探討醫(yī)院圖書(shū)館對(duì)數(shù)字聲像資料歸檔的管理*

梁耀祥

(廣州市精神病醫(yī)院圖書(shū)館，廣東廣州510370)

探討醫(yī)院圖書(shū)館對(duì)數(shù)字聲像資料歸檔的管理*

梁耀祥

(廣州市精神病醫(yī)院圖書(shū)館，廣東廣州510370)

數(shù)字聲像技術(shù)是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的一種產(chǎn)物，隨著數(shù)字聲像資料與日俱增。不少數(shù)字聲像資料散存放在各部門(mén)，形成數(shù)字聲像資料歸檔難、開(kāi)發(fā)利用更難，造成醫(yī)院數(shù)字聲像資料失控或流失的混亂局面，嚴(yán)重影響了醫(yī)院數(shù)字聲像檔案的永久保護(hù)及開(kāi)發(fā)利用。針對(duì)上述存在的問(wèn)題，醫(yī)院圖書(shū)館就數(shù)字聲像資料的歸檔管理進(jìn)行探討。

醫(yī)院圖書(shū)館;數(shù)字聲像;資料歸檔;管理

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院圖書(shū)館聲像檔案管理從最初的銀鹽感光材料膠質(zhì)、紙質(zhì)載體，經(jīng)歷了通過(guò)掃描設(shè)備轉(zhuǎn)換為數(shù)字化管理的階段，到目前通過(guò)數(shù)字?jǐn)z影機(jī)直接獲取的數(shù)字照片。錄音、錄像制品也從模擬的磁帶方式過(guò)渡到數(shù)字化光盤(pán)或使用數(shù)字錄音設(shè)備、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)直接生成數(shù)字錄音、數(shù)字錄像資料的歷程，聲像檔案管理制度應(yīng)隨科學(xué)的發(fā)展增補(bǔ)“數(shù)字聲像檔案管理制度”。做好對(duì)數(shù)字聲像資料的收集、歸案管理與開(kāi)發(fā)利用，是當(dāng)今醫(yī)院圖書(shū)館值得研究的任務(wù)之一。

一、制定醫(yī)院數(shù)字聲像資料歸檔管理方案

1．建立醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像檔案管理制度。醫(yī)院要改變數(shù)字聲像資料歸檔難的問(wèn)題，首先爭(zhēng)取主管院長(zhǎng)的重視。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視是做好數(shù)字聲像資料收集、歸檔工作的重要保證。只要有醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視，才能調(diào)動(dòng)起各級(jí)管理人員的積極性。由醫(yī)院辦公室主任、專職檔案人員草擬修訂《醫(yī)院聲像檔案管理制度》方案，結(jié)合當(dāng)今醫(yī)院發(fā)展，在原有《醫(yī)院聲像檔案管理制度》的基礎(chǔ)上增補(bǔ)“醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像檔案管理制度”［1］。便于制度的落實(shí)，需醫(yī)院辦公室行文，建立制定一整套切實(shí)可行的工作細(xì)則，規(guī)范“數(shù)字聲像資料收集、歸檔管理”方案。使各級(jí)執(zhí)行人員有章可循，明確責(zé)任，依照規(guī)章制度管理，逐漸養(yǎng)成數(shù)字聲像資料自覺(jué)歸檔習(xí)慣。

2．加大宣傳力度，提高檔案意識(shí)。醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像檔案要在院內(nèi)部職工有共識(shí)，應(yīng)該利用醫(yī)院辦公會(huì)議宣傳，引起全院工作人員廣泛關(guān)注，提高全院工作人員檔案意識(shí)，特別是提高各部門(mén)主任和兼職檔案人員的檔案意識(shí)。醫(yī)院的刊物、宣傳欄是非常重要的窗口，要在固定的版面，定期更新、宣傳檔案知識(shí)。宣傳醫(yī)院整體建設(shè)情況，以大量素材充分展示醫(yī)院發(fā)生的重大事件，醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)療、教學(xué)、研究等各項(xiàng)工作中所取得的輝煌成就，展示醫(yī)院與國(guó)內(nèi)外同行交流合作情況，展示具有歷史價(jià)值的老照片，力求引起全院工作人員關(guān)注。要讓全院工作人員認(rèn)識(shí)到搞好醫(yī)院數(shù)字聲像資料收集、歸檔工作不僅是醫(yī)院檔案室的事，也是各部門(mén)的事，更是醫(yī)院的大事，營(yíng)造出良好的氛圍［2］。專職檔案人員與各部門(mén)兼職檔案人員，要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合醫(yī)院和各部門(mén)當(dāng)前的中心工作，開(kāi)發(fā)利用聲像檔案材料，以生動(dòng)的實(shí)例展示出來(lái)，發(fā)揮聲像檔案的自身宣傳教育作用。

