高職院校檔案信息化建設探析

許德斌

（合肥職業技術學院 辦公室，安徽 巢湖 238000）

高職院校檔案信息化建設探析

許德斌

（合肥職業技術學院 辦公室，安徽 巢湖 238000）

隨著信息技術在高校檔案工作中的應用，信息化將成為高職院校檔案事業發展的方向。文章針對高職院校檔案信息化建設過程中存在的諸多問題與制約因素，提出了推進高職院校檔案信息化建設的相關對策。

高職院校;檔案管理;信息化

高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[1]，是學校發展歷史的縮影和真實寫照，也是學校整體工作不可或缺的組成部分，其價值越來越被社會所認同。如何規范檔案信息化管理，充分發揮檔案信息資源的價值，更好地服務于學校自身的建設和發展？均是高等職業院校檔案工作者值得探索和研究的重要課題。

1 高等職業院校檔案信息化建設的必要性

1.1 社會信息多元化的需要

隨著信息時代的到來，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域，檔案工作也是如此。人們不再以單一的文字形式來記錄人類活動的情況與信息，而是輔以聲音、視像等多種形式；也不再受時間、地點的限制進行工作，計算機和高速信息網絡的組合，使檔案工作也必須用新的信息技術來代替傳統的管理手段和方法。尤其是高等職業院校要充分認識檔案信息化對檔案事業創新與發展的重要性，切實把檔案信息化提高到戰略高度來思考，這是創新與改革的方向。

1.2 辦公自動化的需要

高等職業院校信息化網絡的建設，辦公自動化的發展，為高等職業院校招生、教學、科研、管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，促使高等職業院校檔案工作發生根本改變。各部門在工作過程中形成的各種材料，大部分是電子版或者可以電子化，進而要求檔案信息的采集、存儲、傳輸相應采用信息技術。日常工作中，各部門在網上發布的信息，檔案管理部門需要同步歸檔，必須要有信息化的手段。這樣，檔案管理部門就可以方便的通過校園網絡為校內各部門提供檔案電子文件及其他有關信息的查詢、閱覽服務。

1.3 檔案信息化規范管理的需要

高等職業院校檔案管理面對新型形態和載體的數字資料越來越多，開展檔案數字化建設，規范管理，可以更好地為高等職業院校的各項工作提供檔案信息服務[3]。檔案信息經過系統加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有紙質載體的檔案資源轉化成數字化信息，通過對檔案信息資源的合理配置和檔案信息資源與檔案管理工作流程的有效銜接，可以極大提高工作的質量和效率。

2 高等職業院校檔案信息化建設的現狀

2.1 管理機構不健全，管理職能不明確

由于歷史及客觀等原因，隸屬于學校辦公室的綜合檔案室一般只負責管理文書檔案、聲像檔案和部分實物檔案等，而教學檔案、人事檔案、科學研究檔案、產品生產與科技開發檔案、基本建設檔案、儀器設備檔案、出版檔案、財會檔案等則分屬于各個職能部門、系（部）管理，在一個單位內形成了諸多部門管理檔案的格局[4]。這不僅浪費了大量的人力、財力、物力，也不利于高等職業院校檔案事業的健康發展，將直接影響到檔案管理的制度化、規范化、信息化建設。

2.2 檔案信息化建設的認識不足

多數高等職業院校檔案管理部門對于檔案信息化建設的重要性、緊迫性，以及對檔案信息化建設任務的復雜性、艱巨性，普遍認識不足[5]。檔案管理工作仍存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”等做法。沒有把檔案信息化作為一種資源來認識和利用，導致其不能發揮應有的作用，更談不上對檔案信息化進行全面、深入的思考和研究，未能將檔案信息化與學校辦公自動化同步建設，檔案信息資源共享尚未形成。特別是思想觀念落后，思想認識跟不上時代步伐，已成為制約檔案信息化建設的重要因素。

