高校檔案服務與利用的創(chuàng)新*

范玲莉

(皖南醫(yī)學院，安徽 蕪湖 241002)

高校檔案服務與利用的創(chuàng)新*

范玲莉

(皖南醫(yī)學院，安徽 蕪湖 241002)

文章從高校檔案服務和利用現狀中存在的基礎設施建設滯后、檔案開發(fā)意識不高、服務方式單一、管理隊伍不穩(wěn)定等弊端入手，分析了其存在的深層次原因，并從提高檔案管理人員綜合素質、建立管理理念、創(chuàng)新利用方式、提高服務水平等方面提出提高高校檔案利用效果的新思路。

高校檔案管理利用

檔案工作是高校工作的重要組成部分，高校檔案儲備著教學科研中富有價值的資源和信息，記載著學校建設發(fā)展史，在高校人才培養(yǎng)、知識貢獻和傳承文明等方面發(fā)揮著不可替代的作用。相對于高校其他活動載體，檔案工作環(huán)境相對封閉、競爭意識缺乏、開發(fā)利用機制不健全，導致高校檔案服務沒有真正發(fā)揮水平和效果。隨著高等教育改革不斷深入，高校檔案的作用更為凸現，如何在服務與利用上進行創(chuàng)新，更好地發(fā)揮檔案的作用，是高校檔案工作研究領域的一個新課題。

一、高校檔案服務與利用現狀和存在的問題

檔案工作是一項基礎性工作，是衡量高校管理水平的重要標準，直接關系到學校建設的綜合效益和整體風貌。然而由于種種原因，缺少競爭的工作機制，部分高校檔案管理方式比較傳統(tǒng)和落后，沒能充分利用信息化手段，多數高校的檔案利用率不高，許多珍貴的檔案資料并沒有體現出它的價值。就現階段檔案服務觀念、內容、方式和手段以及檔案工作人員素質等方面存在的問題突出表現在以下幾點:

1.高校檔案基礎設施建設滯后。隨著高等教育的快速發(fā)展，高校辦學規(guī)模不斷擴大，高校的經費大都投入到教學科研和畢業(yè)生就業(yè)等中心工作上，對于檔案管理這項基礎性工作投入力度較小，有的甚至多少年都不更新或是改善基礎設施，這些都直接造成一部分檔案庫房面積較小、設備老化，檔案保管存在一定隱患。

2.檔案開發(fā)意識被動。長期以來，檔案工作人員對檔案以藏為主，重藏輕用，認為檔案工作人員的職責就是抄抄寫寫、收藏保管等事務性工作，利用者需要什么檔案，就提供什么檔案，只要“守好攤”，資料不丟失，不泄密，有著一套查找程序即可。

3.服務方式陳舊。“高校檔案工作提供的服務內容大多數是原始的檔案信息，缺乏對檔案信息的深度開發(fā)加工，無法滿足特定的服務對象”，［1］有的檔案信息不能及時上網，導致許多有價值的檔案，特別是校院史料檔案，長期沉睡在庫房，處于蒙塵狀態(tài)，沒有體現出它的利用價值。加上編研力量薄弱，只是對室(館)存檔案的一般性匯集，對高校歷史信息和數據進行存儲，沒有進行歸納和分析，以及進一步研究，因此在服務教學、科研和管理的水平上層次較低，檔案作用不能充分發(fā)揮。

4.高校檔案管理隊伍不穩(wěn)定。檔案管理隊伍不穩(wěn)定，人員變動頻繁，影響到檔案工作的連續(xù)性、漸進性，成為制約高校檔案工作順利開展的一大重要因素。“在高校學生和教師是主體，檔案管理人員是為教學、學生和行政管理服務的，而檔案管理又是一個專業(yè)性較強的工作，沒有專門知識、技能難以勝任。”［2］現在一個普遍現象是，高校中檔案系列職稱和教師職稱待遇、工作時間有所區(qū)別，同時受工作性質限制，檔案工作人員上下班時間自己難以控制，隨叫隨到，再加上檔案工作人員室內工作時間長，與外界接觸不多，在晉升方面受到一定局限，這些都會導致檔案工作人員隊伍不穩(wěn)定，檔案技術人員流失。事實表明，如果不穩(wěn)定檔案管理隊伍，加強人才的培養(yǎng)，提高檔案干部隊伍的素質，檔案事業(yè)的發(fā)展與檔案功能的發(fā)揮將受到很大制約。