3．?dāng)M定收集部門(mén)對(duì)象，溝通收集渠道。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字聲像資料收集完整，就要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，建立溝通收集渠道，由醫(yī)院辦公室協(xié)調(diào)各部門(mén)主任做好落實(shí)醫(yī)院數(shù)字聲像資料歸檔工作。采取多樣性與廣泛性的全面征集。(1)重點(diǎn)部門(mén)重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。就廣州市精神病醫(yī)院而言，醫(yī)院辦公室等各行政職能科室、神經(jīng)(內(nèi)、外)科、早期干預(yù)科、精神分裂癥科、情感障礙科、醫(yī)學(xué)心理科、睡眠障礙科、老年精神科、精神活性物質(zhì)依賴科、精神病防治所、司法精神鑒定所等部門(mén)，為形成數(shù)字聲像資料比較多和比較集中的部門(mén)，因此檔案室的專職檔案人員要經(jīng)常深入到這些部門(mén)，及時(shí)溝通，對(duì)保存在各部門(mén)屬于歸檔范圍的數(shù)字聲像資料要重點(diǎn)收集;(2)重點(diǎn)人物直接征集。對(duì)兼職檔案人員(攝影、攝像人員)輔導(dǎo)業(yè)務(wù)，了解情況，多方協(xié)調(diào)，登門(mén)收集或征集;(3)廣泛性的全院征集。對(duì)散存在個(gè)人(離退人員)手中、屬于歸檔范圍的數(shù)字聲像資料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸征集文件或?qū)嵤┑情T(mén)征集等形式尋求，以無(wú)償捐獻(xiàn)為主，有償征集為輔，兩者相結(jié)合等方式廣泛征集。

4．提供良好的保存環(huán)境，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。專職檔案人員要從長(zhǎng)久存貯和開(kāi)發(fā)利用考慮，醫(yī)院檔案庫(kù)房不應(yīng)設(shè)立在樓宇的頂層，要按數(shù)字聲像檔案要求，保證恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等，要努力營(yíng)造條件，力求妥善保管，可參照《醫(yī)院聲像檔案管理制度》規(guī)定進(jìn)行歸檔、分類、組卷、編目，用數(shù)字聲像檔案專用的恒溫、恒濕、防磁的箱柜存放，盡量延長(zhǎng)數(shù)字聲像檔案的壽命。提供良好的保管環(huán)境，使立檔部門(mén)覺(jué)得將數(shù)字聲像資料放進(jìn)檔案室放心、省心，從而提高數(shù)字聲像資料的收集率。專職檔案人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，消除立檔部門(mén)不必要的疑慮——?dú)w檔容易，借檔困難［3］。不但要隨時(shí)歡迎立檔的各部門(mén)前來(lái)檔案室查詢、借閱，還要做好數(shù)字聲像檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，主動(dòng)為各立檔部門(mén)提供服務(wù)。

二、保證數(shù)字聲像資料質(zhì)量

為提高醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像資料的歸檔質(zhì)量，專職檔案人員有計(jì)劃地組織各部門(mén)的兼職檔案人員進(jìn)行攝影、攝像知識(shí)的培訓(xùn)，定期舉辦不同類型的數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)字?jǐn)z像講習(xí)班，聘請(qǐng)一些資深工程師、攝影師、攝像師講授數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)字?jǐn)z像技術(shù)等相關(guān)知識(shí)，其中包括:新聞攝影要素、采訪技巧、數(shù)字?jǐn)z影機(jī)、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)的結(jié)構(gòu)與工作原理、技術(shù)操作要領(lǐng)、光學(xué)知識(shí)、構(gòu)圖技巧、數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)字?jǐn)z像創(chuàng)作技巧、非線性編輯技術(shù)的應(yīng)用、藝術(shù)作品的鑒賞等相關(guān)知識(shí)。同時(shí)舉辦各種形式的數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)字?jǐn)z像講座，使每位兼職檔案人員都有一個(gè)展示數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)字?jǐn)z像作品的平臺(tái)擬促進(jìn)交流機(jī)會(huì)，只有不斷提高兼職檔案人員的數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)字?jǐn)z像技術(shù)和藝術(shù)修養(yǎng)，才能夠提高數(shù)字聲像資料的歸檔質(zhì)量。

