淺談高校教學檔案的管理

佘利莉

（韓山師范學院 檔案室，廣東 潮州 521000）

淺談高校教學檔案的管理

佘利莉

（韓山師范學院 檔案室，廣東 潮州 521000）

教學檔案是高校檔案的重要組成部分，它反映了教學管理、教學實踐和教學研究活動的過程，是衡量高校教學管理水平和教學質量的重要標志之一。本文對高校教學檔案管理工作進行了探討分析，并且指出其存在問題的有效對策。

高校；教學檔案；管理

一、教學檔案的形成特點

教學檔案包括教學綜合、學科與實驗室、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、學位、畢業生、教材等八類。由于教學檔案在高校檔案工作中的重要的地位，所涉及的部門范圍很廣，決定了其形成的特點。

（一）檔案材料來源具有分散性、私密性。學校教學檔案材料來源于業務形成的各個部門，涉及的部門多、范圍廣，這就使教學檔案材料的收集具有一定的難度。而教學檔案中的學籍檔案本身涉及一些學生信息內容具有內部保密性，如具體學生信息資料、考試成績學籍變更等，其掌握和使用都有一定的限制和范圍，不得公開和擴散。因此，教學檔案材料在收集過程中要嚴格遵守有關的規定，并完善必要的移交手續。

（二）檔案材料內容具有原始性、真實性。高校教學檔案是學校相關業務部門在教學管理和教學活動實踐中產生形成的具有查考保存價值的材料，是教學工作中自然形成的歷史記錄，具有原始性，如新生錄取名冊、學生成績單、學籍變更材料、獎勵懲處理材料等，都必須是原件原物，才能客觀反映教學檔案管理中的真實情況，反映每個學生的本來面目。原始性、真實性也是檔案本身的固有屬性。

（三）檔案材料時間的跨越性。高校教學檔案在時間上有著一定的跨越性，無論是專科生（3年）、本科生（4年）碩士研究生（3年），以及成人教育各個不同層次類別的學生，都有著連續教學檔案管理工作。高校的教學工作主要是按學年來開展的，因此，教學檔案材料的產生，由于其中學籍檔案的特殊性，以“屆”為周期，形成了時間上的跨越自然年度，這中間既有階段性，又有持續性。在收集和整理教學檔案材料時，只有按照時間上的跨越性這一特殊規律去開展工作，才能保證檔案的完整性。

二、教學檔案的收集和整理

高校教學檔案是衡量教學管理水平和教學質量的重要標志之一，是學校檔案的主體、核心和重點。相關部門在整個教學工作過程中所形成的教學管理方面的材料，可以準確、完整地記載著學校教學管理的方法、內容和效果，反映學校的辦學歷史。只有全面地完整地做好教學檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔等實體管理工作，才能體現出高校教學檔案管理的全貌，這也是加強高校教學檔案信息資源開發和利用的基礎和前提。

（一）加強領導、廣泛宣傳。高校教學檔案的管理工作，涉及范圍比較廣，需要學校領導的重視和各相關部門主要負責人的支持以及具體工作人員的配合。因此，檔案部門要積極做好宣傳工作，高校教學檔案管理工作是高校改革和發展的需要，是學校管理科學化的需要。學校的黨政領導首先要把教學檔案管理工作放在應有的位置，各部門負責人及具體工作人員也要積極主動地做好教學檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作。

（二）行政手段和規章制度相結合。高校教學檔案的管理工作既要用行政手段，通過強制措施去推動，同時也要靠規章制度來保證。高校要根據《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》，結合學校實際情況，通過發文的行政手段，健全、完善本校教學檔案管理方面的規章制度，加強教學檔案保管和保密的措施，使檔案管理工作做到有法可依、有章可循。在行政手段很規章制度相結合的作用下，確保教學檔案收集齊全、整理規范、立卷準確、歸檔有序、保管安全。

三、教學檔案管理中存在的問題

（一）檔案意識薄弱。1.學生不重視自己的個人檔案，不了解學籍表與自身的關系，不愿意認真填寫自己的個人信息，使得學籍表不能體現學生的真實情況，影響檔案的真實性，也降低了保存價值；2.學校領導缺乏檔案意識，對檔案管理工作不夠重視，沒有做到在政策上、經費上給予保證，也沒有把教學檔案管理工作作為重點項目來對待；3.各部門具體負責檔案管理的工作人員對檔案管理工作缺乏正確的認識，對檔案的不夠重視。

（二）教學檔案材料的收集被動。學校缺乏督查力度，教學檔案材料的形成部門分散，一般在教務處、學生處、招生就業辦公室及學生所在的各個院系等，范圍比較廣，收集起來難度較大。有些院系教務管理人員同時也是兼職檔案員，負責本部門檔案管理工作，他們認為自身的工作只需要維持本系正常的教學秩序和做好日常的學籍管理工作就行，等到學校形成檔案材料的職能部門提醒催促才記起到要收集教學檔案材料；有的甚至不加以整理就隨地放置，歸檔移交工作要在學校檔案館的多次催促下才勉強為之；有些管理人員責任心不強，在拿到教學檔案材料后，也不加以審核就隨意歸檔，導致出現檔案材料不全或是有些原始材料丟失的現象。

針對教學檔案管理中的問題，首先，學校領導要提高檔案意識，加強檔案管理工作，合理配置檔案管理工作中所需的人力物力，加大對教學檔案重要性的宣傳，增強全校師生對檔案的認識，使大家都積極配合支持檔案工作，從而提高教學檔案的質量。其次，檔案管理人員要與檔案形成的職能部門聯系，做好檔案的收集和補充工作，使教學檔案的各部分有機就串聯起來；部門領導要制訂相關的檔案收集制度，做到責任到人，為教學檔案的完整性、準確性、真實性提夠有力的保障。

四、結束語

高校教學檔案管理從收集、整理到立卷、歸檔是一項復雜繁瑣的系統工程。面對高校教學檔案管理工作，我們應與時俱進，采用科學的管理辦法，利用數字化技術，建立健全高校教學檔案信息管理體系。同時，在學校領導高度重視的基礎上，高校教學檔案管理人員應本著認真負責的工作態度，各相關部門之間協調配合，才能真正做好高校教學檔案的管理工作，使得高校教學檔案更好地服務于教學、服務于學生、服務于社會。

[1] 彭韶霜.高校教學檔案管理存在的問題和對策[J].蘭臺世界，2007，（7）.

[2] 梁守英.論新形勢下高校學籍檔案的管理與利用[J].牡丹江教育學院學報，2008，（5）.

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