內管人員動態工作檔案管理系統初探

上饒縣煙草專賣局 鄭行華

近10年煙草行業保持較高速度增長的發展證明，嚴格規范是保持行業持續健康發展的生命線。為此，國家局姜成康局長指出，全行業要始終把嚴格規范作為保持行業持續健康發展的“生命線”，持之以恒地開展內部監管和市場監督，把行業發展建立在更加嚴格規范基礎之上[1]。為切實解決內管人員存在的不愿管、不敢管、不會管，工作積極性主動性不高、執行力不強以及日常監管流于形式、機制空轉等問題，姜成康局長把探索專賣內管委派制作為一個課題、作為一項任務交給專賣司。按照姜局長指示，征得張輝副局長同意，決定把江西省列為試點，進行內管機構體制改革探索。

1 開展內管人員動態工作檔案管理系統研究的必要性

在國家局姜成康局長和張輝副局長的親自部署下、親自推動下，經過江西省局、人事司、專賣司的共同努力，江西省形成了“垂直管理、雙重領導、相對獨立”省、市、縣三級專賣內管委派制監管體系。

內管機構改革后，特別是縣級內管派駐組作為內部專賣管理監督的最基層的力量，能否有所作為在一定程度上直接關系到內部監管實效能否得到進一步發揮，直接關系到內管機構改革試點工作的效果。由于內管派駐人員分散在各地，客觀上存在上級內管部門往往無法及時把握和掌控各內管派駐人員工作成效的問題。上級內管部門通過什么途徑和方法及時掌握內管派駐人員的實際工作情況以及監管實效，如何強化對內管派駐人員的管理，已經成為了內管實行委派制后必須解決的問題。基于這一現實，從有利于增強內管機構改革試點工作效果，有利于長效機制作用的發揮，有利于增強監管實效等方面綜合考慮，積極開展內管人員動態工作檔案管理系統研究無疑是強化內管派駐人員管理的有效途徑，是真正避免內管人員“三不一空”現象的有效手段，是確保內管委派制的各項制度、規定、流程等要求落到實處的有效保障。

2 開展內管人員動態工作檔案管理系統研究的意義

大力開發利用人員動態檔案信息資源，為企業發展服務，是現代企業應當全力關注并思考的重要問題。開展內管人員動態檔案管理系統的研究，既是專賣內管機構大力開發利用人員動態檔案信息資源的一次有益探索，又是有效解決內管人員“不敢管、不愿管、不會管和機制空轉”的“三不一空”難題的一種手段，有助于煙草專賣內管部門建立一套選人、育人、用人、激勵人的科學規范的人力資源管理體系[2]，對推進內管機構改革試點工作的不斷深入具有重要的現實意義。主要體現在以下幾方面：

一是通過內管人員動態檔案管理系統，上級內管部門可以及時掌握內管派駐人員的實際工作情況，為有效解決內管人員“三不一空”難題提供了一條行之有效的途徑和方法。

二是內管人員動態檔案管理系統較好地解決了上級內管部門對內管派駐人員實時工作評價的問題，達到了強化內管人員動態管理，促進內管派駐人員認真履行內部專賣管理監督的職責，提高監管實效的目的。

三是內管人員動態檔案管理系統較好地解決了“垂直管理、雙重領導、相對獨立”內管委派制實際運行過程中的內管派駐人員的績效考核評價問題，有助于內部專賣管理監督機構改革試點工作落到實處，有助于長效機制作用的發揮，促進各級內部專賣管理監督水平的不斷提升。

四是利用內管人員動態檔案管理系統，可以實現對全省內管人員統一分級管理、資源共享最大化的目標。

3 內管人員動態工作檔案的主要內容以及管理維護

內管人員動態工作檔案主要用于真實記錄內管人員基本信息、學習培訓、工作成效、考核結果等情況，是內管人員薪酬調整、選拔任用、淘汰的重要依據。為規范內管人員動態工作檔案的管理，在充分調研的基礎上，有必要形成《內管人員動態檔案管理辦法》，對動態檔案的內容、檔案管理、檔案的利用、信息化管理等進行相應的規定。