1．明確醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像資料歸案范圍。熟悉醫(yī)院聲像資料歸檔的范圍，提高醫(yī)院數(shù)字聲像歸檔管理意識(shí)，做好醫(yī)院數(shù)字聲像資料的歸案工作并非只是檔案管理部門(mén)或者專職檔案管理人員的事，也是全醫(yī)院乃至全社會(huì)的大事。而各職能科室負(fù)責(zé)人的重視、支持，是搞好數(shù)字聲像資料歸案工作的重要保障。所有在醫(yī)院活動(dòng)中生成，反映醫(yī)院各項(xiàng)工作與重大活動(dòng)，具有歷史參考價(jià)值和開(kāi)發(fā)利用價(jià)值的數(shù)字聲像資料都屬于收集、歸案范圍，包括如下幾個(gè)方面:(1)醫(yī)院各項(xiàng)建設(shè)，反映醫(yī)院不同歷史時(shí)期的院容院貌，國(guó)家重點(diǎn)文物建筑物，各個(gè)工程項(xiàng)目的奠基儀式，竣工典禮，醫(yī)療設(shè)備等的數(shù)字聲像資料。(2)歷屆醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)照片，反映歷屆醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的數(shù)字聲像資料。(3)各種重大活動(dòng)，反映醫(yī)院召開(kāi)的各類重要學(xué)術(shù)會(huì)議，重要會(huì)議、重要慶典活動(dòng)、重大事件、重大科研成果、創(chuàng)新成果等活動(dòng)的數(shù)字聲像資料。(4)各種醫(yī)療護(hù)理業(yè)務(wù)，反映醫(yī)療護(hù)理活動(dòng)，各級(jí)醫(yī)療護(hù)理查房、醫(yī)療護(hù)理質(zhì)量檢驗(yàn)等的數(shù)字聲像資料。(5)各種理論學(xué)習(xí)，反映醫(yī)院主辦、承辦、協(xié)辦的全國(guó)、省、市各類的精神衛(wèi)生和心理衛(wèi)生學(xué)習(xí)班，神經(jīng)、精神疑難病例討論會(huì)等的數(shù)字聲像資料。(6)各種對(duì)外交流活動(dòng)，反映醫(yī)院與國(guó)內(nèi)、外知名專家、學(xué)術(shù)團(tuán)體來(lái)醫(yī)院訪問(wèn)、學(xué)術(shù)交流，以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、專家外出訪問(wèn)、交流等活動(dòng)的數(shù)字聲像資料。(7)各種精神康復(fù)活動(dòng)，反映醫(yī)院精神病患者參與康復(fù)治療、音樂(lè)治療、工娛治療等精神康復(fù)活動(dòng)的數(shù)字聲像資料。(8)各種社區(qū)服務(wù)活動(dòng)，反映醫(yī)院各類社區(qū)精神衛(wèi)生公益服務(wù)，精神衛(wèi)生知識(shí)宣傳、義診、心理衛(wèi)生咨詢，送醫(yī)送藥，精神疾病調(diào)查活動(dòng)等的數(shù)字聲像資料。(9)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察參觀，反映國(guó)家衛(wèi)生部、省衛(wèi)生廳、市衛(wèi)生局等上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)醫(yī)院視察、調(diào)研、檢查等公務(wù)活動(dòng)的數(shù)字聲像資料。(10)各項(xiàng)文體活動(dòng)，反映醫(yī)院組織職工的各種文體、文藝匯演，調(diào)演等活動(dòng)的數(shù)字聲像資料。(11)各項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)，反映醫(yī)院科研成果，各種表彰授獎(jiǎng)及局級(jí)以上授予的榮譽(yù)、獎(jiǎng)狀、證書(shū)、錦旗等實(shí)物的數(shù)字聲像資料［4］。

