高校二級學院科研秘書工作探微*

郭錦榆

(福州大學，福建 福州 350108)

高校二級學院科研秘書工作探微*

郭錦榆

(福州大學，福建 福州 350108)

高校二級學院科研秘書不僅是聯系學校科技處的重要紐帶，更是溝通學院領導和其他教職工的潤滑劑，發揮著承上啟下，舉足輕重的作用。本文通過分析二級學院科研秘書的工作職責及特點，提出其所應具備的素質，并就如何提升科研秘書工作能力的途徑進行深入探討。

科研秘書;科研管理;二級學院管理

在科學技術突飛猛進的時代，高校科研工作在我國科學技術研究工作中占據了重要地位。國家中長期科學和技術發展規劃綱要(2006－2020年)指出:大學是我國培養高層次創新人才的重要基地，是我國基礎研究和高技術領域原始創新的主力軍之一，是解決國民經濟重大科學問題、實現技術轉移、成果轉化的生力軍。很多高校都積極推進校、院二級科研管理機制，進一步深化內部管理科研管理機制體制改革，優化科研資源配置，提高科研質量以及科研管理效率，以便建設高水平研究性大學。在這種管理機制下，高校二級學院科研秘書不僅是聯系學校科技處的重要紐帶，更是溝通學院領導和其他教職工的潤滑劑，發揮著舉足輕重的作用。因此，準確理解二級學院科研秘書的工作職責及特點，積極探討提升自身工作能力的途徑，具有重要的理論意義和現實價值。

一、科研秘書的工作職責

二級學院科研秘書作為高校科研管理隊伍中的基層群體，其職責一方面是輔助領導并根據領導的授權安排，做好對科研人員和科研項目的管理;另一方面是積極主動為科研工作創造條件，協調各方面的關系，及時報告協調情況和協調內容［1］。具體來說，可分為以下四個方面:

1.日常工作

(1)組織學院各類科研項目的申報工作。實時關注和了解學校科研處有關各類科研計劃項目申報事宜的通知，通知相關教師，提供有關申報所需的指導性材料，并積極協助院領導組織和協調各類科研項目申報工作。

(2)協助做好立項項目的組織實施和管理工作。熟練掌握和運行各科技項目計算機管理系統和申報軟件。建立各類立項項目的技術檔案，做好技術檔案資料的管理工作。

(3)適時督促、檢查項目計劃執行情況，對于執行和進展異常的項目，要及時向分管領導報告。

(4)及時督促到期科研項目的結題工作，并現場查看項目完成情況，審查項目是否符合結題條件。對于申請延期的項目，要督促項目負責人及時聯絡各級項目管理部門在規定期限內辦理延期手續。

(5)積極組織科研人員做好成果鑒定、專利及各類科研獎項的申請申報工作。

(6)負責學院教師科研工作量的統計與津貼核算工作，以及各類科技獎勵津貼的核對發放工作。

(7)負責學院學科建設與科研工作的校內外宣傳與報道。

2.文字工作

(1)協助院領導制定本學院科研工作發展規劃、各類科研相關工作的文件，規定與辦法。

(2)協助院領導制訂學院學科建設發展規劃、各類重點學科建設規劃、學位點建設與申報工作。

(3)認真做好年度工作總結報告和統計年鑒工作。

3.外聯工作

(1)協助院領導，做好各方面的聯絡工作，保障科研項目順利開展。

(2)協助院領導開展學術交流活動。

4.突發工作

完成科技處和院領導交辦的其它工作。

二、科研秘書的工作特點

1.復雜性

科研管理工作內容繁多，涉及項目、成果、學術交流、考核獎勵等。科研項目根據來源不同，可分為國家級項目管理、地方政府項目管理、校級項目管理和企事業單位委托項目管理;根據經費來源渠道不同，可分為縱向項目管理和橫向項目管理;根據項目進展的不同階段，可分為項目申報管理、項目進展管理、項目變更管理和項目結題管理。不同類型的項目其科研內容、管理規定均有不同，因此其科研管理過程也不同，這決定了科研秘書工作的復雜性。

2.輔助性

學院領導既承擔行政工作，又承擔教學、科研任務，工作不可能做到面面俱到。這就要求科研秘書不僅要及時完成領導布置的工作，還要積極主動深入基層調查了解，收集整理資料，提出預選方案，為學院領導提供決策依據，并及時督促、落實和反饋工作中的問題及基層反映情況，做到:不是領導，貼近領導，不在其位，參謀其政，不管也管，辦事超脫，沒有權利，輔助權利。

3.服務性

科研秘書作為基層管理人員，其主要任務是為一線科研人員提供科研服務，積極為他們提供科研政策解釋、質疑，如查閱相關文件和資料，向有關部門咨詢相關政策;及時傳達各種項目申報、科研獎項申報等科研信息并協助做好項目申報工作;了解項目執行中存在問題，及時協調各方面以便幫助科研人員解決問題;協助科研人員做好項目結題、資料提交工作。

4.保密性

科研秘書在日常工作中不僅要辦理相關工作文件，還要管理檔案，常常接觸大量的內部信息和文件，而且參與科研人員的項目申報，涉及到科研項目的秘密成果等。這就要求科研秘書要嚴格遵守保密法紀，做好保密員的角色，嚴守國家秘密和個人隱私，對保密事項要做到能說的說，不能說的一字不吐［2］。

