論檔案館與圖書館信息資源的綜合開發利用

陳麗娟

（池州職業技術學院 圖書館，安徽 池州 247000）

論檔案館與圖書館信息資源的綜合開發利用

陳麗娟

（池州職業技術學院 圖書館，安徽 池州 247000）

圖書與檔案是最為基礎的社會信息資源。檔案館資源優勢在于擁有政務信息，具有信息的壟斷性、封閉性；圖書館資源優勢在于知識信息，具有信息的共享性、開放性。兩者在信息開發利用上進行協調合作，必將優勢互補，發揮更大作用。

圖書館；檔案館；信息利用

信息、能源、材料是當今人類社會的三大資源。未來學家阿爾溫托夫勒說過：誰掌握了信息，誰控制了網絡、誰就掌握了整個世界。圖書與檔案是最為基礎的兩大信息資源，重視圖書、檔案信息資源的開發利用，尤其是兩者信息資源綜合開發利用，必將促進社會經濟的更好更快發展。

1 檔案信息與圖書信息的特征

1.1 檔案信息典型特征

原始記錄性是檔案信息的本質屬性。檔案信息是社會信息中最為基礎的部分，檔案館既是永久保存檔案史料的基地，也是提供檔案信息為社會服務的中心。檔案信息本身所具有的原始性是區別于其他文獻的標志。檔案信息具有原始性使它成為各種信息的源頭和基礎，檔案在真實性、可靠性方面是任何其他信息無法替代的。

檔案信息具有憑證性。檔案信息是人類社會實踐的產物，是歷史的真實記錄，它的原始記錄性決定了它具有憑證價值。檔案因為有原始性、真實性和憑證性，所以可作為法律憑證，可成為各種爭議的裁決憑證和公斷依據。檔案信息的憑證性是其它信息所不具有的獨特價值，圖書信息不能作為法律證據。

檔案信息具有知識性。檔案、圖書在歷史上本是同根生，出于同一體，相互之間存在著必然的聯系，它們都是存儲和傳遞人類知識信息。知識是人們在社會實踐中積累起來的經驗，是人類認識自然和社會的成果和結晶。檔案是人類社會實踐活動的直接記錄，是人類文化的伴生物，具有知識的本源性。但是，美國國會圖書館館長詹姆斯認為，知識是經過加工和分析處理后的信息，必須經過整理和開發，才能變為知識。因此檔案信息具有知識性，但同圖書信息相比較而言，圖書信息的知識性特征更為突出。

檔案信息具有壟斷性、封閉性。檔案工作是一項服務性的工作，各級各類檔案館通過提供檔案信息為社會服務，成為社會信息服務體系的有機組成部分。檔案是社會記憶，但是檔案是有選擇性的記憶，在面對浩如煙海的文件下，檔案管理者只能選擇一小部分文件保存，誰能被保存，誰能被記憶，檔案是權利選擇的結果，因而檔案信息是權力取舍的反映。幾千年來，歷代統治者不準公民隨意查看檔案，所謂“三百年不得一窺”[1]。即使在今天，檔案開放仍然有許多限制。檔案信息開發是以檔案為基礎的，一般檔案滿三十年后才對外開放。另外，一個檔案館的檔案館藏是按行政區劃分級管理的，具有明顯的區域性特征，其內容反映的只是某一特定區域的社會活動信息。

1.2 圖書信息的典型特征。

圖書信息具有知識性。圖書館是知識的寶庫，圖書館經過長期的積累，保存著人類幾千年科學文化知識的結晶，圖書信息的知識性是其它信息所不能比擬的。

圖書信息具有信息的開放性，信息內容的廣泛性。圖書館收藏的圖書主要是公開發行的各種類型文獻，收集強調數量和類別的廣泛性，可通過購買實現資源的擴張。圖書館只要條件許可，可館藏海內外任何圖書，并向讀者開放。圖書資源購買不受時空限制，不受地域限制，可廣泛提供公眾利用。檔案信息在這一點上與圖書信息相比較來說其開放性、廣泛性明顯不足。

2 檔案館與圖書館信息資源開發利用的優勢與障礙

2.1 檔案館信息開發利用的優勢與不足

檔案館信息資源的優勢在于擁有政務信息。檔案館是政府信息資源的管理機構，檔案工作歷來是從屬于統治者的主流意識，檔案及其管理活動是一個權力場所，傳統的檔案館其職責為主流文化和當權者服務，讓官方記憶占主導地位。從國家檔案館的館藏資源來看，主要是官方的文件。檔案館作為政府信息資源的管理者，有著豐富的政府信息資源。信息專家認為，國家信息資源80%在政府，而政府信息的60%在檔案館，檔案館聚集了大部分政府信息資源，是檔案信息資源的特色和優勢所在。在當今信息自由化和社會民主化發展的背景下，檔案信息資源就成為公眾最渴求的寶貴資源。