2．?dāng)?shù)字聲像資料歸檔鑒定。對(duì)數(shù)字聲像資料的鑒定包括質(zhì)量、原始性和真實(shí)性的鑒定。數(shù)字聲像資料比較容易被修改，這樣使數(shù)字聲像檔案的原始性、真實(shí)性難以得到保證，作為專職檔案人員或兼職檔案人員應(yīng)該有尊重歷史、憑著對(duì)醫(yī)院負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)的檔案職業(yè)道德。在收集數(shù)字聲像資料時(shí)要做好查驗(yàn)工作，認(rèn)真細(xì)致地鑒定每一份數(shù)字聲像資料，鑒定數(shù)字聲像資料是否經(jīng)歷過(guò)修改、添加、挖補(bǔ)、合成等技術(shù)處理，力求保證歸檔后的數(shù)字聲像檔案具有原始性與真實(shí)性。

3．提高數(shù)字聲像資料的歸檔率。除了喚醒全院職工的數(shù)字聲像檔案意識(shí)外，還要加大宣傳力度，加強(qiáng)對(duì)攝影、攝像人員的技能培訓(xùn)，提高數(shù)字聲像資料質(zhì)量。制定醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像資料歸案細(xì)則，各級(jí)責(zé)任人要職責(zé)分明，明確數(shù)字聲像資料檔案的內(nèi)容、范圍以及移交的方法，數(shù)字聲像資料歸檔工作列入考核范圍(科部主任、兼職檔案人員、專職檔案人員)。確保數(shù)字聲像資料的安全性、原始性和真實(shí)性，規(guī)定歸案期限，數(shù)字聲像資料處生成起一個(gè)月內(nèi)由部門(mén)宣傳員送科部集中統(tǒng)一檔案部門(mén)歸案。專職檔案人員除登錄醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，搜索醫(yī)院、科部信息動(dòng)向外，還要深入各部門(mén)協(xié)助兼職檔案人員解決數(shù)字聲像資料歸檔問(wèn)題，有責(zé)任催促各科部把數(shù)字聲像資料按期限歸案，并辦好移交歸檔手續(xù)，有效地提高數(shù)字聲像資料的歸檔率。

三、醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像檔案分類

醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像檔案是使用數(shù)字設(shè)備，圍繞著醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展具有代表性的事件，以客觀、真實(shí)、直觀、形象、生動(dòng)的視聽(tīng)形成的數(shù)字檔案，具有很強(qiáng)的資料收藏價(jià)值［5］。其主要?jiǎng)澐譃?數(shù)字照片檔案、數(shù)字錄音檔案、數(shù)字錄像檔案三類。

(一)數(shù)字照片檔案數(shù)字照片檔案是由單張的或一組數(shù)字圖像資料組成。數(shù)字圖像資料又分為掃描儀形成的數(shù)字圖像資料和數(shù)字?jǐn)z影機(jī)直接生成的數(shù)字圖像資料兩種。醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字圖像資料主要來(lái)源于數(shù)字?jǐn)z影機(jī)直接生成，其內(nèi)容往往是醫(yī)療護(hù)理、科研教學(xué)、行政管理活動(dòng)等的數(shù)字圖像資料，是醫(yī)院珍貴的歷史資料和形象病例資料。是醫(yī)院建設(shè)和管理等數(shù)字圖像資料庫(kù)，也是醫(yī)療輔助診斷的重要依據(jù)。

