論商務(wù)英語信函寫作中的禮貌原則

吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)外國語學(xué)院 李淑平

Leech深入研究了語言交際中的禮貌現(xiàn)象，指出：為了不直接觸及對方的面子，人們只能間接地、含蓄地表達(dá)真實的信息，讓他人自己去理解其言外之意，在條件相同的情況下，把不禮貌的信息降低到最低限度，將他人的利益放在第一位，為他人著想, 從而使對方感到自己受到尊重, 成功實現(xiàn)交際目的。Leech將禮貌原則分為六類：策略準(zhǔn)則(少讓他人受損，多使別人受益)、慷慨準(zhǔn)則(少讓自身受益，多讓自身受損)、贊譽準(zhǔn)則(少貶低他人，多贊揚別人)、謙遜準(zhǔn)則(少贊揚自身，多貶低自身)、贊同準(zhǔn)則(少反對別人，多贊同別人)和同情準(zhǔn)則(少反感別人，多同情別人)。這些準(zhǔn)則以成對方式出現(xiàn),以“自身”和“別人”為中心，并將禮貌的中心偏向“別人”。這六條禮貌準(zhǔn)則之間有著許多相互的聯(lián)系, 盡量最低化自身的利益和要求，而最高化別人的利益和要求。

1 主要內(nèi)含

商務(wù)英語信函寫作中的禮貌原則是在商貿(mào)實踐中，每份商務(wù)英語信函都有其明確的目的，即成功有效地與商務(wù)交往伙伴溝通信息，使交易順利進(jìn)行。在這個過程中，如何將禮貌原則體現(xiàn)在文字上，并準(zhǔn)確無誤地表達(dá)出去就顯得尤為重要。要想達(dá)到寫信涵的人與看的人有效溝通，寫信時要充分考慮對方的要求、愿望和情感，避免使用命令或粗魯?shù)恼Z言。商務(wù)信函寫作的目的是通過書面內(nèi)容處理商務(wù)問題，建立或鞏固商務(wù)伙伴之間的感情。這就要求當(dāng)事人在特定的語境下有策略地表達(dá)其不同觀點，從而使自己在交易過程中的關(guān)鍵方面占優(yōu)勢，成功地達(dá)成交易。商務(wù)信函溝通技巧在全球化的經(jīng)貿(mào)往來中變得越來越不可或缺，因而合作是否達(dá)成主要依賴于禮貌原則的正確運用。但是由于貿(mào)易雙方的互利互益的特殊身份，當(dāng)貿(mào)易過程中產(chǎn)生矛盾時，策略地采用禮貌原則，向?qū)Ψ桨l(fā)出友好、體諒及尊重的信息，從而達(dá)到有效交際的目的。

2 禮貌原則的運用

2.1 在態(tài)度的選擇上

2.1.1 尊他性準(zhǔn)則

在商務(wù)英語信函寫作時，禮貌原則要求我們充分尊重對方，站在對方的立場，要充分地考慮到對方的某些困難，使對方感到自己倍受尊重，愿意與我方合作，從而達(dá)成商務(wù)往來的目的。因此使用第二人稱代詞your和you, 而少用第一人稱代詞we、 I、 our和my，這種少指責(zé)對方,多讓自己承擔(dān)、通情達(dá)理的婉轉(zhuǎn)表達(dá)是吸引合作伙伴的有利因素，能夠使交往有禮貌的同時更顯真誠。

2.1.2 盡量不用否定

在商務(wù)英語信函中，通常我們要盡力創(chuàng)造出積極肯定的氛圍。成功的商務(wù)英語信函往來都采用肯定的態(tài)度，因為表達(dá)肯定意義的詞語比否定的詞語更有可能幫你達(dá)到目的。肯定的語言有助于你的公司與看信人建立起良好的關(guān)系。沒有人期待他人否定自己的觀點，所以即使是在拒絕時，也要講究策略，努力地傳遞積極肯定的信息，從而減少否定的不快的氛圍的產(chǎn)生。因此在寫信時可以將否定的觀點改為肯定的觀點以緩和語氣。

2.2 在正確地使用詞匯方面

2.2.1 運用有積極意義的詞語

在商務(wù)信函中應(yīng)盡最大可能選擇有積極意義的詞語，如：welcome、satisfy、pleased等，這樣使合作方會感到發(fā)信函的人即體貼又誠懇，特別在有關(guān)催款、投訴、索賠等內(nèi)容的信函中,即便是錯不在自己,也要讓對方感覺到他們的積極努力得到了肯定與贊揚。

2.2.2 積極使用中性詞

通常意義上來說，商務(wù)英語信函中提及人稱或人的身份時, 應(yīng)避免那些單指男性或女性的詞(如salesman、salesgirl等)。因為當(dāng)使用單純指一種性別的詞時，至少對另一半的人是不禮貌的。避免使用有性別歧視的詞匯就是在寫商務(wù)信函時應(yīng)該避免使用第三人稱單數(shù)或復(fù)數(shù)的人稱代詞。

2.2.3 表明你的立場

你的立場就是指寫信人不能以自我為中心，而應(yīng)站在對方立場上，設(shè)身處地為對方著想。這體現(xiàn)了一種很實際的換位思考方式，從對方的角度來闡明問題，說明自己的想法。這也從某種程度上體現(xiàn)了一種禮貌原則。你的立場并不是說行文當(dāng)中運用大量的“Thank you”這一類的詞，而是把語言的表達(dá)方式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，通過巧妙地更改句式的方式，更多的考慮到對方的感受，使其覺察到寫信人在切實的考慮其利益所在。

