淺談高校學術交流活動管理

謝 健 皮德常 蔡祺祥

（1南京航空航天大學 計算機科學與技術學院；2南京航空航天大學 科技部，江蘇 南京 210016）

學術交流是指針對規定的課題，由相關專業的研究者、學習者參加，為了交流知識、經驗、成果，共同分析討論解決問題的辦法，而進行的探討、論證、研究活動。可以采用座談、討論、演講、展示、實驗、發表成果等方式進行。隨著信息科學的迅速發展，國內外學術交流日益活躍，各種學術會議數量猛增，為廣大科技工作者提供了廣闊的交流空間，如何加強管理，確保效果和學術水平，使高校在這方面投入產生最佳效益，是各高校亟待研究解決的問題。本文擬結合我院學術科研管理實際情況，談談學術交流活動管理的難點及對策。

一、高校的學術交流活動

高校的學術交流活動包括邀請國內外專家來校開展的學術交流活動（包含舉辦學術會議），出校參加國際國內學術交流活動，校內部交叉學科間的學術交流。本文主要討論的是前兩種類型的學術交流活動。

1.邀請國內外專家來校開展學術交流活動

（1）開展國際、國內學術會議：由高校主辦或全國性學術團體委托高校承辦，面向各（全）國征集論文且有該領域國內外專家學者參加的學術會議；

（2）開展合作研究、學術報告、培訓及訪問考察：校外專家學者接受邀請，到高校作關于科學技術、工程實踐的新理論、新方法、科技信息等內容的合作研究、學術報告、培訓及訪問考察；

2.出校參加國際國內學術交流活動

（1）參加國際、國內學術會議：由其他單位主辦的，面向各（全）國征集論文且有該領域國內外專家學者參加的學術會議；

（2）參加合作研究、學術報告、培訓及訪問考察：受邀請到校外作關于科學技術、工程實踐的新理論、新方法、科技信息等內容的合作研究、學術報告、培訓及訪問考察；

二、學術交流活動存在的問題及管理難點

1.存在的問題

（1）學術會議是一項嚴肅的以科技工作者為主體、相互交流信息的重要渠道。基于相應的活動主題有著重要意義，學術交流活動應由具體職能部門有計劃、有目的、有序地組織進行。目前我國學術會議種類繁多，組織方式發生變化隨著科學技術的進步，各類學術會議應運而生，現階段由于經濟利益的驅使，衍生出非正規的、巧立明目的各種學術活動。此類學術活動組織紊亂、學術氣氛淡薄，交流、探討等學術活動流于形式，往往難以達到科技學術交流的真正目的。

（2）對學術會議論文的選擇性不強，論文把關不嚴。由于學術會議組織者的參差不齊，有些學術會議的征文通知不經過各單位管理部門而廣為散發，甚至寄給個人，事先無計劃。根據實際收到的論文數量組織會議.對論文的質量把關不嚴，來者不拒。會議通知更是五花八門，留出論文題目、作者姓名及會議交流形式欄目，讓與會者自行填寫，還假以出版論文集、推薦發表之名以達到吸引與會者的目的。

（3）部分科技工作人員不注重學術活動的學術水平，存在只追求開會次數或注重外出旅游觀光的現象。會址偏重旅游景點，會費開支增大。當前會議往往以會養會，除安排學術交流外，還組織旅游、饋贈禮品，會務費收取較高。加之會議地點遠離內地大城市，而且安排在高級賓館飯店，大大增加了差旅費的開支。此外，同一會議同往人員增多，更是加重了高校的負擔。這一狀況導致真正意義上的學術交流反而退而次之，難以達到學術交流的預想效果，還造成科研經費的浪費。

2.管理的難點

（1）鼓勵參加與適當限制的矛盾。參加科技學術交流是促進學院科研工作的必要手段。事實上，很多學術會議確實起到了積極的作用。對于這樣的會議學院應給予鼓勵。但由于當前學術活動中存在的問題，管理者必須區別對待，對某些會議進行限制。由于管理人員對專業會議的具體情況不可能十分了解，在批準參會人員時，未將一些會議參加人數加以限制，未對參加學術會議嚴把關，礙于情面而不進行篩選。同時高校部分老師對學術會議的選擇性不強，部分與會人員不注重學術活動的學術水平，只追求開會次數或注重外出旅游觀光的現象。鼓勵與限制在具體管理環節中很難把握，管理者處于兩難境地。

（2）邀請校外專家學者接受邀請，到高校進行學術交流。由于氛圍尚未形成，一部分學術交流變成了少數人的學術討論，沒有達到全體學生老師皆收益的效果，不能很好地發揮學術交流的實際效益。并且學術交流后未按要求將相關材料上交單位科研部門，此類學術交流的效果管理人員很難把控。