1．?dāng)?shù)字照片檔案的整理可借鑒傳統(tǒng)照片檔案整理的方法。完整的數(shù)字照片檔案主要由數(shù)字圖像檔案、數(shù)字紙質(zhì)照片檔案、以及數(shù)字紙質(zhì)照片檔案的文字說(shuō)明三部分組成。(1)數(shù)字圖像檔案文件可以參照傳統(tǒng)底片檔案方法建立，可用一張光盤(pán)代替一冊(cè)底片檔案來(lái)整理，數(shù)字圖像檔案的編號(hào)對(duì)應(yīng)數(shù)字紙質(zhì)照片檔案的編號(hào)，數(shù)字圖像檔案也按照一個(gè)事由或一個(gè)專題進(jìn)行分類、分組，一組數(shù)字圖像檔案建立一個(gè)文件夾，并按第一個(gè)數(shù)字圖像檔案生成的時(shí)間(年月日)，然后加上事件或?qū)ｎ}名稱來(lái)命名。(2)由數(shù)字圖像檔案沖洗成的數(shù)字紙質(zhì)照片歸檔整理。整理數(shù)字紙質(zhì)照片檔案的辦法與傳統(tǒng)紙質(zhì)照片檔案一樣分類管理，生成數(shù)字紙質(zhì)照片檔案，每一案卷均按流水編號(hào)從1開(kāi)始。為了方便查閱，數(shù)字紙質(zhì)照片檔案與數(shù)字圖像檔案的編號(hào)應(yīng)該互相對(duì)應(yīng)。(3)數(shù)字紙質(zhì)照片檔案的文字說(shuō)明，其中包括總說(shuō)明和分說(shuō)明?？傉f(shuō)明主要反映一組照片的活動(dòng)內(nèi)容，包括:案卷號(hào)、保管期限、年度、照片號(hào)(起止)、說(shuō)明、攝影者、以及一組數(shù)字紙質(zhì)照片檔案張數(shù)。每一張數(shù)字紙質(zhì)照片檔案還需要有分說(shuō)明，同樣包括:數(shù)字紙質(zhì)照片檔案號(hào)、數(shù)字圖像檔案號(hào)、參見(jiàn)號(hào)、攝影者、說(shuō)明。并且要注明數(shù)字圖像檔案文件大小(長(zhǎng)寬的像素)和數(shù)字圖像檔案的格式等，主要人物還需要指明在數(shù)字紙質(zhì)照片中所處的位置。

2．?dāng)?shù)字圖像檔案存貯歸檔整理后成為數(shù)字圖像檔案，使用計(jì)算機(jī)刻錄成只讀光盤(pán)，要切實(shí)執(zhí)行脫機(jī)保存存貯。按照一張光盤(pán)只能存貯同年度的數(shù)字圖像檔案，光盤(pán)存貯滿了可以后續(xù)，絕對(duì)不允許一張光盤(pán)存貯不同年度的數(shù)字圖像檔案。然后使用噴墨打印機(jī)，打印出光盤(pán)封面，內(nèi)容包括:全宗名稱、題名、全宗號(hào)、案卷號(hào)、目錄號(hào)、起止張?zhí)?、年度、保管期限的文字說(shuō)明，裝光盤(pán)盒子也要用打印機(jī)，打印上封面，全宗名稱、題名、案卷號(hào)、目錄號(hào)、起止張?zhí)枴⒛甓?、保管期限的文字說(shuō)明，裝上盒子。說(shuō)明的內(nèi)容要與數(shù)字紙制照片檔案內(nèi)容一致。

(二)數(shù)字錄音檔案數(shù)字錄音檔案是由錄音帶播放設(shè)備和計(jì)算機(jī)進(jìn)行連接，通過(guò)計(jì)算機(jī)的音頻采集卡、應(yīng)用軟件對(duì)錄音帶播放出來(lái)的聲音進(jìn)行錄制，轉(zhuǎn)化為數(shù)字錄音資料或是數(shù)字錄音設(shè)備直接形成的MP3格式的數(shù)字錄音資料，經(jīng)過(guò)歸檔、整理形成的數(shù)字錄音檔案。醫(yī)院數(shù)字錄音資料的主要內(nèi)容包括:松弛療法、音樂(lè)治療、心理治療、病例討論、康復(fù)隨訪、司法精神鑒定等的數(shù)字音頻資料，以及不具備攝像條件下錄制的數(shù)字錄音資料。

1．?dāng)?shù)字錄音資料技術(shù)要求。采樣率:不低于44．1kHz;量化級(jí):不低于16bit;通道數(shù):以單聲道(MONO)或以立體聲(STEREO)采樣。數(shù)字錄音文件要求音質(zhì)清晰，數(shù)字錄音文件的首、尾應(yīng)為空白無(wú)內(nèi)容，時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的部分，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)剪切，在聲音開(kāi)始前和結(jié)束后有5秒左右的無(wú)聲效果即可。