5.重復性

科研秘書的許多工作都是日常重復性工作。如每天上班都得查看學校通知，然后將科研信息短信或郵件通知給相關教師;撰寫工作計劃、總結等等。

三、科研秘書的素質要求

1.過硬的政治素質

過硬的政治素質是科研秘書工作的本質要求。科研秘書作為領導的助手，肩負著上傳下達的職責，其政治方向、政治立場、政治紀律、政治敏銳性不僅影響學院的方針政策，還影響學院的形象和威信。只有擁有豐富的馬列主義理論，才能夠在工作中做到理論聯系實際，才能夠在工作中不斷進取，與時俱進［3］。科研秘書要善于從政治上分析問題，自覺從先進世界觀的角度把握事物的本質和發展方向，通過正確的途徑和方法解決工作中遇到的問題。

2.優秀的精神素質

優秀的精神素質是科研秘書工作的基本前提。科研秘書的日常工作往往比較繁雜和瑣碎，且所做的工作也大都是默默無聞。因此，要勝任這項工作必須具備優秀的精神素質。一是樂于奉獻的敬業精神。科研工作大都具有很強的時間性，如項目申報、結題等工作必須在一定時間內完成，這就需要科研秘書在工作中保持清醒的頭腦，按照時間節點做好每一項工作，甚至需要加時加班，趕工完成。二是開拓進取的創新精神。科研秘書必須按領導的意圖辦事，但不意味著只是普通的“傳話筒”，要積極主動思考問題，勇于創新、善于靈活應對，根據不同的形勢、任務、要求的新變化，大膽改革創新。三是協同合作的團隊精神。科研秘書是行政辦公室的成員之一，應該從學校、學院的整體工作出發，以高度的責任心、團結合作的工作態度，齊心協力完成各項工作。

3.良好的業務素質

良好的業務素質是科研秘書工作的重要保證。在很多人觀念中，科研秘書不過是跑跑腿，傳達信息，做些不起眼的小事，任何人都能擔當這項工作。其實不然，科研秘書不但要具備秘書必備的業務能力，如較強的文字處理能力、語言表達能力、檔案管理能力等;還必須具備本學科的專業知識。由于科研秘書的服務對象是學科領域中學歷層次高、知識范圍廣的科研人員，只有熟悉本學科甚至其他相關學科的科研情況以及本學科在國內外所處的水平、地位以及今后發展方向，才能夠與科研人員深入溝通，了解他們的工作狀況，對科研中出現的問題做出正確判斷和有效處理;才能夠在起草相關的科研工作文件時游刃有余，使領導和教師滿意［4］。

四、科研秘書素質的提升途徑

1.加強學習，提高自身素質

羅曼·羅蘭說:“成年人慢慢被時代淘汰的最大原因不是年齡的增長，而是學習熱忱的減退。”面對日新月異的信息時代，科研秘書只有從看、聽、讀、練、寫上下工夫，不斷加強政治理論學習，刻苦鉆研業務知識，努力改進工作方式方法，才不會被時代所淘汰。具體而言，就是多看別人的工作方式方法，深入分析、系統學習上級、平級、下級、年輕、年長的秘書的理論觀點、語言表達技巧等，通過了解他們的成長過程，揚長避短，讓自己少走彎路;多聽別人的意見、建議和心得體會，從中借鑒成功的經驗，豐富工作閱歷，增長實踐才干;多讀國內外有政治影響的理論、思想及講話，去粗取精，活學活用，增強認識問題、分析問題和解決問題的能力;做到勤練腦、勤練身、勤動手、勤練口，通過嚴格的自我訓練加強自身內在素質;在看、聽、讀、練的基礎上，不斷總結實踐活動，形成思維上的靈活敏捷、認識上的條塊結合、能力上的鞏固提高。

2.重視培訓，提升工作能力

《詩經》上提到:“他山之石，可以攻玉”。作為科研秘書，要不斷吸收外校、外單位科研管理中的精華，豐富自己，使自身的科研管理水平不斷提高。而培訓則是提升科研秘書工作能力的重要途徑。學校應采取多種途徑有計劃地開展崗位培訓，對內可舉辦項目申報、科研獎勵申報、專利申請等專業培訓班，對外可提供進修深造的機會與條件，參加由主管部門、行業協會等主辦的秘書短期培訓，以此加強校內、校際科研秘書之間的交流，開拓視野，增長知識，提升其工作能力。

3.完善制度，激發工作熱情

規章制度是衡量工作規范化、科學化的重要指標之一，將直接影響科研秘書工作程序、質量和效率。二級學院應從工作職責、應有權利及享受待遇等方面建立完整的規章制度，以發現問題、解決問題、促進學科發展為目的，以獎優罰劣為手段，建立一套促進科技管理良性循環的激勵機制，最大限度地激發科研秘書的工作熱情，促使科研管理向著規范、科學、高效的方向發展。

總之，隨著社會的不斷進步、高等教育的不斷發展，高校二級學院科研秘書將面臨著新的挑戰和機遇。這就需要科研秘書在充分認識和正確定位的基礎上，有意識地提高自身素質和工作能力。這樣才能為學校、學院的科學發展、跨越發展提供全面而優質的服務。

［1］蔣宇.淺談高校二級學院科研秘書的工作定位［J］.教育與人才，2011，(18):91 －92.

［2］張妍勤.論高校二級科研管理中科研秘書的素質建設［J］.理論與當代，2008，(5):44 －45.

［3］易麗麗，楊云芳，樓笑梅.高校二級學院科研秘書應具備的素質［J］.高教研究，2006，(10):30－31.

［4］藍蔚青.高校二級學院科研秘書管理方法工作探析［J］.科技創新導報，2010，(4):236 －237.

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