高等師范學校學籍檔案管理工作的再認識

陶 醉

（江蘇省如皋高等師范學校，江蘇 如皋 226500）

高等師范學校學籍檔案管理工作遵循教育主管部門頒布實施的相關規章制度，是結合學校實際情況對學生自入學之日起到畢業而構建的一套完整工作體系，包括學生入學注冊情況、成績考核情況及在校紀律情況等諸方面。誠然，學籍檔案管理工作與學校其他工作沒有可比性，但是，其細致及復雜程度不亞于學校其他任何業務管理工作，我們只有不斷經驗總結，提高管理層次，才能使學籍檔案在人才培養過程中發揮更大的作用。筆者擬結合自身工作實踐，談談對高等師范學校學籍檔案管理工作的認識。

一、高等師范學校學籍檔案管理工作的重要性及特點

高等師范學校學籍檔案客觀反映著學生在學校求學期間各方面的表現情況，因此，它無論對于學生、學校還是用人單位都有著重要的參考價值。同時，高等師范學校學生從入學到畢業有一段相對漫長的時間，在這一階段中各方面的變化是客觀存在的，學籍檔案管理工作必須客觀地反映學生的發展和變化。

1.學籍檔案管理工作的重要性

長期以來，人們對學籍檔案的認識僅僅趨向于對學生學習層面的狹隘關注，事實上，從學籍檔案的生成及發展過程看，它如實反映著學校教育工作、管理工作、后勤服務等與學生學習、生活緊密聯系的方方面面，反映著學生在求學期間點點滴滴的進步過程，因而學籍檔案在教育、引領、塑造學生品格過程中發揮著獨特的作用。具體而言，其重要性可以概括為如下幾個方面：首先，學籍檔案的嚴肅性規范著學生的學習與生活，為學生健康成長指明了正確的方向，因此，它兼具引領與指向等綜合性特征?？梢韵胂?，學生如果都能夠根據各種規范進行學習和生活，那么回饋學生的必然是良好的學習及生活環境，從而有利于學生積極情感的培養。其次，高等師范學校學籍檔案管理是一項政策性、原則性極強的工作，其結果如何將影響教學秩序和教學質量，并對學校校風與學風建設產生深遠影響，因此我們只有做好學籍檔案管理工作才能實現檔案為學校發展服務的目的。最后，在社會廣泛尊重知識、敬重人才的今天，通過學籍檔案輔助確定人事工作已經成為一種趨勢，基層學校對優秀師范生的選擇途徑無疑包含著對學生學籍檔案的考量。因此，高等師范學校必須對學籍檔案進行規范、科學的管理，確保嚴格、規范前提下做好學校學籍檔案管理工作，提升學校學籍檔案的可信度，從而實現其應有的社會價值。

2.學籍檔案管理工作的特點

高等師范學校學籍檔案管理工作雖然千頭萬緒，但不是無章可循。事實上，通過分析與對比，我們基本上可以將學籍檔案管理工作分為如下幾個部分。第一，新生入學期間材料的收集與整理。此項工作應該與學生入學同步進行，這樣可以避免由于時間的推移而造成檔案管理工作的被動或者失誤。第二，學生求學期間材料的收集與整理。這是學籍檔案管理工作的中心環節，檔案管理者必須確保學生求學期間所形成的德、智、體、美、勞表現情況一一登記造冊。除此之外，還應該客觀反映學生參與各種社團活動的表現。第三，學生畢業階段材料整理工作。此項工作顯然是建立在之前兩項工作基礎之上的更深層次的工作，具有總結性特征。誠然，與學生表現相關的各類材料是上述三項工作的支撐，并呈現著兩大特點：一是材料來源的多向性，即檔案材料來源于學校的不同部門；二是檔案材料來源的時效性，即，材料來自于學生入學起至學生畢業一個相對較長的時間段。誠然，高等師范學校學籍檔案形式多樣、內容豐富，涉及科系眾多，檔案建立從學生入學到畢業時間跨度大，檔案人員工作量大不言而喻。因此，一方面要形成正確的認識，即，高等師范學校學籍檔案管理工作不是簡單的學校事務性工作，而是一項系統的戰略性工作。另一方面，主管部門需要在人力和財力上給予保證，在制度上給予規范，為學校學籍檔案管理工作奠定堅實的基礎。

