電子文件對檔案工作的影響與對策

宋登安

（西北師范大學 文學院，甘肅 蘭州 730070）

電子文件對檔案工作的影響與對策

宋登安

（西北師范大學 文學院，甘肅 蘭州 730070）

當今世界，伴隨計算機技術的廣泛應用，人類進入了一個信息化的時代.隨之而來的是電子文件的大量產生.由于電子文件所使用的磁介質和光介質載體與紙質材料有許多不同之處.因此電子文件在收集、整理、保管等一系列環節上對檔案業務工作和管理工作有重要影響，故我們應在遵守一般的檔案保管原則和方法的同時再根據其特性采用一些特別有效的保管方法，從而做好其保管工作設.

電子文件；檔案；管理

近幾年，我國經濟、科技飛速發展，隨之計算機技術也得到了廣泛普及，使得各單位在各類工作或活動中形成了越來越多的電子文件.電子信息技術飛速發展，電子文件代替了以往手續繁雜的辦公事務，實現了高效、快捷的電子文件檔案管理模式，為社會提供了真實、準確、快捷的檔案信息服務，電子計算機的普遍應用，也促進了辦公自動化的迅速發展，隨之產生的電子文件與傳統紙介質文件形成浩大的信息流，成為社會改革與發展的寶貴資源.

1 電子文件概述

電子文件是隨著計算機及網絡應用的普及程度而逐步發展的，是指以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件①.

與傳統的紙質文件相比，電子文件具有其鮮明的特征：首先，由于電子文件采用的載體是人工無法識讀的光磁介質，因此具有信息的非人工識讀性，只能借助計算機識讀.其次，以往的檔案基本上靠人工管理，而電子檔案的全部管理活動都必須借助于計算機應用系統才能實現；從存儲上來說，由于其載體的特殊性，其存儲密度都大大高于過去的信息介質；此外，信息與載體之間具有可分離性，電子文件中的信息不像紙質文件文件那樣具有固定的物理位置，可以以非實體形態進行加工和管理；最讓人感到耳目一新的是使用多媒體計算機可將圖文信息、音頻信號、視頻圖像等不同媒體形式的信息記錄在同一份文件上，使其能夠聲像并茂，真實地再現當時的活動情況.

2 電子文件對檔案工作的影響

2.1 電子文件對檔案業務工作的影響

2.1.1 從收集工作看，傳統的紙質檔案的收集工作是通過文件歸檔和檔案移交這一系列的復雜手續完成的.相比紙質文件，電子文件的接收卻異常簡單、快捷.一旦文件形成后被確認有保存價值，系統就會對其進行自動歸檔，通過網絡傳遞的形式，處于檔案部門的全面監控之下.因此與傳統的紙質檔案的移交手續相比，電子文件的收集是在瞬間完成的，相比紙質文件則更加方便、快捷.

2.1.2 從整理工作看，檔案的整理可以實現高效率、多途徑.傳統的紙質文件時代，整理是檔案管理工作的核心部分，為了能多角度、多途徑地進行檢索和利用，必須對其進行著錄、標引等紛繁復雜的勞動.但在電子文件時代，由于電子文件內容與載體的可分離性，人類可通過電子文件管理系統對其進行迅速、有效、多角度整理，再不需要像對紙質文件那樣進行分類整理.不同用戶還可以根據不同的需要利用電子文件管理系統對其進行自由組合分類，從而在很大程度上提高了工作效率.

2.1.3 從鑒定工作看，電子文件在歸檔之前要進行鑒定.電子文件的鑒定主要是對電子文件的檔案價值、保管期限的鑒定，并對無保存價值的文件進行銷毀等，保證歸檔的電子文件準確、系統、完整.此外，由于電子文件信息載體特殊，其鑒定被注入了新的內容，電子文件的鑒定也包含對電子文件所包含的信息和技術方面進行的鑒定.相比紙質文件，信息時代的計算機操作簡化了電子文件日常管理中的鑒定工作，從而在很大程度上提高了工作效率.

2.1.4 從保管工作看，由于傳統紙質文件載體與內容的不可分離性，減少紙質材料的磨損、維護載體的安全也就成為維持檔案內容能夠被長久利用的一個重要部分.而電子文件載體與內容的可分離，使得檔案信息不會因為被不計其數地重復使用而遭受任何損傷.加之電子文件的高密度、大容量的存儲能力，緩解了傳統檔案保管中檔案數量龐大與庫房空間有限的矛盾，為保管工作提供了便利.

2.2 電子文件對檔案管理工作的影響

2.2.1 從電子文件的存儲上看，電子文件的存儲介質為光、磁介質等新型載體材料，雖然存儲載體的體積小，但存儲密度卻高于以往的人工可識讀的信息介質，這種變化正好可以滿足檔案部門對信息存儲高密度、大容量、小型化的要求.隨著信息技術的進步，電子介質的高密度存儲還有繼續發展的趨勢.這對檔案工作的影響非常大，檔案保存空間的問題也會迎刃而解.