2.3 檔案管理隊伍整體素質不高

實現檔案信息化管理，檔案管理人員就需具有較高的知識層次和技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案信息化建設需要專門負責處理、分析、研究相關檔案信息，維護網絡環境創建的計算機軟硬件人員及數據庫信息維護人員，但在實際檔案管理工作中，大多高等職業院校普遍缺乏現代技術人才，尤其缺乏檔案、信息化處理的復合型人才。由于沒有接受過檔案信息化建設的專業教育，缺少專業理論知識和基本技能，所以就缺乏必要的信息素養和開發檔案信息的能力，缺乏信息化技術運用的能力，這又直接制約著檔案信息化建設的進程[6]。

2.4 開發利用的技術手段落后

在檔案信息資源開發利用工作中普遍存在不重視檔案利用信息的反饋，這嚴重影響了檔案信息資源的開發與利用，也影響著檔案信息化事業的健康發展。當前，不少高等職業院校已對綜合檔案室的檔案實行計算機管理，初步實現了檔案目錄級的自動化管理，為檔案信息化建設奠定了良好的基礎。但是，由于當前電子文件的保密、保真技術尚未成熟等原因，檔案信息仍為單機管理，不能聯網，檔案信息化建設相對滯后，提供檔案利用的方式大部分還是以手工操作為主，計算機操作為輔，不能達到檔案目錄網絡管理與檔案信息網絡化管理共享信息資源的要求[7]。

3 推進高等職業院校檔案信息化建設的對策思考

3.1 保障檔案信息化建設的組織領導與經費投入

高等職業院校檔案管理工作是高等職業院校事業發展的重要組成部分，高等職業院校各級領導應充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，檔案信息資源對經濟社會發展具有重要的、不可替代的綜合貢獻力[9]。學校應予高度重視，加大人力、財力的投入，要盡力滿足檔案信息化建設所需經費，給予檔案信息化建設提供充足的資金保障，為檔案管理部門提供良好的工作條件，支持檔案管理部門的建設和發展。

3.2 轉變傳統觀念，提高認識水平

檔案信息化建設是以轉變觀念為前提的創新性檔案工作，如果檔案管理人員只習慣于傳統的手工管理模式，而不肯更新管理觀念，即使建起了網絡，購買了最新的軟件系統，也不會真正將系統應用起來，致使軟件成為一種擺設[4]。因此，檔案管理人員必須轉變觀念，改變傳統的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務方式，改變機械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識，不斷探索高等職業院校檔案管理的新思路、新途徑，主動適應高等職業院校檔案信息化發展的需要。

3.3 制定規范的檔案信息化建設標準

檔案信息化標準是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設的整個過程[10]。沒有制度的標準化，檔案信息化建設就難以實現。因此，高等職業院校檔案管理部門應根據國際、國內和行業的標準規范，并結合高等職業院校自身的發展需要來制定共同遵守的檔案信息化管理制度和業務標準，使檔案信息從采集、存儲、傳輸等全過程都有章可循，為科學、規范檔案信息化管理奠定基礎，使高等職業院校檔案工作在客觀上有共同的衡量標準、協作依據、協調保證，以便為建設檔案信息網絡做好準備，真正走上檔案信息資源共享之路。

3.4 加強檔案信息數據庫建設

數據庫是發展網絡的基礎，而網絡則是發展新型數據庫的必要條件。在網絡環境下，要本著“資源共享，共同發展”的原則，加強數字化檔案信息庫建設，將網絡技術和數據庫技術有機地結合起來，使檔案信息向信息資源網絡化的方向發展。因此，高等職業院校檔案管理部門應加大高等職業院校檔案信息化與現代化信息技術管理的推進力度，要保證檔案信息數據的真實性、完整性，實現高等職業院校檔案數字化管理；利用現代化信息和網絡技術，實現檔案信息資源的傳遞、交流和共享，充分發揮檔案信息資源的重要價值。