5.高校檔案基礎薄弱。館藏貧乏，檔案門類單一，所藏檔案沒有突出學校特色，質量不高，結構不合理，不能完整地反映學校的發(fā)展過程和全貌。另外，當今社會計算機和信息技術的快速發(fā)展，對檔案管理工作產生了巨大影響。隨著辦公自動化進程的加快，大量的信息管理技術和手段已應用到檔案管理中來，方便、快捷、高效、易于保存與管理，檔案基礎設施需從新的領域進行開發(fā)和建設。

二、高校檔案服務與利用創(chuàng)新的必要性

高校檔案與高校的緣起和發(fā)展同步，記錄和見證著高校的發(fā)展，伴隨著學校的發(fā)展不斷豐富，因此高校檔案管理伴隨著高等教育的快速發(fā)展面臨著新的形勢要求，要在管理技術、操作手段、服務方式以及檔案工作者觀念革新等方面需要創(chuàng)新，要抓住機遇，認真總結檔案管理經驗，在觀念上、體制上、管理上、服務上進行改革，拓展服務領域，提高服務水平。

三、高校檔案服務與利用創(chuàng)新舉措

高校擋案工作者需要努力在檔案工作觀念、檔案工作機制、檔案服務形式和內容、檔案工作服務手段，把高校檔案工作提高到一個新的水平。

1.在服務和利用上創(chuàng)新。高校檔案工作者要以創(chuàng)新和積極探索的精神，與時俱進，在服務和利用上創(chuàng)新，更好地為高校教學、科研及管理工作服務。檔案作用一是留存，二是服務，留存最終還是服務學校建設發(fā)展，只有不斷地創(chuàng)新服務，才能把“死檔”變成“活檔”。檔案工作才能有朝氣和活力。

2.提高檔案管理人員的綜合素質。“實現檔案創(chuàng)新服務，離不開高素質高水平的創(chuàng)新人才團隊。”［3］信息時代對高校檔案工作人員提出了更高的要求，要有一支精良的、較高綜合素質的檔案管理隊伍。只有具備全面的知識，積極主動地創(chuàng)新服務手段，拓展服務領域，主動向校內外提供大量準確的信息，才能滿足領導抉擇、教學科研以及各類咨詢服務，檔案的社會效益和經濟效益才能實現。

3.提高檔案服務水平。檔案的數量和質量在一定程度上反映了一個單位的管理水平、發(fā)展記憶和文化存留。加強檔案信息化建設，是加快學校檔案管理現代化的客觀要求，也是學校提高檔案服務水平的必由之路。通過檔案信息化建設，不僅使檔案管理者可以通過計算機直接管理、檢索檔案，而且可以采用網絡傳輸等方式，使更多利用者可以在更大空間和范圍內方便地查詢、利用檔案，更好地發(fā)揮檔案價值。

4.不斷改進工作理念。檔案管理著在工作中樹立什么樣的理念決定檔案工作水平的高低。如果從工作伊始就把服務作為首要工作理念，樹立“以人為本”思想，那么檔案的服務性就會充分體現出來。工作理念的改進會帶來工作方式的改進，進一步會導致工作內容的改進。如果在工作中，我們堅持以人為本，那么在工作方式上將會變傳統(tǒng)為現代、變被動為主動、邊落后為先進，因此改進工作理念尤為重要。“在檔案提供利用服務的方式上要改變‘等客上門’的固定時間、固定地點的被動服務方式，開展多渠道、多層次的綜合服務。要主動了解各部門和教師、學生對檔案的利用要求，采取上門服務、咨詢服務、跟蹤服務、預約服務、檔案信息的網上服務。”［3］

5.樹立“品牌”意識。檔案工作要做出成效，就應創(chuàng)新，建設自身的特色，樹立“品牌”檔案管理，創(chuàng)造出自己的“特色”檔案，“精品”檔案，“名牌”檔案 。高校檔案管理工作要從高校檔案工作創(chuàng)新的落腳點即服務與創(chuàng)新上下功夫。高校的差異性決定了檔案的差異性，不同特色的高校會有著不同特色的檔案。在部分高校當中，會根據學校專業(yè)特點，開辟出榮譽檔案、醫(yī)學標本檔案、圖片檔案等實體檔案館，發(fā)揮檔案在教育教學中的作用。校史館從某種意義上來說也是檔案服務的一種比較行之有效的方式。建設好校史館可以打造一個局部“品牌”，校史館的設計和內容反映了一個學校的發(fā)展和特色，對教書育人起著非常重要的意義。