二、高等師范學校各組成體對學籍檔案應有的認知

學籍檔案管理工作有效開展的制約性因素很多，其中人的認知因素起著不可低估的作用，這既包括學籍檔案管理人員對本職工作的態度，又與學生、教師甚至學校領導部門對本工作的認識密切聯系。因此，只有與學籍檔案管理工作沾邊的組成體都對學籍檔案形成正確的認知才能達成良好的工作效果。

1.學生的正確理解

學生既是教育的對象，又是學習與各種活動的主體，對學籍檔案的認識一直都很片面，即僅僅把自己視為一個被動管理對象，事實上，學生應該把自己看成學籍檔案的中心，即在平時學習、生活中應該以學籍檔案的主體內容做為鞭策自己前進的動力，以此審視和反思自己存在的不足，發揮學籍檔案對自己成長的促進作用。由于諸多因素的影響，學生往往到畢業時，才可能在檔案移交過程中有幸目睹自己幾年的發展歷程，對于材料中正面呈現的內容也許能夠坦然面對，但是，對于諸多不如意的記載，也許無能為力，悔之晚矣。因此，為了使學生同步知道自己的發展情況，檔案部門要思考如何在不違反原則和規定的前提下實現檔案與學生的適時見面，使學生樹立正確的檔案觀。

2.教師的密切配合

毋庸諱言，不乏有教師對學生學籍檔案的理解僅僅滿足于將材料轉送至相關部門，這種認識是片面和錯誤的。尊重學生個性，把學生培養成具有創新精神和實踐能力的人是學校工作的出發點和落腳點，教師要通過對學生的客觀評價提升檔案的可信度；要通過對檔案的分析，探尋學生的成長足跡，并以此作為對學生進行教育的依據，提高教育教學工作的針對性，發揮學籍檔案的警示作用。因此，教師要從對學生負責、對學校負責的高度，與檔案部門緊密配合，客觀、公正地反映學生情況，做到不隨意更改學生學業情況，確保考核成績等基本數據的真實性；不庇護學生的短處，諸如各種違紀行為等，確保檔案對學生激勵和震懾作用的正常發揮，維護學校正常的教育教學活動。

3.領導的長效規劃

學校行政部門是學籍檔案工作的直接領導單位，學校領導要真正認識學籍檔案管理工作在學校全面教育體系中的價值和地位，切實轉變傳統學籍檔案管理思想，與時俱進，強化學校學籍檔案管理意識，完善學校學籍檔案管理職能，確保檔案管理始終納入學校發展規劃之中；要通過建立統一的學籍信息管理平臺，確保學校各職能部門對與學生有關的各種數據全面、快捷且又準確地理解，實現管理部門與工作部門的信息共享，加強對學籍檔案管理工作的直接管理，確保學籍檔案管理工作落到實處。只有將學籍檔案管理工作列入學校工作日常安排，主管領導親自組織并帶頭宣傳學籍檔案工作的重要性，才能使全校員工重視學籍檔案管理工作，產生人人重視、大家支持的良好形勢。

4.檔案管理者的應有認知

學籍檔案管理部門作為以學籍工作為中心的職能部門擔負著學籍檔案管理工作的重任，管理人員應該提高對學籍檔案管理工作的認識。一方面，檔案管理人員要以學籍管理人員的崗位職責標準規范自己工作，體現強烈的責任意識，深刻認識和領悟出自于自己手中的檔案代表著學校的辦學水平、體現著學生的成長。只有對學籍檔案管理工作的認識提高到一個新的高度，才能切實做到依法辦事、遵章辦事。另一方面，平時工作中，檔案管理人員不僅要做好檔案的收集與整理，而且要加強對學籍檔案管理工作的研究，從過去單一的收集、整理工作向研究、開發縱深方向發展，確保學籍檔案工作的動態發展趨勢，實現學籍檔案管理工作可持續發展的目標。

高等師范學校學籍檔案管理工作涉及面廣，要求高，與學生個體、學校形象等諸多方面緊密聯系，因此，只有體現方法現代化、技術先進化、理念前衛化，才能適應學籍檔案管理工作的要求，確保學籍檔案管理工作再上新臺階。

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