如何利用企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理家庭檔案

鄭濱聲

(黑龍江龍丹乳業(yè)科技股份有限公司)

如何利用企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理家庭檔案

鄭濱聲

(黑龍江龍丹乳業(yè)科技股份有限公司)

我國(guó)現(xiàn)代生活方式的特點(diǎn)就是快節(jié)奏，低運(yùn)動(dòng)，內(nèi)容豐富而形式單一。由于人們衣、食、住、行、娛等日常生活呈現(xiàn)異?；钴S狀態(tài)，人們從社會(huì)的、經(jīng)濟(jì)的、精神的、文化的各個(gè)方面需求滿足感，擔(dān)當(dāng)著各種不同的社會(huì)角色，比如家庭角色、工作角色、社會(huì)角色，甚至網(wǎng)絡(luò)角色，面對(duì)日益增大的信息量，導(dǎo)致各種信息檔案的儲(chǔ)存很重要，為此建立個(gè)人家庭檔案很重要。簡(jiǎn)要論述了利用企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理家庭檔案的方法。

檔案管理;企業(yè);家庭

1 家庭文書檔案

企業(yè)文書檔案一般分類為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類。筆者將家庭文書檔案分為五類，即各種證照類(行政管理類)、家庭支出票據(jù)類(經(jīng)營(yíng)管理類)、家庭學(xué)習(xí)成長(zhǎng)類(生產(chǎn)管理類)、精神層面類(黨群關(guān)系工作類)。

各種證照類包括結(jié)婚證、戶口、房證、各種畢業(yè)證、職業(yè)資格證、駕駛證等等。

家庭支出票據(jù)類包括各種繳費(fèi)卡、收據(jù)，如水、電、氣、電話、有線電視、學(xué)費(fèi)、房費(fèi)、維修費(fèi)等等。

家庭學(xué)習(xí)成長(zhǎng)類包括:孩子學(xué)習(xí)用課本、卷子、參考書、孩子的成績(jī)單、學(xué)期總結(jié)，家庭成員的論文、作品，家庭的大事記，日記、書信等。

精神層面類:家庭的各種藏書，每個(gè)人的獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書，家庭成員的字畫、作品、集郵冊(cè)等等。

2 家庭科技檔案

包括家庭的各種家用電器說(shuō)明書、保修卡，裝修施工圖、電路圖，個(gè)人醫(yī)療記錄，病歷本、各種檢查記錄單、化驗(yàn)單等。

3 財(cái)務(wù)檔案

家庭理財(cái)產(chǎn)品憑證、個(gè)人工資單、存款單、銀行賬號(hào)、卡號(hào)、各種卡的申請(qǐng)單等等。

4 人事檔案

整個(gè)家庭的家譜，每個(gè)人的個(gè)人檔案，簡(jiǎn)歷，家庭所有成員及親屬的工作單位、聯(lián)系方式、住址等。

5 電子檔案

電子光盤、磁帶、磁盤等。

6 聲像檔案

家庭成員的影集、電子照片、縮微膠片、電影膠片、結(jié)婚生日旅游錄像片、錄音磁帶和唱片等。

在保存上，按照分類，設(shè)立檔案盒，每個(gè)類別按照檔案的多少設(shè)立檔案盒，并排序，如文書檔案證照類1、財(cái)務(wù)檔案1等等。

由于家庭空間小，沒(méi)有專門的庫(kù)房保存，我將檔案集中擺放在一個(gè)書架上，設(shè)置統(tǒng)一的檔案盒，一旦被挪用后，方便認(rèn)出，迅速歸位。

在整理家庭檔案過(guò)程中，談?wù)勈占彝n案的注意事項(xiàng)。

(1)按照家庭檔案形成的周期來(lái)收集，如每月形成的，年末形成的，這樣收集的好處是根據(jù)時(shí)間發(fā)展不會(huì)出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象，整理檔案非一朝一夕之功，有時(shí)間節(jié)點(diǎn)，便于形成定期歸檔的好習(xí)慣。

(2)確保完整性與連續(xù)性。家庭檔案真實(shí)記錄家庭生活、工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷。要想使家庭檔案忠實(shí)的記錄家庭生活的一點(diǎn)點(diǎn)、一滴滴，收集檔案工作必須貫穿于各種活動(dòng)過(guò)程中，只有這樣才能使家庭檔案完整、齊全，如日記、大事記、病歷卡等均具有連續(xù)性和連貫性。