為便于操作，內管人員動態檔案采取表格和資料相結合的建檔形式，由個人信息、考核評價、人員崗位變動、工作成效及相關資料五部分組成。主要內容如下：(1)個人基本信息，主要內容為姓名、出生年月、籍貫、學歷、政治面貌、技術職稱、技能等級、工作簡歷、獎懲情況、學習培訓、考試、學術交流、主要工作業績等；(2)考核評價，主要包括日常考核、定期考核、不定期考核、上級內管部門以及屬地單位評價意見等；(3)人事變動記錄等；(4)工作成效，主要包括在對“兩煙” 生產經營實施監管過程中，是否堅持原則，大膽監管，在線索發現，問題查找，調查核實等監管工作中的成效；(5)相關的證書復印件、考核通報、獎懲文件、工作創新、合理化建議、學術論文等文本資料。

內管人員動態檔案實行分級維護、專人負責的管理模式。省局內管處負責對本級內管人員及地市派駐辦負責人動態檔案的管理和維護；地市派駐辦負責本級內管人員以及下屬縣局派駐組內管人員的管理和維護。

檔案的查閱權限：省局內管處可以查閱全省內管人員的工作檔案；地市派駐辦負責人可以查閱全市內管人員的工作檔案。其他部門因工作需要查看內管人員工作檔案，必須得到派駐辦主要負責人批準。內管人員如果需要查閱本人權限以外的內容，必須在征得內管部門主要負責人同意的情況下，方可查閱。

內管人員的考核評價由上級內管部門和派駐單位分別進行，工作業績由上級內管部門負責考核評價，日常管理由派駐單位進行考核，采取百分制，前者占80%、后者占20%，充分體現了以上級管理為主的“垂直管理、雙重領導、相對獨立”的內管機構改革的基本原則。

4 內管人員動態工作檔案的信息化支撐體系

信息技術是人類認識世界和改造世界最強大的武器[3]。為大力開發內管人員動態檔案信息資源，提高管理效率，可以由軟件公司提供技術支撐，通過升級現有的內管信息系統來加以實現。

軟件系統主要由個人信息維護、檔案管理、人員考核管理、綜合查詢四個模塊組成(檔案管理、人員考核管理兩個模塊必須進行嚴格授權)。

該系統上線之后，原有的紙質人員檔案將轉換成電子信息永久保存，借助信息化手段，可以實現對全省內管人員的統一分級管理、資源共享最大化的目標。極大地減輕了人員檔案信息收集的工作量，縮短了人員檔案信息傳遞時間和傳遞次數；既有效降低了數據保管和查找的難度，又能夠極大地節約成本，提高工作效率。并且通過設置考核指標，上級內管部門可以對內管人員進行定期和不定期的考核，為正確評價員工的工作成效提供有效的信息化手段，能夠實現內管人員考核評價的客觀公平，提高人員工作積極性。

5 結語

以內管派駐人員動態工作檔案為載體，以信息化管理為手段，通過對內管人員科學、合理的實時評價，較好地解決了上級內管部門對派駐人員的實時管理問題，為有效避免內管人員“三不一空”現象的發生提供了一條行之有效的途徑和方法，從而達到強化內管人員動態管理，促進內管人員認真履行內部專賣管理監督的職責，不斷提升“兩煙”生產經營企業的規范經營水平，有助于實現全省內管人員的統一分級管理、資源共享最大化的目標，有助于深入推進內管委派制改革，促進“卷煙上水平”。

[1]姜成康.全面推進“卷煙上水平”努力促進行業持續、協調、共同發展[J].中國煙草,2012(3).

[2]畢長敏主編.煙草流通企業戰略與管理[M].東北財經大學出版社,2004.

[3]李達順,廖德文,李以章.現代科學技術概論[M].江西科學技術出版社,1986.