2．?dāng)?shù)字錄音檔案存貯。數(shù)字錄音檔案以MP3、WMA文件格式存貯。數(shù)字錄音檔案以檔案號(hào)命名。歸檔整理后成為數(shù)字錄音檔案，使用計(jì)算機(jī)刻錄成只讀光盤(pán)，要切實(shí)執(zhí)行脫機(jī)保存存貯。按照一張光盤(pán)只能存貯同年度的數(shù)字錄音檔案，光盤(pán)存貯滿了可以后續(xù)，絕對(duì)不允許一張光盤(pán)存貯不同年度的數(shù)字錄音檔案［6］。然后使用噴墨打印機(jī)打印出光盤(pán)封面，內(nèi)容包括:部門(mén)名稱、盤(pán)名、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)、保管期限的文字說(shuō)明，光盤(pán)盒子也要用打印機(jī)、打印上封面，內(nèi)容包括:部門(mén)名稱、盤(pán)名、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)、保管期限的文字說(shuō)明，裝上盒子。

(三)數(shù)字錄像檔案是由錄像帶播放設(shè)備與計(jì)算機(jī)進(jìn)行連接，通過(guò)計(jì)算機(jī)的視頻采集卡、應(yīng)用軟件對(duì)錄像帶播放出來(lái)的錄像進(jìn)行采集，轉(zhuǎn)化為數(shù)字錄像文件或是通過(guò)數(shù)字?jǐn)z像技術(shù)將運(yùn)動(dòng)著的視像和聲音組成的數(shù)字錄像資料，數(shù)字錄像設(shè)備直接形成的AVI格式的數(shù)字錄像資料轉(zhuǎn)換為MPEG2、DVD等格式的數(shù)字錄像資料，經(jīng)過(guò)歸檔、整理形成的數(shù)字錄像檔案。醫(yī)院錄制數(shù)字錄像資料一般記錄了醫(yī)院各項(xiàng)重大活動(dòng)，各類型學(xué)術(shù)會(huì)議，醫(yī)療護(hù)理、科學(xué)研究、醫(yī)學(xué)教育、教學(xué)查房、病例討論、司法精神鑒定、對(duì)外交流活動(dòng)和文體活動(dòng)等。

1．?dāng)?shù)字錄像資料技術(shù)的要求。采集格式為AVI格式，分辨率(像素):720X576;幀數(shù):25幀/秒;視頻速率:28800kbps;音頻設(shè)定:224k/通道;音頻速率:立體聲(STEREO)、48KHz;存儲(chǔ)格式為MPEG2格式;視頻速率:9100kbps;制式:PAL。數(shù)字錄像文件要求音質(zhì)畫(huà)質(zhì)清晰，數(shù)字錄像資料的首、尾應(yīng)該為片頭、片尾的內(nèi)容，且時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的部分應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)剪切，在畫(huà)面開(kāi)始前和結(jié)束后有5秒左右的無(wú)聲畫(huà)面即可［7］。

2．?dāng)?shù)字錄像檔案存貯。數(shù)字錄像檔案存貯格式，以MPEG2文件、DVD文件等存貯。數(shù)字錄像以檔案號(hào)來(lái)命名。歸檔整理后成為數(shù)字錄像檔案，使用計(jì)算機(jī)刻錄成只讀光盤(pán)，要切實(shí)執(zhí)行脫機(jī)存貯。按照一張光盤(pán)只能存貯同年度的數(shù)字錄像檔案，光盤(pán)存貯滿了可以后續(xù)，絕對(duì)不允許一張光盤(pán)存貯不同年度的數(shù)字錄像檔案。然后使用噴墨打印機(jī)，打印出光盤(pán)封面，內(nèi)容包括:部門(mén)名稱、盤(pán)名、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)、保管期限的文字說(shuō)明，裝光盤(pán)盒子也要用打印機(jī)、打印上封面，內(nèi)容包括:部門(mén)名稱、盤(pán)名、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)、保管期限的文字說(shuō)明，裝上盒子。