(3)家庭檔案要力爭(zhēng)種類豐富，內(nèi)容廣泛，只有這樣才能增加其實(shí)用性。一個(gè)家庭面臨的各種事務(wù)紛繁復(fù)雜、涵蓋廣泛，所形成的各種檔案材料應(yīng)有盡有，在形成檔案時(shí)一定要重質(zhì)不重量，具有一定保存價(jià)值的，換言之就是能夠?qū)窈蟮纳罹哂幸欢ǖ膮⒖甲饔茫駝t材料再多也不能稱之為豐富，只會(huì)形成堆積和浪費(fèi)。家庭檔案還要保證其收集的結(jié)構(gòu)合理，既要有反映整個(gè)家庭活動(dòng)的材料，也要有反映家庭所有成員的各方面情況的材料。在收集成分上既要有紙質(zhì)檔案也要有照片、錄像、電子檔案、手工作品、獎(jiǎng)杯等載體檔案。

(4)要保證家庭檔案的真實(shí)性和原始性。檔案是家庭活動(dòng)的歷史記載，在收集時(shí)務(wù)必確保其真實(shí)性，不要隨意修改、偽造、損毀，越原始的記錄越具有維護(hù)家庭歷史憑證及參考作用。

(5)在收集檔案時(shí)最好設(shè)專人負(fù)責(zé)。這樣分工的好處是有專人牽頭負(fù)責(zé)收集，以免“都負(fù)責(zé)等于沒(méi)人負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象發(fā)生。收集人應(yīng)及時(shí)收集每位家庭成員的檔案，將能反映其學(xué)習(xí)、工作、生活中的材料準(zhǔn)確歸檔，定時(shí)整理，并做好記錄，以確保檔案的收集不流于形式。

總之，家庭檔案作為家庭歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，它不僅是家庭生活的有力助手，而且還可以營(yíng)造家庭文化，激勵(lì)人生。常言道家和萬(wàn)事興，每個(gè)家庭穩(wěn)定了社會(huì)也穩(wěn)定了，每個(gè)家庭文明了社會(huì)也文明了，每個(gè)家庭進(jìn)步了社會(huì)也進(jìn)步了。在整理家庭檔案中，家庭的每一份材料，如:一張獎(jiǎng)狀、一紙任命書、一份榮譽(yù)證書都蘊(yùn)含著強(qiáng)烈的時(shí)代色彩，反映家庭成員的業(yè)績(jī)、辛勤勞動(dòng)成果的見證，更是無(wú)聲的鞭策與激勵(lì)，是營(yíng)造家庭文化氛圍、溝通兩代人情感、啟迪家庭成員心智、督促家庭成員奮進(jìn)的真實(shí)而鮮活的教材。

家庭檔案彰顯家庭遵守國(guó)家法規(guī)，保證成員利益有據(jù)可查。家庭成員在家庭和社會(huì)活動(dòng)中需要樹立法律意識(shí)，遵紀(jì)守法，有法必依。繳費(fèi)納稅憑證等家庭檔案是維護(hù)家庭成員守法的憑證。俗話說(shuō)“清官難斷家務(wù)事”，在現(xiàn)實(shí)生活中財(cái)產(chǎn)分割、遺產(chǎn)繼承等家務(wù)事尤其需要第一手材料。如果我們重視家庭檔案的建立，各種證件、遺囑等相關(guān)家庭檔案對(duì)化解家庭矛盾、避免家庭糾紛將起到積極的作用。

家庭檔案?jìng)鞒袣v史文化，崇尚文明。家庭檔案真實(shí)地記錄了一輩輩家庭成員的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，既是一代代人生精華的濃縮，又是后輩人感知社會(huì)、歷史的教材，通過(guò)家庭檔案把家庭崇尚的精神、文化財(cái)富留傳給后人，讓未成年人繼承前輩的經(jīng)驗(yàn)和智慧結(jié)晶，避免前人所犯的一些錯(cuò)誤，取其精華去其糟粕，通過(guò)每個(gè)家庭的進(jìn)步達(dá)到整個(gè)民族的文化素質(zhì)提高。

家庭檔案豐富檔案資源，達(dá)到社會(huì)共享。家庭檔案的所有權(quán)雖然屬于個(gè)人，它既記載了家庭的歷史，又折射了社會(huì)的變遷，是國(guó)家檔案資源的重要補(bǔ)充。比如一些名人的日記、照片、書信等，將這些檔案轉(zhuǎn)化成社會(huì)檔案，作為愛國(guó)主義教育的內(nèi)容之一，為全社會(huì)所利用。

總之，新時(shí)期大力倡導(dǎo)建立家庭檔案無(wú)論是對(duì)于和諧社會(huì)、和諧家庭的建設(shè)，還是對(duì)于檔案工作本身都是功在當(dāng)代利在千秋的好事。

U472

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1008-3383(2012)03-0120-01

2011-12-13