理工作。

2.4 制定適用有效的獎懲制度

組建并持續完善相關的檔案管理獎懲制度，并確保能夠切實貫徹落實這些制度，從源頭抑制一切影響正常檔案管理工作的因素，保障檔案的全面性及完整性。依據制度中的相關標準，定期檢查管理人員的工作績效，并將其日常工作詳細記錄起來。在檔案管理人員的考核中，要嚴格按照獎懲制度來要求其工作內容及范圍。契合管理職員工作性質的獎懲措施才能起到根本的作用，把工作核查制度擺到與其他管理工作同等的位置，這樣才能引起管理職員的重視，在保存收集相關美術檔案材料的時候，才能做到仔細認真。

2.5 提升工作人員使用計算機的能力

近幾年來，隨著信息化時代的快速發展，企業一些落后陳舊的檔案管理方式已經無法滿足新時期的工作要求，原有的檔案管理方式既不能契合現代化檔案管理的發展步伐，也無法適應計算機網絡化管理的根本要求。計算機網絡化管理模式具備迅速處理分析雜亂龐大信息和數據的能力，是一種先進的現代管理手段。但是如果想要正確應用計算機來處理分析數據，其使用人員應該具備充足的電腦知識及能力，確保錄入計算機中的每一項原始信息及數據都能具備高度的準確性。檔案管理現代化的前提條件是具備高素質的管理人員，才能做好信息和數據的收集、整理、輸入等一系列工作。所以企業應該鼓勵檔案管理人員積極參與各種計算機培訓班，掌握先進的計算機管理技術。

2.6 強化檔案信息的網絡建設

信息科技化逐漸涵蓋人們的日常生活，網絡信息已經成為人們工作生活中的好幫手。網絡信息的覆蓋范圍非常廣，傳播速度超越了空間和時間的限制，使信息的時效性得到了充分的利用。在全球信息化的浪潮的促進作用下，信息資源共享也面臨著更為嚴峻的考驗，企業應該持續強化檔案信息網絡的建設，結合先進的網絡手段及時收集、整理相關的檔案。企業檔案信息能夠讓利用者在較短的時間里快速查閱、檢索、下載資料，并能快速整合分散的檔案信息，滿足廣大員工的潛在需求，達到充分共享檔案資源的目的。如果企業不具備全面的檔案網絡管理，將會與信息時代的發展速度脫節，無法實現先進文化體系的要求，檔案的信息資源也無法有效貫通。

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