2.2.4 適當(dāng)?shù)剡\用情態(tài)動詞

由于商務(wù)信函往來多數(shù)是磋商、 答詢， 往往涉及愿望、 允諾、贊許、建議、催促、詢問、拒絕、辯解或申訴、質(zhì)問、譴責(zé)等，所以商務(wù)英語信函中情態(tài)動詞應(yīng)使用的特別頻繁。情態(tài)動詞的恰當(dāng)使用常常可以使句子的語氣更加緩和，使對方容易接受，達(dá)到順暢交流的目的。

2.3 在語氣上

商務(wù)英語信函寫作從語氣角度來調(diào)整語言，從而帶有濃厚的感情色彩，使其更富有成效。在普通的人際交往信函中，其語氣可采納正式也可以是非正式，而在商業(yè)信函中，特別是有分歧產(chǎn)生的時候，為了不因為語氣太直接而冒犯商業(yè)伙伴, 就應(yīng)該采用一些委婉語氣。語氣委婉就是為了避免使用帶有強迫語氣的詞語, 使整篇信件的語調(diào)和諧悅耳。

2.3.1 常常采用被動語態(tài)

在英語商務(wù)信函中，因為被動語態(tài)不強調(diào)動作的發(fā)出者，盡管使用主動語態(tài)語言表達(dá)更為有力，但是被動語態(tài)具有較高程度的禮貌性，適當(dāng)?shù)厥褂糜帽粍討B(tài)，能更加清楚地表達(dá)意思，避免歧義的產(chǎn)生，因為使用被動語態(tài)的句子表達(dá)的是溫和委婉的態(tài)度，所以使貿(mào)易請求聽起來比較合理。為了表達(dá)寫信人的考慮周全, 當(dāng)發(fā)生不愉快的事情或傳遞請求的信息時多使用被動語態(tài)。

2.3.2 有時需要使用疑問句

疑問句有時在商務(wù)英語信函中會有更好的效果。通過詢問對方的意愿來表達(dá)一種請求， 比直接采用陳述句或肯定句語氣更溫和客氣，讓人容易接受。好像在請求對方幫忙一樣，句子聽起來更禮貌，更易于接受。從而使語氣變得不唐突。以疑問句的形式提出建議，明顯體現(xiàn)了禮貌原則，但是實際上是提出一種要求，為了表示對對方的尊重。

2.3.3 轉(zhuǎn)換語氣

在恰當(dāng)?shù)臅r候轉(zhuǎn)換否定語氣為肯定語氣，寫信人可以通過友好、肯定的語氣, 顯示對看信人的禮貌, 進(jìn)而表達(dá)自己對對對方的良好愿望，以此為建立業(yè)務(wù)往來打下良好的基礎(chǔ)。有些時候,即使在表達(dá)不好的消息的情況下，也最好以肯定的語氣來表達(dá)，這種寫作方式可以在語言上令對方覺得更禮貌,得到充分的尊重，效果更理想。

2.3.4 在選擇虛擬語氣時

在商務(wù)信函寫作時，為了使交易雙方在平等互利的基礎(chǔ)上，達(dá)成貿(mào)易協(xié)定，為了使雙方具有更多的磋商余地，在提出建議、希望或請求時，使用虛擬語氣使語氣更委婉含蓄，使句子更加婉轉(zhuǎn)，以示寫信人的禮貌。

2.4 在表達(dá)法的選擇上

2.4.1 直接表達(dá)法

當(dāng)寫信表示的是令人滿意和比較中性的意圖時，一般采用直接表達(dá)法，在句子的開頭就直接表達(dá)出中性或令人滿意的信息，然后作出必要的解釋，最后用客氣禮貌的語言表示感謝或希望，從而實現(xiàn)商貿(mào)意向。

2.4.2 間接表達(dá)法

商務(wù)信函中，寫信人希望發(fā)出的是令人失望的消息時，為了減少看信的人的尷尬, 多采用間接表達(dá)法，即都使用委婉語表示遺憾。通常把這樣的商務(wù)英語信函分成五個部分：(1)中立陳述；(2)拒絕執(zhí)行或接受；(3)緣由；(4)補救方法；(5)客氣的結(jié)束語。

這種篇章結(jié)構(gòu)使對方在看到中立陳述及可信服的緣由之后,有思想準(zhǔn)備接受信中的拒絕內(nèi)容。信函中“補救方法”和“客氣的結(jié)束語”可進(jìn)一步消除不愉快的信息在對方心中產(chǎn)生的不悅情緒。

3 結(jié)語

隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，我國對外貿(mào)易不斷地擴大，在國際商務(wù)活動中商務(wù)英語信函越來越多地被運用。商務(wù)英語信函中的禮貌準(zhǔn)則已成為國際經(jīng)濟交往的普遍要求，所以從事貿(mào)易的雙方必須遵循基本的禮貌準(zhǔn)則和熟練地掌握、運用這些準(zhǔn)則。

[1]羨錫彪.商務(wù)英語寫作[M].北京:高等教育教育出版社,2002.

[2]常玉田.外貿(mào)函電寫作[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2004.

[3]張秀娟.如何實現(xiàn)商務(wù)英語信函中的禮貌原則[J].商場現(xiàn)代化,2007(35).