3.5 提高檔案管理人員素質，優化隊伍結構

檔案信息化管理工作要穩步發展，就需要有高素質的檔案工作者。目前檔案信息化管理的核心內容是計算機技術的應用，計算機超強的運算與數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法，這對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。為了確保技術應用和檔案信息化的知識化、社會化開發，必須打破傳統的檔案管理隊伍建設模式，注意人才復合型素質的要求，注重隊伍的多學科知識結構和梯隊結構的合理性建設[13]。因此，一方面，要不斷提高現有檔案管理人員的綜合素質，牢固樹立終身學習理念，在“專”和“通”上把好培訓關，加大培訓力度；另一方面，應注意引進信息管理方面的人才，優化隊伍結構，建立復合型的專業隊伍，以適應檔案信息化建設的需要。

3.6 豐富館（室）藏內容

豐富優質的館（室）藏檔案是網絡環境下檔案信息資源開發利用的基礎，如果館（室）藏的檔案不豐富，檔案信息資源的開發利用就成了無源之水、無本之木，失去了動力和目標。因此，必須加強檔案信息資源建設，做好檔案的接收和征集工作。其中，接收是基礎，是量的擴張，征集是亮點，是館（室）藏的補充[14]。 “量”是“質”的基礎，“質”是“量”的升華，要盡可能多地收集與檔案有關的資料進館（室），充分發揮檔案與資料相互補充的優勢。同時，要做好檔案的鑒定工作，從源頭確保館（室）藏檔案的質量，解決好檔案數量與質量之間的矛盾，調整好館（室）藏結構，使館（室）藏結構合理化、科學化。

3.7 建立檔案信息網站，提高檔案的利用效率

隨著網絡技術的發展，利用互聯網開展網上檔案服務，已成為當前檔案部門提供檔案利用的重要方式。即以網站為基礎，利用檔案信息資源數據庫，在網站上實現電子文件的實時管理和使用，實現檔案信息資源數字化、檔案信息服務利用網絡化、檔案信息管理工作自動化。高等職業院校檔案管理部門要利用互聯網制作檔案信息網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統與內部各部門的網站鏈接，實現檔案信息的網上檢索[15]。這樣，既可擴大檔案利用范圍和提高檔案的利用效率，也可引起人們對檔案重要性的認識，實現由傳統提供個體服務向提供群體服務的方向發展，由半封閉、無條理的資料庫向使用快捷方便的現代化、信息化發展[7]。

3.8 重視檔案信息的安全管理

檔案實行信息化管理雖具有快捷、優質、高效的特點，但也存在安全問題，尤其是隨著互聯網的飛速發展和網絡應用越來越普及，計算機網絡的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴重后果，以及他們所要承擔的相應責任。檔案管理人員要學習檔案設備的維護知識，定期對檔案計算機查毒、殺毒，更新防火墻，盡量避免病毒攻擊[16]。其次，檔案管理人員對在網絡所發布的檔案信息要嚴格審查，保證機密信息不外泄，檔案信息在網絡的流通過程中也要利用相關技術注意安全保密工作。其三，要防止檔案數據丟失，儲存檔案信息的計算機要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、U盤、移動硬盤等工具另外儲存，確保檔案信息的安全。

4 結語

總之，檔案信息化建設是一項長期而艱巨的工作，是一項系統工程，內容廣泛，涉及數據的整理、建設、開發利用，相關人才的培養，相關標準的制定等等。在高等職業院校檔案信息化建設過程中，只有深入實踐，不斷創新、適應時代發展的要求，改變傳統的檔案管理理念，樹立新的觀念，加強檔案管理隊伍的建設，加大資金投入，優化檔案整體系統的各個結構，才能充分開發利用檔案信息資源，為高等職業院校的改革與發展提供及時、準確、高效的信息依據。

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G270

A

1674-1103(2012)03-0119－03

2012-02-16

安徽省高等學校檔案工作協會基金研究項目(2011gr15)。

許德斌(1977-),男,安徽廬江人，合肥職業技術學院辦公室館員,安徽省檔案學會會員,研究方向為高校檔案管理。

[責任編輯：胡惠芳]