安徽省民生檔案服務民生對策研究

蘇曉艷，汪孔德，何立新

（1.池州市房產局，安徽 池州 247000；2.池州學院 圖書館，安徽 池州 247000；3.池州市檔案局，安徽 池州 247000）

安徽省民生檔案服務民生對策研究

蘇曉艷1，汪孔德2，何立新3

（1.池州市房產局，安徽 池州 247000；2.池州學院 圖書館，安徽 池州 247000；3.池州市檔案局，安徽 池州 247000）

安徽省民生檔案在服務民生中已經取得明顯成效，但民生檔案工作仍存在民生檔案內涵難以界定、資源整合難、管理失范、社會共享度低等問題，本文為此提出了破解之策。

民生；民生檔案；檔案管理；利用服務

黨的十七大明確提出把改善民生作為黨和政府工作的重點，全國各級檔案部門圍繞服務民生工作大力加強民生檔案建設。安徽省檔案局自2008年頒布《關于加強民生檔案工作意見》以來，全面推進安徽省民生檔案資源體系和利用體系建設，取得了令人矚目的成就。但必須指出的是，安徽民生檔案服務民生問題上仍有許多不足，需要我們們深入研討，提出對策。

1 安徽省民生檔案建設建設的現狀

1.1 重視民生檔案工作，民生檔案工作穩步推進

安徽省各級黨委政府和各級檔案部門把關注民生改善民生作為檔案工作的出發點和落腳點，本著“改善民生為重點的社會建設開展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里”的原則，加強民生檔案建設。截止2010年底，安徽省民生檔案工作呈現良好發展態勢。以宣城市為例：2009年，宣城市委辦公室、市政府辦公室下發了《關于加強民生檔案工作的意見》，成立了市民生檔案工作領導小組，建立了以檔案行政部門為主體、各主管部門配合的民生檔案管理體制，確定了市直31個民生檔案工作責任單位，制定了民生檔案資源整合實施方案，加強對民生檔案的監管，加大對民生檔案基本設建設的投入。經過兩年建設，宣城市民生檔案要作全面啟動，穩步發展。

1.2 以深化管理模式改革為契機，大力整合民生檔案資源

2005年安徽省率先在全國開展縣級檔案管理模式改革，這項改革的目標就是整合檔案資源、變分散管理為集中統一管理。民生檔案資源來源于具體的涉民單位，分散于民政、勞動等部門，條塊分割、分散保管是原有檔案管理的模式，這不利于民生檔案的保管和利用。各地在推行管理模式改革中，打破分散管理模式，優先接收各部門保存的民生檔案進國家檔案館。建立覆蓋民生全領域的民生檔案資源體系。如東至縣檔案館，館藏民生檔案總量達到11.3萬卷,比改革前增長了近4倍，占整個館藏量的48%，占有半壁江山。

1.3 民生檔案資源開發利用工作成效顯著

全省各級檔案館優先對接收的民生檔案進行整理、編目、數字化，建立各種專題檔案數據庫，并對館藏民生檔案全文數字化。為方便群眾查閱，各地在自己的門戶網站上向社會提供開放檔案文件目錄以及全文信息查詢，建立起檔案信息查詢利用的平臺，滿足民眾的查檔案需求。各級檔案部門創新服務模式，實行“一站式”服務，建立檔案利用接待、檢索、查詢、取證、反饋等“一條龍”服務。在做好日常服務的同時，開展熱線服務、休息日服務、網上查詢等人性化服務，民生檔案利用率大幅度提升。2011年上半年涇縣檔案館接待利用民生檔案查檔人員1604人次，提供各種民生檔案管理4738次，出具證明1363份，占對外利用的94%。

2 安徽省民生檔案建設存在的問題

2.1 民生檔案的內涵與外延難以界定

民生檔案是從2007年起才出現的新概念，是在黨的十七大關于改善民生的政治背景下誕生的。2007年12月國家檔案局印發《關于加強民生檔案工作的意見》后，民生檔案這一概念成為社會關注的熱點受到追捧。但是在實際工作中，民生檔案的內涵與外延難以界定，人們對“民生檔案”這一概念提出質疑。目前為止，理論界還沒有給“民生檔案”取一個符合邏輯要求的定義。在國家檔案局“意見”中，認為“民生檔案包括各類與民生有關的專門檔案”，這說明民生檔案包含了許多與“人民的生計”息息相關的專門檔案，諸如城鄉保障、結婚登記、房產權屬、民事訴訟等活動中形成的檔案。由于民生問題涉及社會各個領域和百姓生活的方方面面，造成民生檔案概念的外延非常寬泛，它幾乎與上位概念“檔案”相差無幾。可以這樣說，文書檔案、科技檔案、專門檔案這三大門類檔案都關系民生。因為概念的不確指，在具體行動中只能泛泛而定，只要涉及民生檔案都要管好用好，其結果必然是管哪些用哪些弄不清，“民生檔案”成為皇帝的新衣，成為“與時俱進”的時髦概念，不具有實際意義。安徽省同樣面臨如此困境，因為定位不準，帶來檔案歸屬混亂,導致民生檔案建設出現盲目性。