2.2.2 從檔案的檢索利用方面看，電子文件時代可以實現快速的檢索，相比以往的手續繁雜的檢索工作，電子文件的檢索只需在相關的操作界面上進行簡單的計算機操作就可以實現，這就使得檔案檢索變得更全面、更快捷、更方便，大大提高了檔案工作效率和自動化程度.

2.2.3 從檔案的表現形式上看，各種文字、圖片、聲像檔案信息多媒體化.電子文件的獨特形成方式使它跟紙質文件有很大的區別.它不受時間和空間的限制，隨著信息通道的延伸，同步信息共享技術可以使不同地方的人共同參與文件的制作，或者進行網上交流或多用戶檢索.此外電子文件時代多媒體技術的應用改變了紙質文件時代單純的文字形式的檔案，把文本信息形式從文字發展到了圖像、音頻、視頻的綜合，更加直觀靈活地顯示文件內容，使電子文件的實用性、智能型都大大增強.

3 電子文件時代存在的問題

3.1 安全問題

電子文件在給我們帶來便利的同時也帶來了一系列安全問題：首先從思想認識體系看，有許多人沒有注意到電子文件系統的易受攻擊性，電子文件得不到應有的保護;其次從管理體制方面看，目前電子文件系統的安全管理體制尚不健全，系統安全組織的結構、任務、職能等還有不夠明確的地方；再次從技術方面看，電子文件的保存采用光、磁等存儲介質，由于其很多操作都是在計算機上進行的，資源共享、操作系統的復雜性、用戶無法控制以及病毒的干擾都使其完整性、保密性受到很大的威脅.此外，因為電子文件處于流動性所以增加了被非法改動的可能性.

3.2 所需技術和設備不足

我們知道，在傳統的檔案歸檔保存中，完全可以不管文件形成、承辦過程的具體情況，只要是具有長期保存價值的文件，在其生成后，對其收集、整理、歸檔、保存就行了.但是現行電子文件的歸檔，檔案人員必須參與其中并進行監管.以紙質文件為主體的傳統檔案管理，一般有庫房、裝具就行了，而電子文件的收集、整理、歸檔,必須在原有的技術和設備上進行.

3.3 缺乏規劃和管理

隨著電子文件在我國的廣泛應用，許多檔案部門卻沒有明確一個專門的機構來管理電子文件，使得大量的電子文件雜亂無章，遺失問題嚴重，給檔案工作帶來很大麻煩.

此外，由于相關法律、法規的缺失，造成電子文件管理存在很大的問題.諸如此類的問題如不盡快解決，電子文件與紙質文件“雙軌”，無紙化辦公也就難以實現.

4 解決現存問題的主要對策

4.1 解決好電子文件的安全保存問題

電子文件以光、磁等為其存儲介質，所以電子文件的安全與否，與電子文件系統是否有健全的安全管理機制密切相關.首先，必須防止黑客和病毒的破壞，通常應紙質文件與電子文件并存，以保證其安全性；其次，還應采取有效的管理措施和技術手段，防止電子文件被非法修改以及復制粘貼等，保證電子文件的有效性；此外，在計算機上安裝防毒軟件，使用外來磁盤、光盤等時也要進行嚴格的病毒檢測，一般情況下不容許隨便使用外來磁盤、光盤等；再者應保證計算機網絡系統的運行安全，可設定使用文件權限、登陸限制等.需要注意的是對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失.

4.2 做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略

電子文件是一種新型的文件材料，要做好其管理工作，檔案工作者就必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，使其只可以讀而不能更改，從而保證電子文件的原始性與可靠性使之與紙質文件一樣發揮社會效用.

4.3 加強對電子檔案管理知識的培訓，提高檔案工作人員的業務素質

電子文件對檔案工作者的素質提出了嶄新的要求，檔案管理不再局限于傳統的手工整理、裝訂、抄寫等簡單勞動，檔案管理人員應具備豐富的專業知識、計算機操作技術以及先進的管理手段等.伴隨著時代的發展，我國的檔案人員更要適應信息技術和檔案事業的發展，采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要.總之，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最基本的決策.

4.4 加強制度建設

就目前我國的現狀來說，由于相關法律法規的缺失，致使在電子文件管理中存在著嚴重的問題.管理上出現的問題，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關系.因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應的規章制度是電子文件管理的一個重要前提.

綜上所述，電子文件作為檔案界的一種潮流和傾向，將是不可阻擋與回避的，盡管面臨種種困難與阻礙的挑戰，但電子文件的出現也給檔案工作者帶來新的機遇.檔案部門應以積極的態度，做好各種準備工作，以飽滿的熱情和充足的信心迎接電子文件時代的到來.

注 釋：

①丁光勛.信息時代檔案學理論研究與實踐.上海三聯書店，2007.16.

〔1〕鄧紹興，陳智.檔案管理學（修訂本）.中國人民大學出版社，.

〔2〕丁光勛.信息時代檔案學理論研究與實踐.上海三聯書店.

〔3〕丁海斌.電子文件與檔案管理.遼寧大學出版社.

〔4〕趙屹著.檔案信息網絡化建設.北京圖書館出版社.

〔5〕蒙海理.西昌師范高等專科學校學報，2004（3）.

〔6〕陳勇.檔案，2009（3）.

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1673-260X（2012）08-0095-02