3．?dāng)?shù)字聲像檔案管理要求。加強(qiáng)對(duì)數(shù)字聲像檔案管理，制定相應(yīng)的管理制度。醫(yī)院檔案室存放數(shù)字聲像檔案應(yīng)有專用庫(kù)房，做到防火、防強(qiáng)光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防蟲(chóng)等。為了確保數(shù)字聲像檔案不被刪改，建立檔案后存貯要使用計(jì)算機(jī)刻錄成只讀光盤(pán)、要切實(shí)執(zhí)行脫機(jī)存貯，絕對(duì)禁止使用軟、硬盤(pán)或CF卡等作為數(shù)字聲像檔案的載體長(zhǎng)期保存，刻錄數(shù)字聲像檔案光盤(pán)必須一式三份，一份存在醫(yī)院圖書(shū)館內(nèi)保管，作為提供讀者查閱使用;另一份封存在檔案室內(nèi)保管，作為復(fù)制備用;再一份作異地機(jī)密保存，作為防范檔案室被盜、火災(zāi)或者洪水、風(fēng)暴、地震等自然災(zāi)害。對(duì)備份數(shù)字聲像檔案定期檢查，確保數(shù)字聲像檔案的安全、完整和長(zhǎng)期可用。數(shù)字聲像檔案要按照不同類型、不同規(guī)格數(shù)字聲像載體分別編制的檔案號(hào)排架存貯。數(shù)字紙質(zhì)照片檔案庫(kù)房應(yīng)做到恒溫、恒濕、清潔，保持溫度15℃－25℃，濕度55%－65%。數(shù)字紙質(zhì)照片檔案如發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)采取措施加以補(bǔ)救。數(shù)字聲像檔案光盤(pán)絕對(duì)不允許裸露、觸摸、擦洗、劃痕、擠壓、彎曲、摔打等非專業(yè)行為發(fā)生。數(shù)字聲像檔案文件光盤(pán)保管環(huán)境溫度為17℃－20℃，相對(duì)濕度為35%－45%。防止數(shù)字聲像檔案文件光盤(pán)沾染灰塵和污垢，避免陽(yáng)光直接照射，遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng)［8］。

4．定期檢查與維護(hù)。對(duì)長(zhǎng)期存貯或永久存貯的所有備份數(shù)字聲像檔案文件光盤(pán)，每4—5年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，并重新刻錄、備份數(shù)字聲像檔案光盤(pán)。如原數(shù)字聲像檔案文件光盤(pán)運(yùn)行的軟、硬件平臺(tái)出現(xiàn)變化，要及時(shí)轉(zhuǎn)換數(shù)字聲像檔案文件光盤(pán)，同時(shí)做好數(shù)字聲像檔案文件光盤(pán)的備份工作［9］。做好數(shù)字聲像檔案文件光盤(pán)的檢測(cè)與維護(hù)過(guò)程的登記，數(shù)字聲像檔案文件光盤(pán)檢測(cè)時(shí)應(yīng)說(shuō)明檢測(cè)方法、結(jié)果及處理措施，數(shù)字聲像檔案文件光盤(pán)轉(zhuǎn)換時(shí)應(yīng)說(shuō)明數(shù)字聲像檔案文件光盤(pán)轉(zhuǎn)換的原因及采取的轉(zhuǎn)換措施、轉(zhuǎn)換數(shù)字聲像檔案文件光盤(pán)的數(shù)量等。

四、醫(yī)院圖書(shū)館對(duì)數(shù)字聲像檔案開(kāi)發(fā)與利用

建立醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像檔案的最終目的是為了開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮其潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。因此，醫(yī)院專職檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，挖掘數(shù)字聲像檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，要多渠道、多途徑地開(kāi)發(fā)數(shù)字聲像檔案信息資源，使數(shù)字聲像檔案在醫(yī)院發(fā)展中充分發(fā)揮它應(yīng)有的作用［10］。從數(shù)字聲像檔案利用需求出發(fā)，促進(jìn)其快速開(kāi)發(fā)與有效利用。同時(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考作用，為臨床醫(yī)療護(hù)理、科研教學(xué)以及醫(yī)院的中心工作服務(wù)。要通過(guò)醫(yī)院圖書(shū)館積極開(kāi)展對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)、編寫(xiě)各種專題匯編，為利用者提供多渠道、有實(shí)效的信息［11］。利用數(shù)字圖片檔案文件、數(shù)字錄音檔案文件、數(shù)字錄像檔案文件，建立醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像檔案檢索網(wǎng)站，提高醫(yī)院圖書(shū)館對(duì)數(shù)字聲像檔案文件的開(kāi)發(fā)利用效率，充分開(kāi)發(fā)利用醫(yī)院數(shù)字聲像檔案文件，使其更快捷、更便利、更有效地為醫(yī)療護(hù)理、醫(yī)學(xué)教育、科學(xué)研究、行政管理等活動(dòng)提供周到的服務(wù)，以及改善醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，提高醫(yī)院整體管理水平具有十分重要的意義。