6.改變服務方式。隨著信息時代和知識經濟時代的到來，高校檔案管理工作也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，積極開展多渠道多形式的服務，變被動服務為主動服務。要抓好檔案的深層次開發(fā)，更重要的是將檔案信息進行一次加工、二次加工甚至三次加工，直接服務于教學、科研，并能有效地將編研成果推向社會，使檔案工作產生一定的經濟利益，從而提高檔案工作的自身價值。

7.拓展業(yè)務檔案服務領域。高校的檔案工作應緊緊圍繞學校的改革與發(fā)展，通過服務教學、科研，拓展業(yè)務檔案服務領域，提高檔案服務水平。檔案部門教學、科研檔案非常豐富，教學科研文化知識資源不容忽視。在高校，可通過舉辦教學科研成果展、學校名師事跡報告、發(fā)展成果展等方式，加強師生教育，加深師生對學校的了解，促進師生工作和學習。高校的檔案工作要做到，高等教育的改革發(fā)展延伸到哪里，檔案工作就延伸到哪里。

8.穩(wěn)定高校兼職檔案員隊伍。“高校檔案是在教學、科研、基建、黨政管理以及其他各項活動中形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄，這些檔案的收集、整理、立卷要依靠各部門的兼職檔案員，如果離開他們，高校檔案工作將失去有力的基礎。”［4］可以說，在高校，專職檔案員和兼職檔案員作用同等重要。兼職檔案員有自己的優(yōu)勢，他們對于檔案內容比較熟悉，歸檔起來輕車熟路，因此，穩(wěn)定高校兼職檔案員隊伍，加強對兼職檔案工作人員的業(yè)務培訓，有利于檔案工作發(fā)展。兼職檔案員可以納入檔案工作人員管理隊伍建設當中，選擇有文化理論水平高，有接受新知識、新事物的基礎和能力的人才。同時，要加強對兼職檔案員的專業(yè)知識培訓，緊跟時代發(fā)展步伐，為適應新時期檔案工作崗位發(fā)展造就一專多能型人才。

9.建立檔案工作競爭和激勵機制。有效的競爭和激勵機制是個人不懈奮斗的最大動力。在用人方面要樹立新的觀念，首先合理確定人員編制和結構，實行競聘上崗，對工作突出、業(yè)務能力強的人員打破年齡、級別限制，優(yōu)先錄用，為檔案人員創(chuàng)造公平競爭和施展才華的舞臺。其次實行績效激勵機制，探索有效的分配機制，把工作人員的切身利益與檔案工作成效掛鉤。第三，與個人綜合考核掛鉤，作為日后升職、晉升的重要參考依據。只有建立一套行之有效的檔案工作競爭和激勵機制，檔案工作才會有新的發(fā)展態(tài)勢，呈現新的面貌。

高校檔案記載著學校廣大師生員工的心血和汗水，反映著大家的勞動成果，凝結著集體的智慧，是社會的寶貴財富。檔案利用工作歷來是檔案工作的根本目的和出發(fā)點，檔案只有充分利用了才能顯示出其彌足珍貴的價值。新形勢下，創(chuàng)新檔案利用方式，讓檔案發(fā)揮其應有的價值功在當今，利在千秋。檔案工作者應不辱使命，積極探索，開拓進取，為實現檔案事業(yè)新的發(fā)展做出貢獻。

［1］王永平.高校檔案利用服務中存在的問題與對策［J］.黑龍江檔案，2005，(1):40 ～41.

［2］戴秀文.與時俱進做好高校檔案管理工作［J］.邊疆經濟與文化，2010，(6):181 ～182.

［3］陳遠東.對高校檔案服務工作創(chuàng)新的思考［J］.黑龍江史志，2009，(1).

［4］王團.淺談高校檔案信息資源的有效開發(fā)利用［J］.檔案人語，2010，(4):57 ～58.

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