檔案信息資源開發利用的另一大優勢是政策保障、國家支持。檔案館所擁有的政務信息公開是社會發展的必然趨勢，政府信息流在實際工作中多表現為文件流，政務信息公開，最重要的現行文件的公開。我國現有國家檔案館都設立了現行文件閱覽中心，為社會提供現行文件的利用服務，成為信息公開的窗口。現行文件中心實現了政府信息公開的固定化，實現了政務信息的整合，滿足了廣大公眾利用政務信息的需求，得到了國家的政策鼓勵，資金投入和技術支持。

檔案信息公開利用的存在的主要問題是檔案信息開發利用的壟斷性，檔案部門依靠“原件效應”搞信息壟斷，檔案開放的范圍很小，開放的檔案不能適應社會需求。檔案館為政府信息管理機構，衙門作風明顯，利用手續繁雜，阻礙了公眾利用檔案信息。檔案內容表現為單一性，檔案信息多為政府信息，缺少社會記憶，滿足不了科學研究、生產建設、個人查證等各方面的需求。利用者多為政府部門，公眾很少想到利用檔案信息。檔案館信息服務手段落后，檔案館是坐等利用者上門，缺少主動服務的精神，缺乏檔案信息利用的針對性、正確性[2]。

2.2 圖書館信息資源開發利用的優勢與不足

圖書館信息資源開發利用的優勢在于信息來源廣。圖書館是圖書信息的集散地，圖書館藏有各種門類的圖書，圖書館信息資源具有資源的豐富性、系統性、完整性。圖書館信息知識面寬，幾乎覆蓋所有學科專業。

圖書館信息資源在開發利用中的優勢是具有高度的共享性，圖書資源不受地域限制，信息通用性強，利用手續簡單，受限制利用范圍小，可廣泛提供公眾利用。特別是隨著電子出版物的出現，數字資源逐漸成為圖書館的主體，它打破了利用者時間和空間的局限，使信息利用變得更為便捷，使圖書資源共享進一步提升。

圖書館信息資源在利用開發中的另一個優勢在于廣大用戶資源。圖書館是提高民眾素質、傳播知識信息的文化事業機構，開放的、無障礙的服務使得圖書館有較高的公眾認可度。在當今知識經濟時代，知識已成為社會重要的戰略資源，知識改變未來，書籍是進步的階梯，圖書信息對于所有大眾來說都是必不可少的資源，可以滿足利用者的不同需求。

圖書館信息資在開發利用的劣勢主要有如下幾個方面：（1）圖書館信息利用中服務模式落后。堅守的是“閉館自守”的封閉服務模式，坐等讀者上門服務，其特征是被動的陣地服務和以提供文獻個體為單元的個體服務，所提供的文獻信息服務多限于館藏，沒有體現 “以人為本”，沒有重視讀者個性化、特色化的信息化服務，沒有實行開放性服務。（2）圖書信息資源開發深度不足。傳統的圖書館文獻信息開發主要是對文獻進行一次加工，只著錄書名、著者、出版社、版本，立足于文獻的外部特征來揭示館藏資源，沒有揭示文獻的內容，缺乏對文獻信息資源的深加工，沒有開發出二次文獻、三次文獻。（3）圖書館信息資源也存在信息利用范圍的局限性，雖然沒有檔案信息資源受開放期限的制約，但是其開發在一定程度上受著作權法等法律制度的約束[3]。尤其是針對數字圖書館信息資源的開發的著作權保護更為嚴格，要施行授權許可證制度，這在一定程度上制約了圖書信息資源的開發利用。

3 圖書館與檔案信息資源開發利用中優勢互補、合作、交流

檔案館與檔案館信息資源在信息資源開發利用中互有優勢。檔案館擁有政府信息，但是開發利用受檔案開放期限制約，檔案信息資源具有單一性，信息利用者中公眾人數較少，檔案信息利用方式落后，缺乏針對性、主動性。圖書館信息資源比起檔案資源來說具有信息資源的廣泛性、通用性和高度的共享性，有廣大受眾用戶資源。但是圖書館資源也受著作權保護制約，未能進行圖書館信息資源的深度加工，存在封閉服務模式。圖書館與檔案館作為社會兩大重要的信息機構，各有優勢，如能做到資源互補，技術共享，聯合開發，必將提升圖書、檔案信息對社會經濟發展的貢獻能力，發揮應有的作用。