2.2 民生檔案資源整合難，管理模式改革有待深化

民生問題錯綜復雜，涉及面廣，內容涵蓋方方面面，且都“散裝”在相關單位和部門。安徽省率先在全國推行檔案管理模式改革，這種集中統一管理檔案資源的模式為民生檔案資源整合提供了最有力的保障，也是管理利用民生檔案資源最有效的途徑，安徽省也因此在民生檔案資源建設上風生水起，領先全國。但這種改革一直沒有得到國家檔案局的政策和實際支持，未能在全國推廣，再加上各個條條塊塊的阻力，檔案管理模式改革變成檔案部門單科獨進，致使這樣的改革在其首倡者原安徽省檔案局局長李學香離任后逐漸偃旗息鼓。失去了管理模式改革這柄尚方寶劍，檔案行政管理部門對民生檔案工作監管難度加大，檔案部門與涉民單位只有業務上指導關系，檔案資源整合就更沒有了底氣，各職能部門又以專業檔案為由自行保管，形成多頭管理、各自為政的局面，把民生檔案作為職能部門的壟斷資源，不向當地國家檔案館移交，因此民生檔案資源整合面臨困難重重。

2.3 民生檔案管理缺乏針對性措施

第一，數字化檔案管理缺乏統一標準。檔案館對民生檔案各形成機構的電子文件進行歸檔管理，最好的方式是實行電子文件到電子檔案的自然歸檔和一體化管理，但由于各單位大多是辦公自動化與檔案管理兩套系統，由于兩套系統軟件目前尚無統一標準，造成兩系統間形成的數據難以互相轉換，無法直接進行電子文件歸檔。另外，建立民生檔案目錄與民生檔案專題數據庫是當前重點，由于目前還沒有建立檔案基礎數據庫的統一標準，描述數字檔案資源的格式規范還沒有形成，大多數檔案館建立的民生檔案專題數據庫只能滿足一些局部或特定的用戶需求，還沒有建立起全面的、系統的、面向公眾查檔需求的目錄中心和全文數據庫。第二，民生館藏檔案數字化加工缺乏實用性。在目錄數據的錄入上，存在案卷目錄與卷內文件目錄的不銜接與對應，不利于卷內文件目錄的準確檢索與案卷目錄的方便調卷；多數檔案館館藏檔案的數字化信息僅限于目錄數據的錄入與上網，缺少全文或多媒體的數字化檔案信息，即使有部分全文或多媒體的數字化檔案信息，而因全文瀏覽權限限制而受阻。

2.4 民生檔案社會共享度有待提高

一、民生檔案資源分散保存于不同的部門，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，而民眾往往直接到檔案館查尋利用檔案，結果難以查到所需檔案，這就給廣大民眾查閱民生檔案帶來了一定的困難，民生檔案資源整體整合性差的事實，為民生檔案信息資源“一站式”服務帶來嚴重制約。二、網絡利用服務是大勢所趨。但目前的問題在于網絡利用服務的方式與制度不全，在網站服務、開設電子閱覽室、利用電子觸摸屏技術、利用移動網絡通信技術提供服務上，各地檔案館根本沒有制定出民生檔案網絡收集、民生檔案網絡開放、民生檔案網絡服務安全保障等相關的具體細則與操作規范。三，有的檔案館由于服務手段落后，服務方式單一而將不同需求的用戶拒之門外，有的檔案館因宣傳與傳播力度不夠，致使民眾對檔案館的有生疏感與距離感，民眾不了解不走進不利用檔案館，制約民生檔案的利用服務效果。四、民生檔案是真正涉及廣大公民自身利益的,因此利用率都較高;但由于民生檔案信息的檢索體系還不完備,數字化、信息化程度較低,在檢索查詢、提供利用方面還無法實現快速便捷的效果。

3 安徽民生檔案服務民生的對策

3.1 正確解讀民生檔案，劃定民生檔案范疇

“民生檔案”作為一種概念的確難以從理論上加以論證，業內提出“民生檔案”的基本用意在于提出一個明確的服務方向，即檔案工作為民生服務。服務民生是檔案工作落實科學發展觀的直接體現，使檔案成為黨和政府服務民生的重要幫手，成為廣大人民眾改善民生的依據。由此可見，“民生檔案”概念的提出本意只是在于適時定位檔案工作的服務方向和工作重點，由此帶來“民生檔案”新名詞，其實與檔案的本質屬性無多大關系，它只是一種提法，檔案界并沒有必要在理論上加以論證與較真。但是，如果不能明確民生檔案的范疇，就不能界定哪些是民生檔案，導致民生檔案建設上的盲目性和隨意性。劃定了民生檔案的范疇，就可以把大量的民生檔案變分散為集中，可以有的放矢進行監管，實現民生檔案資源共享。從目前安徽省實際工作實踐看，各地確定的民生檔案主要涉及六大方面，即民主政治檔案、社會保障檔案、國企改制檔案、教育衛生檔案、安居樂業檔案、公共服務檔案，涵蓋民政、教育、勞動、土地、房產、城建、林業等30多家涉民單位。安徽省檔案局可以明確下文規定民生檔案的內容與范圍，各地最低要將這些涉民單位檔案納入民生檔案管理范疇之中。