（3）外出參加學術交流活動實際效果不佳，回校后形成實際推動效果的寥寥無幾，在高校內部進行學術交流的氣氛尚未形成，一部分學術會議資料未按要求上交單位科研部門，沒有達到“一人與會，眾人受益”的效果，不能很好地發揮學術會議的實際效益。

（4）經費有限與開支過大的矛盾。高校的科研經費有限，加之當前學術會議開支逐年增加，學院不可能滿足所有要求參加學術會議人員的需求。要使有限的經費合理支出學術會務費及差旅費.保證學院科技人員參加各類學術活動的數量和質量，常常難以做到兩全其美。

三、針對上述問題的對策

針對上述問題，我們一方面繼續支持科研人員利用學術會議將反映高校學術與科研水平的科研成果進行廣泛交流以提高高校學術地位，同時本著通過交流開放思想，啟發思路以加快高校技術創新和研究工作速度的原則。我們采取了以下措施，以增加參加學術會議的實際效果。

1.加強會議經費管理，保證經費有效投入。

按照第十五次校黨代會的 “以學術為本，共建學術繁榮”的精神，學術質量是學術會議的生命力所在。為了更廣泛地開展學術交流，促進各信息學科學術水平的提高，我院加大了對學術交流活動資助，近年來積極開展形式多樣、互動充分的學術交流活動，搭建了高質量、高水平的學術交流平臺。但學院科研經費有限，我們在學術會議經費管理中采取按研究所（教研室）定額分配等原則，超出部分計研究所成本核算消耗之中。這就促使研究所所長審批會議時要全面衡量、擇優而定。機關審批報銷時，差旅費按會議通知實際天數加直線往返天數計算。

2.鼓勵學術交流，保證學術影響

學院要求每個研究所每四年至少應舉辦一次以上學術會議，鼓勵舉辦跨學科、交叉性學術活動。積極爭取舉辦或承辦高層次的國際性、區域性學術活動，著力構建多邊交流、區域交流等多種學術交流平臺。開展的國際會議和全國性學術會議，其主題必須有利于學院科研、學科建設和人才隊伍建設，對提高學院相關學科的科研水平具有實質性的推動作用。會議主題所涉及的學科或技術領域，學院必須有一定的研究基礎，即已形成有一定人數的學術研究群體，承擔有省級以上研究課題或已取得一定數量和質量的有一定影響的研究成果。

3.實施分類管理體系，提高參加學術會議的整體水平。

由于目前學術會議種類繁多，如果有一個相對統一的學術會議分級、分類標準，對于控制學術會議數量，規模，對于各單位加強對參加學術會議管理必將提供極大的便利，更有利于提高學術的水平和社會效益。綜上所述，為規范管理，鼓勵廣大老師參加高水平的學術會議，我院學術會議分級參照中國計算機學會發布的 《中國計算機學會推薦國際學術會議和期刊目錄》（第二版）。本目錄包括計算機學科目前重要國際學術會議及期刊目錄和一個綜合類的國際學術期刊目錄，是國內高校和科研單位作為學術評價的重要參考依據。目錄中，刊物和會議分為A、B、C三檔。A類表示國際上極少數的頂級刊物和會議，鼓勵我國學者去突破；B類是指國際上著名和非常重要的會議、刊物，代表該領域的較高水平，鼓勵國內同行投稿；C類指國際上重要的、為國際學術界所認可的會議和刊物。

4.加強質量監控，提高參加會議交流論文的水平

（1）要求外出參加學術會議論文必頒在大會報告、并且在申請外出參加學術會議時.在申請表后附會議論文復印件且由所長在論文后簽署對論文水平的評價意見。

（2）實行會前申報制度。承辦學術會議的具體實施單位（系、所等），必須于會議前2個月向學院科研辦提交承辦學術會議的報告，內容主要應包括：會議名稱、主題、主辦單位、會議時間、地點，會議組織機構、經費來源、日程安排、擬到會專家學者名單，提交論文情況等，并附政府及學校主管所門、學會或委托單位的批文等。邀請校外專家學者來校開展學術交流，須至少提前2周向學院科研辦提交相應或相關的材料。

（3）實行會后報告制度。學術會議或學術交流結束后，承辦系、所須向學院科研辦提交下列資料：①1000字以上的會議綜述1份；②會議資料(包括音像資料等)1套；③會議經費決算表1份。

四、結語

本文提出了提高參加學術會議效果的管理措施：一是實施分類管理，提高參加學術會議的整體水平：二是加強質量監控，提高參加學術會議交流論文水平；三是加強效果管理，提高參加學術會議的學術效益。通過這些措施，大大增強了學院科技干部參加學術會議的實際效果。