五、結(jié)語(yǔ)

目前，醫(yī)院各部門(mén)的數(shù)字?jǐn)z影機(jī)、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)、數(shù)字錄音筆等先進(jìn)辦公設(shè)備的普及和應(yīng)用，形成的數(shù)字聲像資料日益增多，但是，現(xiàn)有《醫(yī)院聲像檔案管理制度》缺乏對(duì)醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像資料的管理，使得不少部門(mén)對(duì)數(shù)字聲像資料的歸檔管理工作無(wú)所適從，導(dǎo)致各部門(mén)積存的數(shù)字聲像資料尚未歸檔，散存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或軟盤(pán)中，還有不少隨個(gè)人行為導(dǎo)致流失在外。存在著歸檔、整理、保管、檢索、開(kāi)發(fā)利用等一系列困難問(wèn)題。要解決醫(yī)院數(shù)字聲像資料的歸檔問(wèn)題就要全院總動(dòng)員，修訂《醫(yī)院聲像檔案管理制度》，才能扭轉(zhuǎn)醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像資料無(wú)章可循的混亂局面［12］。醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像資料，是電子化、信息化發(fā)展的產(chǎn)物，是對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理工作新考驗(yàn)，也是醫(yī)院行政管理工作的重要組成部分，在醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展中起著重要作用。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字聲像檔案管理規(guī)范化，有賴醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，各職能部門(mén)積極參與，互相支持。醫(yī)院專職檔案人員任重道遠(yuǎn)，要及時(shí)更新管理理念，從醫(yī)院工作實(shí)際出發(fā)，盡早制定醫(yī)院數(shù)字聲像檔案管理制度，使醫(yī)院圖書(shū)館數(shù)字聲像檔案管理及早實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

［1］杜成華．完善院聲像檔案管理工作的幾點(diǎn)思考［J］．現(xiàn)代醫(yī)院，2008，8(1):143～144．

［2］劉承志，朱潔．醫(yī)院聲像檔案的管理與利用［J］．中國(guó)病案，2010，11(4):55～57．

［3］周桁，杜德勤．醫(yī)院聲像檔案的管理［J］．中國(guó)實(shí)用醫(yī)藥，2010，5(1):251～252．

［4］高艷艷．醫(yī)院聲像檔案管理初探［J］．醫(yī)學(xué)信息，2008，2l(l0):1 812～1 814．

［5］梁爽．醫(yī)院如何加強(qiáng)聲像資料管理［J］．中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2005，3(5):48～49．

［6］賀焰．重視醫(yī)院聲像檔案管理［J］．現(xiàn)代醫(yī)院，2011，11(3):140～141．

［7］高艷艷．醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策［J］．中醫(yī)藥管理雜志，2008，16(10):800～801．

［8］杜成華．完善院聲像檔案管理工作的幾點(diǎn)思考［J］．現(xiàn)代醫(yī)院，2008，8(1):143～144．

［9］徐曉鳳，徐淳．對(duì)醫(yī)院聲像檔案管理的思考［J］．現(xiàn)代醫(yī)院管理，2009，(1):56～58．

［10］王恩漢，鄧斐蔚．聲像檔案管理概論［M］．(第一版)．北京:中國(guó)檔案出版社，2009．

［11］章潔，史維新．淺論醫(yī)院實(shí)物檔案的管理［J］．江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2010，21(6):108～109．

［12］劉承志，朱潔．醫(yī)院聲像檔案的管理與利用［J］．中國(guó)病案，2010，11(4):55～56．

G276

A

1006－5342(2012)05－0090－04

2012－01－02

廣東省文化廳2009年度科學(xué)研究基金課題(GDTK0942)