3.2 強化監管，推動民生檔案管理向縱深發展

一、加強民生檔案的法律法規建設。當前有關民生檔案的法律法規基本上為零，現有的行政規章也不健全，這就為檔案部門依法治檔缺乏強力支撐。在全省人民熱切關注民生問題形勢下，出臺地方民生檔案法規，是確保民生檔案資源得到管理利用的保障。二、形成齊抓共管的局面。民生檔案工作是一項系統工程，單靠檔案部門一家是不夠的，需要方方面面的，合力推進。各級黨委、政府要加強對民生檔案工作的領導和統籌協調，勞動、民政等涉民單位要明確責任、規范管理，努力實現各系統民生檔案工作良性互動。三、檔案部門發揮行業監管的主體作用。實行超前控制，將各類民生檔案的管理納入到檔案業務基礎建設范疇。要通過不間斷地開展專項執法檢查，及時發現和糾正民生檔案工作存在的問題。

3.3 深化檔案管理模式改革，大力整合民生檔案資源

民生檔案資源的整合，僅僅靠呼吁和領導重視是不夠的，必須進行體制的創新，實現資源整合的常態化、制度化、規范化，否則，這只是檔案部門為呼應黨和政府改善民生工作的一種應急措施，在“作秀”時熱鬧一陣子后又復歸原狀。實際情況是，沒有體制的約束，檔案部門要想整合民生檔案資源是不可能的。安徽省縣級檔案管理模式改革代表了檔案工作的發展趨勢，是整合檔案資源最強力的保障。必須繼續深化檔案管理模式改革，為民生檔案資源整合保駕護航。首先，必須得到國家檔案局的政策支持。改革之初的破冰之舉對法律法規的超然是必須的，但是安徽模式改革已經7年，國家檔案局只有口頭而沒有實際支持，仍然與現有法規相對立，也沒有在全國推廣，使改革失去合法性，要由中央層面出臺全國縣級檔案管理模式改革的方案和政策。其次，得到省級專業主管部門的支持。安徽省檔案局與其他同級專業主管部門聯手出臺相關政策，使模式改革整體推進。第三，模式改革的動力來自檔案部門，而檔案行政部門與其它涉民部門只有業務上的指導關系，必須尋求地方黨委和政府的強力領導，強化檔案部門的權責。值此改革的十字路口之際，只能前進，不能后退，否則功虧一簣，深化檔案管理模式改革才是解決民生檔案資源整合的必由之路。

3.4 積極推進民生檔案資源信息化建設

做好民生檔案服務民生，信息化建設是基礎。一、統一檔案資源數字化的格式和標準，使辦公自動化和檔案管理軟件兩個系統的數據能相互轉換，實現電子文件到電子檔案的自然歸檔和一體化管理。二、對各類民生檔案進行數字化,建立民生檔案的專題數據庫和全文數據庫，并逐步建立起區域性、多層次、分布式、規范化的各類民生檔案數據庫群，制定和推行“安徽省民生檔案信息基礎數據庫結構與交換格式”，實現民生檔案信息資源共享。三、搭建覆蓋全市、全縣的檔案信息化平臺，發揮檔案門戶網站作用。各涉民單位依據規定的數據格式，將共容的民生檔案資源數據上報當地檔案局，由檔案局進行統一集成，建立相應的區域網絡共享數據，使檔案部門的門戶網站成為民生檔案資源信息的數據整合平臺。

3.5 創新民生檔案服務方式提高服務質量

建立服務民生、服務民眾的檔案利用體系，提供便捷、高效的服務是民生檔案工作的目的。一、實行“一站式”服務，實行檔案利用、接待、檢索、查詢、取證、反饋“一條龍”服務，保證檔案服務及時、透明、高效，提高服務水平。二、不斷推出服務新舉措，方便民眾查詢利用。可實行函電代查、網上查詢、熱線服務、休息日服務等服務方式。建立民生檔案目錄在線發布機制，定期公布民生檔案信息，滿足民眾查詢利用的要求，實現信息共享利用快捷的目標。三、開展個性化的推送服務。抓住百姓關心的重點問題，精心選題，推送檔案進社區、進農村，進行現場咨詢和利用。

G271

A

1674-1103(2012)03-0116－03

2012-04-24

安徽省社會科學聯合會項目(B2011004))。

蘇曉艷(1962—)，女，安徽省東至縣人，池州市房產局館員 ，主要研究方向為檔案學。

[責任編輯：胡惠芳]