3.1 檔案館與圖書館信息資源利用協作

在檔案館、圖書館館藏資源儲存上，存在相互爭搶的局面，一張紙，一本資料進了圖書館就是圖書，進了檔案館就是檔案。有些信息資源既是檔案也是圖書，按照“自行管理”的原則，誰先得到誰就保管。如珍貴的家譜、報紙、期刊等。圖書館、檔案館都具有存貯、提供知識信息的職能和承擔知識信息的服務工作，二者之間相互交叉、相互滲透，就會出現相互之間信息資源隱瞞和利用信息時相互推諉的情況。由于二者之間缺乏相互間聯系和協作，存在館藏信息資源的重復和浪費，不利于資源的收集、共享和開發利用，不能適應現代社會信息縱橫交流的需要。必須開展信息資源利用方面的協作。首先，相互間要交換重份件，除原件外，還可以相互交換復制件。其次是交流目錄，交換各自館藏資源目錄，就可以相互了解館藏資源情況，為利用者提供查找線索，達到資源共享的目的。第三是提供網絡服務，檔案與圖書都是信息與載體的統一，在信息化時代，信息會與載體分離，信息會獨立于載體而存在，建立網上檔案館或網上圖書館，各自擁有的信息將失去其封閉獨立環境而存在，只要將雙方館藏資源公布于網絡，二者之間可隨時獲取另一方的信息資源。

3.2 圖書、檔案信息服務工作一體化

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢，我國已提出加快國民經濟和社會信息化發展戰略。圖書、檔案是整個社會最基本的信息資源之一，發展高新技術產業、建設國家創新體系都離不開圖書、檔案信息資源，為了促使檔案、圖書信息資源最大限度地為經濟和社會發展服務，圖書、檔案信息服務工作一體化是時代的要求。圖書、檔案是關系十分密切的姊妹學科，他們都是以文獻 （圖書、檔案、資料）為工作對象，都使用分類、編目、檢索等技術和方法，都有一個共同的目的——利用知識成果，都以社會需要（各方用戶）為服務對象，從而推動科學技術和社會的進步。當今人們信息利用需求廣泛而強烈，要求能方便的從多種信息資源中獲取所需。電子計算機、互聯網等先進科學技術的應用與推廣，促使圖書、檔案之間的差異和界限日益縮小，對電子計算機而言，圖書、檔案都是一種信息，可以轉化為代碼，提供各種信息服務。現代社會需求與科學技術大大促進了圖書、檔案工作的一體化，并使一體化成為可能。實行一體化，便于統一規劃和協調，避免信息資源建設重復浪費，提高工作效率，可以產生更好的總體社會效果。在新時代，圖書、檔案信息服務工作一體化勢在必行[4]。

3.3 共建信息服務平臺

《中華人民共和國政務信息公開條例》明確規定了各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民獲取政府信息提供便利。在開展政務信息服務方面，檔案館作為政府文件的保管機構，有明顯的資源優勢，受到國家政策扶持和技術支持，是大眾認可的政務信息權威服務窗口。而圖書館在中國提供政府信息服務方面至今僅存在字面上，圖書館要想真正實施提供政務信息服務，困難較大。但是圖書館有比檔案館更為廣泛的用戶資源，有明顯的讀者優勢。同時作為公共閱讀場所，還有明顯的場地優勢。因此雙方可在提供政府信息服務上進行優勢互補，開展合作，共建政務信息服務平臺，集中政府信息資源開展一站式服務[5]。這樣圖書館可以利用讀者優勢廣泛傳播政府信息，成為政府信息閱讀場所，檔案館可以利用圖書館的信息服務平臺，宣傳檔案工作，提升全民利用檔案信息的意識，雙方合作共贏，成為政府信息公開服務的主導地位。

3.4 共同合作進行信息資源深層開發利用

國家檔案局長楊冬權于1994年首次提出 “大編研”之概念，大編研的思路，就是以檔案館館藏資源為基礎，多方吸納文化資源，借助社會力量，走合作開發之路。檔案館與圖書可以開展聯合編研，借助雙方資源、人才優勢，開發出更多切合社會實際需要的信息產品，滿足社會各界對檔案、圖書信息多樣化需求。如：在歷史研究方面，史志、古典文獻是圖書館的優勢資源，而檔案館的檔案具有原始性是研究歷史的第一手材料，因而在地方史研究、地方文化研究、地方志編寫等方面，兩者可以開展聯合編研。總之，圖書館與檔案館信息資源開發利用的合作可實現優勢互補、強強聯合，可以擴展選題選材范圍，探索多樣化的成果形式及傳播渠道，編研出更多符合時代特點與公眾需要的文化精品，更好的為地方經濟、社會發展和弘揚社會主義先進文化服務。

[1]汪孔德.基于社會記憶理論下檔案與歷史的關系[J].池州學院學報,2008(1)：98-93.

[2]徐婧.檔案信息資源開發利用中的存在問題與對策[J].檔案與建設，2011(12):61-62.

[3]肖宏志.圖書館應當享有明確的著作權使用權[J].圖書與情報，2006(5):102-105.

[4]王娟.網絡環境下公共圖書館信息資源的開發[J].內蒙古圖書工作，2010(3):10-12.

[5]張慧.政務信息公開與檔案信息開發利用[J].科技檔案，2010(2):21-23.

G270

A

1674-1103(2012)03-0122-03

2012－02－27

陳麗娟（1973—），女，安徽桐城人，池州職業技術學院圖書館館員，研究方向為檔案學、圖書館學。

[責任編輯：胡惠芳]