試論中職學校電子檔案管理之方針策略

王建忠

（呼和浩特市衛(wèi)生學校，內蒙古 呼和浩特 010050）

試論中職學校電子檔案管理之方針策略

王建忠

（呼和浩特市衛(wèi)生學校，內蒙古 呼和浩特 010050）

社會的飛速進步，網絡信息技術的廣泛應用，對學校檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)。擬通過對中職學校電子檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，來嘗試探尋出適合中職學校檔案管理的有效策略。

中職學校；電子檔案；管理策略

1 目前中職學校電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 認識落后，管理不規(guī)范

1.1.1 制度不完善，管理隨意性強 中職學校有其自身的辦學特點，部門多，教育教學管理工作繁雜，如涉及到教務方面的工作有：教學計劃管理、課務管理、教材管理、考試管理、學生成績管理、學籍管理等。由于工作繁雜，資料繁多，有些部門在計算機上起草制作的文件，經常被忽視，沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使其與當初打印出來的紙質文件不盡相同，從而失去了歸檔保存的意義。

1.1.2 歸檔程序不明確，存儲載體不安全 目前很多中職學校對電子文件的歸檔程序制度建設不健全，要求不夠明確，存儲過于分散，未實現(xiàn)集中脫機保管。計算機系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失。一些學校的電子文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲的介質，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題或軟磁盤遭到損壞，極有可能造成電子文件損壞，甚至全部丟失的嚴重后果。

1.1.3 歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e，查閱難度大 歸檔電子文件的真假與價值，需要做辨別及鑒定，如果電子存檔只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，這樣歸檔，一方面達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面使大量珍貴的文件淹沒在價值不大的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來諸多不便。

1.2 設備落后，專業(yè)人才缺乏在紙質檔案向電子檔案轉化的過程中，由于轉化速度快，中職學校往往在人才和設備上都出現(xiàn)了短缺現(xiàn)象。電子文件的歸檔工作，要求檔案工作者不但必須具備專業(yè)的檔案管理知識，還必須擁有較好的計算機操作技能。與此同時，學校還要引進先進的計算機設備及相應的管理軟件，這樣才能充分發(fā)揮專業(yè)人才的作用。

2 中職學校電子檔案管理的方針策略

2.1 健全規(guī)章制度，完善管理體系

2.1.1 明確分工，形成檔案管理網絡 學校檔案要實事求是地整理記錄學校的各項工作、活動，記錄教師工作業(yè)績、學生情況等，這些是學校管理工作中總結經驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題最有價值的參考資料，是教師評先晉級的憑證，也是學生成長的記錄。因此中職學校要建立健全檔案制度，特別是電子檔案的管理制度，明確學校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工，形成科學的檔案管理體系，進而發(fā)揮檔案的積極作用，促進學校的健康發(fā)展。

2.1.2 規(guī)范電子文件收集工作 在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為文件的收集歸檔是否有序規(guī)范，不僅影響檔案的完整性，而且影響今后的開發(fā)利用。對于電子檔案來說，文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索的要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。并應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。從這個意義上說，紙質文件和電子文件各有優(yōu)缺點，能實現(xiàn)雙軌存留管理的盡量實現(xiàn)雙軌存留，這也是現(xiàn)階段對檔案收集工作的新要求。

2.1.3 嚴格電子文件的歸檔管理 電子文件歸檔，有其特定的工作要求，具體來說是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統(tǒng)，按要求轉數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，運用“雙套式”管理模式，將電子文件以紙張和數(shù)字化載體(如磁盤、磁帶、光盤等)制作雙重備份，并分別歸檔管理，形成兩種介質、兩套同一內容的檔案。目前在學校檔案管理中，為了便于保管和利用，兩套同版本的電子文件，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關業(yè)務部門保管。為確保電子文件的真實性，歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF

文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。

2.1.4 健全電子文件管理的檢查審核制度 電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力。因此，電子公文管理工作要加以強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸發(fā)布的要求等。同時設定好查閱權限等級，為以后的工作打好基礎。

2.1.5 規(guī)范公文制作和控制程序 對形成的新的公文檔案要指定一個終端(專人或部門)，各方面的公文檔案經終端審核后統(tǒng)一在網絡上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結構，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環(huán)節(jié)的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。

2.1.6 嚴格查閱制度 學校檔案保存要求完整、準確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用，學校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經學校相關負責人審批，嚴格履行登記手續(xù)，寫明查閱目的。還應明確電子檔案是否能隨意復制粘貼。

2.2 加大投入力度，充實硬件設備

中職學校要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級。做好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限工作。

2.3 加強隊伍建設，適應技術發(fā)展

從事電子文檔管理必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。在人才問題上，要做到“請進來，跟得上”。具體來說，一要注意引進多方面的專業(yè)人才，充實檔案干部隊伍，建立復合型多層次的專業(yè)技術隊伍。如電子計算機軟硬件技術或數(shù)字通信技術人才，接受過大學教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經過短期專業(yè)培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對在職人員進行各種形式的再教育、再培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，以適應技術發(fā)展的需要。

總之，在檔案工作的重點由紙質檔案轉向電子檔案的過程中，中職學校要認清自身的辦學特點，提高對電子檔案的重視程度，軟件上要建立健全相應的規(guī)章制度和操作流程，硬件上要大力引進先進的人才和設備，做好電子檔案管理工作，并使之為學校的健康、快速發(fā)展發(fā)揮其應有的作用。

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G630

A

1671-1246（2012）10-0042-02隨著電子信息化時代的到來，電子文件以其傳輸快捷、可復制等諸多優(yōu)點，正逐步替代紙質文件，這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，也是評估學校全面建設的重要內容之一。在職業(yè)院校學校檔案管理工作中，如何配合職業(yè)教育發(fā)展的需求，做好紙質檔案向電子檔案管理的轉變，適應網絡信息時代電子檔案管理的環(huán)境，已成為目前學校檔案工作者越來越關注的話題。